Ход работы. Практическая работа №2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Этапы работы.

ПРАКТИКУМ ПО ACCESS

Практическая работа №2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

· научиться удалять таблицы;

· научиться создавать таблицу базы данных в режиме таблицы;

· научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

· научиться создавать формы для ввода данных;

· закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

1. Проектирование структуры базы данных. Создадим вариант базы данных с двумя таблицами: «Список

Учеников» и «Группы».

2. Конструирование пустых таблиц базы данных. Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице «Список учеников» будет 8 полей («Код», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения», «Школа», «Класс», «Учебная группа») и 5 записей.Номера групп и фамилии

Преподавателей будут храниться в отдельной таблице «Группы» в двух столбцах. Поле «Учебная группа» в таблице

«Список учеников» будет полем подстановки.

3. Создание базы данных. В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице «Группы» каждое значение связанного поля может встречаться только один раз, а в таблице «Список учеников» - сколько угодно раз (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть созданы ключевые поля. В таблице «Список учеников» это поле «Код», а в таблице «Группы» - поле «Учебная Группа».

4. Ввод данных в таблицы. Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц важен порядок заполнения их значениями.

Задание 1. Открытие базы данных.

1.Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2.Установите при помощи мыши переключатель Открыть базу данных (обычно он установлен), выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы данных (см. [1]) и щелкните по кнопке ОК. на экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Удаление таблицы «Список».

1. Выделите имя таблицы.

2. Нажмите клавишу Del.

3. На предложение подтвердить удаление таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создание таблицы «Группы».

1.Выберите вкладку Таблицы, если находитесь в другом окне. Щелкните два раза мышкой по кнопке Создание таблицы путем ввода данных. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названий. При вводе информации в поле его тип устанавливается автоматически.

2. Переименуйте первое поле. Для этого установите курсор в любую ячейку столбца Поле 1. Выполните команду Формат, Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля «Учебная группа» и нажмите клавишу Enter/

3. Аналогично переименуйте второе поле, дав ему имя «Преподаватель»

4. Сохраните таблицу под именем «Группы», щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

5. Передайте в режим Конструктор, щелкнув по кнопке Конструктор, и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле «Учебная группа» ключевым, установив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке Ключевое поле. Установите числовой тип данных поля «Учебная группа», выбрав его мышью из ниспадающего списка.

6. Щелкните по кнопке Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).

Задание 4. Создание таблицы «Список учеников».

1.Выберите вкладку Таблицы, если находитесь в другом окне.

2. Щелкните два раза мышью по кнопке Создание таблиц путем ввода данных. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

3. Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием. Данные возьмите из табл. 1.

4. Сохраните таблицу под именем «Список учеников», щелкнув по кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

Таблица 1

Старое название	Новое название
Поле 1	Код
Поле1	Фамилия
Поле3	Имя
Поле4	Отчество
Поле5	Год рождения
Поле 6	Школа
Поле 7	Класс
Поле 8	Учебная группа

5. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Выберете из ниспадающего списка числовой тип данных для поля «Код». Сделайте поле «Код» ключевым, поместив курсор на имя этого полю и щелкнув по кнопке Ключевое поле. Тип данных полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» - текстовый, полей «Год рождения», «Школа», «Класс» - числовой. О поле «Учебная группа» разговор особый. Значения этого полю надо не вводить вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице «Группы». Установите тип данных этого поля – числовой. Общие свойства поля не меняйте. Выберете вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.

6. Сохраните изменения, щелкнув по кнопке Сохранить.

7. Закройте таблицу.

В результате проделанной работы вы получите две не связанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создание схемы данных.

1.Щелкните по кнопке Схема данных. Появится окно Схема данных.

2. Щелкните по кнопке Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу «Группы» и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу «Список учеников» по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно «Список учеников», так чтобы были видны все поля.

4. Установите курсор мыши на имя поля «Учебная группа» в таблице «Группы» и, не отпуская кнопку мыши, перетащите курсор мыши на поле «Учебная группа» таблицы «Список учеников».Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей.

5.Установите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы полей «Учебная группа» заданы не одинаково.

6. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице «Группы» автоматически изменится соответствующий номер в таблице «Список учеников».

7.Установите флажок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы из таблицы «Группы» будут удалены все записи из таблицы «Список учеников», в которых находились соответствующие номера групп.

8. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».

9. Закройте схему данных, щелкнув по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполнение таблицы «Группы» значениями.

1.Откройте таблицу «Группы» в режиме таблицы.

2.Заполните ее записями из табл. 2.

3.Сохраните таблицу и закройте ее.

Таблица 2

Учебная группа	Преподаватель
	Верзаков С.А.
	Белоусов А.И.
	Касабова М.Г.
	Новикова Е.В.
	Зачесова Т.П.

Задание 7. Создание формы для ввода данных.

1.Выберите вкладку Форма.

2.Щелкните по кнопке Создать.

3.Появится диалоговое окно «Новая форма», в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – Список учеников.

4.Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода.

Замечание. Значения кнопок с записями:

▐ ◄ - переход к первой записи;

◄ - переход к предыдущей записи;

►- переход к следующей записи;

►▐ - переход к последней записи;

►Ý - добавление новой записи.

Задание 8. Добавление в базу данных с помощью формы.

1.Заполните базу данными, представленными в табл. 3.

Замечание. Переход от текущего поля ввода к следующему производится с помощью клавиш Tab, Enter либо мыши. Значения поля «Учебная группа» выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 3.

	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
	Чернова	Кристина	Ивановна
	Терещенко	Инна	Алексеевна
	Истратов	Максим	Владимирович
	Бондарь	Ольга	Петровна
	Новоселов	Алексей	Иванович

2.Сохраните введенные данные. Имя формы – «Список учеников». Закройте форму.

3.Перейдите в окно Таблицы, Откройте таблицу "Список учеников". Убедитесь, что в таблице появились новые
записи.

4.Щелкнувпо кнопке Сохранить, сохраните текущую таблицу.

5.Щелкнув по нижней кнопке Свернуть в правом верхнем углу, закройте таблицу.
Задание 9. Проверка каскадного обновления связанных полей.

1..Откройте таблицу "Группы".

2.Исправьте номера учебных групп на 201, 202, 203, 204, 205.

3.Сохраните таблицу.

4.Закройте таблицу "Группы".

5.Откройте таблицу "Список учеников,"

6.Убедитесь, что значения поля "Учебная группа"изменились.

7.Закройте таблицу "Список учеников".

Задание 10. Проверка каскадного удаления связанных полей.

1. Откройте таблицу "Группы".

2. Удалите первую запись (выделите всю строку и нажмите клавишу Del).

3. Ответьте утвердительно на вопрос об удалении.

4. Закройте таблицу "Группы".

5. Откройте таблицу"Список учеников".

6. Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

7. Закройте таблицу "Список учеников"".
Предъявите преподавателю:

1) таблицу "Список учеников" на экране;

2) таблицу "Группы" на экране;

3) форму "Список учеников" на экране.

Задание 11. Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменении. Ответьте на
него утвердительно.

Дата добавления: 2015-05-09