КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
ЗКСПЕРТП 14 страница
• профессионализм; • тонкое чутье, такт. Исходя из определения проекта как единственной в своем роде и однократной задачи, для каждого проекта всякий раз заново формируется проектная команда (руководящий орган и сотрудники). Между членами команды не возникает иерархической подчиненности, как это бывает, например, в подразделении предприятия. В качестве примера приведем фирменное еуел/-мероприятие — день открытых дверей. Сотруднику подразделения организации в рамках данного проекта поручили руководство посетителями. Он несет ответственность за презентацию производственных помещений. В пределах данного еуел/-мероприятия и связанного с ним круга задач он уполномочен отдавать распоряжения на уровне директора по производству и может принимать соответствующие меры. В такой ситуации периодически возможны конфликты и столкновения интересов, способные воспрепятствовать продвижению проекта. В задачи руководителя проекта в данном случае входит информировать задействованные участки и, по мере необходимости, улаживать конфликты иерархий и интересов. В рамках другого организационного образования (например, объединения) и в сфере деятельности на общественных началах столкновение иерархий и интересов могут быть еще более ярко выраженными. Члены команды проекта набираются из самых различных общественных и профессиональных областей. Здесь также в задачи руководителя проекта входят определение сфер ответственности и назначение непосредственных ответственных, а также распространение в рамках команды информации об организационной структуре event и разъяснение ее значимости. Здесь важно, чтобы структура зон ответственности (структурный план проекта, ответственные за рабочий пакет) не менялась и задачи никому не перепоручались. В следующем подразделе, посвященном командной работе, мы продолжим рассмотрение темы возможных конфликтов интересов и иерархий. 6.4.2. Работа в команде Мероприятие, как и любой другой сложный проект, может быть приведено к желаемому успеху силами отдельных сотрудников благодаря их эффективному взаимодействию. При формировании команды следует обратить внимание на следующие моменты: • правильно определенный состав команды; • различные уровни подготовки отдельных членов команды; • разные характеры внутри команды; • различный опыт членов команды. Посредством эффективной командной работы могут быть выгодно использованы следующие преимущества кооперации: • группа знает больше, выводы основываются на совместном практическом опыте; • в группе происходит взаимное побуждение к действиям; • группа более креативна; • чувство локтя: совместное достижение цели. Так же, как и в любой другой совместной деятельности, в командной работе должны учитываться определенные правила игры: • большую ценность имеет деловая критика; • команда должна представлять себя как единое целое; • обширный поток информации и активный обмен ею в пределах команды; • допускается право на ошибки; • конфликты обязательно нужно обсуждать в команде. 6.4.3. Мотивация «Если ты хочешь построить корабль, не созывай людей для того, чтобы вынашивать планы, распределять работу, доставать инструменты и стучать по дереву, но учи их тоске по широкому, бесконечному морю». Сент-Экзюпери Чтобы привести event к успеху, необходимы высокомотивированные сотрудники, члены объединения, помощники и т. д. Здесь важно, чтобы запланированное дело удалось превратить в личное дело каждого, т. е. успешность мероприятия должна каждому греть душу. Как удается мотивировать команду? Что побуждает, например, служащих фирмы работать на дне открытых дверей? Цель такого мероприятия — презентация предприятия и его персонала. Для отдельных сотрудников аспект поддержки мотивации сводится к презентации «их» предприятия и «их» рабочих мест, обращенной во внешний мир (например, при семейном посещении). Однако это в то же время сближает отдельных сотрудников благодаря усилиям руководящей команды. Другие возможные аспекты поддержки мотивации могут быть следующими. • Взятие на себя порученной ответственности. • Внесение собственной креативности в процесс принятия решения. • Перепоручение заданий руководства. • Идентификация с целью еуе/Я-мероприятия. • Хорошие взаимоотношения в команде. • Получение удовольствия от командной работы. • Премия или иные материальные поощрения.
