Что же такое отчет.

Крупный план 8.1

Слово «отчет» в настоящее время имеет так много значений, что этот вопрос заслуживает отдельного пояснения.

Стандартные отчеты. Согласно давним традициям, отчет представляет собой строго регламентированный статический комплект данных, который составляется регулярно через определенные промежутки времени и направляется пользователям в бумажном или (в последнее время) электронном формате. Но в настоящее время для работников умственного труда (руководителей, менеджеров, аналитиков и сотрудников, непосредственно работающих с клиентами) такие стандартные отчеты не представляют большой ценности: информации в них слишком мало, чаще всего она уже устаревшая и слишком статичная.

Существует множество разнообразных вариантов стандартных отчетов. Так. в ежемесячных управленческих отчетах результаты деятельности организации сопоставляются с бюджетными или плановыми показателями; финансовые отчеты представляют бухгалтерские балансы и сведения о прибылях и убытках как для внутренних, так и для внешних пользователей; в регулярно составляемых производственных отчетах фигурирует множество параметров и выписок; в операционных отчетах приводятся результаты, полученные от одной системы операционной поддержки.

Интерактивные отчеты. «Отчеты» нового поколения — это динамичные, подробные и интерактивные документы. Они позволяют пользователям проводить подробный углубленный анализ, переключаться на смежные тематические области, чтобы рассмотреть информацию в других ракурсах, или просматривать иные, сопутствующие документы. Интерактивные отчеты фильтруют данные по категориям пользователей, поэтому каждый участник может просматривать только те данные, к которым у него есть допуск. Динамические отчеты позволяют пользователю делать «моментальные снимки» данных и передавать их коллегам по электронной почте или выставлять на сайтах.

Для генерирования интерактивных отчетов можно использовать традиционные средства составления таких документов, параметризированные методы отчетности, инструменты онлайновой аналитической обработки (OLAP). средства визуализации и другие технологии. Во многих панелях индикаторов интерактивные отчеты являются ключевым компонентом. При наличии интерфейса панели индикаторов или портала интерактивные отчеты, в сущности, почти не отличаются от тактических панелей индикаторов.

ХАРАКТЕРИСТИКИ

ТАКТИЧЕСКИХ ПАНЕЛЕЙ ИНДИКАТОРОВ

МНОГОСЛОЙНОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

В 1-й главе мы говорили, что панели индикаторов имеют три слоя представления информации: обобщенное графическое представление, многомерное представление и представление на уровне транзакций. В этом разделе описан процесс создания компанией International Truck and Engine трех слоев информации в рамках портала ключевых бизнес-индикаторов.

Верхний слой информации

На рис. 8.1 представлена домашняя страница тактической панели индикаторов, самостоятельно разработанной компанией International Truck and Engine с использованием сетевого ПО. В сущности, она представляет собой веб-портал, который, в частности, обеспечивает финансовых менеджеров компании всей информацией, необходимой им для контроля за деятельностью компании. Для каждого подразделения компании на этом портале ключевых бизнес-индикаторов (KBI) создана отдельная метка; существует также метка MyKBI, позволяющая пользователю выбирать из предлагаемого списка те показатели и документы, просмотр которых ему разрешен. Выбирая объекты, пользователь может помещать их в одну из трех колонок на экране и располагать по вертикали в соответствии со своими предпочтениями.

Значения показателей и тенденции на этой домашней странице представлены в виде гистограмм, а символы, характеризирующие статус бизнеса или процесса («хорошо», «плохо», «нормально»), не используются. Кстати, в этом и состоит одно из главных различий между стратегическими и тактическими панелями индикаторов: в тактических панелях индикаторов основное внимание уделяется данным об эффективности предприятия, тогда как стратегические панели индикаторов акцентируют внимание на статусе и оценке эффективности. Однако на этих гистограммах все же прослеживается едва видимая линия тренда, позволяющая сравнивать фактические результаты с плановыми, но это далеко не главная особенность этих диаграмм.

