ЗКСПЕРТП 17 страница

• Обработка заказов

Соответствующий сотрудник, занимающийся обработкой за­казов, несет ответственность за общую организацию семинара, определение сроков его проведения (по согласованию с пре­подавателем), размещение и обслуживание слушателей учеб­ного курса и рассылку им необходимой информации о семи­наре (например, схемы подъездных путей, документов по семи­нару и т. д.).

• Преподаватель

На преподавателя возлагается основная ответственность за со­держательное структурирование и проведение семинара. Он также становится ответственным за распределение времени се­минарских занятий и за документацию, связанную с участни­ками.

• Системный администратор

Системный администратор несет ответственность за общее ап­паратное обеспечение и технику, необходимую при проведе­нии семинара.

• Ответственный за сервис/угощение/прочее

Данному сотруднику, главным образом, поручается подготов­ка к семинару (например, печать семинарской документации, приобретение шариковых ручек, изготовление именных таб­личек), приведение в должный вид семинарского помещения по окончании занятий (уборка, демонтаж оборудования и т. д.), обслуживание обучающихся во время перерывов, организа­ция угощения (привозные обеды) и многое другое, требующее навыков исполнителя-универсала.

• Маркетинг

Чтобы должным образом обнародовать предложение проведе­ния семинара, в начальной подготовительной фазе должны быть запланированы и реализованы меры коммуникации по привлечению слушателей. Основная ответственность здесь ло­жится на отдел маркетинга, сотрудники которого согласовы­вают отдельные действия с продукт-менеджером и руководи­телем проекта.

В целом планирование семинара в фирме предполагает распре­деление задач по следующим направлениям:

• Продолжительность семинара

При определении общей продолжительности семинара руко­водствуются прежде всего объемом учебного материала. Что­бы исключить повторные приезды участников, расширенный курс им следует предлагать сразу по окончании базового кур­са. При установлении сроков учебного процесса следует при­нять во внимание наличие для отдельных групп так называе­мых «провальных сроков» (понедельник до обеда и пятница после обеда). Далее необходимо проследить, чтобы дни про­ведения семинара не наложились на сроки проведения ярма­рок, конгрессов и т. д.

• Обстановка / техническое оснащение семинара Участники семинара многого ожидают от оформления учебного помещения и общей атмосферы. Профессиональное оформле­ние рабочей обстановки может содействовать восприятию участ­никами делового имиджа предприятия. Участникам семинара необходимо комфортно ощущать себя в месте проведения заня­тий, чтобы иметь возможность полностью углубиться в сосре­доточенную и напряженную работу. Помещение должно быть функциональным и свободным от проникновения посторонних шумов, комфортабельным и уютным, в нем должно быть удоб­ное для пользования оснащение, свободный доступ свежего воздуха, чистое санитарное оборудование и обстановка в туале­тах, специально отведенные места для отдыха во время перемен (разделенные на зоны для курящих и некурящих) и, желатель­но, терминалы с доступом в Интернет. Наряду с обустройством обстановки значительную роль для семинара играет эффектив­ное техническое оснащение учебных помещений. В распоря­жении должны быть по меньшей мере учебные компьютеры для каждого участника, компьютер для преподавателя, экран, диапроектор, таблицы, магнитные диски, доска для развеши­вания наглядных материалов, стол для преподавателя.

• Угощение

Под этот пункт попадают обеспечение участников семинара напитками (соки, вода, кола и т. д.), обслуживание во время перемен (кофе, чай, фрукты и т. д.), а также обеды и, если в этом есть необходимость, ужины. Напитки и еда, предлагае­мые на переменах, должны иметься в достаточном количестве и подаваться вовремя, сразу по окончании очередного заня­тия. Также планом должно предусматриваться, где могут уст­раиваться обеды и, при необходимости, ужины. Находящиеся в распоряжении столовые следует проверить на предмет на­личия в меню блюд особого спроса (например, для вегетариан­цев) и уровня обслуживания. Слушатели учебного курса долж­ны иметь возможность быстро выбирать для себя еду на пере­мене, чтобы не допустить опозданий на занятия или их отсроч­ки. В норме обеденный перерыв не должен превышать полуто­ра часов.