6.4.4. Коммуникация Чтобы все сотрудники позитивно настроились по отношению к мероприятию, крайне важно предоставить им уже на стадии подготовки подробную и исчерпывающую информацию. Должны быть разъяснены следующие вопросы. • Почему хотят устроить еуе/Я-мероприятие? • Какая цель преследуется? • Какие затраты труда потребуются от отдельных участков? • Какие задачи необходимо выполнить? • Какие требования предъявляются к отдельным участкам? Только когда на данные вопросы будут даны исчерпывающие ответы и руководящая команда предоставит своим подчиненным возможность задавать собственные вопросы, высказывать собственные мысли и выражать опасения, тогда и отношение подчиненных к еуел/-мероприятию станет позитивным. От представителей команды руководства потребуются при этом незаурядные коммуникативные способности, которые можно отразить в следующих пунктах: • умение ясно и доходчиво излагать свои мысли; • умение активно слушать; • способность проникать в суть дела; • умение перенимать и творчески развивать идеи; • умение выражать критическое отношение. 6.4.5. Техники принятия решений Техники принятия решений помогают при выборе предлагаемых альтернатив. В рамках планирования и проведения event-меро-приятия ответственным лицам приходится принимать важные решения, имеющие далеко идущие последствия для проекта в целом. Техники принятия решений благодаря их систематическому построению побуждают обращаться к упорядоченности и логике при определении критериев и оценок. В последующем ходе реализации проекта с применением данных техник документируется весь процесс решений и обеспечивается их дальнейшее выполнение. Множество таких техник описано в обширной литературе по данной тематике. А потому нами будут рассмотрены только две основные. 6.4.5.1. Анализ практической ценности (scoring-метод — метод подсчета очков) Анализ практической ценности представляет собой метод сравнения различных альтернатив или возможностей принятия тех или иных решений. Он позволяет принимать решения на основе принципа максимальности (выбирается альтернатива с наибольшей практической ценностью).
Анализ практической ценности (который может быть применен аналогично другим способам выбора решений в ^«/-менеджменте, таким, как планирование содержания и времени, маркетинг-микс и оперативное проведение) осуществляется посредством следующих шагов. 1. Определение критериев. 2. Определение коэффициента значимости (3) отдельных критериев (т. е. выяснение количественного значения того или иного критерия). 3. Определение факторов оценки (Ф) (в приведенном выше примере диапазон оценок простирается от 1 балла — «неудовлетворительно» до 10 баллов — «отлично»). 4. Вычисление значения отдельной оценки по формуле О = 3 х ф. 5. Суммирование значений оценочных баллов. 6. Выбор того варианта, для которого набралось наибольшее количество оценочных баллов и который вследствие этого в пределах установленных критериев подходит наилучшим образом. Анализ практической ценности как техника принятия решений может быть действенным в зависимости от качества субъективно выбранных критериев и их значимости. Преимущества данного метода — гибкость целевых систем и непосредственная сопоставимость альтернатив. 6.4.5.2. Таблица решений Техника таблицы решений позволяет представлять ситуацию с принятием решений наглядно, ясно и в сжатой форме. С ее помощью запланированные действия, выполнение которых зависит от многочисленных условий и предпосылок, определяются компактно и наглядно и тем самым поддерживают процесс принятия решений. Приведенная ниже таблица решений (табл. 6.3) представляет тривиальную ситуацию. • • Если солнца нет, пасмурно и ВГ > 50%, мероприятие состоится в зале. • Если солнца нет и ВГ < 50%, мероприятие состоится под открытым небом. • Если погода солнечная и ВГ < 50%, мероприятие состоится под открытым небом. Таблица решений включает следующие элементы: • Ф1 и Ф2 представляют соответствующие предпосылки; • В1—ВЗ означают возможные действия; • У1-У4 отражают правила (условия); • X символизирует зону действия и показывает, какое действие должно быть выполнено для какого условия. В таблицу введены следующие обозначения: • Д = Да, предпосылка имеется. • Н = Нет, предпосылка отсутствует. • X — Выполнять действие. Таблица решений может дать верные результаты только в том случае, если все условия взаимоисключают друг друга (однозначность) и все мыслимые действия учитываются через заданные правила (полнота, точность данных).
