Технологічні процеси автоматизованої обробки економічної інформації

Класифікація, склад та зміст технологічних операцій та організація їх виконання в автоматизованих інформаційних системах.

Характеристика та класифікація технологічних операцій оброблення економічної інформації.

Під інформаційною (комп'ютерною) технологією розуміють сукупність засобів і методів збору, реєстрації, обробки і доведення до користувача

інформації в системах організаційного управління.

Усі інформаційні технології мають грунтуватися на однакових принципах.Найважливішими серед них є такі.

1.Зручність виконання операцій для користувача.

2.Мінімальні витрати ручної праці, пов'язані з обробкою інформації.

3.Можливість перевірки повноти та коректності розрахунків на ЕОМ.

4.Мінімальні витрати часу при потребі поновити інформацію в разі її втрати (коли навмисне чи ненавмисне пошкоджено або знищено інформацію).

5.Забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу.

Інформаційні технології в своєму розвитку пройшли кілька етапів — від ручної інформаційної технології до комп'ютерної. Сучасні інформаційні технології організаційно реалізовані у двох варіантах.

1. Централізована обробка інформації.

2. Розподілена обробка інформації.

Застосування мереж ЕОМ, дозволяє використовувати окремі ПЕОМ для зберігання даних - це, так звані, файл-сервери або мережі ЕОМ, які працюють за технологією клієнт-сервер. Файл-сервери призначені для

зберігання загальних даних на окремих ЕОМ мережі. У технології клієнт-сервер серверна машина призначена не тільки для зберігання загальних даних але й для виконання окремих операцій з даними.

Користувачеві після попередньої обробки інформації на сервері передаються результати обробки даних.

В умовах централізованої обробки є спеціально підготовлені працівники, до функцій яких належить лише обробка інформації. Кожний такий працівник, частіше за все, не є фахівцем у предметній галузі, але може виконувати штучні додаткові дії, пов'язані із забезпеченням достовірності даних. За таких умов технологічні операції виконують у чітко заданій послідовності, починаючи з прийому інформації і закінчуючи передачею результатних зведень замовнику. Особливості сучасних ЕОМ дозволяють і в разі централізованої обробки інформації створювати

автоматизовані робочі місця, але працюють на них не економісти, а спеціалісти з обчислювальної техніки.

У сучасних умовах централізована обробка інформації притаманна великим спеціалізованим організаціям (наприклад, регіональним обчислювальним центрам) або організаціям, де є небагато обчислювальної

техніки але потреба в ній велика. Такі організації змушені створювати спеціалізовані підрозділи, які здійснюють обробку інформації на ЕОМ, або

централізовано використовувати обчислювальну техніку, розподіливши час роботи на ЕОМ між окремими фахівцями. Операція — це комплекс дій з інформацією та її носіями, які виконуються

на одному робочому місці.

Виділення окремих дій в одну технологічну операцію умовне. На виділення технологічних операцій можуть вплинути різноманітні фактори.

Серед них найчастіше зустрічаються:

1. Особливості технічних пристроїв та програмних засобів, які використовуються для обробки інформації.

2. Кваліфікація персоналу, який обробляє інформацію.

3. Розподіл обов'язків між працівниками.

4. Переривання процесу обробки інформації на ЕОМ через потребу виконати додаткові та допоміжні дії.

Технологічні операції за призначенням поділяються на виконавські та контрольні. Виконавські операції змінюють значення атрибутів або форму подання інформації. Контрольні операції звичайно не змінюють значень атрибутів і форми подання інформації, а лише перевіряють правильність виконавських операцій. Іноді контрольні операції можуть змінювати форму

подання інформації (звичайно — це друкування інформації на папері), але лише з метою контролю. Ця нова форма подання інформації ніде більше не

використовується.

За ступенем механізації операції поділяються на ручні, машинно-ручні {автоматизовані) та автоматичні. Сама назва виду операції пояснює особливості її виконання. В автоматичних операціях може бути невелика кількість ручної праці. Наприклад, автоматична операція обробки інформації на ЕОМ може містити ручні дії зі встановлення машинних носіїв

інформації, підготовки пристроїв до роботи тощо.

