Використання конструктора для створення запиту

Створення запиту

Перед тим як створити запит слід усе добре обміркувати. Перед створенням запиту продумайте відповіді на такі запитання:

Яка таблиця (чи таблиці) містить потрібну інформацію?

Чи мають таблиці відповідні ключі?

Тип запиту, який вам потрібно викорис­тати.

Умови і критерії полів, які мають задо­вольняти записи.

Необхідні обчислення.

Порядок сортування.

Ім'я, під яким вам потрібно зберегти запит.

Щоб створити запит, клацніть на кнопці Запросы поточної бази даних, після чого клацніть на кнопці Создать або виконайте команду Вставка/ Запрос. На екрані з'явиться діалогове вікно Н овый запрос. Для створення запитів ви можете використати будь-який із запропонованих у вікні способів.

Використання майстра запитів

Майстри запитів створюють запити одного з чотирьох типів:

Простой запрос. Створює запит на вибірку на основі вибраних полів.

Перекрестный запрос. Створює запит для компактного запису даних у форматі електронної таблиці. Перехресні запити часто використовуються для побудови діаграм за узагальненими даними.

Повторяющиеся записи. Створює запитдля пошуку однакових записів у зазначенійтаблиці.

Записи без подчиненных. Створює запит для пошуку записів в одній таблиці, які не ма­ ють підпорядкованих записів у іншій (зв'я­ заній) таблиці.

Кожний майстер потребує введення інформації, необхідної для створення запиту певно­го типу. Щоразу ви маєте визначити таблицю (таблиці) чи запити, для яких цей запит вико­нуватиметься.

Щоб створити запит за допомогою конструк­тора, в діалоговому вікні Новый запрос виберіть Конструктор і клацніть на кнопці ОК. На ек­рані з'явиться вікно Запрос 1: Запрос на вы­борку і діалогове вікно Добавление таблицы. Для вибору таблиці, яку вам потрібно дода­ти до вашого запиту, двічі клацніть на імені таблиці або виділіть ім'я таблиці, а потім клацніть на кнопці Добавить. Access додасть таблицю у вікно Запрос 1: Запрос на выборку. Діалогове вікно Добавление таблицы зали­шається відкритим для того, щоб ви могли до­дати інші необхідні таблиці. Access автоматич­но відстежує всі зв'язки між таблицями, додані до області дії запиту, і показує їх, проводячи лінії між зв'язаними полями.

Access автоматично знаходить зв'язки таб­лиць і проводить лінії між відповідними клю­човими полями (однакові ім'я й тип поля). Ці лінії називають лініями об'єднання. їх вико­ристовують тільки в багатотабличних запитах. Переміщуючи ключове поле з однієї таблиці до іншої, ви можете самостійно створювати лінії об'єднання.

Нижня половина вікна містить бланк QBE (Query-by-Example), який потрібний для задан­ия умови відбору. Бланк QBE пропонує вибра­ти один з реальних прикладів як шаблон, тип даних якого відповідає вашим умовам відбору. Закінчивши додавати таблиці, клацніть на кнопці Закрыть.

Робота з вікном запиту

Існує кілька режимів роботи із запитами у вікні запитів. Режим відображення можна змінити відповідним вибором команди у меню Вид:

Ø Конструктор. Використовується для задання запиту.

Ø Режим SQL. Використовується для відоб­раження або зміни запиту на мові SQL.

Ø Режим таблицы. Використовується длявідображення результатів запиту.

Панель інструментів конструктора запитів містить багато кнопок, які дають змогу значно прискорити роботу із запитами.

Вибір полів

Бланк QBE складається з рядків і колонок. Кожна колонка відповідає одному з полів, які використовуються у запиті. Для того, щоб до­дати поле у бланк QBE, двічі клацніть на цьо­му полі у вікні списку полів або перемістіть це поле в одну з колонок. Access автоматично заповнить ім'я поля та стандартні вибірки для підрахунку підсумкових значень у групі, а та­кож встановить прапорець опції Вывод на эк­ран.

Щоб вибрати всі поля, двічі натисніть на зірочці (*) або перемістіть зірочку в бланк QBE. Для того, щоб вилучити поле, виділіть відпо­відну колонку та натисніть клавішу Del або встановіть курсор у середину колонки та в меню Правка виберіть команду Удалить столбец.

Сукупність записів, які є результатом вико­нання запиту, називається динамічним набо­ром записів. Ви можете вказати, які поля слід додати до динамічного набору записів. Для цьо­го встановіть прапорець опції Вывод на экран у бланку QBE. До відображених результатів за­питу не обов'язково додавати всі поля, які ви­користовуються в бланку QBE. Для того, щоб вилучити поле з результуючого динамічного набору записів, зніміть прапорець опції Вывод на экран для поля, яке вилучається.

Бланк QBE має ще два рядки, які спочатку невидимі на екрані. Це рядки Имя таблицы і Групповая операция, приховані за замовчуван­ням. Щоб відобразити їх на екрані, виберіть у меню Вид однойменні команди. Коли ви вибе­рете ці команди, на екрані (під рядком Поле в бланку QBE), з'являться рядки Имя таблицы і Групповая операция.

Додавання обчислювальних полів

До бланка QBE можна додати обчислю­вальні поля.

Обчислювальні поля — це тимчасові поля, які будуються у динамічному наборі записів під час виконання запиту. До них заносять резуль­тати обчислень над даними з полів таблиці. Обчислювальні поля можна використовувати, наприклад, для розрахунку вартості продуктів за категоріями або для об'єднання (конкате­нації) текстових полів.