6.4.6. Техники креативности
«Я не верю, что креативность есть дар доброй феи. Я верю, что она есть готовность, которую можно развить упражнениями и обучением». Де Боно Польза побочных размышлений
Техники креативности являются методиками отыскания идей. Еще говорят о методах расширения поискового пространства. Зажигательная идея, как правило, не является результатом вдохновения, но должна отыскиваться исключительно целенаправленно, а потому сам поиск является тяжким трудом. Между тем имеется большое количество креативных техник. Мы не будем представлять и разбирать их по отдельности, ибо по данной тематике существует достаточно специальной литературы. И все же вкратце затронем отдельные базовые техники.
6.4.6.1. Мозговой штурм (brainstorming) Мозговой штурм и близкие ему техники служат прежде всего для синергетической интеграции группы, состоящей из отдельных людей. Когда команда перенимает идеи своих членов и конструктивно их развивает далее, то продуктивность команды в целом становится заметно выше, нежели индивидуальные отыскания идей или решения проблем. Мозговой штурм поддерживает креативность группы и потому может внедряться в сферу планирования, например, с целью нахождения дополнительных преимуществ для посетителей. Цель мозгового штурма — собрать как можно большее количество различных идей, из которых затем будут отобраны лучшие и наиболее подходящие для достижения успеха. Руководство мозговым штурмом берет на себя ведущий, который вкратце излагает цель либо проблему. Круг участников должен быть как можно более разнородным и включать от шести до десяти человек. Крайне важно создать непринужденную и спокойную атмосферу, чтобы участники мозгового штурма смогли направить свои мысли в «свободный полет». Правила проведения мозгового штурма: • количество предшествует качеству; • никакой критики; свободное и непринужденное выражение собственных мыслей; • идеи, предложенные отдельными участниками, подхватываются и далее развиваются. Людям необученным и непривычным не всегда легко дается сразу оценить и отреагировать на новые идеи, им бывает трудно избежать шаблонных и, главное, убийственных фраз типа «это все не годится», «это слишком дорого» или «мы такого еще никогда не делали». К технике мозгового штурма близка техника записи мыслей (brain-writing), называемая еще методикой 635. Здесь речь идет о том, что шесть человек каждые пять минут выдают и записывают по три идеи и передают их дальше по кругу. Каждый участник на каждом листке подписывает свои идеи; это называется «отработать шесть кругов». Сначала каждый участник записывает три идеи на одном листе. Следующий в цепочке участник вписывает в данный лист свои три идеи, так чтобы они по возможности развивали идеи предыдущего. И так далее...
6.4.6.2. Морфологический метод Здесь задача сначала дробится на компоненты (подзадачи, части проблем, части компонентов задачи, например, деление на участки целевого объекта), а затем в отношении каждого компонента делаются попытки креативного охвата многочисленных решений и путем их комбинирования определяют оптимальное решение. Способ продвижения выглядит следующим образом. 1. Определение и анализ проблемы или задачи. 2. Структурирование и дробление на компоненты. 3. Охват возможных решений по частям. 4. Комбинирование предложенных решений частей проблемы в общее решение. 6.4.6.3. Прочие креативные техники Имеется также целый ряд других креативных техник, например, техники ассоциаций. Основная идея здесь сводится к тому, чтобы создать отправную точку для ассоциации. Либо проблему мысленно переносят в иную среду, либо формируют аналогии, либо используют уже известные контрасты. Другие техники здесь представлены не будут, им посвящена специальная литература.
