ЗКСПЕРТП 18 страница

— печать и персональные вручения приглашений: за три ме­сяца до начала ярмарки.

• Строителям, монтирующим стенд, следует дать поручения за 3—6 месяцев до начала ярмарки.

• Состав занятых на стенде, а также спрос на гостиничные но­мера, входные билеты или пропуска на автостоянку, пригла­шения, бесплатные или льготные билеты — уточняются при­близительно за четыре месяца до начала ярмарки.

• Выбор агентств по продвижению продукции занимает от трех до шести месяцев, персональный кастинг хостесс проводится за один-два месяца перед Internorga.

Прочие услуги ярмарочного объединения оговариваются, как правило, за три-четыре месяца до проведения мероприятия (сюда относятся: подача электроэнергии и воды, места на автостоянке, складские площади, уборка на стенде, ночная охрана и т. д.).

• Примерно за две-три недели до начала ярмарки всем участни­кам рассылаются исчерпывающие осведомляющие послания с информационными бюллетенями о размещении стенда, сро­ках выставления, телефоне/факсе стенда, руководителе стенда, составе команды и персонала, возможностях приезда и отъезда, руководства по накладным расходам, именных табличках, про­пусках для участников ярмарки, отчетах о посещении, резерви­ровании гостиницы и информационных материалах на стенде.

8.3.3. Подготовка

8.3.3.1. Темы для обсуждения

На регулярных собраниях проектной команды обсуждается теку­щее состояние и намечается дальнейший ход действий:

• Определение оптимального спроса на основе обратной связи по предыдущим участиям в ярмарках.

• Необходимое обеспечение наиболее благоприятных условий функционирования ярмарочного стенда (включая актуальное оформление бренда); определение возможных тем, которые должны быть представлены (например, новые материалы в рекламе ресторанного дела и общественного питания, бокалы и т. д.).

• Возможные шоу-номера, почетные гости.

• Возможные меры по оптимизации расходов.

• Условия объявления конкурсов, в том числе на монтаж стенда и хостесс.

8.3.3.2. Распределение задач

При разработке реальных действий, затрат, интерфейса и т. д. ответственные руководствуются возможными темами, а также расчетом времени.

8.3.3.3. Планирование event

Планирование зависит от программы. Поскольку проводятся только индивидуальные беседы с клиентами, event как таковой сводится к обсуждениям на стенде, начиная с момента «откры­той двери»; это означает, что состав команды, включая обслужи­вающий персонал, ежедневно, с самого начала ярмарки, инфор­мируется о правилах игры и темах.

Программа состоит из бесед сотрудников пивоваренной компа­нии с клиентами и гостями. Сервис включает предложение пива пивоваренной компании.

Спецэффект на ярмарочном стенде может быть выражен, напри­мер, в том, что художник граффити распылил из аэрозоля символ бренда; или на стенде перед гостями выступает выдающаяся лич­ность (к примеру, водитель спонсируемого BECK'S болида Jaguar, входящий в команду «Формулы-1»); это может быть также рас­пространение командой продвижения рекламных призов.

8.3.3.4. Точка невозвращения

Данный момент наступает с отправкой письменной заявки на яр­марочный стенд. (Отказ при необходимости пока еще возможен, однако повлечет за собой высокие издержки.) После рассылки приглашений клиентам отказ от участия в ярмарке нецелесооб­разен и неизбежно сопряжен с потерей имиджа.

8.3.4. Пуск

Основные моменты фазы пуска сводятся к следующему:

• Приблизительно за 1—2 месяца до проведения ярмарки ярма­рочный стенд проверяется с точки зрения укомплектованно­сти и подготавливается к транспортировке.

• Примерно за одну неделю до начала ярмарки строительные рабочие начинают монтировать стенд.

• Накануне первого дня ярмарки инструктируют хостесс, рас­пределяют фирменную одежду, еще раз проверяют ярмароч­ный стенд и все к нему относящееся на предмет полной уком­плектованности.

