ПОДГОТОВКА. Выделите себе достаточно времени для подготовки двумя способами

Выделите себе достаточно времени для подготовки двумя способами. Во-первых, зарезервируйте для себя много спокойного времени. Начните

118 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

продумывать выступление заранее - когда моетесь в ванной, по пути на работу, пока работаете на даче, - в любом месте, где можете свободно развивать новые идеи по своему предмету. Во-вторых, вы должны найти для себя много времени, чтобы фактически подготовить выступление. Подготовка состоит из восьми этапов.

/. СОГЛАСИЕ ВЫСТУПАТЬ

Не соглашайтесь выступать, если не будете знать, что можете сказать что-то полезное данной аудитории по данному предмету.

2. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДГОТОВКА

Соберите факты и аргументы для своего выступления при помощи моз­гового штурма и записи всех идей в порядке их поступления; специаль­ного изучения предмета; бесед с коллегами и друзьями и хранения выре­зок из печатных изданий и компьютерных файлов по темам, по которым вам, возможно, придется выступать.

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СУТИ ВЫСТУПЛЕНИЯ

Вначале определите цель. Чего вы хотите - убедить, ознакомить, заинте­ресовать или вдохновить? Затем решите, какую главную мысль вы хоти­те донести. Придерживайтесь "правила трех". Немногие могут принять более трех идей за один раз. Упростите выступление, чтобы основные три момента, которые вы стремитесь объяснить, звучали четко и ясно. И, наконец, отберите факты и аргументы, которые лучше всего подкрепляют ваше сообщение.

Ни при каких обстоятельствах не пытайтесь охватить как можно боль­ше. Самая страшная ошибка выступающего - рассказать все, что он знает. Выберите и упростите материал, пользуясь "правилом трех".

4. СТРУКТУРИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Хорошая структура крайне необходима. Она служит залогом связности, позволяет мыслям течь свободно, придает перспективу, уравновешивает выступление и, самое главное, позволяет втолковать свою мысль.

Классический метод структурирования выступления состоит в том, что­бы "сообщить аудитории, что вы собираетесь рассказать, - рассказать об этом, - сообщить им, что вы рассказали". И это снова "правило трех" в действии, переложенное в плоскость внимания. Ваша аудитория, вероятно, выслушает одну треть того, что вы говорите. Если вы расскажете одно и то же трижды, каждый раз по-новому, хотя бы один раз они вас услышат.

В школе вам наверняка говорили, что литературное произведение долж­но иметь начало, середину и конец. Те же самые принципы действуют и применительно к выступлению.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВЫСТУПЛЕНИЙ ПЕРЕД АУДИТОРИЕЙ • 119

Вначале поработайте над средней частью своего выступления и:

• Запишите главные мысли на отдельных карточках.

• Перечислите пункты, которые вы хотите осветить, рядом с каж­
дой главной мыслью.

• Подберите факты, свидетельства, примеры для иллюстрации
своего выступления и добавьте местный колорит.

• Разложите карточки в разном порядке. Это поможет вам уви­
деть самый удачный способ произвести впечатление и выстро­
ить логическую связность повествования.

Теперь вновь вернитесь к началу своего выступления. На данном этапе вы должны стремиться к тому, чтобы вызвать внимание, пробудить инте­рес и вселить уверенность. Сделайте для аудитории рекламу того, что вы собираетесь рассказать. Подчеркните цель своей презентации - что даст ваше сообщение им.

И, наконец, подумайте, чем вы собираетесь заканчивать свое выступле­ние. Первое и последнее впечатление необычайно важны. Закончить необходимо на высокой ноте.

Тщательно продумайте продолжительность, оживление подкрепляющими материалами и целостность. Никогда не выступайте дольше 40 минут подряд. Лучше минут двадцать-тридцать. Крайне мало найдется выступа­ющих, которые смогут долго удерживать внимание людей. Как правило, вначале аудитория проявляет активный интерес (если только вы не ском­каете свое вступление), но затем интерес постоянно снижается, пока люди не поймут, что вы приближаетесь к завершению. Тогда они оживляются. Отсюда понятно, насколько большое значение имеет заключение.