6.5. Вспомогательные средства менеджмента мероприятий В управлении мероприятиями и ^«/-мероприятиями полезно применять вспомогательные средства проект-менеджмента. Главнейшие из них: • описанные в данной главе методы планирования времени и ресурсов, контроллинг; • интегрированная система менеджмента, охватывающая управление проектом, процессом, информацией, качеством, а также защитой окружающей среды и безопасностью (EHS: environment, health and safety); • руководство по менеджменту, которое устанавливает, какие методы применимы (в конечном итоге ими окажутся те, что приведены в данной главе); • регистратор проекта, куда заносится вся важная информация; • контрольные таблицы и протоколы, которые определяют все важные решения и задачи; • программное обеспечение для поддержки проект-менеджмента. Далее будут представлены важнейшие методики и их применение в еуел/'-менеджменте. 6.5.1. Регистратор проекта Регистратор проекта служит для сбора в центральной инстанции всех без исключения важных для проекта сведений и документации. Он должен содержать по меньшей мере следующую информацию (см. «Контрольные таблицы»): • точное определение цели запланированного мероприятия; • организационная структура проекта и регулирование замещения должностей и исполнения обязанностей; • намеченные участки задач и назначенные ответственные за их выполнение; • список телефонов всех ответственных и другие важные номера; • планирование по времени проекта в целом; • календарный план-график с важнейшими назначенными сроками; • протоколы заседаний; • состояния проекта на определенные моменты времени, проработанные контрольные таблицы; • план финансирования, план действий персонала, планирование содержания, проекты планов (наброски); • соглашения, договора, деловая переписка; • расчеты; • образцы заполнения контрольных таблиц и протоколов, бланки. Регистратор проекта может составляться как в форме папки-скоросшивателя с документами, так и, при наличии соответствующей оснащенности техникой для электронной обработки данных, — в электронном виде. Здесь важно, чтобы регистратор проекта был доступен для всех членов команды. 6.5.2. Протоколы Заранее оговоримся, что протокол — это не всегда и не обязательно разработанный с высокими затратами документ; уже короткая запись важного телефонного разговора является протоколом. Протоколы, как правило, служат для информирования всех, кто отсутствовал, а также представляют собой список достижений, в который заносятся и объединяются все результаты действий и предпринимаемые меры. Требование к протоколу: • логическое построение; • достоверность данных; • объективность и отнесенность к делу; • лаконичность формы и четкость изложения; • констатация только действительных фактов, никаких догадок и предположений; • понятность для всех, включая не принимавших участия в действиях. По содержанию протокол должен включать следующие моменты: • тема и цель обсуждения, сроки; • участники и распределители заданий; • по возможности — высказывания участников, результаты голосований; • результаты, постановления, рекомендации; • меры с запланированными сроками и компетенциями. Короче говоря, протокол содержит следующее. • Что говорится, постановляется и определяется в процессе переговоров? • Кто что делает, совместно с кем и до какого срока? 6.5.3. Средства программного обеспечения Обычно при планировании мероприятий пользуются поддержкой системы программного обеспечения. При такой поддержке мы можем сделать различия между: • системами, разработанными собственными силами (посредством языка программирования или инструментария стандартного ПО, например такого, как система расчетов в таблицах); • специальным программным обеспечением для управления мероприятиями или еуе«/-менеджмента; • применением стандартного ПО для проект-менеджмента; • применением стандартного ПО для ERP. 6.5.3.1. Критерии В настоящее время имеется множество средств программного обеспечения, которые могут использоваться в проект-менеджменте. Диапазон предложений простирается от общеупотребительных инструментов ПО (например, производства Microsoft) до узкоспециальных средств для строительной индустрии. При выборе подходящего программного обеспечения стоит обратить внимание на следующие моменты: • анализ затрат и преимуществ (более дорогие пакеты программного обеспечения не окупаются в случае мелких однократных проектов); • комплексность продукта; • затраты на обучение сотрудников и связанные с ними издержки; • необходимое электронное оснащение (аппаратное обеспечение, операционная система, ПО); • полный объем и необходимая комплектация для удовлетворения всех требований. 