• Утром перед самым открытием необходимо проконтролиро­вать или осуществить выполнение следующих пунктов:

— чистота и порядок на стенде, свободный проход и обзор;

— оптимальное качество предлагаемого пива (температура, пе­на, вкус и т. д.);

— обсуждение стенда с сотрудниками пивоваренной компа­нии Beck & Со (состав команды стенда), а также с хостесса-ми; информирование о правилах игры (уход за пределы стенда, выполнение отчетов о переговорах, актуальные те­мы и т. д.).

• К моменту открытия ярмарки гарантируется:

— команда стенда и девушки-хостессы присутствуют на стен­де и проинструктированы;

— вся документация готова к использованию.

8.3.5. Event

8.3.5.1. Приветствие

Сотрудники за стойкой при входе на ярмарочный стенд или уча­стники команды стенда приветствуют клиентов и гостей и под­водят их к желаемым партнерам по переговорам.

8.3.5.2. Программа

Стенд ежедневно открывается в 10.00 и закрывается в 18.00 (по­следнее разливное пиво продано). Все это время переговоры с клиентами продолжаются и документируются в отчетах о посе­щениях. Отчеты о посещениях сдаются при уходе со стенда.

8.3.6. Последействие

По окончании участия в ярмарке осуществляются:

• демонтаж ярмарочного стенда;

• анализ и распределение для последующей обработки отчетов о посещениях между сотрудниками службы выездных работ.

8.3.7. Подведение итогов

В процессе подведения итогов работы на ярмарке или подготов­ки решения о последующем участии в ней предпринимаются следующие шаги:

• отправка на склад ярмарочного стенда, определение причи­ненных ему повреждений, при необходимости — ремонт;

• контроллинг расходов, т. е. сравнение расходов запланирован­ных и фактических, а также анализ отклонений;

• анализ отчетов и мнений по поводу качества работы на яр­марке как основа для принятия решения об участии в следую­щем году;

• обработка отчетов о посещении сотрудниками службы выезд­ных работ;

• принятие решения о новом участии (анштиз отношения затрат и прибыли).

8.4. Информационный тур

Информационный тур способствует повышению степени извест­ности предприятия. Event-характер в данном случае проявляется в том, что специалисты из различных областей проводят совме­стное информационное мероприятие.

8.4.1. Инициирование

Инициирование начинается в процессе мозгового штурма, посвя­щенного поискам потенциальных маркетинговых акций и эффек­тивных еуеяГ-мероприятий. В мозговом штурме участвуют сотруд­ники предприятий по сбыту, маркетингу и продвижению про­дукции.

Концептуальная разработка приводит к следующим результатам.

• Информационный тур через множество городов с пребывани­ем в каждом по одному дню.

• Проведение мероприятия совместно с партнерами, благодаря чему достигается синергия.

• Данное информационное мероприятие сообщает посетите­лям специальные профессиональные знания.

• Расходы должны быть оправданными.

• На каждое мероприятие приходится по 50 посетителей.

Цели, достигаемые посредством event, сводятся к порождению все новой заинтересованности в продукте, во-первых, и к подтвер­ждению собственной компетентности в глазах публики, во-вто­рых.

После этого определяются с выбором партнеров. В данном случае свои услуги предлагают производители систем, функционирую­щих в режиме реального времени, и процессоров. Инициирование завершается с достижением заинтересованности партнеров и изъ­явлением ими желания поучаствовать в информационном шоу.

8.4.2. Старт

С назначением проектной команды начинается стартовая фаза.

• Проектная команда. Формируется из сотрудников предприятий, занимающихся маркетингом и сбытом. Руководство проектом возлагается на предприятие, инсценирующее информацион­ное шоу.

• Планирование. Сроки должны планироваться так, чтобы они не совпали с основным сезоном отпусков. Предпочтительнее задействовать вторник, среду и четверг, поскольку готовность посещать семинары в начале и конце недели не слишком вы­сока.

Места проведения мероприятий должны выбираться таким об­разом, чтобы соблюд&тась равномерная географическая распреде­ленность и тем самым присутствие заинтересованных лиц обес­печивалось бы, минуя длительные поездки последних.

