Ход работы. Практическая работа № 7. Создание отчетов (начало)

ПРАКТИКУМ ПО ACCESS

Практическая работа № 7. Создание отчетов (начало)

Цель работы: научиться создавать отчеты.

Справочная информация.

Отчет — это способ вывода данных из базы данных, на печать в том виде, в котором требуется пользователю, например в виде справок об обучении, экзаменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др.

С помощью отчета вы располагаете информацию на листе в удобном для вас виде с подходящим оформлением (цвет, рамки, выравнивание, шрифт и т. д.).

Отчет можно разработать: самостоятельно с помощью Конструктора; используя готовые варианты оформления (автоотчеты); с помощью Мастера отчетов.

Задание 1. Открытие учебной базы данных, созданной на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно сис­
темы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В слу­чае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создание автоотчета в столбец на основании запроса "Адрес".

1. Откройте вкладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3.В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет: в столбец и запрос "Адрес", (рис. 1).

4.Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

5.Сохраните отчет под именем "Адрес". Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса "Адрес" изменится и отчет. Это дает возмож­ность, например, распечатать адрес только одного ученика.

6.Откройте вкладку Запросы, если находитесь в другом окне.

7.Выделите запрос "Адрес".

8.Откройте запрос в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

9.Введите условие отбора фамилии: Баранова.

10.Выполните запрос, щелкнув по кнопке (с восклицательным знаком). Сохраните его и закройте.
11.Перейдите на вкладку Отчеты.

12. Откройте отчет "Адрес". В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

13. Распечатайте данный отчет. Для этого подготовьте принтер к печати (подготовка зависит от типа принтера) и щелкните по кнопке Печать.

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса "Номера телефонов".

1. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет: ленточный и запрос "Номера телефонов".
Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

3. Сохраните отчет под именем "Номера телефонов". Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса "Номера телефонов".

4. Откройте вкладку Запросы, если находитесь в другом окне.

5. Выделите запрос "Номера телефонов".

6. Откройте его в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

7. Введите в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 2). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Рие.1.

8. Выполните запрос, щелкнув по кнопке (с восклицательным знаком). Появится диалоговое окно Введите значение парамет­ра с просьбой ввести фамилию человека, информацию о котором вы хотите получить.

9. Введите фамилию "Корнилова" и щелкните но кнопке ОК.
10. Сохраните запрос и закройте его.

11.Перейдите на вкладку Отчеты.

12.Откройте отчет "Номера телефонов". Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например "Иванкова". В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесение изменений в готовые отчеты.

1. Щелкните по кнопке Вид для перехода в режим Конструктора. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.
Справочная информация. В окне Конструктора отчетов находится пять областей:

§ заголовок отчета — все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

§ верхний колонтитул — все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

§ область данных — содержит собственно записи;

§ нижний колонтитул — все. что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

§ примечание отчета — все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктора отчетов, в заголовке отчета находится надпись "Номера телефонов", в верхнем колонтитуле — заголовки столбцов вывода, в области данных — записи, в нижнем колонтитуле — дата текущего дня.

2.Исправьте заголовок отчета на "Номер телефона учащегося". Смените цвет букв, их размер и шрифт.

3.Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув но кнопке (белый листок с лупой). Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

4.Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создание отчета "Справка" с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет вас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

I. Создайте запрос с параметром "Справка" (рис. 4).

Рис.2.

2. Откройте вкладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

3. Щелкните по кнопке Создать.

4. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор изапрос "Справка".

5. Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор отчетов ипанель со вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие
колонтитулов, заголовка и примечания отчета выбирается командами Вид, Колонтитулы и Вид, Заголовок/Примечание отчета.
При установке соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель ­
инструментов, щелкните по кнопке (перекрещенные молоток и ключ)

6. В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА

Для этого щелкните по кнопке Надпись (Аа) на дополнительной панели. Укажите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов "КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА" нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift+Enter. В конце ввода слова "СПРАВКА" нажмите клавишу Enter. Установите размер надписи — 18. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

7. В области данных напечатайте три независимые строки:

Дана настоящая в том, что является учеником (цей) группы

8. Щелкните по кнопке Список полей, если этот список не присутствует в рабочей области.

9. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышью при нажатой клавише Ctrl и перетаскивая в область данных.

10. Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записи.

11. Установите размер записи — 12 и расположите се удобным для вас образом.

12. Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift.

13. Выровняйте элементы по левому и по нижнему краям, выполнив соответственно команды Формат, Выровнять, По лево­му краю и Формат, Выровнять, По нижнему краю.

14. Уберите пустое место в области данных, передвинув край области.

15. Выберите параметры страницы: верхнее и нижнее поля — по 20 мм, правое и левое — по 10 мм; ориентация — альбомная.

16. В разделе нижнего колонтитула введите подпись:

Директор Компьютерной школы.

17. Сохраните макет отчета под именем "Справка",
Примечание. Сетку можно отключить, выбрав команду Вид, Сетка.

18. Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке (белый лист с лупой). Введите фамилию из списка
учащихся и посмотрите, что получилось.

Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Предъявите преподавателю на экране отчеты "Адрес", "Номер телефона", "Справка". Задание 6. Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положи­тельно.

