Тема 4. Особенности деловых коммуникаций

ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Деловые коммуникации служат способом организации, оптимизации того или иного вида деятельности: производственной, научной, коммерческой и т.д. Для успешного осуществления этой деятельности необходимо обеспечение передачи информации соответствующей задачам отправителя.

Особенности деловых коммуникаций:

· Основная задача деловых коммуникаций — продуктивное сотрудничество.

· Передаваемая информация значима как для отправителя, так и для адресата.

· Предметно-целевое содержание (информация об определенном предмете обращена к объекту с определенной целью).

· Предполагается владение участников коммуникационного процесса определенными объемами информации (Конференция врачей предполагает, что все участники имеют медицинское образование).

· Предполагается соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия, с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета.

· Существуют формальные ограничения деловой коммуникации:

а) Конвенциональные ограничения, предполагают соблюдение правовых, социальных норм, следование регламентации (Вы не имеете права разглашать содержание внутриорганизационных отчетов. Вы не станете говорить женщине, что в ее возрасте она не может претендовать на эту должность. Человеку намного старше себя Вы не скажите «Выйди вон!» Документ должен быть написан в соответствии с существующими нормами.).

б) Ситуативные ограничения (деловая беседа, совещание, презентация, переговоры и пр.) предполагают передачу информации в заданном регламенте, используя адекватные коммуникативные средства, создавая соответствующую пространственную среду и достигая прагматического ожидаемого результата.

в) Эмоциональные ограничения предполагают, что передаваемая информация не должна иметь эмоционального оттенка, то есть коммуникатор должен держать себя в руках.

г) Насильственные, то есть допустимо прерывание контакта любой из сторон в тех случаях, когда содержание информации перестает носить предметный характер, или когда исчерпано отведенное для коммуникации время, а также когда реакции партнера неадекватны ожиданиям и нормам (например, агрессивное поведение).

· Высокий коммуникативный контроль участников взаимодействия для выявления игр и манипуляций.

· Возможно преднамеренное искажение информации. (Отчет с округленными в большую сторону данными. Тенденциозность в подаче информации).

То есть следует признать, что в деловых коммуникациях существует две ситуации передачи информации:

• Передача полного объема информации. Коммуникатор хочет быть понятым и передает реципиенту полноценное сообщение.
• Частичная передача информации. Коммуникатор заинтересован в дозированном или акцентированном приеме сообщения, поэтому он применяет специальные приемы передачи информации. При этом реципиент получает только ту часть сообщения, которую коммуникатор считает нужной передать. (Я хорошо выполнил работу – докладываю полностью о ситуации. Я выполнил работу плохо – или искажаю информацию, или сразу объясняю произошедшее. И то и другое – неполный объем информации).

ПРАВИЛА ДЕЛОВОГО КОНТАКТА

• Доброжелательное отношение к партнеру.
• Уместную в данной ситуации вежливость.
• Не рекомендуется ставить в центр внимания собственное «Я», быть скромным в самооценках, не навязывать собеседнику собственных мнений и оценок.
• Предполагается ставить в центр внимания слушающего, учитывая его социальные роли, его личность и осведомленность в теме, степень заинтересованности.
• Необходимо выбирать тему, уместную в данной ситуации, интересную, понятную партнеру.
• Коммуникатор должен следовать логике развертывания текста, следить за тем, чтобы вывод не противоречил посылке, чтобы следствия вытекали из причин.
• Коммуникатор должен помнить, что порог смыслового восприятия и концентрации внимания у реципиента ограничен.
• Коммуникатор должен постоянно вести отбор языковых средств в соответствии с избранной стилистической тональностью текста, ориентируясь не только на адресата, но и на ситуацию общения в целом, на официальность или неофициальность обстановки.
• Коммуникатор должен понимать, что в устном контактном непосредственном общении слушатель получает информацию по многим каналам: не только слышит, но и видит его, а, следовательно, принимает от него множество сигналов невербальной (несловесной) коммуникации: поза, жесты, мимика, общая манера держаться, всю культуру поведения и культуру речи.

ТАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ:

· Экспериментально установлено, что самое сильное и устойчивое впечатление о собеседнике – первое.

· Первое впечатление формируется в первые четыре минуты общения.

· Первое впечатление о человеке зависит от его вида.

· Улыбка – своеобразный мимический знак расположения.

· Начинать беседу надо всегда с дружеского тона.

· Начинать разговор надо с вопросов, по которым комуниканты сходятся во мнении.

· Хороший слушатель воспринимается как прекрасный собеседник

· Следует избегать критики коллег и малознакомых людей.

· Прежде чем убеждать человека в чем-то, его надо постараться понять.

· Запоминать и не путать имена.

· Помогать собеседнику почувствовать его значимость.

· Избегать споров.

ОТКАЗ ОТ КОНТАКТА В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ:

· Каждый собеседник, клиент убежден в том, что он - единственный и нет вопроса более важного, чем у него.

· В деловом разговоре собеседника никогда нельзя разубеждать в его исключительности.

· Нельзя показывать, что Вы хотите ограничить время разговора или вообще уклониться.

· При отказе об контакта это следует сделать очень технологично (ссылки на переговоры и т.п.)

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ КОММУНИКАЦИИ

Управленческие коммуникации – это разновидность деловых коммуникаций, передача информации субъектом управления объекту управления, обусловленное потребностями управления. Следовательно, им присущи в основном закономерности деловых коммуникаций. В случае управленческой коммуникации можно утверждать, что чаще всего коммуникатор заинтересован в передаче полного объема информации. В тоже время для управленческих коммуникаций характерны особенности субъектно-психологического плана, связанные с разным статусом лиц, обменивающихся информацией, которые могут приводить к целенаправленному искажению информационных потоков.

Разновидности обмена информацией

• прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов (в интервале от просьбы до приказа),
• обеспечение вовлеченности в решение задач отдела (мотивация),
• обсуждение проблем работы (производственное совещание, планерка, беседа),
• достижение признания и вознаграждения с целью мотивации (доклад),
• совершенствование и развитие способностей и знаний подчиненных (информационный бюллетень, конференция, лекция),
• сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме,
• оповещение подчиненного о грядущем изменении,
• получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Дата добавления: 2015-07-02