6.5.3.2. Расчеты в таблицах При помощи системы расчетов в таблицах легко составляются контрольные таблицы, осуществляется календарное планирование и производятся прочие расчеты. • Контрольные таблицы могут быть реализованы в данной форме, поскольку она позволяет проверять точность выполнения. Тем самым выполнение одной контрольной таблицы может также переноситься на таблицу более высокого уровня. • При помощи таблиц могут планироваться и контролироваться сроки, а также проверяться их соблюдение. • Таблицы прекрасно годятся и для составления сметы. При этом можно воспользоваться опытными данными или принять их за основу. 6.5.3.3. Менеджмент мероприятий SAP R/3 Менеджмент мероприятий в R/3 касается прежде всего мероприятий в рамках программ развития персонала, т. е. повышения его профессионального уровня. Типичным мероприятием такого рода являются обучающие курсы. Система позволяет осуществлять планирование, учет расходов и обобщение данных. Остальные мероприятия могут осуществляться в рамках проект-менеджмента. Значимые для планирования мероприятия данные включают, например, статус (определенный или запланированный), место и время, количество участников, носителей затрат и сведения об устроителе еуея/-мероприятия. 6.5.3.4. Банк данных Посредством банка данных подлежат управлению прежде всего общие данные по еуел/-мероприятию: участники, исполнители, сроки. Банки данных служат в качестве информационно-запоминающих устройств, а потому, кроме всего прочего, прекрасно годятся для подведения итогов мероприятия (составления отчетности). Системы управления данными охватывают диапазон от хранящейся на сервере базы данных до программ уровня Microsoft Access для офисного использования, содержащих готовые приложения для менеджмента мероприятий. 6.5.3.5. Программное обеспечение проект-менеджмента Посредством программного обеспечения проект-менеджмента, например Microsoft Project, могут разрабатываться следующие участки задач менеджмента мероприятий: • ход проведения и процессы; • рабочая структура и структурный план проекта; • сетевой план и полосное планирование (диаграмма Ганта); • ресурсы, персонал и материалы; • контроллинг, контроль соблюдения сроков, контроль ресурсов; • продвижение работ. Отдельные области применения данного программного обеспечения в данной книге мы рассматривать не будем, ограничимся указаниями на соответствующую литературу по теме и на отдельных производителей ПО.
6.6. Области задач Области задач в рамках менеджмента мероприятий могут подразделяться следующим образом (рис. 6.7). Следующие подразделы призваны еще раз тезисно обозначить содержание отдельных областей задач. Подробное изложение дано в отдельных главах. 6.6.1. Стратегия Данная область задач характеризует стратегические факторы возможного успеха мероприятия. Она включает следующие задачи: • определение цели и создание бренда еуеиг-мероприятия; • определение целевых групп и анализ шансов на рынке; • определение дистрибуционной, продуктовой и ценовой политики; в использование возможностей коммуникации, рекламы и продвижения продаж; • определение мер для PR (работы с общественностью); • установление возможных спонсоров мероприятия. Подробное описание данной области задач вы найдете в главе 3 «Стратегии успеха». 6.6.2. Логистика Тематическая область логистики включает виды деятельности, необходимые для обеспечения бесперебойного хода ^«/-мероприятия. Ее диапазон охватывает продовольственное снабжение, свое- временно курсирующий местный автобус, опорожнение мусорных баков и многое другое. В главе «Логистика» подробно представлены следующие участки: • организация общественного питания (ресторанного обслуживания);
• установление порядка заказов и поставок; в планирование спектра предложений; • количественное планирование; • определение места проведения мероприятия; • проектирование необходимой инфраструктуры; • информационный менеджмент, внутренние и внешние коммуникации; • устранение отходов и необходимость бережного обращения с окружающей средой.
6.6.3. Общие условия Проблемная область общих условий охватывает следующие темы, подробно рассмотренные нами в главе 5: • право и ответственность; • охрана окружающей среды и здоровья, безопасность; в финансы и налоги; • затраты и рентабельность. 6.6.4. Проект-менеджмент Тематическая область проект-менеджмента охватывает следующие задачи, подробно представленные в настоящей главе: • планирование мероприятия в целом; • определение участков задач; • определение фаз и вех; в планирование времени и ресурсов; • контроллинг проекта и затрат; • необходимые техники менеджмента; • вспомогательные средства проект-менеджмента.