Чтобы удерживать внимание аудитории в процессе изложения, делай­те промежуточные обобщения, которые подкрепляют ваше выступление и, самое главное, доносят до их сознания ключевые моменты с некоторы­ми интервалами в течение всего выступления.

Целостность имеет не менее важное значение. Нужно построить изло­жение темы последовательно, чтобы оно в итоге привело вас к положи­тельному и неизбежному заключению. Расставьте указатели по ходу повествования, предусмотрите промежуточные обобщения и перекиньте "мостики" между частями, по которым ваша аудитория будет естествен­но переходить от одного пункта к другому.

5. ПОДГОТОВЬТЕ ЗАМЕТКИ

В подготовке к выступлению удобнее всего пользоваться заметками на карточках. Каждая карточка должна относиться к одному пункту и вклю­чать основные заголовки. Следует избегать многословности в формули­ровке каждого из них; они лишь запутают вас.

К таким карточкам легко можно будет обратиться во время выступле­ния; они не будут отвлекать внимания вашей аудитории. Однако непло-

120 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

хо также полностью выписать на отдельных карточках вступительные и заключительные замечания. После этого вы сможете заучить их на па­мять, чтобы гарантировать уверенное начало и позитивную концовку своей презентации.

6. ПОДГОТОВЬТЕ НАГЛЯДНЫЕ ПОСОБИЯ

Поскольку ваши слушатели воспримут лишь одну треть из того, что вы им сообщите, исходя из этого, подкрепите свое сообщение наглядными средствами. Всякий раз мобилизуйте в них более чем одно восприятие. Лекционные планшеты, слайды и тому подобные средства чрезвычайно полезны для усиления эффекта, но смотрите, не переусердствуйте, - пусть они будут простыми. Обилие наглядных пособий может действовать от­влекающе, а словоблудие или даже дотошность при подготовке и пред­ставлении своей презентации могут рассеять внимание, утомить и сбить с толку вашу аудиторию.

7. ПРОРЕПЕТИРУЙТЕ

Репетиция имеет необычайно важное значение. Она вселяет уверенность, помогает правильно рассчитать время, позволяет отшлифовать вступле­ние и концовку и правильно увязать выступление с наглядными пособи­ями.

Несколько раз проговорите свое выступление и засеките, сколько вре­мени занимает у вас каждая часть. Освойте развитие идей, кратко запи­санных на карточках, и поменьше воды. Ни в коем случае не пишите все выступление целиком, чтобы на репетиции читать его с листа. Это -верный путь к высокопарному и лишенному огонька выступлению.

Потренируйтесь громко произносить свое выступление, при этом встань­те, если вы будете выступать перед своей аудиторией стоя. Некоторые любят записывать свою речь на магнитофон, но это может дать ложную картину. Лучше попросить кого-нибудь прослушать ваше выступление и высказать конструктивные критические замечания. Возможно, морально вам будет нелегко услышать их, но зато чрезвычайно полезно.

И, наконец, постарайтесь прорепетировать в реальном помещении, где вы будете выступать, используя наглядные пособия и попросив кого-нибудь сесть сзади и послушать, чтобы быть уверенным, что вас слышно даже в последних рядах.

8. ПРОВЕРЬТЕ И ПОДГОТОВЬТЕ ВСЕ НЕОБХОДИМОЕ НА
МЕСТЕ

Проверьте, хорошо ли видны ваши наглядные пособия. Вы должны знать, как ими пользоваться. Проверьте и отрегулируйте резкость проекцион­ного аппарата или слайдоскопа. Проинструктируйте своего кинооперато-

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВЫСТУПЛЕНИЙ ПЕРЕД АУДИТОРИЕЙ • 121

pa и пройдитесь с ним по всему фильму, убедитесь, что по ходу показа нет никаких заминок.

