Займите твердую позицию сразу же!

Правильно организуйте процесс коммуникации сразу же!

Сделайте это правильно сразу же!

— Выполняйте любую работу качественно и в полном

объеме, чтобы потом не пришлось ее переделывать.

— Давайте подчиненным четкие и исчерпывающие ин-

струкции, чтобы они реже обращались к вам с вопро-

сами и не разочаровывали некорректным выполнени-

ем ваших заданий с первого раза.

— Не забывайте о том, что именно вы должны научить

подчиненных делать как рутинную, так и важную ра-

боту.

— Оставляя кому-то сообщения, предоставляйте полную

информацию, чтобы избежать повторных звонков.

— Требуйте, чтобы звонящие оставляли исчерпывающие

сведения.

— Используйте такие средства коммуникации, которые

позволяют передавать и принимать всю необходимую

информацию, не отрывая вас от работы, — например

электронную или голосовую почту.

— Пытайтесь бороться с прерываниями в работе, уста-

навливая свои временные ограничения: «Джим, мне

нужно двадцать минут, чтобы закончить доклад для

одной встречи. Позволь мне подойти к тебе после

нее — и мы обсудим это. Тебе будет удобно, если я за-

йду в 14:30?»

4. Сделайте это своей привычкой 145

— Подчеркните свою занятость, поднимаясь с места

в тот момент, когда кто-то заходит к вам и прерывает

работу.

— Вносите свой вклад в формирование культуры, в ко-

торой не принято отрывать людей от работы.

— Группируйте коммуникации.

Группирование коммуникаций по тому или иному прин-

ципу приводит к сокращению количества прерываний в ра-

боте (см. рис. 4.3), что, в свою очередь, позволит лучше сфо-

кусироваться на выполнении текущих задач.

Уважайте время окружающих

Некоторые люди порой настолько решительно настроены

завершить ту работу, которой они в данный момент за-

нимаются, что считают приемлемым в любое время вры-

ваться в кабинет коллеги с вопросами. При этом они со-

вершенно не берут их интересы в расчет. Такое поведение

может вызывать особенное раздражение, если так ведет

себя начальник. Некоторые руководители держатся край-

не высокомерно, считая, что чем бы ни занимались под-

чиненные, их работа все равно важнее. Еще больше усугу-

бляет ситуацию то, что это не случайное, а привычное для

них поведение. Безусловно, иногда приходится прерывать

чью-то работу по важному поводу. Но я слишком часто

сталкиваюсь с людьми (и руководителями, и рядовыми

сотрудниками), которые постоянно ведут себя подобным

образом. Помните: привычка прерывать людей может сни-

зить эффективность и вашей работы! Если вы склонны

к этому — прекратите немедленно. Уважайте чужое вре-

мя. Используйте другие каналы для выполнения задачи.

Благодаря этому вы будете работать в более продуктивной

и приятной атмосфере.

146 Работай меньше, успевай больше

Рис. 4.3. Группирование коммуникаций приводит

к сокращению прерываний в работе

Несгруппированные коммуникации

Многочисленные прерывания в вашей работе

и работе людей, с которыми вы общаетесь

Сгруппированные коммуникации

ГРУППА

ГРУППА

КОММУНИКАЦИЙ

КОММУНИКАЦИЙ

КОММУНИКАЦИЙ

ГРУППА

Сокращение количества прерываний в работе

4. Сделайте это своей привычкой 147

Заставьте это работать!

Возможно, вы готовы возразить: «Послушайте, но я не хочу

расписывать свою жизнь по минутам» или «Все это подо-

шло бы для идеального мира, но мой офис далек от идеала».

Но ведь все эти предусмотренные в рабочем графике действия

требуют не более 20% рабочего времени. Результаты моих ис-

следований говорят о том, что обычно на них тратится боль-

ше половины рабочего дня, так что вы будете благодарны мне

за то, что сэкономили 25% рабочего времени.

Я тоже не люблю расписывать свое время по минутам.

Но все, что я здесь предлагаю, — эффективно. Мы должны

уметь справляться с рутиной, для того чтобы затем спокой-

но сосредоточиться на своих прямых обязанностях. Так по-

чему же не взяться за дело и не решить рутинные задачи?