6.7. Фазы и вехи eve/if-менеджмента Применительно к еуеяг-менеджменту проект в целом рекомендуется разделить на уже известные семь фаз: • инициирование; в старт; • подготовка; • пуск; • действие; • последействие; • подведение итогов.
6.7.1. Инициирование Фаза инициирования отражает промежуток времени между возникновением идеи и принятием решения о проведении event-мероприятия. В случае более крупных проектов в данной фазе разрабатывается предложение для соответствующих носителей решений. Далее эта фаза определяет приблизительную концепцию (фирменный симпозиум, концерт, торжество по случаю 100-летнего юбилея...) и цель (товарооборот, привлечение новых членов спортивного общества и т. д.) еуеяг-мероприятия. Принимаемые здесь решения по содержанию могут не согласовываться в следующих фазах либо подгоняться путем значительных издержек. Как результат или как веха данной фазы выступает сам event (принятие стратегии и решения о проведении), носитель, руководитель проекта и, если необходимо, сроки. Определение сроков в фазе инициирования имеет смысл только тогда, когда проведение еуеяг-мероприятия приурочено к конкретной дате, например, 100-летнему юбилею спортивного общества. В нормальной же ситуации установление точных сроков производится только по окончании планирования проекта в стартовой фазе. 6.7.2. Старт Основные задачи данной фазы сводятся к детальному планированию еуеяг-мероприятия и проектному планированию задачи в целом. В детальном планировании общая концепция формулируется во всех подробностях, каждый элемент концепции рассматривается по отдельности. В результате такого планирования должны быть разработаны плановые и содержательные параметры, а также намечены основания для общей организации, необходимые ресурсы (укомплектованность персонала, рабочая сила, денежные средства) и календарный план-график. Далее в данной фазе должны быть определены организационная и содержательная структура проекта и сферы ответственности. По завершении планирования принимается решение о том, нужно начинать подготовку к мероприятию или нет. 6.7.3. Подготовка В предварительной фазе event начинаются собственно подготовка и реализация планирования проекта. Должны быть предприняты необходимые для проведения еуея/-мероприятия меры (например, заблаговременная подача заявки на санитарное оборудование, рекламные акции, поиски спонсоров, рассылки пригласительных открыток). Принципиальные изменения в самом еуе«/-мероприятии или в его организационной структуре на этом этапе уже едва ли возможны. Далее, в пределах данной фазы, если это необходимо, посредством контроллинга проекта осуществляются соответствующие меры по управлению. В конце фазы складывается так называемая ситуация «точка невозвращения», поскольку отныне изменения в планировании либо вообще больше невозможны, либо возможны ценой непомерных издержек. 6.7.4. Пуск В пределах фазы пуска event-мероприятия осуществляются необходимые работы по строительству, монтажу и обустройству на месте действия и принимаются меры к проведению мероприятия на высшем уровне. Фаза заканчивается вехой «открытая дверь», т. е. официальным открытием. 6.7.5. Действие Фаза активного действия отражает собственно проведение мероприятия. Начиная с открытия и приветствия участников и зрителей и вплоть до окончания, когда последние посетители покидают зону действия. Только в этой фазе становится ясно, достаточно ли хорошо был спланирован проект и насколько верны оказались принятые прежде решения. Окончание данной фазы означает официальное закрытие мероприятия. 6.7.6. Последействие Фаза последействия означает все без исключения действия на месте проведения после официального завершения мероприятия. Как правило, сюда относятся демонтаж сооружений, отправка и возврат оборудования и обстановки. Конец данной фазы символизирует окончание абсолютно всех действий с покиданием места проведения.
6.7.7. Подведение итогов В фазе подведения итогов — при составлении итогового финансового баланса, сборе и анализе отчетных докладов, подготовке документации по проекту в целом, оценке участия каждого сотрудника (с выражением благодарности) и контроле успеха — задаются вопросом: «А все ли поставленные нами цели достигнуты?» С окончанием фазы подведения итогов проект мероприятия в целом считается завершенным.
Дата добавления: 2014-12-26; Просмотров: 426; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |