План работы на неделю

Операций

Журнал

Я н в а р ь

Составление плана работы на неделю

Почему целесообразно планировать работу на неделю?

Ситуация быстро меняется, поэтому для большинства людей составить подробный план

действий на месяц — невыполнимая задача. Тем не менее, если человек планирует

свою работу только на день вперед, у него не остается времени на подготовку

к решению более важных задач. Для большинства людей планирование работы

на неделю — самый оптимальный интервал

Папка из календарной

картотеки

Рабочие материалы

Журнал операций

Ежедневник

Карманный

компьютер

Предположим, сейчас у вас в работе восемь проектов.

Возможно, два из них занимают б´ольшую часть вашего вре-

мени, а оставшиеся шесть находятся на той или иной стадии

реализации. В лотке для бумаг лежат документы, находящие-

ся в работе (например, планы предстоящих деловых поездок), а в ежедневнике на текущую неделю назначено шесть встреч

с руководителями отделов и клиентами. В календарной карто-

теке есть папки, которые вы должны просматривать в опреде-

ленную дату, чтобы обеспечить своевременное выполнение

соответствующих задач. Помимо всего прочего, вас окружа-

ет множество маленьких листиков бумаги с напоминаниями

о предстоящих делах. (Еще лучше, если вы используете ком-

пьютерную программу или электронный журнал, в котором

164 Работай меньше, успевай больше

храните все напоминания, избавившись от необходимости

хранить множество записок). Другими словами, для того что-

бы отслеживать все то, что вы должны сделать, вам действи-

тельно необходимо получать информацию из нескольких

источников. Я рекомендую просматривать их один раз в не-

делю. При этом вы должны определить приоритетность вы-

полнения задач и составить план работы на неделю.

Найдите время для просмотра в своем ежедневнике за-

писей за прошедший период и установите, сколько времени

у вас обычно уходит на выполнение незапланированных за-

дач. Как правило, их чаще всего поручают вышестоящие ру-

ководители, причем в самое неподходящее время дня (недели, месяца). В других случаях приходится заняться незапланиро-

ванной работой, которая требует вашего внимания и на кото-

рую вы тратите время, выделенное для других дел. Каким бы

ни был источник незапланированной работы, на нее уходит

часть рабочего дня и недели — возможно, от 25% до 50%.

Независимо от того, сколько времени у вас займут непред-

виденные дела, планируйте рабочую неделю с учетом того, сколько времени в среднем останется в вашем распоряжении.

Если на незапланированные задачи уйдет половина рабочего

времени, оставшиеся 50% можете посвятить действительно

важной работе, предварительно составив соответствующий

план. При этом вы не перегрузите себя, планируя невозмож-

ное. Вы запланировали незапланированное, поэтому оставшу-

юся часть недели можете целенаправленно, не отвлекаясь, за-

ниматься своими прямыми обязанностями. Идентификация

и определение приоритетности задач, которые предстоит вы-

полнить на следующей неделе, существенно упрощает про-

цесс планирования работы на день. Кроме того, облегчает

и расстановку приоритетов. Если задача важная, она включе-

на в план работы на неделю. Если не очень, ее в этом плане нет.

Вам остается лишь определить ее приоритетность один раз

в ходе составления плана работы на неделю. Преимущество

5. Запланируйте это сразу же! 165

такого подхода заключается в том, что вы видите более ши-

рокую картину происходящего и способны объективно оце-

нить, сколько времени можете посвятить различным делам.

Благодаря планированию работы на неделю гораздо легче ре-

шать, что предстоит сделать в тот или иной день. Для этого

нужно только просмотреть в ежедневнике записи о встре-

чах и делах, запланированных на предстоящую неделю, а за-

тем выбрать те из них, которые нужно выполнить за день.

На рис. 5.2 представлен образец плана работы на неделю.

Рис. 5.2. Образец плана работы на неделю в электронном ежедневнике

Еще одна причина для применения WRAP-техники

Перед лицом длительной атаки и неослабевающего давления

отступите — заново оцените ситуацию и перегруппируйтесь.

Сунь-Цзы, военный теоретик древнего Китая

Над большинством из нас постоянно висит необходимость

сделать какую-то работу. При этом часто бывает так, что ее

гораздо больше, чем реально можно выполнить за день или

166 Работай меньше, успевай больше

неделю. И это никогда не прекращается. Планирование на-

грузки на неделю позволит вам заново оценить ситуацию

и перегруппироваться.

Резервирование в конце недели времени на составление

плана работы на следующую неделю позволяет не только эф-

фективно организовать сам процесс планирования, но и из-

бавиться от давления обстоятельств и по-новому взглянуть

на ситуацию. Как правило, мы не уделяем достаточно време-

ни тому, чтобы пересмотреть свое отношение к работе и жиз-

ни, а ведь должны это делать. Благодаря еженедельному при-

менению WRAP-техники (WRAP — Weekly Review and Action

Plan, анализ и планирование работы на неделю) у вас появля-

ется возможность понять, какие задачи предстоит выполнить

и как именно это лучше сделать. В конце концов, реализа-

ция большинства задач направлена на достижение конечной

цели. Учитывая ее, вы можете проанализировать, что нужно

для выполнения стоящей перед вами задачи.

Решение о том, что следует делать в первую, вторую и тре-

тью очередь, принимается очень быстро. При наличии пла-

на работы на неделю, на основании которого вы составляете

план на конкретный рабочий день, вам не придется тратить

время на размышления о том, что и как вам предстоит сде-

лать сегодня. Вместо этого сфокусируйтесь на ближайшей

задаче, а затем приступайте к выполнению следующей.

Независимо от того, каким ежедневникам или инстру-

ментам планирования вы отдаете предпочтение, рекомендую

выбрать ежедневник с делением на страницы по неделям. Вы

можете использовать, например, бумажный вариант. А если

вы корпоративный пользователь — работать с такими про-

граммами, как Windows Outlook или Lotus Notes, или с любой

другой программой календарного планирования для пер-

сональных компьютеров. Кроме того, можете пользоваться

электронным органайзером. Если все задачи, которые вы пла-

нируете выполнить за неделю, помещаются на одной странице

5. Запланируйте это сразу же! 167

вашего недельного календаря, тем лучше — это существенно

уменьшает вероятность того, что вы пропустите что-то важ-

ное. На рис. 5.3 представлен образец плана работы на неделю.

Рис. 5.3. Образец плана работы на неделю

Образец плана работы на неделю

Имя __________________________

Начало недели: _________________

Понедельник

План работы на неделю

(просмотреть текущие материалы,

лоток для бумаг, находящихся

в работе, ежедневник, календар-

ную картотеку)

Дата добавления: 2015-07-02