Помещения должны быть приспособлены под проведение обучаю­щих мероприятий. Должно быть установлено необходимое обору­дование. Ресторанное обслуживание обеспечивается гостиницами и конгресс-центрами.

Распорядок дней следует планировать — для докладов, обсужде­ний необходимо предусмотреть достаточно времени.

8.4.3. Подготовка

Каждая команда составных частей проекта выполняет свою зада­чу по подготовке. Специфической является подготовка профес­сиональных докладов. Календарный план-график и окончательное планирование должны разрабатываться в рамках руководства про­ектом.

Профессиональные доклады должны быть отобраны и согласо­ваны друг с другом. Как результат составляется повестка дня, ко­торая затем прилагается к приглашениям. Параллельно с этим осу­ществляется выбор и резервирование мест проведения мероприя­тия.

С постановкой основной деловой задачи можно переходить к выбору целевых групп подразделением маркетинга. Для этого в распоряжении имеются фирменные банки данных всех участ­вующих предприятий.

Начиная с момента рассылки первых приглашений намеченным целевым группам пути назад оказываются отрезаны (точка не­возвращения). Отмена еуе«?-мероприятия способна надолго ос­тавить не самые благоприятные впечатления. К этому сроку уже должны быть зарезервированы непосредственные помещения для проведения мероприятия.

8.4.4. Пуск

Фаза запуска информационного турне сравнительно коротка.

8.4.4.1. «Стартовый выстрел»

Мероприятие начинается в 9.00. Монтаж оборудования лучше всего проводить накануне вечером, самое позднее к нему можно приступить в 6.00 утра в день проведения.

8.4.4.2. Действия

Все, что касается кейтеринга, препоручается партнеру в каждом населенном пункте, где проводятся выступления. Проектная ко­манда концентрирует усилия на реализации плана:

• размещение указателей;

• установка персональных именных табличек;

• развешивание плакатов;

• контроль кейтеринга.

8.4.4.3. Открытая дверь

С учетом того, что многие посетители приезжают заблаговремен­но, все должно быть подготовлено к 8.00, включая вино или кофе по случаю приветствия.

8.4.5. Event

Ниже описывается ход еуеяГ-мероприятия. 8.4.5.1. Приветствие

С приветствием к собравшимся обращается ведущий, который ведет затем всю дальнейшую программу. Пункты программы еще раз оглашаются и уточняются вкратце:

• презентация производителя процессоров;

• презентация производителя систем, работающих в реальном времени;

• презентация изготовителя инструментов разработки;

• обед;

• презентация программного обеспечения;

• обсуждение.

8.4.5.2. Перерывы между выступлениями

Во время перерывов пробуждается основная активность работ­ников сферы сбыта. За это время им необходимо установить как можно больше личных контактов, выяснить и квалифицировать требования участников.

8.4.5.3. Окончание и прощание

Ведущий заканчивает обсуждение, с тем чтобы обеспечить свое­временный демонтаж оборудования и отъезд к следующему месту проведения мероприятия. Участникам сообщается, что всю ин­формацию, которая распространялась в этот день, они в доста­точном количестве получат по почте.

8.4.6. Демонтаж

Контрольные таблицы с перечнем необходимого оснащения по­могут в проведении демонтажа и сборов таким образом, чтобы ни­что не было утеряно. Это означает, что демонтаж осуществляется координированно. На подхвате имеется предусмотренный персо­нал для обеспечения демонтажа и транспортировки оборудования.

8.4.7. Подведение итогов

При проведении информационного тура последействие имеет по меньшей мере столь же важное значение, что и сам event.

8.4.7.1. Обработка опросных данных

Завершение информационного тура означает конец мероприя­тия, однако именно после окончания мероприятия получают тол­чок к реализации собственно его задачи, а именно генерирова­ние товарооборота.