• Организация регистрации участников / размещения

В рамках организации регистрации и размещения должны пла­нироваться составление и печать приглашений, рассылка пи­сем с информацией об условиях регистрации, рассылка уведом­лений о подтверждении регистрации и документации по се­минару:

— приглашения к участию в семинаре должны содержать по меньшей мере следующую информацию: сроки проведе­ния занятий; место; характеристика содержания и цели; необходимые базовые знания; текущие расходы; фами­лия преподавателя. Приглашения или сообщения о прове­дении семинара вместе с соответствующими регистрацион­ными бланками могут доставляться непосредственно ото­бранному кругу лиц, публиковаться в печати (в специаль­ных журналах и т. д.) либо передаваться через Интернет. Имеет смысл система информирования и учета через Ин­тернет в режиме онлайн;

— после успешно осуществленной регистрации. Во-первых, в них подтверждаются сроки, и далее необходима рассылка уведомлений, подтверждающих регистрацию заказа на про­ведение семинара, а во-вторых, таким образом возможно передать еще и дополнительную информацию, например, схему подъездных путей и рекомендации относительно фор­мы одежды;

— примерно за одну-две недели до начала занятий участники получают общую информацию об учебном курсе, подроб­ный план-график проведения семинара, расписанный по часам, и при необходимости дополнительные сведения.

Еще в процессе регистрации с каждым участником должно особо оговариваться, нужна ли ему централизованная заяв­ка на гостиницу или он может позаботиться о номере для себя сам. При выборе подходящего размещения нужно учи­тывать необходимый уровень комфорта и удобное место­положение отеля.

• Планирование/проведение семинара

Данное направление охватывает планирование времени и со­держания, а также само проведение семинара. При составле­нии плана-графика необходимо принять во внимание следую­щие моменты: отведение достаточного времени для перемен; начало семинара в первый день занятий не раньше 10.00 ча­сов (прибытие слушателей в тот же день); продолжительность ежедневных занятий не должна превышать 6—7 часов; вклю­чение в план семинарских занятий дополнительного времени для задаваемых вопросов и ответов на них; в последний день семинара необходимо еще раз уточнить сроки отъезда. Семи­нар в целом должен быть структурирован по содержанию и ло­гически выстроен таким образом, чтобы тематика могла про­рабатываться по отдельным блокам от перерыва к перерыву. Далее должно быть согласовано использование подобающих вспомогательных и наглядных средств, позволяющих разнооб­разить занятия и улучшающих их усвоение. Учетные документы на участников должны четко соответствовать ходу семинара и содержать достаточно места для внесения участников в списки. Это единственные записи, к которым слушатели смогут обра­титься по окончании семинара. И наконец, данное направле­ние должно включать обработку отзывов о семинаре, чтобы последующие семинары приводить в соответствие с запроса­ми участников.

• Маркетинг/сбыт

Эта сфера деятельности отвечает за планирование подходящих мер по маркетингу или сбыту с целью донесения до клиентов предложения об участии в семинаре. Должны быть разработа­ны соответствующие концепции маркетинга, например inbox-маркетинг, реклама через СМИ, и подобающие концепции сбыта, такие, как предложение в одном пакете продукта и обу­чающих курсов или специальные акции. В данной области по согласованию с руководством проекта осуществляется также установление цен на отдельные предложения по обучению.

8.1.3. Подготовка

В пределах фазы подготовки определенные выше области за­дач распределяются по ответственным членам команды. Чле­ны команды либо выполняют возложенные на них задачи сами, либо делегируют их соответствующим образом далее. Однако делегирование полномочий не освобождает от самой ответст­венности.

Планирование еуел/-мероприятия в этой фазе намечается схема­тично и распределяется по отдельным областям задач.

