Реактивные календарные систем Проактивные календарные системы

ПАМЯТЬ

НАЯ

Если вы поглощены какими-то мыслями, время летит очень

быстро. С вами наверняка происходило такое: не успел рабо-

чий день начаться, как уже пришло время обеденного пере-

рыва, и вы задумываетесь над тем, куда делось целое утро

и что вы успели сделать. Во многих случаях причина такой

222 Работай меньше, успевай больше

озабоченности заключается в том, что мы пытаемся осмыс-

лить и запомнить множество дел, которые нам нужно выпол-

нить. Но подобная ситуация — прямое следствие неправиль-

ного планирования. Это результат наших попыток постоянно

держать в голове все детали того, что нам предстоит сделать.

Я убежден, что такая постоянная озабоченность отнима-

ет у нас много времени и энергии и снижает персональную

эффективность. Единственное, что мы можем сделать в дан-

ной ситуации, — это взять под контроль свое время, работу

и, следовательно, жизнь.

Когда вы чем-то озабочены, вы не можете

управлять своим временем.

Джеймс Маккей, «Управление временем»

(The Management of Time)

Создайте эффективную систему

контроля за выполнением работы

Я очень часто обнаруживаю на рабочих столах множество за-

писок с напоминаниями о том, что нужно сделать; это могут

быть, в частности, стикеры, наклеенные на экране монитора

и везде, где только возможно. Даже если у вас уже выработа-

лась устойчивая привычка делать все сразу же, все равно оста-

ется много таких задач, которые вы по той или иной причине

не можете довести до конца в данный момент. Именно поэтому

вы оставляете себе напоминания о том, что это нужно сделать.

Однако напоминания, постоянно находящиеся перед

глазами, не всегда способствуют концентрации внимания

и повышению продуктивности. Если все эти маленькие за-

писки задерживаются на своих местах достаточно долго, вы

просто перестаете их замечать. Регулярно просматривая их

и сознательно принимая решение ничего не делать, вы лишь

усиливаете свою привычку откладывать на потом.

7. Секрет успеха — в доведении дела до конца 223

Создание простой и удобной системы напоминаний позво-

лит вам преодолеть эти проблемы и заниматься более важ-

ной работой.

Бумажная система контроля за выполнением работы

Поскольку изобилие бумаг — один из самых неприятных

моментов в работе, давайте начнем с обсуждения вопроса

о том, как справиться с их потоком. Вы уже знаете, что бу-

маги можно убрать со стола и сделать так, чтобы они сно-

ва появились на нем, когда придет время ими заняться. Это

можно сделать с помощью календарной картотеки, в кото-

рой вы можете разложить бумаги по папкам, соответству-

ющим дням месяца (и пронумерованным, соответственно,

от 1 до 31) и месяцам (от 1 до 12).

Как уже говорилось в главе 3, вам просто нужно внести

в ежедневник соответствующее напоминание и выделить

в своем графике время для выполнения задачи. Положите

записку с напоминанием в ту папку календарной картотеки, которая соответствует дате выполнения задачи. Разложите

по нужным папкам все бумаги, по которым ждете инфор-

мации или действий со стороны других людей. Например,

если вы отправляете письмо клиенту и ожидаете ответа

от него в течение недели, положите копию письма в кален-

дарную картотеку. Через неделю этот документ попадется

вам на глаза, напоминая о необходимости связаться с клиен-

том и выяснить, как обстоят дела. Если вы получили от него

ответ, ваш следующий шаг будет продиктован тем, что там

сказано. В любом случае копия письма, которая хранится

в календарной картотеке, напомнит вам о том, что это дело

необходимо держать под контролем и довести до конца.