Сделайте этот процесс максимально безболезненным для

себя. Это позволит вам поделить остаток рабочего дня на от-

резки, во время которых вы сможете сконцентрироваться

на более значимых аспектах своей работы.

Подводные камни

Одна из проблем, с которыми сталкиваются те, кто начи-

нает осваивать такой метод работы, состоит в неправиль-

ном выборе времени для выполнения тех или иных за-

дач. Например, вы можете назначить время для ответных

звонков ежедневно на 16:00 независимо от обстоятельств.

Однако если вы живете на западном побережье США, у вас

не получится в это время связаться с теми, кто живет вос-

точнее Денвера. Логичнее было бы каждое утро уделять не-

сколько минут с 8:00 до 9:00 телефонным звонкам на восточ-

ное побережье. У вас нет причин не сделать это до того, как

начнете разбирать документы, накопившиеся в лотке для

входящих бумаг.

148 Работай меньше, успевай больше

Вот еще пример. Вы можете решить отвечать на письма

и служебные записки один раз в день в 10:00. Но, оказывает-

ся, именно на это время назначено совещание, или по каким-

то причинам почтовая служба изменила график доставки

корреспонденции и теперь почта приходит в 15:00. Какой бы

ни была причина, тщательно составленный график работы

может быть нарушен в первый же день. В сердцах вы прихо-

дите к выводу, что он вообще был неудачной затеей, и пре-

кращаете дальнейшие попытки работать по расписанию,

вместо того чтобы проанализировать происшедшее и откор-

ректировать новый график в соответствии с возникшими

обстоятельствами. Например, вы можете обнаружить, что

служебные записки лучше писать с 11:45 до 12:45, или даже

с 12:00 до 12:30, поскольку редко покидаете офис в обеден-

ный перерыв. Кроме того, вы можете назначить обработку

ежедневной корреспонденции на 15:30–16:00. По сути, вам, возможно, придется сделать несколько попыток, прежде чем

вы точно определите самое оптимальное время для каждого

вида деятельности.

Для того чтобы сделать свою работу и освоить новые ме-

тоды ее выполнения, вам во многих случаях придется дейст-

вовать методом проб и ошибок. Например, понадобится,

чтобы кто-то из коллег подменил вас тогда, когда вы будете

заниматься какой-то монотонной работой. В частности, если

ваша деятельность связана с обслуживанием клиентов, вы

не сможете отключать телефон. Или же она зависит от не-

запланированных визитов клиентов, а вы не можете знать

заранее, когда именно клиент появится в офисе. Разумеется, когда клиенты действительно приходят, вы должны встре-

тить их и ответить на все их вопросы.

У меня был клиент, у которого в подчинении находилось

пять сотрудников, обслуживавших 3 тысячи клиентов, —

по телефону или электронной почте. Однако каждый день

около десяти из них могли прийти в офис, чтобы пообщаться

4. Сделайте это своей привычкой 149

с теми сотрудниками, которые отвечали за их счета. Эти клиен-

ты приходили главным образом просто пообщаться, поэтому

их визиты считались в какой-то степени напрасной тратой вре-

мени. Как бы там ни было, сотрудники вынуждены были об-

ращаться с ними и обслуживать должным образом. Однако это

нарушало их рабочий график и отвлекало от работы. Данная

проблема оставалась нерешенной на протяжении многих лет, пока в отделе не провели реорганизацию, в результате которой

каждый сотрудник один раз в неделю должен был принимать

клиентов, приходивших в офис без предварительной догово-

ренности, а оставшиеся четыре дня имел возможность зани-

маться своими прямыми обязанностями. Я не знаю, сколько

было предпринято попыток решить эту проблему, прежде чем

нашлось такое простое и эффективное решение.

Когда вы попытаетесь применить некоторые из этих прин-

ципов на практике, то обнаружите, что здесь не обойтись без

метода проб и ошибок. Но ваше упорство окупится сполна.

Если настойчиво работать над проблемой, вы не просто най-

дете способ ее устранить, но и сделаете это наиболее оптималь-

ным в вашей ситуации образом.