• Продолжительность семинара и установление сроков:

— двухдневный основной курс и однодневный расширенный курс (разделение подлежит учету);

— семинар проводится еженедельно, со вторника по четверг;

— вторник — 10.00—17.30; среда — 8.30—17.30; четверг — 09.30—17.30 (данный день может учитываться отдельно).

• Обстановка и техническое оснащение семинара:

— выбор подходящего помещения в здании фирмы, которое в итоге будет использоваться для проведения семинарских за­нятий;

— исходя из размеров имеющегося помещения для проведе­ния семинаров устанавливается количество участников при максимальном их числе 6 человек;

— если учебное помещение не может освещаться естественным дневным светом, должно применяться искусственное осве­щение в соответствии с Германским промышленным стан­дартом (DIN);

— создание надлежащего микроклимата путем обеспечения свободного доступа свежего воздуха и применения конди­ционеров. К закупке кондиционеров должны быть приате-чены соответствующие эксперты;

— исключение шума и шумовых помех;

— выбор и приобретение подходящей для семинара мебели;

— выбор и приобретение необходимой для семинара техники (экран для проекции слайдов, таблицы, доски, магнитные доски, приспособления для развешивания наглядных мате­риалов, стол для преподавателя);

— выбор и приобретение необходимого оборудования для элек­тронной обработки данных. Чтобы иметь возможность про­водить выездные семинары/консультации, приобретаются также переносные компьютеры (лэптопы) и локальные ра­диосети;

— использование подходящих возможностей сброса инфор­мации для программного обеспечения, позволяющих после каждого семинара возвращать систему в исходное состоя­ние;

— выбор зон для отдыха на переменах и размещения столиков для еды и барных стоек;

— обслуживание участников семинара во время перемен, вклю­чая предложение им соков, воды и фруктов;

— выбор подходящего ресторана поблизости от места прове­дения мероприятия и поставки из него различных блюд (обе­ды, общее меню);

— расходы — берет на себя организатор семинара.

• Организация регистрации и размещения:

— подготовка приглашений на семинар; ведение документа­ции по регистрации и учет данных о подтверждении реги­страции, по возможности в онлайновом режиме или через Интернет;

— рассылка приглашений на семинар потенциальным участ­никам;

— выбор подходящей гостиницы вблизи от места проведения семинара и получение проспектов или онлайн-информа-ции;

— участники могут самостоятельно бронировать номер в гос­тинице либо доверить решение вопроса с размещением ор­ганизатору мероприятия;

— расходы на размещение возлагаются на участников семи­нара.

• Планирование содержания и времени:

— определение содержания и целей семинара. Они должны быть опубликованы совместно с условиями проведения се­минара или сообщены слушателям семинара в письменной форме в рамках рассылки приглашений;

— разработка документации по семинару и бланков отзы­вов;

— ознакомление с планированием семинара ответственных за обслуживание во время перемен, чтобы тем самым обеспе­чить своевременное угощение участников в отдельных пе­рерывах между занятиями.

• Маркетинг/сбыт:

— распространение предложения о проведении семинара по­средством inbox-маркетинга (руководство по тематике се­минара прилагается к упаковке продукции);

— предложение выбора учебных курсов (по срокам и темати­ке) в Интернете и профессиональных журналах;

— специальные акции на стадии пуска по предложению про­ведения семинара (например, продукт программного обес­печения предлагается в одном пакете с семинарскими за­нятиями по льготной цене).

Подготовительная фаза завершается вехой «точка невозвраще­ния». Фаза оканчивается с рассылкой первых приглашений или принятием первых практических мер по маркетингу и сбыту. С этого момента остановка планирования сопряжена с повышен­ными издержками и с нанесением серьезного ущерба имиджу.

8.1.4. Пуск

«Стартовый выстрел» к началу семинара в фирме дается за один или два дня до первого дня занятий. С этого момента все без ис­ключения помещения и их оснащение тщательно проверяются на предмет полной готовности и чистоты. Все техническое обо­рудование проверяется на функциональность.