За функціонально-часовими характеристиками операції поділяються на операції збору та реєстрації інформації, (передавання її на обробку, (підготовки машинних носіїв, (обробки, видачі результатів, (розмноження результатів.

Кожна технологічна операція може бути віднесена до того чи іншого класу операцій за кожною з ознак класифікації. Наприклад, операція перенесення даних на магнітну стрічку — це виконавська операція,

операція машинно-ручна, операція підготовки машинних носіїв.

Технологічний процес обробки інформації — це сукупність взаємозв'язаних операцій, які виконуються над інформацією у певній послідовності. Технологічні операції у технологічному процесі можуть поєднуватися

по-різному. Це визначає тип технологічного процесу: операційний, предметний, змішаний.

В операційному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюються одна або кілька споріднених операцій (частіше одна) з обробки будь-яких видів інформації. Наприклад, за робітником

закріплюється операція перенесення інформації на «вінчестер» ПК та операція контролю такого перенесення. Цей робітник вводитиме в ПКінформацію з усіх використовуваних документів.

У предметному технологічному процесі за окремими працівниками закріплюється одна або кілька (частіше кілька) операцій з обробки інформації одного виду (або з одного документа). Наприклад, за робітником закріплюються операції щодо вводу в ПЕОМ, контролю вводу, обробки та видачі результату з обліку видачі матеріалів зі складу. У разі змішаного типу побудови технологічного процесу частина операцій виконується за операційним типом, а частина — за предметним.

Наприклад, на АРМ бухгалтера ввід інформації про рух матеріалів на складі виконує один працівник, про нарахування заробітної плати —другий, а обробку інформації і видачу результатів по всіх ділянках

бухгалтерського обліку — третій.

Кожний з цих типів організації технологічного процесу має свої недоліки і свої переваги.

Операційний тип дає змогу підвищити продуктивність праці, а предметний — достовірність даних.

Змішаний технологічний процес має недоліки і переваги обох типів. Які з них домінуватимуть, залежить від обсягів інформації, яка переробляється, кваліфікації працівників і т.ін.

Операції можуть виконуватися послідовно та паралельно. При послідовному виконанні кожна наступна операція на почнеться, поки не закінчиться попередня, при паралельному — кілька з них можуть

виконуватись одночасно.

Звичайно в технологічному процесі вирізняють три етапи:

– первинний,

– підготовчий,

– основний.

На первинному етапі виконується збір, реєстрація інформації та передача її на обробку. На підготовчому етапі відбувається перенесення інформації на машинні носії та контроль такого перенесення. На основному

етапі з допомогою ЕОМ обробляється інформація і видаються результатні зведення. Статистика показує, що коли трудомісткість всього технологічного процесу взяти за 100 %, то на первинний етап припадає 50

%, на підготовчий — 35 %, а на основний — 15 %.

Реальні технологічні процеси можуть або не мати окремих етапів (первинного і підготовчого), або суміщати деякі етапи. Наприклад, за наявності на складі АРМ одночасно з виписуванням прибуткового ордера

формується машинний носій інформації тому в технології обробки інформації за зведеним обліком матеріалів відсутній підготовчий етап —він суміщається з первинним. При розгляді технології складання бухгалтерського балансу можна виявити відсутність первинного і підготовчого етапів технологічного процесу. Це пояснюється тим, що

бухгалтерський баланс складається на підставі результатів обробки інформації на ЕОМ, які вже записані на машинні носії.

Операції кожного етапу технологічного процесу можуть розглядатися як окремий технологічний процес. Традиційно розглядають два технологічні

процеси:

1) збору, реєстрації та передачі даних на обробку;

2) обробки даних.

Це пояснюється тим, що здебільшого інформація обробляється не в місцях її виникнення. Такі два технологічні процеси розділені територіально і в

часі. Наприклад, на складі інформація про рух матеріалів реєструється у первинних документах, а в бухгалтерії вона обробляється.

Операції збору та реєстрації інформації

Технологічний процес обробки інформації починається з її збору та реєстрації. Збір інформації — це підрахування, зважування, вимірювання або інші варіанти визначення обсягів тієї або іншої осподарської

операції. Реєстрація — це занесення зібраних відомостей на носій інформації. Практично завжди збір та реєстрація пов'язані одне з одним.

