Сбор информации о требованиях пользователей

Для сбора информации с целью правильного выбора ключевых показателей эффективности при развертывании панели индикаторов в большинстве случаев используются интервью и опросы. Интервью обычно проводят бизнес-аналитики, которые наряду с другими вопросами задают высшим руководителям компаний вопросы (предполагающие ответы в свободной форме) относительно стратегии бизнеса, целей и задач компании, а также надежд, возлагаемых на данный проект. После этого аналитики собирают дополнительную, более подробную информацию, интервьюируя менеджеров среднего уровня и экспертов по данной тематике, которые могут сообщить важные подробности относительно определенных процессов, указать источники данных и высказать свои соображения относительно показателей, используемых в рамках существующей отчетности, рассказать о том, что они обозначают и как рассчитываются.

Чтобы бизнес-аналитики проводили интервью в нужном ключе, команда, реализующая проект, обычно создает шаблон, то есть специальную форму, которая обеспечивает стандартизацию представляемых требований. Это служит определенной гарантией того, что в ходе интервьюирования аналитики будут задавать нужные вопросы в нужной последовательности и соберут полную информацию, которую легко будет стандартизовать и синтезировать.

Например, отдел технологических решений Hewlett Packard при определении новых показателей для своей стратегической панели индикаторов использует две формы: одну для сбора требований со стороны бизнеса, а другую для определения технических спецификаций. Форма, или шаблон, для сбора требований со стороны бизнеса содержит вопросы, касающиеся общего описания данного показателя: его наименования, его связи с корпоративной стратегией, его «хозяина», его целевых значений и диапазона допустимых значений, как он рассчитывается, и др. (см. рис. 11.3).

В технической спецификации определяются технические детали для каждого предложенного показателя. Этот документ включает в себя, в частности, вопросы относительно источников и форматов данных, логики выборки данных, конфигурации сбалансированной системы показателей, целевых значений параметров, аналитических конфигураций (включая строки и столбцы, типы данных, форматы и формулы), типов диаграмм и требований, касающихся безопасности. И самое важное, сюда входят вопросы относительно «хозяев» со стороны бизнеса и технических «хозяев» данного показателя,

Рисунок 11.3 ФОРМА ДЛЯ СБОРА ИНФОРМАЦИИ О ТРЕБОВАНИЯХ СО СТОРОНЫ БИЗНЕСА

	Форма PMMS LIBRA для опроса относительно предлагаемых показателей Представил: Дата:
Бизнес или служба	Для некого видо бизнесе или кокой службы нужен этот понозотель?
Регион/страна	В каких географических границах должен использоваться этот показатель?
Ракурс	К какой области сбалансированной системы показателей должен относиться этот показатель: клиенты, финансы, внутренние дело компании, обучение?
Наименование показателя	Дайте этому показателю краткое наименование (не более 19 знаков)
Описание показателя	Дайте описание данного показателя на языке бизнеса
Обоснование с точки зрения бизнеса и стратегическая важность	Определите, является ли данный показатель стратегическим или операционным, и обоснуйте необходимость его использования. В кокой мере он будет отражать прогресс в реализации стротегии?
«Хозяин» показателя в сфере бизнеса, эксперт по данной тематике, специалист по информационному менеджменту	Укажите «хоэяевч данного показателя (имя или должность) в той сфере бизнеса или в той службе, которая будет измерять его значения. Укажите токже. кто будет собирать, анализировать, утверждать и представлять соответствующие данные
Целевые значения и диапазон изменения	Определите целевое значение и диапазон изменений данного показателя. Укажите срок действия этих значений, объясните, по какому принципу они выбирались и кем утверждены Целевое значение: Диапазон изменения: Целевые значения выбраны и утверждены:
Определение, расчеты и критерии	Как рассчитывается данный показатель? Какие критерии при этом используются7 Укажите различия между глобальным и субрегиональным определениями
Источники и доступность данных	Из каких источников должны поступать донные и какими способами их предполагается собирать? В какие сроки предполагается получать эти донные (например, по рабочим дням, или через каждые и/есть месяцев, или ежегодно)?
Дополнительные отчеты	Какие дополнительные подробные отчеты о результатах измерений донного показателя можно будет использовать?
Показатели, связанные с данным показателем	Перечислите показатели, на которые влияет данный показатель (опстрим-покозатели). и показатели, которые влияют на нега (даунстрим-показатели)
Дополнительная информация	Сообщите дополнительную информацию, касающуюся данного показателя
Статус	Статус запроса для донного показателя от группы PMMS WW Program Office (утвержден, ожидается дополнительная информация), намеченная дата развертывания и др.

Примерная форма для сбора информации о требованиях к стратегической панели индикаторов, используемая отделом технологических решений Hewlett Packard

чтобы члены проектной группы знали, к кому они могут в случае необходимости обращаться с дополнительными вопросами.

Понимание контекста использования показателя

Хотя все вышеупомянутые данные относительно предлагаемых показателей очень важны, в большинстве случаев проектная группа стремится также понять контекст, в рамках которого бизнес планирует использовать данные показатели. Обычно для этого проводятся дополнительные интервью или разыгрываются специальные сценарии, в ходе которых документируются процессы и способы использования нужных показателей.

Например, корпорация International Truck and Engine провела дополнительные интервью с несколькими менеджерами, которые рассказали, что при обнаружении тенденции к ухудшению показателя они обычно просят бизнес-аналитиков составить для них подробный отчет. Команда быстро поняла, что если наряду со значениями показателя обеспечить также возможность доступа к подробным данным и отчетам, это могло бы принести менеджерам большую пользу и в то же время освободить аналитиков от дополнительной работы.