Служба обработки заказов еще раз сверяет все зарегистрирован­ные заявки и бронь на гостиничные номера и в очередной раз связывается с участниками.

Несмотря на то что первый день семинара начинается только в 10.00, последние приготовления должны быть завершены уже к 08.00, и руководитель семинара к этому часу должен быть в пол­ной боевой готовности, поскольку многие посетители могут при­быть раньше.

8.1.5. Event

Эта фаза является решающей для успешной реализации плани­рования и подготовки. Запланированное мероприятие проводит­ся следующим образом.

• Руководитель семинара или преподаватель приветствует участ­ников — каждого персонально — и знакомит их с местом прове­дения занятий.

• Начало семинара и выполнение конкретных программных пунктов, включая обслуживание на переменах, угощения, куль­турную программу.

• Раздача участникам бланков отзывов о семинаре и сертифика­тов; официальное окончание мероприятия.

• Руководитель семинара / преподаватель персонально прощает­ся с каждым участником.

Несмотря на интенсивное планирование и тщательную подго­товку event, в данной фазе также не исключены и сбои. Ниже приводятся отдельные факторы нарушений и сбои, на которые следует обратить внимание:

• Степень готовности ответственного за исправность техники на всем протяжении семинарских занятий, позволяющая ре­шать возможные технические проблемы по ходу дела.

• Степень готовности ответственного за организацию регистра­ции и размещения, дающая возможность разъяснять вопросы, возникающие у участников семинара, и проблемы данной об­ласти задач.

8.1.6. Последействие

Фаза последействия ограничивается демонтажом оборудования и уборкой учебного помещения и других прилегающих террито­рий. Учебное электронное оборудование передается системному администратору, обеспечивающему приведение системы в ее ис­ходное состояние.

8.1.7. Подведение итогов

Фаза подведения итогов охватывает действия команды проекта в полном составе. Ее основная задача — контроль качества и окон­чательное завершение семинара. Данная фаза включает следую­щие моменты.

• Обработка отзывов участников о семинаре (по заполненным бланкам).

• Принятие во внимание предложений об улучшении функцио­нирования отдельных сфер ответственности.

• Самоанализ; изучение оснований успеха или неуспеха семи­нара.

• Контроллинг затрат.

• С точки зрения фирмы желательно и целесообразно разослать слушателям учебного курса заключительную документацию по семинару, а также последующую информацию.

• Выражение благодарности всем участникам.

8.2. День открытых дверей

На дне открытых дверей предприятие вступает в интенсивный кон­такт со своим окружением — горожанами и членами их семей, а также с клиентами, поставщиками, заинтересованными группами, конкурентами, готовыми использовать данную возможность.

Мы рассматриваем день открытых дверей на предприятии с чис­ленностью сотрудников около 400 человек. Для колледжа или ин­ститута подходят те же принципы, однако рамки затратной сфе­ры в общем и целом уже, поскольку меньше денег расходуется на организацию питания.

Напомним также, что обеспечение питанием требует в первую очередь четкого внимания к юридическим предписаниям отно­сительно пищевых продуктов (см. главу «Общие условия»).

Что касается дня открытых дверей с целостной (недифференци-руемой) структурой посетительского контингента, принципы его организации могут быть применимы также для посещений и экскурсий, которые, с точки зрения предприятия, сами по себе могут стать значительными еуеяг-мероприятиями (см. пример «Загородная экскурсия для сотрудников предприятия»).

Возможности здесь таковы:

• экскурсии по колледжам и институтам;

• экскурсии по объединениям и корпорациям;

• экскурсии по прочим фирмам;

• посещение предприятия делегациями из административной и политической сферы.

8.2.1. Инициирование

Приблизительно за 1 год до проведения следует начинать плани­рование дня открытых дверей. Цели данного мероприятия сво­дятся к следующему.

• Повышение степени известности и имиджа предприятия пу­тем представления его внешнему миру, а именно населению (жителям, согражданам, школам, потенциальным рабочим и служащим) и деловым партнерам. В конечном счете прибыль­ность предприятия должна произвести благоприятное впечат­ление на акционеров и всех, кто участвует в прибыли.