В средней колонке домашней страницы панели индикаторов приведен список отчетов и документов, представленных в разных форматах (Excel, PDF, Word и HTML). Это делает тактическую панель индикаторов более похожей на портал по сравнению с операционной или стратегической панелью индикаторов. Некоторые документы защищены — для их просмотра требуется пароль. Под документами расположен предупреждающий сигнал с названием «Все грузовые автомобили» (Total Truck), который активируется, если выручка от реализации грузовых автомобилей не достигает целевых значений. Щелкнув по этому предупреждающему сигналу, пользователь получает «отчет» — диаграмму или таблицу, на основании которой он может приступить к выработке мер по исправлению ситуации. Заметим, что предупреждающие сигналы, как правило, присутствуют на операционных панелях индикаторов, тогда как на тактических панелях индикаторов они встречаются редко, то есть сайт компании International Truck and Engine является исключением из правил.

Описания объектов

Портал ключевых бизнес-индикаторов компании International Truck and Engine позволяет получать подробные описания объектов, которые помогают пользователям лучше понять происхождение и структуру того или иного показателя или отчета. У каждого объекта в окне, будь то документ или предупреждающий сигнал, есть своя отметка времени, информирующая пользователя о последнем обновлении. Справа от отметки времени находится синий кружок с буквой «i» (информация), щелкнув на котором, пользователь может просмотреть подробное описание объекта (точнее, то, что у специалистов по информационным технологиям называется «метаданными»), например, название объекта или отчета, имя «хозяина» этого объекта или отчета, время последнего обновления, выходной формат, местонахождение, текстовое описание и др.

Второй слой информации

Для более глубокого исследования того или иного показателя пользователь щелкает по его названию-гиперссылке и открывает систему онлайновой аналитической обработки (OLAP), с помощью которой можно проводить анализ по разным параметрам. Тактическая панель индикаторов делает этот переход от заказного портала к стандартной коммерческой системе онлайновой аналитической обработки (OLAP) прозрачным для пользователя. Для перехода от одного из этих инструментов к другому пользователю достаточно щелкнуть на соответствующей гиперссылке.

На рис. 8.3 представлено окно с диаграммой, указывающей число единиц транспортных средств, на которые были выписаны счета за последние пять месяцев. Чтобы получить данные о поставках с конкретного завода, нужно щелкнуть на фильтре «Production Plant» (производственное предприятие), расположенном над диаграммой, и выбрать нужный завод. Изменив фильтры для строк и колонок, менеджер может просмотреть данные по другому дистрибьюторскому каналу, другому финансовому году, другому региону и так далее. Кроме того, менеджер может менять тематику расчетов, переходя, например, от численности персонала к выручке или валовой прибыли.

Если пользователь захочет распечатать заинтересовавшую его диаграмму или обзор, ему нужно щелкнуть на кнопке «print» (печатать) над строкой меню онлайновой аналитической обработки (OLAP), и тогда документ будет распечатан в формате PDF. Кроме того, можно щелкнуть по кнопке «refresh» (обновить), чтобы обновить данные в окне, или щелкнуть по кнопке «Ехсе1», чтобы воспроизвести данные в формате Excel для дальнейшего анализа.

Третий слой информации

Еще более важно то, что, если и после ознакомления с отгрузкой продукции по конкретному заводу у пользователя еще остаются вопросы, он может щелкнуть на кнопке «Detail» (Подробности) и просмотреть отдельные транзакции, совершенные на заводе за интересующий его промежуток времени. Информация о транзакциях хранится не в кубе онлайновой аналитической обработки (OLAP), который питает экран с аналитическими данными, а в хранилище данных компании International Truck and Engine. Поэтому система переадресует запрос в хранилище и представит полученные данные в виде таблиц в отдельном окне (см. рис. 8.4).

