Загальна методика створення інформаційного документа

Різноманітні інформаційні документи об’єднані цільовим призначенням і методикою підготовки.

Загалом уже склалася певна методика підготовки інфор­маційних (вторинних) документів: загальна (для всіх видів) та часткова (для певного виду).

Загальна методика підготовки інформаційного документа охоплює такі послідовні операції:

· уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

· визначення цільового призначення інформаційного до­кумента, який відповідає інформаційному запиту споживача;

· бібліографічний пошук і відбір існуючих інформацій­них документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

· по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформа­ційна розвідка, попередній аналіз документів);

· критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на “потрібні — непотрібні”, відбір необ­хідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

· всебічний аналіз змістових і формальних характери­стик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточ­ний аналіз);

· логічне перетворення вилучених даних з метою отри­мання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа; </p>

· визначення структури та послідовний виклад змісту вто­ринної інформації в інформаційному документі.

Розглянемо докладніше кожну операцію, пов’язану зі ство­ренням інформаційного (вторинного) документа.

Вихідним для створення інформаційного документа є кон­кретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної по­треби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, фор­мальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-попу- лярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

На практиці виникає багато непорозумінь у зв’язку з не­чітким формулюванням і реалізацією ПОЗ. Найтиповішими з них є:

1. Споживачі неповно відображають у ПОЗ зміст інформа­ційної потреби, не осмислюють її суть до кінця, перекладаючи її на інформаційних посередників, доручаючи професіоналам пошук, відбір та аналіз первинних документів. Унаслідок цього інформаційна потреба споживача та її ПОЗ виявляються як ціле та її частина. Якщо такий ПОЗ надходить до референта- аналітика, то він здатний відповісти лише на ПОЗ, а не на всю інформаційну потребу споживача.

2. Споживачі чітко, повно й однозначно формулюють інфор­маційну потребу і ПОЗ, однак посередник розуміє формулю­вання по-своєму, неточно, неповно. Пошук та аналітико-син­тетична обробка документів у цьому разі також є недостатньо оптимальними.

Зазначені варіанти досить часто трапляються в практиці наукової обробки документів. Помічено, що ефективність відбо­ру первинних документів зростає тоді, коли споживач сам здійснює його, позаяк у цьому разі спрацьовують сукупність внутрішніх, інтелектуальних, психологічних характеристик особистості, в яких проявляється інформаційна потреба. Ра­зом з тим, референти-аналітики професійно володіють загаль­ною і частковою методикою наукової обробки документів, можуть створювати різноманітні інформаційні документи, розраховані на задоволення не лише разових, а й постійних інформаційних потреб, як індивідуальних, так і колективних.

Кожний первинний і вторинний документ має свій кон­кретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа: певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, характер інформа­ції, автор (його авторитет), рік видання, місце виходу у світ та інші характеристики. Пошуковий образ документа (ПОД) — це узагальнена програма конкретного документа, його інфор­маційна формула.

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Таке порівняння динамічне, у ньому пошукові образи перебувають у зіставленні, взаємодії, взаємовпливі (ПОЗ<-»ПОД). Резуль­татом цього є рішення про вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного до­кумента, який містить інформацію вторинного рівня згортання.

Відповідність у системі ПОЗ<-»ПОД може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність — смислова відповідність між інформаційним запитом і отри­маним повідомленням. Рівень релевантності залежить від різних варіантів відповідності ПОЗ і ПОД. Можливі кілька варіантів зв’язку:

· зв’язок “тотожність” — повний збіг усіх параметрів і характеристик образів запиту і документа: документ стає пріо­ритетним для споживача порівняно з іншими;

· зв’язок “включення”: ПОЗ є ширшим, ніж ПОД, доку­мент підлягає науковій обробці;

· зв’язок “підпорядкування”: ПОД є релевантним, але шир­шим за основними характеристиками, ніж програма ПОЗ. Такий первинний документ несе споживачеві надлишкову інформацію, створює інформаційний “шум” — потрібну інфор­мацію можна вилучати із частини документа;

· зв’язок “перетинання”: збігаються лише окремі елементи ПОЗ і ПОД. У такому разі до вторинного документа включають лише частину оригінальної інформації за профілем запиту;

· зв’язок “схожість”: програма ПОД і ПОЗ близькі одна до одної. Такий зв’язок враховують, коли відбирають первинні документи із суміжних галузей знання;

· зв’язок “відмінність”, коли ПОД і ПОЗ не мають загальних характеристик, тому первинний документ вилучають з процесу наукової обробки з метою створення вторинного документа.