Каждый работник сферы сбыта в процессе бесед с посетителями делает записи, которые позже переносятся в банк данных. Бла­годаря этому проясняется картина в целом, а в частности работ­ники отдела сбыта получают четкие указания насчет того, како­му клиенту следует еще предоставить какую информацию.

Необходимо:

• удовлетворить насущную потребность заинтересованных лиц в информации;

• разработать предложения по конкретным вопросам, сделать акценты на возможных уступках.

Дальнейшие действия вытекают из вышеуказанных, это:

• рассылка информации;

• обработка статистических данных;

• сопоставление затрат и прибыли.

8.4.7.2. Завершение работ

Каждое отдельное мероприятие и информационный тур в целом обсуждаются и оцениваются всей командой. За основу берутся обобщение данных обратной связи и учет результатов опросов. Также принимаются во внимание отзывы представителей фирм и собственных сотрудников.

Необходима и работа по итогам с прессой (местными периоди­ческими изданиями, профессиональными журналами); оценка резонансов в прессе — дополнительный поставщик индикаторов.

И наконец, завершение информационного турне предполагает составление финансового отчета.

8.5. Загородная экскурсия для работников предприятия

Словосочетание «загородная экскурсия» может иметь в воспри­ятии негативный оттенок, поскольку часто сопровождается чрез­мерным потреблением выпивки. Однако не это главное. Гораздо чаще поездка за город — правильно спланированная и проведен­ная — становится подлинным еуе«?-мероприятием, более полез­ным для корпоративной идентификации и коммуникации в рамках предприятия, чем яркие вывески и e-mail. Возможность поближе познакомиться с коллегами по работе, мотивация со­трудников и формирование команд — вот лишь отдельные мо­менты, характеризующие данный вид еуел/-мероприятия (см. так­же «Палаточный лагерь»).

Составной частью загородной поездки для сотрудников может быть и распространение среди них полезных профессиональных знаний. По преимуществу здесь удачно сочетаются деловое и ча-

стное. Особым стимулом к участию в поездке является предло­жение экскурсионных осмотров интересных мест и достоприме­чательностей, к которым рядовой потребитель не имеет доступа или же не в состоянии себе этого позволить. Это может быть, на­пример, участие в неординарном обучающем мероприятии (по­летный тренажер) или взгляд «за кулисы» компании (промыш­ленного предприятия, фермы). Целесообразно также использо­вать экскурсионные поездки или путешествия в качестве стиму­лов для избранных групп сотрудников (например, для «лучшей десятки» или особо отличившегося подразделения).

Отличительные характеристики, которые выделяют загородную экскурсию для сотрудников на фоне прочих мероприятий, сво­дятся к следующему:

• пребывание в незнакомых местах с частично ограниченными возможностями непосредственного влияния;

• многократная перемена мест;

• смена транспортных средств (автобус, железная дорога, вело­сипеды);

• любые комбинации на основе связанных с конкретным местом предложений (появляются многочисленные возможности).

8.5.1. Инициирование

Коллективная поездка инициируется прежде всего силами ме­неджмента (краткие пути принятия решения) через уполномочен­ных лиц. Первым шагом в планировании является составление приблизительной концепции, которая содержит или учитывает следующие моменты:

• планирование периода времени;

• количество дней;

• сроки проведения с учетом:

— отпускных периодов у сотрудников;

— периодов авральной работы;

— ожидаемых крупных заказов и решения других серьезных задач;

• внешние факторы;

• приблизительная концепция (экскурсия, момент общения);

• бюджет (примерный).

Сроки проведения экскурсии должны объявляться заранее — как минимум за полгода, а лучше за год до проведения — и включены в календарный план-график деятельности фирмы. Благодаря это­му для каждого сотрудника обеспечивается возможность участия в поездке. В противном случае мероприятие, призванное способ­ствовать мотивации коллектива, для многих может быстро обер­нуться демотивацией.