Для створення обчислювальних полів у вер­хньому рядку бланка QBE виділіть порожню клітинку— ім'я поля. Ви можете надрукувати вираз безпосередньо в цій клітинці. Access при­своїть новому полю ім'я, наприклад, Вираз 1, яке ви зможете змінити потім на іншу назву. Ви можете зразу ввести до вказаної клітинки ім'я нового поля, потім (:) і вираз. Імена полів, які використовуються в обчисленнях, слід по­давати у квадратних дужках, а пробіли — в лапках. Логічні й арифметичні оператори за­писуються у звичайному вигляді. Імена обчис­лювальних полів у квадратні дужки брати не потрібно. Наприклад, можна скласти нове поле з ім'ям Сума, вводячи:

Сума: [Ціна]*Кількість

Щоб створити обчислювальне поле, вико­найте такі дії:

1. Перейдіть у потрібну колонку в бланку QBE.

2. В рядку Поле введіть ім'я обчислювального поля і двокрапку (:).

3. Продовжуйте введення виразу в клітинку імені поля.

4. Збережіть і виконайте запит.

Групові розрахунки

У деяких випадках є необхідність виконати запит не для кожного запису, а для груп за­писів.

Ви можете самі визначити спосіб розбиття на групи у рядку Групповая операция. Щоб відобразити цей рядок на екрані, у меню Вид виберіть команду Групповые операции. Одно­часно з рядком Групповая операция Access ав­томатично додає слово Группировка у кожно­му полі бланку QBE. Використовуйте це поле для визначення груп, за якими вам потрібно виконати підсумкові розрахунки. В полі Групповая операция можна виконати будь-який з перелічених нижче типів розрахунків:

Sum — сумування значень полів;

Avg — обчислення середнього значення поля;

Міп — знаходження мінімального зна­чення поля;

Мах — знаходження максимального значення поля;

Count — підрахунок кількості непорожніх значень у полі. Нульові значення не
враховуються;

StDev — розрахунок середньоквадратичної помилки для значень поля;

Var — розрахунок дисперсії для значень поля;

First — підстановка першого значення в полі;

Last — підстановка останнього значення в полі;

Expression —дає змогу створювати обчис­лювальне поле для групи;

Where — дає змогу задати критерій для поля, яке не використовується для визначення групи.

Для виконання розрахунків по групах ви­конайте таку послідовність дій:

1. Створіть запит на вибірку або перехресний запит.

2. У режимі конструктора виведіть на екран рядок Групповая операция, вибравши в меню Вид команду Групповые операции.

3. У клітинці Групповая операция для кож­ного поля виберіть його тип.

4. Якщо підсумкові суми обчислюються для всіх записів, жодне з підсумкових полів не по­винно мати властивостей типу Группировка.

5. Якщо підсумкові суми обчислюються по групах, то для відповідних полів встановіть тип Группировка.

6. Збережіть запит.

7. Виконайте запит або перейдіть у режим таблиці.

Введення умови відбору

Задавши умову в рядку бланка QBE, ви мо­жете здійснити запит лише для записів, які задовольняють задану умову. Умова відбо­ру — один із найпоширеніших елементів запи­ту. Ви можете відібрати записи, увівши будь-яку умову відбору таких типів:

Точний збіг. Знайдіть літерні вирази, на­приклад, текстовий рядок Укр, який має збіга­тися із значенням полів відібраних записів. Великі та малі літери вважаються різними.

Пошук з використанням символів підстановки шаблону. Для задания умови підстановки користовуйте комбінацію літер та символи підстановки.

Оператор	Опис
*	Використовується замість будь-якої кількості символів
?	Використовується замість будь-якого одного символу
#	Використовується замість будь-якої цифри
[]	Використовується для запису одного із символів всередині квадратних дужок (наприклад, У[КИ]*)
!	Використовується для вказування будь-якого символу, який відсутній у списку (наприклад, У[!КИ]*)
-	Використовується для зайису одного символу з діапазону (наприклад, У[И-П]*)
LIKE	Використовується для запису будь-яких символів, наприклад, LIKE «[А-Д]*», щоб побачити список співробітників, чиє прізвище починається на А, Б, В, Г чи Д)

Значення полів мають «вписуватися» в шаблон.

Пошук незбігів. Використовуйте опера­тор NOT для вилучення з області дії запиту тих записів, які задовольняють задану умову відбору.

Пошук за датою. Для задания умови ви­користовуйте фіксовану дату або оператор DATE () який замінює поточну дату (на основі системного годинника комп'ютера). Напри­клад, можна скористатися умовою 12/1/95 абоDATE ().

Пошук порожніх полів. Використовуйте оператор NULL, щоб вказати, що вам потрібні лише записи, задані поля яких порожні. Ви­користовуйте оператор NOT NULL для того, щоб вказати, що в результаті запиту вам по­трібно бачити лише записи з непорожніми по­лями.

Оператори порівняння. Використовуйте будь-які оператори порівняння (табл. 13) для зіставлення значень полів записів за особли­вими правилами. Наприклад, щоб побачити лише записи з датою раніше від поточної, мож­на ввести <DATE().

Таблиця 13 Оператори порівняння (умовні оператори)

Оператор	Опис
>	Більше, ніж
<	Менше, ніж
<=	Менше або дорівнює
>=	Більше або дорівнює
о	Не дорівнює
=	Дорівнює

Впорядкування результатів запиту

Зазвичай результати запиту з'являються на екрані у невпорядкованому вигляді, тобто так, як були знайдені у базі даних.

Рядок сортування бланку QBE має список, який містить такі типи впорядкування:

Ø По возрастанию;

Ø По убыванию;

Ø Отсутствует.

За замовчуванням порядок сортування не задано.

Дата добавления: 2015-05-08