Мы все знаем, как трудно преодолевать привычки и услов-

ные рефлексы, вырабатывавшиеся годами. Как правило, при-

вычное поведение невозможно изменить с первой попытки.

Первые четырнадцать попыток могут оказаться неудачными.

Но на пятнадцатой как будто что-то щелкает — и все стано-

вится на свои места. Но даже когда у вас в конце концов вы-

рабатывается новая привычка, это не всегда облегчает выпол-

нение монотонных задач. Каждый раз, когда я встаю в пять

часов утра, чтобы отправиться на беговую дорожку, мне это

дается с трудом. Но если бы я не сделал бег по утрам своей

привычкой, мне наверняка было бы еще труднее вставать так

рано — скорее всего, я вообще бы этого не делал.

Пусть составление графика и простые привычки облег-

чат вашу жизнь!

150 Работай меньше, успевай больше

Выводы и рекомендации

1. Работайте с умом. Это повысит вашу результатив-

ность. Только вы можете определить, что заслуживает

вашего внимания. Независимо от того, каковы ваши

приоритетные задачи, вы можете уделить им больше

времени, рационализировав выполнение рутинных

операций. В этом вам помогут простые практики.

2. Проанализируйте, как и куда вы расходуете свое вре-

мя. Если вы никогда этого не делали, результат может

вас удивить. Для того чтобы точно определить, на что

вы его тратите, ведите журнал учета времени. Это по-

может вам понять, что именно, когда и сколько време-

ни вы делаете, и позволит найти способ оптимизиро-

вать свою работу.

3. Лучший способ преодолеть информационную пере-

грузку — не допускать в свою систему ту информацию

и задачи, которые не представляют для вас особой цен-

ности. И то и другое мешает вам эффективно справ-

ляться со своими обязанностями. Фильтруйте входя-

щую информацию. В случае необходимости поручайте

выполнение тех или иных задач людям, которые могут

это сделать. Перенаправляйте информацию, которую

не используете, в адрес тех людей, к чьей работе она

имеет непосредственное отношение. Уделяйте мини-

мум времени рутинным задачам, таким как обработка

входящей почты и т. д. Быстро изучите все поступив-

шие письма и приступайте к основной работе.

4. Научитесь группировать однотипные задачи. Отвечай-

те на телефонные звонки несколько раз в день в отве-

денное для этого время и не позволяйте им постоян-

но прерывать вашу работу. Точно так же поступайте

и с входящей корреспонденцией. Выделите в своем

4. Сделайте это своей привычкой 151

расписании время, на протяжении которого полно-

стью обработаете каждое поступившее письмо, или

запланируйте соответствующее занятие на определен-

ное время в ближайшем будущем. Выполнение одно-

типных задач (ответные звонки, написание ответов

на служебные записки и обработка электронной по-

чты) в пакетном режиме позволит вам уделить более

важной работе на 25% больше времени.

5. Принцип «Сделайте это сразу же — потом» означает,

что вы должны строго придерживаться графика рабо-

ты. Если в разгар работы над докладом вам доставили

письмо, продолжайте заниматься докладом. Выделите

в своем расписании ежедневно тридцать минут для

работы с письмами — и занимайтесь ими только в это

время. Не прерывайте работу над одной задачей, что-

бы заняться другой. Если вы сделаете это, обе задачи,

скорее всего, останутся незавершенными, так как вы-

полнение второй тоже прервется из-за третьей.

6. Составьте график выполнения стоящих перед вами

задач — и вам не придется больше о них беспокоить-

ся. Если вы выделяете на выполнение задачи один час,

именно столько времени, по всей вероятности, вы

и потратите. Если вы выделите на ту же задачу один

день — у вас действительно уйдет на нее целый день.

7. Проводите еженедельные личные встречи с подчи-

ненными для решения текущих вопросов. Это суще-

ственно сократит количество прерываний в работе

и позволит вам регулярно поддерживать контакты

друг с другом. Вы должны завести для каждого со-

трудника отдельную папку и сохранять в ней записки

с напоминанием о том, какие вопросы нужно с ним

решить. Ваши подчиненные тоже должны завести та-

кие папкие и хранить в них бумаги по тем вопросам,

152 Работай меньше, успевай больше

которые им следует обсудить с вами во время очеред-

ной встречи. Не забывайте, что во время таких встреч

должны обсуждаться менее важные вопросы, которые

можно решить на протяжении недели, а не требующие

немедленного рассмотрения.

8. Проанализируйте, какие методы вы можете использо-

вать для того, чтобы устранить прерывания в работе,

и примените их на практике.

5. Запланируйте

это сразу же!

В психологии есть такой закон: если вы формируете

в своем разуме мысленный образ того, каким

вы хотели бы быть, и удерживаете его там

достаточно долго, вскоре вы таким и станете.

Уильям Джеймс

Самое важное, что нужно сделать вначале, — это составить

план, а затем следовать ему шаг за шагом независимо от того, насколько незначительными вам могут показаться эти шаги.

Чарльз Линдберг

Краткое содержание

Из этой главы вы узнаете:

— что время летит очень быстро, когда вы чем-то оза-

бочены. Размышляя о том, что нужно сделать, вместо

того чтобы заранее составить эффективный план, вы

только теряете время зря;

— что действовать нужно только тогда, когда вы ясно пред-

ставляете себе требуемый результат. Если у вас есть чет-

кая картина предстоящей работы, вы сразу же присту-

пите к ее выполнению. Если эта картина размыта, будете

сомневаться. Планирование позволит вам составить от-

четливое представление о том, что вы должны делать;

— как установить, что для вас действительно важно;

154 Работай меньше, успевай больше

— как определить свои цели (те, которые лежат в основе

вашей системы ценностей);

— как организовать эффективный процесс планирова-

ния, каждую неделю занимаясь самоорганизацией,

пересмотром своих целей и планов, а также составле-

нием плана на следующую неделю.

Не думаю, что вы будете удивлены, узнав, что лозунг дан-

ного этапа программы PEP звучит так: «Запланируйте это

сразу же!».

Одна из целей планирования — составить четкое пред-

ставление о том, что вы должны делать каждый день и в долго-

срочной перспективе. Многие очень мало внимания уделяют

планированию, особенно если это касается их собственной ра-

боты. Одна из причин того, что личные календари, планиров-

щики и органайзеры получили такую широкую популярность,

состоит в том, что люди воспринимают их как инструмент, ко-

торый поможет организовать рабочий процесс, запланировать

все свои действия заранее и отслеживать ход их выполнения.

Одни люди ошибочно полагают, что те размышления,

которым они предаются во время принятия душа или езды

в автомобиле, и есть планирование предстоящей работы.

Возможно, они действительно думают о ней в это время,

но я не стал бы называть это планированием. Напротив, это

неэффективные размышления, не вносящие почти никакой

ясности в предстоящую работу.

По мнению других, любое планирование — напрасная

трата времени. Такие люди утверждают, что оно вряд ли

принесет какую-то пользу. Если ваш процесс планирования

неэффективен, то это на самом деле так. Если ваши планы

не совпадают с тем, что вы реально делаете, это действитель-

но напрасная трата времени. Намеченный план приносит

пользу только тогда, когда выполняется. Если вы строго сле-

дуете плану, его составление имеет смысл.

5. Запланируйте это сразу же! 155

Если у вас появляется ощущение, что вы слишком напряже-

ны на работе, что у вас ее чересчур много, а времени мало, что вы не контролируете ситуацию и у вас не доходят руки

до самых важных дел — в большинстве случаев причина все-

го этого в плохом планировании или полном его отсутствии.

В итоге результат вашей работы будет напоминать наклейку

«Полный вперед!», которая оказалась почему-то на правой

стороне бампера.

Такая ситуация весьма типична главным образом потому,

что люди не связывают планирование с тем, что делают сами.

Как правило, они думают о нем в категориях крупного про-

екта, который должен быть реализован их отделом в текущем

квартале. Когда же речь заходит о повседневных обязанно-

стях, они не придают планированию особого значения.

Цель планирования

Цель процесса планирования состоит в формировании

четкого представления о том, что вам следует сделать.

Планирование можно считать эффективным только в слу-

чае, если оно позволяет составить четкую картину пред-

стоящей работы. В своей книге «Управление временем» (Th

e

Management of Time) Джеймс Маккей пишет:

Образы, которые формируются в вашем разуме, управляют вашими

действиями. Если у вас нет таких образов, и вы не можете понять, что

происходит, то не предпринимаете никаких действий. Если эти образы

размытые и нечеткие, вы не знаете, что делать дальше. Если же у вас

сформировалась четкая картина происходящего, вы действуете реши-

тельно и эффективно.

Если процесс планирования не позволяет получить отчет-

ливую картину дальнейших действий, стало быть, в нем есть

существенные недостатки.

Обычно проведение занятий по программе PEP мы на-

чинаем с ознакомительной беседы, которая проходит, как

156 Работай меньше, успевай больше

правило, в конференц-зале, где слушатели программы рас-

саживаются вокруг стола. Я часто задаю такой вопрос: «Кто

из присутствующих составляет план работы на день?».

Примерно половина людей поднимают руки. Остальные

вообще не утруждают себя планированием. В прошлом им

не всегда удавалось выполнять такие планы, поэтому они

не хотят связывать себя ими снова.

Вы когда-нибудь начинали рабочий день с составления

списка задач, а в конце дня оказывалось, что ни один пункт

из него не выполнен? Если да, вы понимаете, что чувствуют

эти люди. Если план действий на день не реализуется, он мо-

жет стать для вас тяжким беременем, ведь, по сути, тогда он

превращается в список незавершенных задач. Существует

несколько причин такого развития ситуации. Возможно, вы

запланировали слишком много дел на день. Или возникли

какие-то непредвиденные обстоятельства, и работа потребо-

вала больше времени, чем вы рассчитывали. Или задачи в ва-

шем списке носили слишком общий характер. Правильное

планирование позволяет успешно решить эти и многие дру-

гие проблемы, которые способны сделать план работ на день

скорее источником разочарования, чем полезным рабочим

инструментом. Но что такое правильное планирование?

В качестве примера давайте рассмотрим процесс кино-

производства. Он состоит из следующих трех этапов: под-

готовка съемок, собственно съемки и постпроизводство.

Предварительная подготовка съемок требует больше всего

времени. Сценарий — лишь отправная точка. Самый важ-

ный элемент планирования на этапе подготовки — так на-

зываемая раскадровка (детальные эскизы каждой сцены бу-

дущего фильма).

Представьте себе лист бумаги, заполненный только пусты-

ми прямоугольниками, — иногда их даже изображают в виде

телеэкрана. В этих прямоугольниках отображается весь про-

цесс съемки соответствующей сцены. Художники рисуют

5. Запланируйте это сразу же! 157

в них то, что можно увидеть с каждой точки съемки: кто

именно участвует в данной сцене; что говорят эти люди; сни-

мается ли сцена крупным планом или издалека; где должны

находиться источники света; как совершается переход от одно-

го кадра к другому; как объединить кадры в одну сцену. Все

это — отдельные элементы большого целого — фильма.

Но почему так много времени и сил тратится на раскад-

ровку? Да потому, что съемки на местах — самый дорого-

стоящий этап кинопроизводства. Когда они начинаются,

с участием двух сотен актеров и съемочной группой, вряд ли

будет разумно тратить время и силы, не говоря уже о день-

гах, на то, чтобы рассказывать людям, где они должны сто-

ять и что делать. Все это необходимо решать на этапе под-

готовки к съемкам фильма, а не во время их. В производство

фильма вкладываются миллионы долларов, поэтому вы

просто обязаны все запланировать и подготовить заранее, чтобы не тратить время зря.

В киноиндустрии потребность в планировании очевид-

на, а методы, применяемые при этом, соответствуют самым

высоким требованиям и полностью отвечают нуждам от-

расли. Однако в бизнесе и промышленности официальное

планирование, особенно повседневной работы, использует-

ся пока крайне мало.