• Мотивация сотрудников путем их ознакомления с предпри­ятием в целом, представления им их общего места работы, от­крытости для членов их семей и знакомых, вовлечения их в event (девиз: «Мы вместе с...»). Повышение привлекательно­сти рабочего места в их глазах.

• Привлечение уже имеющихся и потенциальных клиентов по­средством их приглашения и обслуживания на дне открытых дверей, а также посредством формирования связанного с днем открытых дверей имиджа.

Концепция предоставляет в итоге следующие ключевые данные:

• ожидается приблизительно 5000 посетителей;

• в течение дня намечен обход посетителями всех подразделе­ний предприятия и обеспечение их питанием;

• вечер — культурная программа (19.00) с выступлением камер­ного оркестра, танцевального ансамбля и дискотекой;

• затраты составляют примерно 50-100 000 евро;

• предложение по срокам: до начала летних каникул, с тем что­бы как можно меньше людей оказалось в отпуске.

Инициирование и принятие решения исходят от владельца фир­мы или руководителя предприятия.

8.2.2. Старт

Для подготовки еуе«/-мероприятия формируется проектная ко­манда, которая берет на себя подготовку наряду с выполнением прямых служебных обязанностей. Данная команда планирует:

• сроки, вехи;

• подготовку предприятия, помещений; обходы, персонал, экс­курсии;

• численность посетителей, круг приглашенных лиц, приглаше­ния;

• праздничный шатер, музыку, обеспечение едой и напитками;

• логистику, подъездные пути, автостоянку.

8.2.3. Подготовка

Последовательная детализация плана происходит посредством составления списка по пунктам, отражающим следующие облас­ти задач:

• прибытие (схема подъездных путей, автостоянка), информи­рование жителей о дне открытых дверей (при помощи пригла­шений) и возможные проблемы (с указанием координат парт­нера по контактам);

• программа осмотра с остановками, обходом и экскурсионным обслуживанием;

• приглашение, использование печатных материалов и распро­странение листков с программой и указателями подъездных путей. Управление посетителями (в особенности приглашен­ными гостями и VIP-персонами, приветствие, работа с прес­сой, экскурсии);

• угощение и праздник в специально возведенном шатре (с куль­турной программой, накрытыми столами, отоплением).

8.2.4. Пуск

Пусковая фаза дня открытых дверей растягивается на несколько недель и охватывает в целом обустройство и подготовку помеще­ний и инфраструктуры.

Для беспрепятственных и оперативных действий необходимо точ­ное планирование. Возможно, для монтажа и обустройства будут предоставлены разрозненные помещения, где затем быстро раз­местятся оборудование и обстановка.

Некоторые важные пункты, выполнение которых должно быть готово самое позднее за день до начала еуел/-мероприятия:

• установка дорожных указателей (проезд и автостоянка), раз­метка мест на автостоянке; указатели на пути к месту прове­дения;

• подготовка именных табличек и места их раздачи;

• гардероб (с номерками и плечиками) и обслуживание;

• плакаты, постеры, информационные листки;

• таблички для туалетов;

• место для размещения подарков, вазы для цветов, персонал для учета подарков;

• именные карты с указанием номера стола + крупноформат­ный план расположения столов;

• проверка звуковой техники;

• столы и стулья;

• водители для службы перевозок, доставка людей в гостиницу.

Детальное планирование важно еще и для утра перед самым на­чалом мероприятия (подготовка, «горячий разгон»).

8.2.5. Event

День открытых дверей начинается — с открытия дверей. Заранее установлены все указатели (подъездные пути, вход, направления осмотра, точки общепита, туалеты, места встречи, выход), и со­трудники в полной боевой готовности уже заняли свои места (при­ветствия, информирование, указания, раздача талонов, проспек­тов).

Для проведения дня открытых дверей важны следующие моменты.

• Приветствие гостей еще до открытия мероприятия, т. е. самое позднее — с момента входа, если он осуществляется загодя, и далее — в течение всего дня.