Практическая работа № 8. Создание отчетов (окончание)

Цели работы:

• закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;

• научиться создавать отчетыс помощью Мастера отчетов;

• освоить основные приемы изготовления надписей на конвертах и наклейках.
Ход работы

Задание 1. Открытие учебной базы данных, созданной на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно с,
темы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже
переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В слу­
чае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных, например из эталонной базы данных учителя.

Задание 2. Создание с помощью Конструктора отчета "Списки учеников".

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных выберем таблицу "Список учеников".

1. Откройте вкладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу "Список учеников" в качестве ис­точника данных. Щелкните по кнопке ОК.

4. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид, Заголовок/примечание отчета,

5. Щелкните по кнопке Сортировка и группировка.

6. В появившемся окне выберите поле "Учебная группа" для группировки. В разделе Свойства группы для Заголовка груп­пы выберите Да.

7. Выберите второе поле для сортировки — "Фамилия". У этого поля в Заголовке группы должно стоять значение Нет (рис.
6).

Рис.3.

8. Закройте это окно, щелкнув по кнопке (крестик) в правом верхнем углу экрана.

9. Введите в разделе заголовка отчета текст "СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ".

Для этого щелкните по кнопке Аа (Надпись) на дополнительной панели. Укажите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу Enter.

10. Установите размер надписи 16. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных. Измените размер окна, если
надпись видна не полностью.

11. Введите вразделе Верхний колонтитул надпись "СПИСОК УЧЕНИКОВ" размером 14. Эта надпись будет появляться на

каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

12. Введите в разделе Заголовок группы 'Учебная группа' надпись "Список учеников", затем поместите поле "Учебная
группа" (удалите подпись поля), а потом слово "группы".

13. Поместите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Год рождения" в раздел Область данных. Уберите их подписи. Устано­вите размер 12. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных.

14. В разделе Нижний колонтитул укажите номера страниц. Для этого добавьте в область нижнего колонтитула пустое поле,
щелкнув по кнопке (с буквами ab|) и перетащив ее мышью в нужное место.

15. Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

16. Щелкните по кнопке Свойства.

17. Введите значение =[Page] в строке Данные.

18. Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

19. Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Ли­ния.

20. Отделите линиями все заголовки. Вы получите вид Конструктора, представленный на рис. 8.

Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра документа, вы увидите документ таким, каким он будет напечатан на бума­ге.

Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка). Задание 3. Нумерация записей в области данных отчета.

1. Установите для отчета режим Конструктор.

2. Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область данных в по­ложение перед полем "Фамилия".

3. Удалите надпись пустого поля.

4. Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов;

5. Введите в ячейку Данные выражение =1.

6. В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмотра или вывода
отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1.

7. Закройте окно со свойствами полей.

8. Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат.

9. Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем "Список учеников".
Задание 4. Подсчет количества записей в отчете.

1. Откройте отчет "Список учеников" в режиме Конструктора.

2. Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид, Заголо­вок/примечание отчета.

3. Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область Приме­чание отчета в положение под полем "Фамилия".

4. Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.

5. Введите в ячейку Свойства — Данные вычисляемого поля выражение =Count(*). Это выражение использует функцию Count
для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

6. Введите название: "Общее количество записей".

7. В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.

8. Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.
Задание 5. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

1. Откройте вкладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и
таблицу "Список учеников". Щелкните по кнопке ОК.

4. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля "Фамилия", "Имя", Отчество", "Школа", "Класс", щелкнув по кнопке (с галочкой вправо).

5. Щелкните но кнопке Далее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объе­динения по признаку), например, если требуется напечатать список учеников одной школы, а внутри школы —- сначала список уче­ников IX класса, затем X, далее XI класса.

6. Добавьте первый уровень — "Школа", второй — "Класс". Для этого выберите
названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке (с галочкой вправо).

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки, Например, сначала можно сделать груп­пировку по классу, а потом по школе.

7. Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать данные.

8. Щелкните по кнопке Далее.

9. Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

10. Выберите стильотчета Выделенный и щелкните по кнопке Далее.

11. Задайте имя отчета "Отчет1" и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переклю­чение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

12. Закройте отчет, согласившись с сохранением. Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:
"Отчет0" — блок;

"Отчет2" — структура 1;

"ОтчетЗ" — структура 2;

"Отчет4" — по левому краю 1; "Отчет5" — по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:
"Отчетб" — компактный;

"Отчет7" — простой; "Отчет8" — строгий;

"Отчет9" — формальный;

"Отчет10" — черно-белый.

Задание 6. Создание почтовых наклеек.

1. Откройте вкладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу "Список учеников". Щелкните по
кнопке ОК.

3. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

4. В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

5. В следующем окне создайте прототип наклейки, введя нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из
правого окна в левое, щелкая по кнопке (с галочкой вправо). Щелкните по кнопке Далее.

6. В следующем окне укажите поля для сортировки (например, "Фамилия" — по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

7. Введите имя отчета "Наклейки" и щелкните по кнопке Готово.

Предъявите преподавателю на экране отчеты "Список учеников", "Отчет1", "Отчет2", "ОтчетЗ", "Отчет4", "Отчет5", "Отчетб", "Отчет7", "Отчет8", "Отчет9", "Отчет 10", " Наклейки ".

Задание 7. Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Литература

1. Золотова С. И. Практикум по Access. M: Финансы и статистика, 2002.

Дата добавления: 2015-05-09