И снова переход от системы онлайновой аналитической обработки (OLAP) к базе данных SQL осуществляется прозрачным для пользователя образом, и формат SQL генерируется автоматически. Пользователю при этом вообще ничего не надо делать, кроме как подождать ответа на запрос около пяти секунд. Если учесть, что объем хранилища данных компании International Truck and Engine составляет два терабайта, следует признать, что ответ на запрос поступает очень быстро. Затем можно перейти к дальнейшему анализу информации из хранилища данных, щелкнув на идентификационном номере (VIN) конкретной модели транспортного средства (в данном случае грузового автомобиля), после чего на экране появится окно с информацией о заказах и технических условиях сборки данного автомобиля.

Сейчас перед компанией International Truck and Engine стоит задача обеспечить единообразие представления информации в каждом из трех информационных слоев панелей индикаторов. Пока что сенсорные восприятия каждого из этих трех слоев сильно отличаются друг от друга, и методы работы с данными в каждом слое тоже свои. Если удастся гармонично свести все три слоя в одно целое, такую систему будет легче использовать, и для обучения пользователей потребуется гораздо меньше усилий.

УПРАВЛЯЕМЫЙ АНАЛИЗ

Естественная навигация

Поскольку панели индикаторов предлагают многоуровневое представление данных, они обеспечивают и естественные переходы от обобщенного уровня к более подробным представлениям. Такая встроенная навигация является основной формой управляемого анализа, которая удовлетворяет многих пользователей. Однако некоторые организации обеспечивают пользователям более сложные возможности навигации, чтобы они не могли «заблудиться» в море информации и не посылали неправильно оформленных запросов, на которые будут поступать неверные ответы. Эти организации стремятся сократить «время подготовки к анализу» («time to analysis") и ускорить принятие правильных решений за счет сведения к минимуму числа щелчков, которые должен сделать пользователь, чтобы получить релевантные данные.

Одна бостонская фирма, предоставляющая финансовые услуги, ориентирует пользователей с помощью гиперссылок, встроенных в данные. Например, отчет о прибылях и убытках может содержать отдельные колонки данных для расходов, доходов и численности персонала, каждая из которых снабжена гиперссылкой. Если щелкнуть на кнопке «расходы», то откроется окно с информацией о расходах. Потом можно щелкнуть на кнопке «бизнес-единица», чтобы просмотреть расходы этой бизнес-единицы, и так далее. Гиперссылки помогают пользователям переходить от одного окна или формата к другому.

Руководитель отдела финансовой отчетности и анализа этой фирмы рассказывает: «Наша панель индикаторов настроена таким образом, чтобы представлять информацию в специальных формах, предназначенных для бизнесменов. У них особый, необычный взгляд на расходы, поэтому, во избежание возникновения путаницы, они хотят, чтобы любой пользователь, который просматривает такую информацию, видел ее с их точки зрения. Именно эту задачу помогает решить управляемый анализ. Он указывает пользователю правильный путь и в то же время обеспечивает достаточную гибкость, позволяя ему менять направление поиска, следуя по этому пути».

Ограничения веб-интерфейса

Ко всему прочему, руководство этой бостонской компании не хочет, чтобы менеджеры среднего уровня и высшие руководители слой за слоем углублялись в анализ вплоть до мельчайших подробностей, потому что так можно просто заблудиться в информации. Руководитель отдела бизнес-анализа говорит: «Мы не перегружаем пользователей избытком аналитических параметров и вариантов навигации. Если возникает проблема, мы приводим менеджера на нужный уровень в нужное место, предполагая, что далее, в случае необходимости, он свяжется со своим бизнес-аналитиком для проведения дальнейшего анализа». Он добавляет, что бизнес-аналитики компании используют более сложный аналитический инструмент, работающий с теми же данными, что и тактическая панель индикаторов, которую используют руководители и менеджеры среднего уровня.