Если вы показываете слайды через слайдоскоп с вращающимся мага­зином, просмотрите все слайды от начала до конца и убедитесь, что они расположены в правильной последовательности и ни один из них не перевернут вверх ногами.

Будьте готовы к тому, что аппаратура может выйти из строя. Возмож­но, вам придется немедленно перестраиваться и продолжать выступле­ние без нее. Поэтому не следует чрезмерно рассчитывать на наглядные пособия.

Прежде чем начать выступление, убедитесь, что ваши заметки и на­глядные пособия собраны в правильном порядке и вы легко можете ими воспользоваться. Нет ничего хуже, чем ситуация, когда лектор пута­ется в своем выступлении и беспомощно тычется, пытаясь найти очеред­ной слайд.

ПОДАЧА МАТЕРИАЛА

При тщательной подготовке неудача вам не грозит. Провал вас не ждет. Но то, как вы преподнесете материал, повлияет на впечатление от вашего выступления. Качество подачи зависит от техники и манеры изложения.

ТЕХНИКА

Ваш голос должны слышать люди на задних рядах. Если вы не знаете, слышно ли вас, спросите у аудитории. Замечания "Погромче, пожалуй­ста" по ходу выступления сильно отвлекают внимание. Разнообразьте темп, высоту тона и логические ударения по ходу речи. Прежде чем сказать ключевую фразу, выдержите паузу, чтобы подчеркнуть ее, и после того, как произнесете ее, - еще одну, чтобы дать возможность осознать сказанное. Постарайтесь быть разговорчивым. Избегайте напыщенно-неестественной подачи. Это одна из причин, почему ни в коем случае нельзя читать свое выступление по написанному. Если вы будете есте­ственны, аудитория гораздо охотнее примет вашу сторону.

Легкое расслабление - это неплохо, если оно возникает естественно. Люди легко начинают испытывать скуку, когда им читают лекции, но не следует шутить, если вы не умеете хорошо рассказать шутку. Не навязы­вайте им шутки потому, что вы чувствуете, что должны пошутить. Мно­гие успешные ораторы, которых с удовольствием слушает аудитория, ни­когда не прибегают к шуткам.

Слова и предложения, которые вы употребляете в своей речи, должны быть простыми и короткими.

122 • КАК СТАТЬ ЕЩЕ ЛУЧШИМ МЕНЕДЖЕРОМ

Ваши глаза являются важным средством контакта с аудиторией. Смот­рите на своих слушателей, измеряйте их реакцию и приноравливайтесь к ней. Не волнуйтесь, если люди начнут поглядывать на часы; беспокоить­ся стоит тогда, когда они станут трясти их, проверяя, не остановились ли они.

Руки нужны вам лишь для того, чтобы подкреплять свои слова жестами или расставлять логические ударения. Не делайте суетливых движений, выказывая беспокойство. Не складывайте руки в карманы.

Следите за своей позой - держитесь естественно и прямо. Не стойте как попало. Будьте человеком, который полностью владеет собой, и всем сво­им видом показывайте это. Если вы начнете метаться туда-сюда, как загнанный тигр, то будете отвлекать своих слушателей. Они начнут опа­саться, что вы споткнетесь о какой-нибудь прибор или упадете с края трибуны.

МАНЕРА ИЗЛОЖЕНИЯ

Расслабьтесь и покажите, что вы не испытываете напряжения. Излучай­те тихую уверенность. Спокойствие и уверенность придут при тщатель­ной подготовке и с опытом.

Не поучайте свою аудиторию или не говорите с ней напыщенно. Они станут сопротивляться, и это обернется против вас.

Проявите искренность и убежденность. Явная искренность, вера в то, о чем вы говорите, положительная убежденность и вдохновение, которое вы испытываете при изложении своих идей, значат гораздо больше, чем любая техника.

Дата добавления: 2015-04-29