Ход работы. Практическая работа № 5. Создание и использование запросов

Практическая работа № 5. Создание и использование запросов

ПРАКТИКУМ ПО ACCESS

Цели работы:

• закрепить навыки по редактированию таблиц базы данных,
• познакомиться с основными видами запросов:

• научиться создавать запросы на выборку различными способами.
Справочная информация. Спомощью Access могут быть созданы различные виды запросов:

• запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Таблицы должны быть
связаны, На основе запроса на выборку строятся другие виды запросов;

• запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся запрос на добавление, запрос на
удаление, запрос на обновление;

• запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице;

• перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.
Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Задание 1. Открытие учебной базы данных, изготовленной на прошлом занятии

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access, Перед
вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных,
расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.

3. Если вы включили в параметры запуска Заставку, то она появится перед вами. Закройте ее. На экране появится диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: «Список учеников», «Личные данные», «Группы». В случае их отсутствия импортируйте эти таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создание запроса на выборку с именем «Номера телефонов».

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу учеников, используя конкретную базу данных.

1. Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом диалоговом окне. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне выберите пункт Создание запроса в режиме конструктора, щелкните по
кнопке Открыть.

3. Добавьте нужные таблицы («Личныеданные» и «Список учеников»), выбирая их и щелкая по кнопке
Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия «один-к-одному».

4. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появится возможность выбора полей из разных таблиц.
Выберите поля « Фамилия », «Имя», «Отчество» из таблицы «Список учеников» и «Номер Телефона» из
таблицы «Личные данные». Для этого достаточно дважды щелкать по именам полей. Второй вариант -
перетас к ивать м ыш ью названия пол ей в клетки з апроса.

Поле	Фамилия	Имя	Отчество	НомерТелефона
Имя таблицы	Список учеников	Список учеников	Список учеников	Личные данные
Сортировка
Выход на экран	V	V	V	V
Условие отбора

5. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса - «Номера телефонов» — и
щелкните по кнопке ОК.

6. Щелкните по кнопке (с восклицательным знаком) для представления запроса. Это самый простой вид запроса
на выборку. В результате вы получаете новую таблицус другим набором полей.

Замечание. Условие отбора можно включать аналогично включению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащихся, фамилии которых начинаются на букву В, может быть получена с помощью включения условия Like "В*".

7. Получите этот запрос

Поле	Фамилия	Имя	Отчество	Номер телефона
Имя таблицы	Список учеников	Список учеников	Список учеников	Личные данные
Сортировка
Выход на экран	V	V	V	V
Условия отбора	Like “B*”

8 Щелкните по кнопке (с восклицательным знаком) для представления запроса.

9 Измените имя запроса. Для этого выберите в меню пункт Файл, Сохранить как и в появившемся
диалоговом окне наберите новое имя запроса «Выборка по В». Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет
показано два запроса.

Самостоятельное задание.

а) Составьте запрос на выборку адресов только девочек, имя которых - Анна. Сохраните запрос под
именем «Анна»;

б) Составьте запрос на выборку номеров телефонов учащихся, отчество которых начинается на букву А.
Сохраните запрос под именем «Выборка по А».

Справочная информация. Элементы выражения, представляющего собой условие отбора, могут быть связаны операторами: арифметическими: *, +, -,/, ^;сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;логическими: And (И), Not (HE), Or (ИЛИ); Like - для определения записей, фрагмент текста в которых совпадает с заданным текстом; In — для

определения, содержится ли элемент данных в списке значений;Between …And – для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных ячейках одного столбца выполняется логическая операция Or.

Логическая операция Or. Истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных ячейках одной строки выполняется логическая операции And.

Логическая операция And истинна тогда и только тогда, когда истинны все входящие в список условия.

Задание 3. Создание запроса с использованием логических операций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем ученикам, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам – «4» или «5».

1.Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом диалоговом окне.

2.Щелкните по кнопке Создать.

3.В появившемся диалоговом окне выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке ОК.

4.Добавьте нужные таблицы («Личные данные» и «Список учеников»), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, между ними на экране появляется линия «один-к-одному». Если ее нет таблицы нужно связать.

5.Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появится возможность выбора полей из разных таблиц.

Выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество» из таблицы «Список учеников и поля “Word”, “Excel”, “Access” из таблицы «Личные данные». Для этого достаточно дважды щелкать по именам полей. Второй вариант – перетаскивать мышью названия полей в клетки запроса.

6.В строке Условии отбора под полями “Word”, “Excel”, “Access” введите условие 4 Or 5.

Поле	Фамилия	Имя	Отчество	Word	Excel	Access
Имя таблицы	Список учеников	Список учеников	Список учеников	Личные данные	Личные данные	Личные данные
Сортировка
Вывод на экран	V	V	V	V	V	V
Условия отбора				4 Or 5	4 Or 5	4 Or 5

7.Щелкните по кнопке (с восклицательным знаком) для представления запроса.

Сохраните запрос под именем «Успеваемость!», щелкнув по кнопке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показаны три запроса.

Самостоятельное задание.

а) Составьте запрос на выработку записей об учениках группы № 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» - 4 или 5;сохраните запрос под именем «Успеваемость2».

б) Составьте запрос на выборку записей об учениках групп № 102 и 103, у которых оценки по курсам «Освоение программы Word» и «Освоение программы Excel» - «4» или «5»; сохраните запрос под именем «Успеваемость 3».

Задание 4. Создание запроса на выборку с использованием Построителя выражений.

1.Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом окне.

2.Выделите запрос «Номера телефонов».

3.Щелкните по кнопке Конструктор.

4.Смените поле «Номер телефона» на поле «Адрес».

5.Сохраните запрос под именем «Адрес».

6.Установите курсор в строку Условия выбора под столбцом «Фамилия».

7.Щелкните по кнопке Построить. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы.

8.Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем окне. Фамилию Баранова в кавычках введите вручную.

9.Щелкните по кнопке ОК. В строке Условия отбора появится выражение.

10.Щелкните по кнопке (с восклицательным знаком) для представления запроса.

11.Закройте вопрос, сохранив его под именем «Не_Баранова».

Задание 5. Создание вычисляемых полей.

1. Выберите вкладку Запросы, если находитесь в другом диалоговом окне. Щелкните по кнопке Создать.

2.В появившемся диалоговом окне выберите пункт Конструктор, Щелкните по кнопке ОК.

3.Добавьте нужные таблицы («Личные данные» и «Список учеников»), выбирая их и щелкая по кнопке.

Дата добавления: 2015-05-09