Один умный и успешный человек управлял с помощью

такой системы банком среднего размера. В его календар-

ной картотеке папки были пронумерованы от 1 до 31 и от

1 до 12. Эта картотека и стала инструментом, позволяющим

224 Работай меньше, успевай больше

отслеживать весь процесс управления работой банка. Этот

руководитель распределял обязанности и давал задания со-

трудникам, или записывал, какие дела ему предстоит сде-

лать, и размещал все бумаги, имеющие отношение к тем

или иным заданиям или проектам, в тех папках календар-

ной картотеки, которые соответствовали самым разумным

(и эффективным) срокам исполнения. Когда в определен-

ную дату в будущем нужное напоминание попадалось ему

на глаза, он проверял состояние дел и предпринимал дей-

ствия, необходимые для завершения работы.

Великие дела совершаются не силой, а упорством.

Сэмюэл Джонсон

Блокнот

Записывая все мелкие задачи, которые необходимо выпол-

нить, в одной записной книжке, вы избавитесь от множества

маленьких бумажек, засоряющих ваш стол. Такой блокнот

можно использовать в качестве полезного инструмента для

записи разных мелочей, составляющих неотъемлемую часть

рабочего дня любого человека. Вы можете воспользоваться

им, когда вдруг вспомните, что вам нужно что-то сделать, и захотите куда-то записать напоминание об этом. Ваши

коллеги могут обращаться к вам с просьбой кое-что выяс-

нить и сообщить результат; вы тоже можете внести в блок-

нот и эти просьбы, и действия, которые вам нужно будет

предпринять.

Я рекомендую использовать большой блокнот разме-

ром примерно 15×24 см. Лучше, чтобы это был прошитый

блокнот, в котором страницы не отрываются так легко, как

в спиральном блокноте. Ведите записи в хронологическом

порядке. Разделите страницы на части, каждой из которых

будет соответствовать определенная дата. Делайте записи

крупными буквами и разделяйте прямыми линиями с тем,

7. Секрет успеха — в доведении дела до конца 225

чтобы можно было отличить разные задачи друг от друга.

Когда вы выполните какую-то задачу, вычеркните ее (см.

рис. 7.2). Благодаря этому вы будете видеть, что уже сделано, а что еще предстоит сделать.

Рис. 7.2. Пример записей в блокноте

27 июня

Позвонить Френку и напомнить

о том, что мы начали

использовать новые

бланки счетов

27 июня

Проверить полномочия членов

правления для подготовки

встречи с юрисконсультом

28 июня

Договориться с Джерри

о встрече с Бобом,

чтобы обсудить стратегию

Запись всего того, что вам нужно сделать, в специальный

блокнот — уже достаточно эффективная система напомина-

ний, особенно для секретарей. На самом деле почти у всех

226 Работай меньше, успевай больше

профессиональных секретарей, с которыми я работал, были

такие блокноты или записные книжки.

До тех пор, пока вы не привыкнете записывать все в блок-

нот, я рекомендую всегда держать его на столе открытым.

В противном случае велика вероятность того, что когда вам

понадобится что-то записать, вы сделаете это на первом по-

павшемся клочке бумаги и не приучитесь использовать для

этого специальный блокнот.

Электронная записная книжка

Если вы пользуетесь бумажным блокнотом, то знаете его

ограничения. Как поделиться информацией, которая в нем

записана, с коллегами и сотрудниками? Как быстро оты-

скать в блокноте нужную запись?

Один из наших европейских клиентов нашел прикладную

программу, которая прекрасно заменяет бумажный блок-

нот. Это приложение Microsoft OneNote. Оно предоставляет

пользователям много новых функций (от быстрого поиска

до легкого обмена данными) и существенно упрощает про-

цесс управления информацией и задачами. Приложение

OneNote обеспечивает гибкие возможности сбора и упо-

рядочивания текста, изображений, цифрового рукописно-

го текста, аудио- и видеозаписей — и все это реализовано

в одной цифровой записной книжке на вашем компьютере.

Вы можете осуществлять поиск информации в ней не толь-

ко с помощью функции «Поиск» или по ключевым словам

в документе, но и посредством извлечения информации

из текста в рисунках или из речи в аудио- и видеозаписях.