8.5.2. Старт

После того как намечены временные рамки, приступают к деталь­ному планированию. Сюда входят:

• сбор предложений о возможных целях экскурсии;

• выяснение, кто в чем заинтересован;

• запросы в туристические бюро, фирмы по организации кол­лективных путешествий, в автобусные предприятия и службы иностранного туризма;

• составление возможных программ (например, программ на каждый день) путем комбинирования предложений.

8.5.3. Подготовка

Поскольку выбор предложений достаточно велик, дальнейшее планирование и подготовка делятся на четыре независимых друг от друга участка задач:

• программа;

• места размещения;

• запись и информирование сотрудников;

• план на случай чрезвычайных ситуаций, возможность связи с руководством.

8.5.3.1. Программа

При планировании программы следует принять во внимание не­однородность группы. Если группа достаточно однородная и ма­лочисленная, общие интересы найти легче. Здесь с энтузиазмом могут быть восприняты специальные пункты программы, напри­мер, сплав на плоту. В случае неоднородных групп годятся об­щеупотребительные цели (осмотры, культурные мероприятия).

Очень важно здесь то, что во время экскурсии, в противополож­ность рабочим будням, складывается живая и непринужденная атмосфера. Ее можно добиться исключительно благодаря верно­му выбору и комбинированию программных пунктов.

Чтобы выстраивать программу с большей уверенностью, имеет смысл проявить предусмотрительность и поинтересоваться у так называемых неформальных лидеров относительно их позиции по поводу тех или иных взятых на заметку целей. Иначе может возникнуть опасность, что многие сотрудники, подстрекаемые сплетнями и слухами, не захотят принять участия в планируемой экскурсии, или на нее с самого начала приклеят негативный яр­лык..

В зависимости от выбора программных пунктов запись сотруд­ников может быть произведена за несколько месяцев до меро­приятия.

При планировании пунктов, касающихся транспортных средств, необходимо разъяснение следующих вопросов.

• На каком максимальном расстоянии от дома может находить­ся цель поездки? Никто, например, не захочет половину всего времени экскурсии провести в пути.

• Сколько времени будет продолжаться пребывание на месте?

• Какие транспортные средства выносятся на повестку дня (само­лет, автобус, такси, корабль, паром, карета, поезд, трамвай...)? Смена транспортных средств также может повысить привле­кательность поездки.

• Каковы расстояния между отдельными целевыми пунктами?

• Какой сервис желателен в дороге (например, напитки, туа­лет)?

8.5.3.2 Места для размещения

В многодневных коллективных поездках необходима возможность ночлега. При выборе мест для размещения следует учитывать следующие моменты.

• Размещение должно соответствовать уровню самой поездки. Дешевенькая ночлежка здесь так же неуместна, как и шикар­ный отель. В первом случае это означает: «сотрудники вновь вынуждены экономить», в последнем, не мудрствуя лукаво, достаточно вспомнить про деньги, которые выбрасывают на ветер.

• Расположение и окружение гостиницы также существенно влияет на хорошее самочувствие путешественников. Имеется разница между расположением гостиницы в зеленой или при­брежной зоне и в шумном индустриальном ландшафте. Бли­зость к центру города имеет смысл, если предусмотрена ве­черняя культурная программа.

• Необходимо принять во внимание, что, в зависимости от на­полненности программы, сотрудникам могут понадобиться та­кие «удобства», как сауна, фитнес-зал или плавательный бас­сейн.

• Чтобы избежать неприятных неожиданностей, желательно по­сетить выбранный отель в процессе подготовки, поесть там, пе­реночевать, если надо, осмотреть помещения, которые можно использовать как учебные. Рекламные проспекты зачастую де­монстрируют только наиболее привлекательные стороны.

8.5.3.3. Составление списков и информирование сотрудников

Итак, программа готова, гостиница зарезервирована, сотрудни­ки проинформированы. Памятка для экскурсантов составлена и распространена. Пути назад отрезаны. В памятке для экскурсан­тов должны содержаться следующие сведения:

• сроки;

• время отправления;

• время возвращения;

• место посадки в транспортное средство;

• адреса (гостиница, целевые пункты программы);

• информационный бюллетень к программе;

• срок сдачи отзывов о поездке;

• содействие участников;

• какие затраты берет на себя предприятие (например, напитки в баре);

• форма одежды (свободная и удобная либо обязательный кос­тюм).