Элементы внешнего управления

Другие компании предлагают управляемый анализ в более конкретных формах, то есть своего рода онлайновый справочный стол, помогающий пользователю найти нужный отчет. Именно такой подход использует компания Direct Energy Essential Home Services. В ее системе управляемого анализа используется дерево решений. Для идентификации нужных отчетов пользователю последовательно задаются вопросы, на которые он должен отвечать только «да» или «нет», исходя из контента данных, которые он просматривает. Например, если в отчете о продажах указано, что отношение завершенных сделок к незавершенным сделкам мало, то пользователь с помощью дерева решений может найти отчет «незавершенные сделки» (sales pending), прочитать его краткое описание и, в случае необходимости, получить этот отчет для подробного ознакомления (см. рис. 6.8 в 6-й главе).

АРХИТЕКТУРА ТАКТИЧЕСКОЙ ПАНЕЛИ ИНДИКАТОРОВ

Архитектура, используемая компанией International Truck and Engine для поддержки тактических панелей индикаторов, похожа на архитектуру компании Quicken Loans, за исключением того, что последняя не поддерживает компоненты «реального времени», а именно склад данных реального времени и операционный склад данных (ODS). Для стандартизации и интеграции информации, получаемой со всей компании, International Truck and Engine использует хранилище данных, а для представления пользователям информации в наглядном формате, обеспечивающем быстроту и простоту навигации, она использует кубы онлайновой аналитической обработки (OLAP) и портал отчетности (см. рис. 8.5).

Серверные системы (Back-End Systems)

Бизнес-аналитическая архитектура компании International Truck and Engine собирает исходные данные и загружает их, прямо в их первоначальном формате, в реляционную базу данных, которая служит промежуточной областью, где данные предварительно просматривают и проверяют перед отправкой в хранилище. Затем, с использованием коммерческой технологии выборки, трансформации и загрузки данных (ETL), выполняется очистка, проверка годности и интеграция исходных данных, после чего они загружаются в другую реляционную базу данных, построенную по звездообразной схеме, что позволяет ускорить процесс обработки запросов (информация о звездообразных схемах приведена в главе 3).

Интерфейсные системы (Front-End Systems)

Информацию, введенную в базу данных, построенную по звездообразной схеме, International Truck and Engine распределяет в виде подмножеств данных по кубам оичайновой аналитической обработки (OLAP), которые поддерживают определенные приложения, например портал ключевых бизнес-индикаторов. В кубах онлайновой аналитической обработки содержится лишь обобщенная информация, в них нет подробных данных транзакцион-ного уровня, которые имеются в хранилище данных. Настройка кубов онлайновой аналитической обработки производится с таким расчетом, чтобы время ожидания ответов на такие запросы, как «Позвольте просмотреть данные о выручке по каждому продукту в северо-восточном регионе», за которым следует «Позвольте просмотреть данные о прибыли по каждой товарной позиции в бостонском офисе», было минимальным. Если пользователь исчерпал информационные возможности такого куба и продолжает поиск более подробных данных, то куб онлайновой аналитической обработки незаметным («прозрачным») для пользователя образом запрашивает хранилище данных и представляет пользователю полученную оттуда информацию.

В портале отчетности содержатся наиболее обобщенные показатели, которые представляют собой статические изображения диаграмм, выбранные из кубов онлайновой аналитической обработки. Когда пользователь входит в портал ключевых бизнес-индикаторов, диаграммы и другие объекты в доступных ему окнах автоматически обновляются с учетом новейших данных.

Уровни обобщения

Для агрегирования данных на разных уровнях детализации и поддержки разных методов анализа компания International Truck and Engine использует классическую архитектуру бизнес-анализа: домашняя страница портала ключевых бизнес-индикаторов предлагает данные и представления показателей с высоким уровнем обобщения; кубы онлайновой аналитической обработки предлагают слегка обобщенные данные и многомерные обзоры; хранилище данных предлагает данные на уровне транзакций, предназначенные для детального анализа.

СУЩЕСТВУЮЩИЕ ПРОБЛЕМЫ

Внедрение эффективной тактической панели индикаторов порождает множество проблем, которые в большинстве своем в основном связаны с созданием инфраструктуры бизнес-анализа, необходимой для консолидации и интеграции данных из многочисленных источников, а также для стандартизации определений, правил и показателей.

Дата добавления: 2015-04-29