Попытайтесь взглянуть на свою компанию со стороны —

и поймете, что большинство ваших коллег не применяют

в своей повседневной деятельности никакой формальной

процедуры планирования. Они приходят на работу без

«сценария» или предварительной подготовки, рассчитывая

на то, что за восемь или более часов как-то справятся со всем

тем, что им предстоит сделать. Если интерпретировать эту

ситуацию в контексте киносъемок, получается такая карти-

на: каждый день люди приходят на съемочную площадку, ка-

меры уже включены, а они не знают, что сказать, где стоять

и что делать.

158 Работай меньше, успевай больше

Принципы планирования

Процесс планирования состоит из трех элементов: опреде-

ление приоритетности выполнения задач, управление вре-

менем и правильная организация рабочего процесса, кото-

рая обеспечит выполнение плана. Если вы дошли до этой

главы, значит, уже научились организовывать свою работу

так, чтобы без каких бы то ни было проблем реализовывать

намеченные планы. Теперь давайте проанализируем и дру-

гие составляющие процесса планирования.

Расстановка приоритетов —

управление задачами

Невозможно обсуждать тему планирования, не поговорив

о приоритетности выполнения задач. Вы, разумеется, заме-

тили мою осторожность по отношению к расстановке прио-

ритетов. Очень часто срочностью задач пытаются оправдать

бездействие. Кроме того, расстановка приоритетов способ-

на привести к настоящему хаосу, если вам придется делать

выбор между срочными и важными делами. Однако если

полностью игнорировать приоритетность задач, особенно

учитывая, как много работы нам приходится выполнять

и в каком цейтноте мы постоянно находимся, это может при-

вести к пагубным последствиям.

Мой друг из Нидерландов считает, что планирование —

это определение приоритетности задач и последующая орга-

низация времени таким образом, чтобы их можно было вы-

полнить. Чтобы расставить приоритеты, необходимо четко

определить свои цели и сопоставить с ними свои задачи. Вы

должны выяснить, соответствуют ли эти задачи этапам до-

стижения целей. Подумайте о том, будете ли вы сами их вы-

полнять или делегируете кому-то другому. Если вы поручите

какое-то дело другому человеку, не забудьте проконтроли-

ровать его выполнение.

5. Запланируйте это сразу же! 159

Управление задачами может стать особенно полезным инстру-

ментом для людей, которые не могут распоряжаться своим ра-

бочим временем, поскольку оно зависит от тех, кто вступает

с ними в контакт. Это сотрудники колл-центров, специалисты

службы технической поддержки, кассиры банков и т.д.

Чем меньше у вас возможности контролировать свое ра-

бочее время, тем актуальнее для вас умение разграничивать

важные и менее важные вопросы.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент можно назвать искусством оптимального

использования времени. Когда вы знаете, что вам необхо-

димо сделать и как, вам остается только выделить для это-

го время. При составлении планов на день, неделю, месяц

или год вы должны учитывать, какие задачи вам предстоит

решить и сколько времени на это потребуется. Правильная

организация времени включает в себя следующие элементы.

— Рутинные операции, выполнение которых назначе-

но на определенное время дня (ежедневные задачи,

реализуемые в пакетном режиме, еженедельные — на-

пример, личные встречи с подчиненными; ежемесяч-

ные — связанные, например, с завершением проектов

в конце месяца и т.д.).

— Планирование рабочего графика на день с учетом

принятой в компании политики открытых и закрытых

дверей. Когда вам требуется время, на протяжении

которого вас никто не будет прерывать и вы сможете

сконцентрироваться?

— Поиск лучшего времени для творческой работы с уче-

том биоритмов. В какой половине дня вы наиболее

энергичны? (В это время лучше всего заниматься ра-

ботой, требующей творческого воображения.) Когда

наименее энергичны? (Это время больше подходит

160 Работай меньше, успевай больше

для выполнения монотонных задач, не предполагаю-

щих высокой концентрации внимания, таких как рас-

кладывание бумаг по папкам.)

— Выделение времени для краткосрочного и долгосроч-

ного планирования. Составление плана на день может

потребовать всего нескольких минут; на еженедельное

и месячное планирование может понадобиться около

часа; на долгосрочное планирование может уйти не-

сколько дней.