8.5.3.4. Планы на случай ЧП, возможность связи с руководством

Во время коллективных поездок возможность связаться с опре­деленными сотрудниками, менеджером или руководителем пред­приятия является весьма важным пунктом. Часто это должно га­рантировать возможность срочного принятия решений. В эпоху мобильной телефонии это легко достижимо. И все же оператор телефонного коммутатора должен оценивать важность звонка и передавать дальше вызов или информацию только в неотложных случаях. Такой оператор должен быть проинформирован еще в подготовительной фазе, чтобы распоряжаться адекватно. Если в экскурсии принимают участие все сотрудники предприятия, воз­можно использовать для звонков внешний телефонный комму­татор (агентство).

8.5.4. Пуск

В дни и часы накануне поездки отдельные пункты программы еще раз обсуждаются со стороной, предлагающей свои услуги, чтобы иметь гарантию отсутствия открытых вопросов. Далее да­ются указания телефонной службе, а также обеспечиваются за­каз и поставка необходимых в автобусной поездке напитков и закусок.

8.5.5. Event

При хорошем планировании экскурсия может всем доставить удовольствие. Важно, чтобы в распоряжении группы был ответ­ственный за поездку, уполномоченный, например, вести перего­воры с администрацией гостиницы.

На память об экскурсии можно всем раздать небольшие реклам­ные сувениры (если в программе значится площадка для игры в гольф, сувениром может стать мяч для игры в гольф с логотипом фирмы).

8.5.6. Последействие

По окончании поездки взятые с собой принадлежности возвра­щаются на свои места.

8.5.7. Подведение итогов

Составляющие подведения итогов таковы:

• произведение расчетов;

• дополнительный заказ на фотопечать;

• установление обратной связи (обработка отзывов сотрудни­ков).

8.6. Конференция

Именно на конференциях бьется пульс научного сообщества. Предприятия тоже могут обсуждать свои научно-исследователь­ские и опытно-конструкторские разработки на конференциях, которые они сами же и организуют. Конференции зачастую слу­жат совместной выработке стратегии или обмену информацией между отдельными отраслями. Рассмотрим здесь общие прин­ципы, которые могут быть применимы к симпозиумам и конфе­ренциям.

Конференция может быть:

• внутренней (фирма, подразделение, общество);

• ограниченной определенным кругом лиц (приглашенные клиенты, совместная разработка системы менеджмента, стан­дартизация);

• открытой (с ограниченным заранее составленным списком или открытым кругом докладчиков и отбором через программную комиссию).

Как правило, конференция является мероприятием более круп­ным, нежели рассматриваемые нами семинарские занятия или презентация фирмы. Она примечательна тем, что содействие ей оказывают многие лица.

В качестве примера приведем небольшой научный симпозиум: общество обучения и практики Университета города Ульм орга­низует для своих членов симпозиум с целью профессионального и персонального обмена опытом. Благодаря этому оказывается содействие коммуникации между высшей школой и предпри­ятием. Симпозиум может рассматриваться как прототип конфе­ренции с высокой активностью участников.

8.6.1. Инициирование

Первый симпозиум возник на основе идеи собрать вместе выпу­скников и студентов. Под девизом «Что ожидает студента на предприятии, что предприятие ожидает от студента» выпускни­ки подготовили доклады, опираясь на практическую деятель­ность. Всякий раз в конце симпозиума выражалось непосредст­венное желание в следующем году организовать новый. Несмотря на такую повторяемость, каждый симпозиум сам по себе являет­ся самостоятельным событием.

Если каждый участник после очередного симпозиума заявляет: «Мы должны собраться вновь», — это еще не означает, что ини­циирование достигнуто. Необходимо, чтобы один, а лучше два-три активиста объединили свои усилия и взяли планирование в свои руки. Концепция вырабатывается такой инициативной группой при согласовании с правлением.