• Персональные приветствия прибывающих гостей на протя­жении всего времени (раздача информационных материа­лов, талонов, представительских подарков, регистрация гос­тей).

• Четкое и впечатляющее начало дня открытых дверей (офици­альное открытие eveflf-мероприятия с приветственной речью руководителя предприятия)-

• Своевременное осведомление гостей и четко организованные отдельные пункты программы (самостоятельные event-uzpo-приятия), так чтобы посетители, находящиеся на других уча­стках предприятия, могли вовремя подключиться. Своевре­менное информирование обслуживающего персонала об экс­курсиях и VIP-персон — об ^«/-мероприятиях.

• Заключительная речь руководителя и официальное оконча­ние еуея/-мероприятия с достаточно продолжительным после­действием (если день открытых дверей длится с 10 до 18 ча­сов, число посетителей поначалу медленно увеличивается с 10 до 13 часов; после этого прибывает вторая волна — вплоть до 17 часов, численность начинает идти на убыль только после официального окончания).

• Проводы гостей на протяжении всего времени проведения мероприятия (вручение информационных материалов, по­дарков, действия по установлению обратной связи посредст­вом диалогов или опросных листов, достижение или упроче­ние контактов, дружеское прощание).

Следующий график (рис. 8.1) отражает возможный поток коли­чества посетителей на дне открытых дверей и акции приветствия и прощания с индивидуальными посетителями в сравнении с офи­циальными сроками.

Заключительное слово Персональные проводы

Рис. 8.1. Поток во времени количества посетителей

8.2.6. Последействие

Последействие охватывает разборку и демонтаж оборудования и обстановки, а также установление обратной связи с посетителя­ми, гостями, сотрудниками, жителями.

8.2.7. Подведение итогов

Подведение итогов включает оценку обратной связи, анализ и дальнейшую разработку установившихся контактов (сюда входят адреса, заполненные опросные листы, визитные карточки) и при­дание этим контактам формы конкретных действий. Оценка ус­пеха с применением сопоставления полученных ответов на за­просы может растянуться на годы, поскольку воздействие инфор­мации и имиджа способно сформировать клиентские запросы только по прошествии времени. Поэтому важна оценка опроса новых клиентов (крайний случай: 10-летний посетитель через 10 лет станет клиентом либо через 15 лет подаст в отдел кадров данного предприятия заявление о приеме на работу).

Итоговый баланс, во-первых, должен содержать расходы и по­ступления для бухгалтерского учета, во-вторых — в нем должна отражаться общая картина затрат (на персонал, материалы).

8.3. Участие в ярмарке

Участие в ярмарке для многих предприятий является постоянно повторяющейся задачей, решая которую необходимо благодаря хорошей подготовке оптимально использовать короткую продол­жительность времени проведения ярмарки, с тем чтобы на как можно большее число посетителей ярмарочного стенда произве­сти как можно более благоприятное впечатление. Для этого осо­бенно важны как концепция проекта, так и концепция event.

Если планирование не заботится об обеспечении бесперебойно­го хода мероприятия или ярмарочному стенду и всему, что для него необходимо, не уделяется должного внимания, уйма рабо­ты, времени и денег оказываются затраченными впустую.

Рассмотрим участие в ярмарке Internorga в Гамбурге пивова­ренной компании Beck & Co. Internorga является профессиональ­ной ярмаркой в области гостиничного хозяйства, общественно­го питания, ресторанного дела, хлебобулочного и кондитерско­го производства. Она проходит каждый год в марте и длится 6 дней. Дополнительную информацию можно получить по адре­су www.hamburg-messe.de.