Все сотрудники могут получить доступ к данным о сове-

щаниях, протоколам совещаний, групповым решениям

и результатам мозгового штурма, хранящимся в записной

книжке OneNote. Если вы сторонник ведения записей, мо-

жете рассмотреть это приложение в качестве альтернативы

бумажному блокноту.

7. Секрет успеха — в доведении дела до конца 227

Календарные системы

Даже если вы пользуетесь блокнотом или записной книж-

кой, вам все равно понадобится календарная система того

или иного типа. На рынке существует множество таких

систем. Планировщики Franklin Covey, органайзеры Day-

Timer, тайм-менеджеры Time Manager International — только

некоторые из множества календарных систем, с которыми

вы, возможно, знакомы. В основе каждой из них лежит та

или иная концепция управления временем. Все они пред-

ставляют собой отличный инструмент контроля за выпол-

нением задач. В конце концов, разумно предположить, что

вы будете каждый день просматривать свой ежедневник,

поэтому в него ст´оит записывать все, что хотите запомнить.

Поскольку в ежедневниках проставлены даты, вы можете

вести запись предстоящих дел в хронологическом порядке.

В наших скандинавских офисах разработаны календар-

ные системы, в которых реализованы основные аспекты

планирования по принципам PEP.

Существует одно проверенное на практике правило при-

менения календарных систем: независимо от того, какой

из них вы отдаете предпочтение — большому настольному

ежедневнику с большим количеством разделов и функций

или простому, который можно носить с собой в сумке или

кармане, — рекомендую выбрать ежедневник с разбиением

на страницы по неделям. Это поможет заблаговременно пла-

нировать работу на предстоящую неделю и увеличит шансы

на успех как в планировании, так и в выполнении работы.

Если вы предпочитаете более сложную систему календар-

ного планирования, можете включить в нее такие подразде-

лы, как адресная книга, раздел для планов реализации про-

ектов или для записей, которые делаете во время совещаний.

Научитесь использовать все ее возможности. Немного вооб-

ражения в сочетании с необходимой подготовкой и практи-

ческим опытом — и вы станете использовать весь потенциал

228 Работай меньше, успевай больше

такой календарной системы для контроля за выполнением

задач и их завершения.

Эффективная календарная система поможет вам:

— Напоминать себе о том, что вам предстоит сделать.

— Записывать информацию о деловых встречах.

— Составлять списки задач или планировать работу

на следующую неделю.

— Записывать важные конечные сроки.

— Планировать выполнение задач, отталкиваясь от конеч-

ных сроков, и отмечать ключевые промежуточные даты.

— Напоминать себе о повторяющихся событиях, таких

как дни рождения, праздники, годовщины и другие

особые даты в вашей жизни.

— Делать заметки на совещаниях.

— Записывать адреса и номера телефонов.

— Иметь под рукой справочную информацию, такую как

часовые пояса, телефонные коды и почтовые индексы.

— Выделять отрезки времени для выполнения заплани-

рованной работы.

— Включать в свое расписание повторяющиеся меропри-

ятия, такие как еженедельные встречи с сотрудниками,

обработка электронной почты или работа с бумагами.

— Хранить личную информацию, в частности, номера

страховых полисов, водительских прав, регистраци-

онный номер автомобиля и т.д.

— Организовать рабочий процесс в соответствии со сво-

ими целями и задачами.

При правильном применении ежедневника для календарно-

го планирования работы и отслеживания ее выполнения он

может выглядеть примерно так, как показано на рис. 7.3.

7. Секрет успеха — в доведении дела до конца 229

Рис. 7.3. Пример использования ежедневника для календарного

планирования и контроля выполнения работы

Совещания

отображают также:

Деловые встречи

Расписания

Дни отдыха

Время для самостоятельной

работы над крупными

задачами

Промежуточные даты

реализации проекта

Конечные сроки

Напоминания

Контроль за выполнением работы

Дата добавления: 2015-07-02