Аксіоматичним є положення про те, що вторинні (інфор­маційні) документи є результатом аналітико-синтетичної об­робки первинних документів. Разом з тим, створення кожного інформаційного документа пов’язане, передусім, з попереднім пошуком і виявленням вторинних документів, які відповіда­ють ПОЗ споживачів. Саме цей аспект часто недооцінюють в інформаційній діяльності. Актуальна“ядерна” тематика, що має суттєве наукове або практичне значення для розвитку певної галузі наукової чи практичної діяльності, як правило, є постійним об’єктом активної аналітико-синтетичної діяль­ності. Тому перш ніж створювати новий інформаційний доку­мент у відповідь на ПОЗ споживача, слід вдатися до пошуку та виявлення вже існуючих вторинних документів. Вони, по- перше, можуть повністю задовольнити ПОЗ споживача, а, по- друге, стати базою для виявлення, відбору та аналітико-синте- тичної обробки первинних документів, щоб створити документи вищого рівня узагальнення інформації. Ця процедура потре­бує відповідних професійних знань, умінь і навичок, затрати інтелектуальних зусиль. Перший аспект стосується інформа­ційного обслуговування, який є об’єктом вивчення самостійних наукових і навчальних дисциплін. Зупинимося докладніше на другому аспекті — на характеристиці вторинних документів як базі для створення інформаційних документів.

Основним джерелом відомостей про первинні документи для виявлення та відбору їх є бібліографічні покажчики, БД, бібліотечні (карткові та електронні) каталоги. Саме в них ство­рюють ПОД. Якість відбору первинних документів буде тим вищою, чим повнішою є інформаційна формула кожного до­кумента. Вона підвищується в такій послідовності: бібліогра­фічний опис -» бібліографічний опис з анотацією -» бібліогра­фічний опис з рефератом.

Виявлення первинних документів (або так звана інформа­ційна розвідка) дасть змогу по можливості якомога повніше визначити основне коло документних джерел інформації, що відповідають профілю інформаційних запитів споживачів: вітчизняних, зарубіжних, нових, за минулі роки тощо. Саме такий вичерпний масив з теми може стати об’єктом про­міжного аналізу, поділу документів на “потрібні — непотрібні”.

Всебічне вивчення змістових і формальних характеристик первинних документів дає можливість виявити ті з них, які відповідають набору пошукових ознак інформаційної потреби. До таких основних ознак належать: інформативність документа, новизна, плюралізм, повнота й обсяг релевантної інформації, актуальність. Інформативність документа — це кількість і якість інформації, цікавої для споживача. Основ­ним показником інформативності є новизна інформації.

Критерій новизни, оригінальності документа має, як пра­вило, подвійне значення: інформація може бути новою з по­гляду поінформованості споживача і з погляду розвитку тієї чи іншої галузі. У другому випадку інформацію називають оригінальною, первинною, такою, що не має аналогів у своїй сфері. Саме новизна інформації з погляду розвитку науки, техніки, економіки, культури є основним критерієм інформа­тивності документа. Перевагу надають узагальнювальним документам, які підсумовують розвиток наукових, приклад­них та інших досліджень. Беруть до уваги територіальні, хро­нологічні ознаки, характер викладу матеріалу, місце видання, установу, що видала документ, його цільове і читацьке при­значення: якій групі споживачів його адресовано, для вирі­шення яких завдань його можна використати. Велике зна­чення має ім’я автора, його авторитет. Якщо автор відомий як видатний фахівець або вчений, кожна публікація якого ро­бить певний внесок у науку, мистецтво і т. ін., вірогідність відбору документів саме цього автора є високою.