8.3.1. Инициирование

Для пивоваренной компании Beck & Со основой для принятия ре­шения об участии в ярмарке служат опыт и оценки уже состояв­шихся Internorga, а также темы, которые можно обсудить в рамках ярмарки. Поэтому оценку имеет смысл проводить по горячим сле­дам, т. е. в пределах 1—2 месяцев по окончании ярмарки. Анализу подлежат количественные факторы, такие как количество посети­телей или число переговоров, а также факторы качества — на ос­нове впечатлений команды, занятой на стенде, которая пред­ставлена компетентными сотрудниками пивоваренной компании Beck & Со по выездным работам в Северной Германии. В случае позитивной оценки решение о новом участии принимается при­мерно за 10 месяцев до начата следующей ярмарки.

8.3.1.1. Постановка целей

Постановка целей участия в ярмарке может включать в себя:

• информирование и мотивацию клиентов;

• привлечение новых клиентов;

• обмен опытом;

• презентации бренда и предприятия;

• информирование акционеров и пайщиков;

• привлечение сотрудников.

В данном случае с точки зрения пивоваренной компании Beck & Со на переднем плане стоят клиенты (из сферы общественного питания, ресторанного дела и оптовой торговли напитками), т. е. основные цели включают: информирование и мотивацию клиен­тов, а также презентацию новых рекламных средств (уличной рек­ламы и бокалов).

8.3.1.2. Концепция

В концепции участия в ярмарке следует обратить внимание на сле­дующие факторы:

• цели (качественные и количественные);

• внутренние общие условия (предприятие);

• внешние общие условия (ярмарка);

• бюджет и расчет времени.

В примере ярмарки Internorga основные условия были следующие:

• В общей сложности на Internorga ожидалось около 110 ООО по­сетителей-профессионалов.

• Участие Beck & Со происходит на ярмарочном стенде бренда BECK'S площадью 200 м², количество сотрудников пивова­ренной компании Beck & Со, составляющих команду стенда, находится в пределах от 14 до 26 человек.

• Наряду с командой стенда к работе привлечены семь девушек-хостесс, предлагающих напитки, одна хостесса у стойки ад­министратора, три работницы за прилавком занимаются разли­вом пива из бочки и две мойщицы посуды трудятся в подсоб­ном помещении.

Клиенты приглашаются непосредственно путем рассылки пер­сональных приглашений с контрамарками либо льготными вход­ными билетами.

На стенде предлагается пиво марки BECK'S и НААКЕ-ВЕСК, а также минеральная вода. Еда не предлагается.

Деловые переговоры заносятся в протоколы бесед. Наряду с бе­седами профессионалов актуальные темы могут акцентировать­ся визуализацией при помощи демонстрации слайдов, использо­вания мониторов и застекленных витрин.

Дополнительно имеются возможности сообщения об участии в ярмарке через ярмарочный каталог, специальные иллюстриро­ванные журналы, а также с помощью плакатов, распространяю­щихся в округе и на территории ярмарки.

Наряду с собственно участием в ярмарке могут осуществляться сопровождающие действия, такие, как заключение договоров, вечерняя культурная программа и т. д.

Основные затраты формируются из расходов на транспорт, мон­таж и демонтаж стенда, логистику на месте проведения; расхо­дов на стенд текущего года и на постоянное поддержание его в исправном состоянии (амортизацию); арендной платы за пло­щадь стенда (из расчета примерно 115—135 евро/м²), а также на­кладных расходов, расходов на персонал, гостиницу для занятых на стенде, хостесс и т. д.

8.3.1.3. Инициирование и принятие решения

Предложения по решению разрабатываются и вносятся ответст­венными за участие в ярмарке от пивоваренной компании.

Решение принимается уполномоченными ответственными за сбыт и маркетинг по Германии.

8.3.2. Старт

Проектная команда состоит из ответственных за участие в яр­марке, а также включает по 1—2 участника из сфер сбыта, марке­тинга и PR.

Следующие общие условия, касающиеся сроков, необходимо учесть при окончательном планировании в проектной команде:

• Срок проведения ярмарки установлен жестко (ежегодно в марте).

• Вехи:

— заказ номера в гостинице: за год до начала ярмарки;

— заключение контракта на предоставление стендовой пло­щади: за девять месяцев до начала ярмарки;

Дата добавления: 2014-12-26