Немає сенсу збирати інформацію, не реєструючи її.

Збір інформації може виконуватися вручну, автоматизовано або автоматично. Автоматизований збір виконується за допомогою вимірювальних приладів (наприклад, електронні ваги). Автоматичний збір виконується за допомогою спеціальних приладів, до яких підімкнені різні датчики та обчислювальна техніка (наприклад, система автоматичних телефонних

станцій дає змогу фіксувати без втручання людини початок і кінець міжміської розмови).

Реєстрація інформації також може виконуватись у трьох варіантах:автоматичному, автоматизовану та ручному.

Ручна реєстрація — це виписування первинних паперових документів, а автоматизована (машинно-ручна) — це виписування первинного документа за

допомогою технічного пристрою, яке дуже часто доповнюється паралельним формуванням машинного носія. У разі автоматичного збору інформації вона

найчастіше автоматично реєструється. Лише іноді є потреба знати та записати показники приладів вручну.

Розглянемо приклади збору та реєстрації інформації в різних варіантах. Якщо на склад надійшов матеріал, то прибутковий ордер можна виписати вручну або за допомогою засобів обчислювальної техніки

(наприклад, ПЕОМ). Для виписування ордера необхідно обчислити кількість одержаного матеріалу. Якщо матеріал вимірюється в штуках, то його можна

просто передивитися і полічити — це ручний варіант збору інформації.

Виписування після цього прибуткового ордера — це ручний варіант реєстрації.

Якщо матеріал вимірюється в кілограмах і являє собою рідину, то його необхідно виміряти у літрах за допомогою або лінійки, або спеціальної тари, визначити густину рідини за допомогою спеціального приладу і

обчислити її кількість за допомогою калькулятора — це автоматизований варіант збору інформації. Виписування після цього прибуткового ордера за

допомогою ПЕОМ (наприклад, на АРМ комірника набір інформації на клавіатурі та друкування її на принтері) — це автоматизований варіант реєстрації.

Коли на підприємстві існує система, що реєструє прихід і вихід робітників з роботи (діє спеціальний пристрій, куди кожний робітник, минаючи прохідну, вставляє свою перепустку), тобто дає змогу обчислити

час перебування кожного з них на роботі, то це — автоматичний варіант збору інформації. Ще один приклад автоматичної реєстрації інформації —

це реєстрація депутатів парламенту на засіданнях. Кожний депутат має картку, яка його ідентифікує. Ця картка вставляється в спеціальний пристрій, який і фіксує наявність депутата на місці. Автоматично

зареєстрована інформація звичайно заноситься на машинний носій самим реєструвальним пристроєм — це автоматичний варіант реєстрації.

Коли виписуються первинні документи, реєстрація інформації може містити не одну, а кілька операцій. Це пояснюється необхідністю надати документу юридичної сили та з існуючим на підприємстві документообігом. Наприклад, виписування накладної на видачу матеріалів може складатися із таких операцій:

1. Заповнення заявки в підрозділі підприємства про необхідність одержання матеріалів.

2. Візування заявки у відділі матеріально-технічного постачання.

3. Виписування накладної в бухгалтерії на підставі заявки.

4. Відмітка у накладній про видачу матеріалу на складі.

При реєстрації інформації у первинний документ без формування машинного носія пізніше необхідно виконати трудомісткі операції підготовки машинних носіїв. Тому іноді використовують так звані

машинно-зчитувані документи. До цих документів інформація заноситься спеціальним чином і далі зчитується особливим пристроєм. Складність

заповнення таких документів і необхідність застосування спеціальних пристроїв не дають змоги широко використовувати їх. Приклад машинно-зчитуваного документа — індекси на конвертах, бланки перепису населення.

Останнім часом з'явився ще один варіант машинно-зчитуваного документа — спеціальні символи на упаковці товару. Широке розповсюдження штрих-кодів на упаковці товару призвело до розробки спеціальних

сканерів, які досить легко дозволяють зчитати товарний код. Наявність спеціальних касових апаратів із вбудованою БД про товари дозволяє застосовувати штрих-код для вводу інформації про рух товарів.

Дата добавления: 2015-05-24