Стратегии искоренения табличных витрин данных

Крупный план 5.2

Табличные витрины данных - это «изменнические» электронные таблицы и настольные базы данных, которые, надо отдать им должное, содержат жизненно важные массивы общекорпоративной информации, необходимой для работы данного бизнеса. Однако, поскольку они создаются индивидуумами в разное время, с использованием разных источников данных и правил для определения показателей, то создают фрагментарное представление о работе предприятия. Без централизованно определенных метрик и единой версии общекорпоративной информации организации не смогут эффективно бороться с конкурентами.

Сегодня табличные витрины - это горе и для сотрудников ИТ-отделов, которые не могут сдерживать их быстрое распространение, и для генеральных директоров, которые из-за них не могут получить точное представление о своем предприятии. Существует пять стратегий («пять С») уничтожения табличных витрин:

1. Принуждение. Генеральный директор должен предписать порядок правильного использования электронных таблиц и настольных баз данных. Отдельно эта стратегия срабатывает редко, потому что предписать такое довольно трудно. На самом деле принуждение обычно только обостряет проблему. Пользователи «уходят в подполье» и начинают управлять своими отделами и подразделениями с помощью тайных табличных витрин, работающих параллельно «официальным» системам. Старая пословица «Все. с чем вы боретесь, сопротивляется» вполне применима и к табличным витринам. В то же время без мощного давления руководства пользователи часто отказываются менять свои аналитические привычки. Так что лучше всего использовать эту тактику в сочетании с одним или несколькими подходами, которые будут описаны ниже.

2. Конверсия. Эта стратегия предусматривает «продажу» выгод от создания в организации стандартной среды бизнес-анализа. Ключевой момент: необходимо добиться, чтобы ценность среды бизнес-анализа превысила ценность табличных витрин данных как минимум на 50% (что иногда является очень трудной задачей!).

• Экономит время. Система бизнес-анализа собирает и интегрирует данные (через хранилище данных), так что вам больше не придется исполнять эти функции самому.

• Повышает качество данных. Система бизнес-анализа обеспечивает более чистые и более точные данные, чем любая табличная витрина (благодаря хранилищу данных).

• Обеспечивает более глубокое понимание. Система бизнес-анализа позволяет анализировать данные по большему числу систем и тематических областей и обеспечивает более глубокое понимание бизнеса, способствующее карьерному росту.

• Предлагает сопоставимую функциональность. Система бизнес-анализа обеспечивает те же самые аналитические функции и особенности, что и табличная витрина данных, например, записные книжки, построение диаграмм, операции с сообщениями, моделирование по принципу «что. если...» и автономное использование.

• Обеспечивает дополнительные функциональные возможности. Система бизнес-анализа поддерживает дополнительные функции, такие как возможность составления графиков, совместного использования или аннотирования сообщений, сотрудничество с коллегами, легкая публикация сообщений на портале.

• Обеспечивает поддержку. Работа систем бизнес-анализа и информационного хранилища поддерживается ИТ-отделом, поэтому не следует волноваться, если что-то ломается.

3. Сосуществование. Эта стратегия превращает Excel в полноценного клиента на сервере бизнес-анализа. Вместо того чтобы принуждать пользователей переходить на другие инструменты, позвольте им использовать Excel для доступа к данным и сообщениям на сервере бизнес-анализа. В этом варианте пользователям обеспечивается возможность использования всех функций электронных таблиц, которые они знают и любят, и одновременно это позволяет организации управлять критически важными данными и сообщениями стандартным образом. Возможно, это лучший вариант, если использовать его в сочетании с вариантом 2, описанным

выше. Интересно отметить, что в этом варианте использование Excel для бизнес-анализа заметно расширяется, в то время как использование Excel в качестве табличных витрин сводится к минимуму или вообще прекращается.

Существует два способа сделать Excel клиентом сервера бизнес-анализа. В жестко управляемой среде пользователи Excel получают доступ к заранее определенным отчетам, которые Excel представляет на сервер. В более открытой среде пользователи Excel обращаются с запросами к конечным (back-end) системам, используя семантический слой, который представляет собой набор объектов запроса, заранее определенных ИТ-отделом, и который управляет доступом к данным в исходных системах. Большинство главных поставщиков систем бизнес-анализа теперь поддерживает оба метода интеграции с Excel.

4. Кооптация. Четвертая стратегия исповедует подход «если вы не можете их победить, объединитесь с ними». Эта стратегия предусматривает автоматизацию табличных витрин путем реализации их на центральном сервере, поддерживаемом и управляемом ИТ-отделом. При этом ИТ-отдел не изменяет методы, процедуры и правила доступа к данным, созданные пользователями табличных витрин: он лишь обслуживает их для их же пользы, позволяя им не тратить больше времени на анализ данных и тратить меньше времени на сбор и обработку данных. Постепенно, через какое-то время. ИТ-отдел может перенести табличные витрины в более стандартную среду. Несколько продавцов систем бизнес-анализа, в частности Compassofr и Metas. уже предлагают инструменты для кооптации.

5. Сжатие (cower). Последняя стратегия - это разновидность первой. Принятый в США закон Сарбейнса-Оксли наделил ИТ-отделы огромной дубиной для принудительного введения стандартов управления в масштабах всей организации. Поскольку большинство высших руководителей предпочитает избегать тюрьмы, убедить их поддержать корпоративную архитектуру, обеспечивающую стандартизацию использования инструментов и данных, в частности для представления основных финансовых отчетов, как правило, удается довольно быстро.

Но какую бы стратегию для представления единственной версии правды вы ни выбрали, главное — это запастись терпением. Аналитические привычки не изменяются мгновенно. Огромное терпение, хорошие навыки общения и развитая среда бизнес-анализа — все это должно помочь вам справиться с проблемой быстрого размножения табличных витрин.

Хотя организации, страдающие от разросшихся табличных витрин данных, могут формировать витрины данных и информационные хранилища и, может быть, даже перейти на этап 3 или 4, на самом деле это мало что дает. Табличные витрины данных высасывают жизненные соки из этих новых структур и не позволяют организации реализовать их потенциальные выгоды и преимущества. Чтобы преодолеть «Воронку» и перейти от «младенчества» к «детству», пользователям табличных витрин данных придется пожертвовать своей автономией и индивидуальными представлениями о бизнесе и согласиться на введение стандартов формирования, представления и определения (definition) данных и информации на уровне отделов или отделений. Как правило, пользователи без борьбы не отказываются от локального управления и своих табличных витрин данных, и именно поэтому так трудно бывает преодолеть «Воронку»!

Дата добавления: 2015-04-29