— Тип системы календарного планирования, которую

вы используете, — бумажная, предназначенная для

личного пользования, или электронная, к которой мо-

гут получать доступ и которую могут дополнять ваши

коллеги и подчиненные. Чем выше степень зависимо-

сти вашего расписания от других людей, тем больше

времени в нем вы должны выделить на выполнение

собственных приоритетных задач. Занимается ли ваш

секретарь планированием ваших встреч? Насколько

он (или она) осведомлен о ваших предпочтениях от-

носительно планирования встреч, досуга, рутинных

задач и т.д.? От того, какой именно ежедневник вы ис-

пользуете (с разбиением на страницы по дням, неде-

лям или месяцам), зависит ваше восприятие времени.

— И последнее, один из важнейших элементов тайм-

менеджмента — защита вашего времени!

Если потратить половину времени на планирование,

дело будет сделано в два раза быстрее.

Немецкая пословица

Ст´оит ли тратить время на планирование?

Грамотное планирование позволит вам сократить ко-

личество времени, которое уходит на решение мелких

5. Запланируйте это сразу же! 161

административных задач и беспорядочную беготню, напо-

минающую игру в догонялки.

Большинство из нас много и упорно трудятся, но при

этом жалуются на чрезмерную загруженность мелкой адми-

нистративной работой. Начнем с того, что какими бы умны-

ми мы ни были, все равно оказываемся в ситуации, когда

от 10% до 25% рабочего времени (в зависимости от рода

деятельности) уходит на решение мелких административ-

ных задач. Однако до обучения принципам повышения пер-

сональной эффективности сотрудники компаний в среднем

тратят на планирование собственной работы менее двух

часов в неделю. Простые вычисления показывают, что это

меньше 18 минут в день — примерно столько же, сколько

у вас уходит на то, чтобы принять душ! Но и это уже хоро-

шо — не прекращайте заниматься планированием. Но сде-

лайте этот процесс более эффективным.

Процесс планирования по принципам PEP

Программа PEP позволяет освоить шесть общих категорий

планирования.

1. План работы на день.

2. План работы на неделю.

3. План реализации проекта.

4. Стратегический план.

5. Постановка целей.

6. Определение ценностей.

Планирование работы на день

Я уже упоминал о том, что люди не очень любят пла-

нировать свою работу на день. Слишком часто из-за

162 Работай меньше, успевай больше

непредвиденных обстоятельств эти планы рушатся, пре-

вращаясь в источник неудовлетворенности. Некоторые

видят в них не более чем неприятное напоминание о не-

выполненной работе.

Между тем вы должны осознавать важность планирова-

ния работы на день. Некоторые предпочитают составлять

план на следующий день в конце текущего дня; другие ста-

раются делать это утром. В какое бы время вы ни решили

заняться планированием, используйте ежедневник, чтобы

записывать в него все те задачи, которые вам предстоит вы-

полнить.

Для ускорения и повышения эффективности процес-

са ежедневного планирования я рекомендую составлять

план работы на день на основании плана работы на неде-

лю. Когда перед вами есть более общий план, вы можете

поделить работу на фрагменты и распределить их по дням.

В результате вы каждый день будете знать, что приближае-

тесь к достижению основной цели.

Планирование работы

на неделю

Один раз в неделю следует проанализировать всю пред-

стоящую работу (см. рис. 5.1). Под этим я подразумеваю:

рабочие материалы, в том числе по текущим проектам;

записанные в вашем ежедневнике задачи, срок выполне-

ния которых истекает, а также все намеченные дела и на-

поминания; вашу календарную картотеку с документами

по тем задачам, которые вам предстоит решить на следую-

щей неделе; дела, находящиеся в работе (бумаги, лежащие

в соответствующем лотке или папках, в том числе и элек-

тронных); любой журнал, который вы, возможно, исполь-

зуете для записи тех задач, которые должны выполнить.

5. Запланируйте это сразу же! 163

Рис. 5.1. Составление плана работы на неделю

Дата добавления: 2015-07-02