Основні види інформаційних документів: загальна характеристика

Інформаційні документи є основними видами інформацій­ної продукції. Інформаційний документ — це один із найпо­ширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведен­ня інформації до споживача в умовах інформатизації суспіль­ства. Вони є результатом наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів, здійснюваної з метою ознайомлення вче­них, фахівців з новітніми вітчизняними і зарубіжними досяг­неннями для орієнтування споживачів у документних потоках, масивах, ресурсах і фондах, що функціонують у суспільстві, обсяги яких усе більше зростають. Інформаційні документи зараховують до групи вторинних документів.

Інформаційний документ (ІД) — це документ система­тизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаці­ями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Ін­формаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково- дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, ди­сертації, ресурси інтернет тощо).

Відмінною рисою інформаційного документа є компактність передачі змісту первинного документа. Зокрема, реферат у 40, анотація в 100, а бібліографічний опис у 250 разів компактніші від статті чи іншого документа, на який вони складаються.

Окремі види інформаційних документів мають певні відмінності, специфічні риси. Вони відрізняються за глиби­ною згортання інформації, за методами її викладу, за тим, є чи немає оціночного підходу до інформації, що обробляється, тощо. Є відмінності в цільовому призначенні інформаційного доку­мента: він призначений лише для орієнтації в документному масиві, для ухвалення управлінських рішень тощо.

У свою чергу, інформаційний документ може бути не лише вихідним, а й похідним для дальшої наукової обробки і ство­рення документів вищого рівня згортання: огляд вторинних документів, покажчик вторинних документів, реферат, анота­ція, предметна рубрика, ключове слово, індекс УДК і ББК, ав­торський знак і т. ін. Інформація, отримана внаслідок наступ­ної обробки інформаційного документа, належить до третього, четвертого, п’ятого і т. д. рівнів її згортання. Результатом згортання є метаінформація або метадані, тобто відомості найвищого рівня згортання. Однак ці риси є варіативними, вони не змінюють суті інформаційного документа.

Використання ІД дає змогу встановлювати походження і місцеперебування первинного документа, авторство і час ви- никнення як самого документа, так і включених до нього відо­мостей і фактів. Широка доступність, компактність, зручність у користуванні, стислість і, разом з тим, змістовність викладу, багатоаспектний характер роблять інформаційний документ незамінним засобом задоволення різноманітних інформацій­них потреб користувачів.

До цього часу немає єдиної класифікації ІД, яка б поділяла їх на види за певними ознаками. ІД як один з видів докумен­тованої інформації підлягає загальній класифікації документів, заведеній у документознавстві: за характером знакових засо­бів; за мірністю запису інформації; за призначенням для сприйняття; за каналом сприйняття людиною; за рівнем по­ширення; за способом документування; за рівнем узагаль­нення інформації; за матеріалом носія інформації; за матері­альною конструкцією носія інформації; за регулярністю ви­ходу в світ; за часом виходу в світ; за походженням.

У документному потоці інформаційні документи вирізня­ють серед інших видів документів за ознакою аналітико-син- тетичної переробки інформації або за рівнем узагальнення інформації. За цією ознакою розрізняють первинні та вторин­ні документи. ІД зараховують до вторинних документів. У свою чергу, інформаційні документи поділяють на види, підвиди, різновиди і типи за специфічними ознаками, характерними для окремих груп ІД.

Найпоширенішою є класифікація ІД за цільовим призна­ченням і характером інформації. За цією ознакою ІД поді­ляють на бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні.

Бібліографічний документ — це інформаційний доку­мент упорядкованої сукупності бібліографічних записів.

Реферативний документ — це інформаційний документ сукупності бібліографічних записів, включно з рефератами. Реферат — це короткий виклад змісту документа чи його частини, що включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ — це інформаційний документ од­ного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел. Основну скла­дову документа становить огляд — концентрований виклад змісту сукупності документів з певної теми за певний промі­жок часу.

Аналітичний документ — це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу. Часто такі ІД називають оглядово- аналітичними. Такий поділ ІД на види є достатньо умовним, позаяк більшість з них поєднують у собі всі методи аналіти­ко-синтетичної обробки первинних документів.

До інформаційних документів висуваються такі вимоги:

· актуальність і достовірність наведених у них відомостей;

· вичерпна повнота вітчизняних і зарубіжних джерел;

· компактність викладу;

· оперативність підготовки (період часу від моменту по­яви відповідного первинного документа до моменту виходу вторинного документа).

Дата добавления: 2015-06-27