8.6.2. Старт

Проект стартует в момент, когда правление уже высказалось за то, чтобы организовать симпозиум и проектная группа уже воз­ложила на себя эту задачу.

Если проектная группа состоит из двух человек, сам проект мож­но разделить на два участка задач: содержательный (темы, док­лады) и организационный (помещения, регистрация участни­ков). В других случаях организатор может воспользоваться доской объявлений в высшей школе, чтобы призвать себе в помощь сту­дентов.

В стартовой фазе определяются сроки и примерная тематика сим­позиума. Место проведения выбирается с учетом обеспечения до­сягаемости, оптимальной для того или иного региона (расстоя­ние около 100 км позволит соблюсти условия нормального при­езда/отъезда).

В процессе предварительного информирования привлеченные к организации члены правления и приглашенные члены общества опрашиваются на предмет того, не имеют ли они принципиаль­ных возражений против конкретного места и сроков. Тем самым удается избежать дальнейших наслоений на сроки проведения прочих мероприятий в обществе или в высшей школе. Блиц-оп­рос по электронной почте позволяет проанализировать, насколь­ко согласны участники со сроками и темой.

После того как эти вопросы оказываются улажены, делается за­прос и предварительное резервирование места проведения. В ка­честве такого места могут рассматриваться помещения, уже обо­рудованные для проведения научных или учебных семинаров (учебные корпуса высших школ, спортивных обществ, монасты­ри, гостиницы при семинариях).

Отталкиваясь от местных условий и имеющихся возможностей, организатор определяет следующие моменты:

• количество участников, количество одно- и двухместных но­меров;

• продолжительность, начало и окончание (в связи со сроками особый упор делается на удаленность места проведения: путь до места назначения должен окупаться, притом что сам сим­позиум не затянется);

• обеспечение питанием (полный пансион, кофе по случаю при­ветствия, особенно критичным является планирование еды и напитков в дорогу туда и обратно, поскольку участники часто приезжают позже или в обратный путь отправляются уже пе­ред обедом);

• девиз и название симпозиума (благодаря этому управляется целевая группа. Здесь требуется проявить гибкость и уступчи­вость, чтобы заинтересованные участники имели возможность привнести собственные темы);

• количество докладов и блоков докладов (секций);

• другие мероприятия, соответствующие месту и девизу меро­приятия, придающие ему индивидуальный облик и запоминае­мость. Примеры:

— экскурсии на местные промышленные и горнопромыш­ленные предприятия (на виноградники, в фирму, в шахту, в железнодорожный музей...);

— осмотр исторических и культурных достопримечательностей (монастыри, замки, исторические промышленные предпри­ятия...);

— доклады, в которых рассматриваются во взаимосвязи регио­нальные геология, природа, история, культура и промыш­ленность.

Результатом стартовой фазы является составление программы симпозиума с приблизительным ходом его проведения и написа­ние приглашений с характеристикой важнейших моментов.

Приняв во внимание расходы на ночлег / аннулирование заказа гостиничных номеров, обеспечение питанием и ресторанное об­служивание, аренду помещения для проведения симпозиума и экскурсии, можно рассчитать общую сумму всех расходов и за­траты на каждого участника. Исходя из этих расчетов проводит­ся обсуждение с правлением, какие расходы берет на себя обще­ство и в каком размере оно субсидирует участников-студентов. Таким образом определяются расходы для участников.

8.6.3. Подготовка

Приглашения распространяются по e-mail и через выпускаемый обществом журнал, а также посредством объявлений, вывеши­ваемых в институтах.

На основе данных регистрации поступивших заявок формиру­ются секции, назначаются их руководители, участники могут це­ленаправленно опрашиваться на предмет возможных дополни­тельных выступлений с докладами. Также организуется приезд (договор с транспортным объединением).

На основании предварительных договоренностей и условий, вы­двигаемых принимающей стороной и обществом, выносится решение о проведении симпозиума или аннулировании заказа.

Дата добавления: 2014-12-26