Пріоритет надають документам, що мають підвищений попит користувачів. Враховують також кількість посилань на них у наукових виданнях, характер оцінок їх у критиці з боків опонентів, частоту анотування книг і статей у реферативних журналах, бібліографічних покажчиках. Виявити кількість посилань на певний документ можна, наприклад, за покажчиками цитованої літератури, які видають у різних країнах світу. При цьому слід враховувати масштаби розповсюдження їх: місце­вий, регіональний, національний, зарубіжний, відомчий тощо.

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформатив­ною компактністю, щільністю. Основна вимога — отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа. Якщо з певної теми є кілька первинних документів, перевага надається тим із них, які ма­ють найповніший обсяг профільної оригінальної інформації. Остаточно відбираючи первинні документи, їх відчужують від документного потоку чи масиву.

Остаточний аналіз первинних документів здійснюють шля­хом всебічного виявлення змістових і формальних характе­ристик для синтезування, тобто поєднання виявлених під час аналізу розрізнених фактів і частин предмета, а також вста­новлення їхніх логічних і структурних зв’язків з метою пізнан­ня предмета як єдиного цілого. Синтезування як виявлення і перетворення наявної інформації у явну і навпаки можна здійснювати за індуктивним і дедуктивним методами. Суть індуктивного методу полягає в переході від окремих фактів, часткових рішень, ситуативних обставин до узагальнення їх і створення на цій основі загальної і повної картини з проблеми (теми), що вивчається. Дедуктивний метод синтезування пе­редбачає перехід від знання більш загальних положень до знання менш значущих, поодиноких фактів тощо.

Теоретичною основою синтезування є закони, за допомогою яких розрізнений фактичний матеріал набуває єдиного смис­лового змісту. У такий спосіб встановлюють дійсне значення одиничних випадкових фактів, положень, явищ, процесів. У процесі семантичного (змістового) і структурного аналізу та синтезу первинної інформації утворюється нова вторинна інформація, за допомогою якої можна визначити тенденції розвитку науки, техніки і виробництва. Інформування спожи­вачів у масиві первинних документів у згорнутому, узагальне­ному вигляді дає змогу, по-перше, підвищити науковий рівень прийняття управлінських та інших рішень; по-друге, знизити вартість наукових і практичних розробок; по-третє, скоротити термін дослідження або прийняття рішення.

Оціночні фактори синтезування інформації відіграють важливу роль у вирішенні наукових і практичних завдань, визначають форму і зміст інформаційних документів. До них належать: цільове призначення, тематичні межі, рівень уза­гальнення, глибина згортання інформації.

Цільове призначення інформаційного документа визна­чається метою, яку ставить перед собою споживач. Інфор­маційні потреби споживача для вирішення конкретних зав­дань можуть бути різними:

· скласти уявлення про зміст первинних документів з теми (проблеми), яка його цікавить, з метою відбору цінних джерел для вивчення;

· оцінити стан і шляхи розвитку певної галузі науки або практичної діяльності з метою визначення значущості завдан­ня, що вирішується, в колі інших проблем;

· використати в здійснюваній роботі новітні досягнення своєї та інших галузей науки, техніки, культури, мистецтва з метою підвищення ефективності створюваної технології, мето­дики, моделі тощо;

· привернути увагу до проблеми, що вивчається, з метою по­казу позитивних і негативних сторін здійснюваних досліджень;

· оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі на­уки з метою визначення найперспективніших напрямів вирі­шення поставлених завдань;

· визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;

· встановити наукову значимість теорій, концепцій, гіпо­тез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;

· виявити тенденції розвитку базової і суміжних галузей науки, техніки, економіки, управління, культури і визначити оптимальні показники соціальної, економічної, технологічної ефективності запропонованих рішень.

Рівень згорнутої інформації визначають за характером інформаційної потреби споживача і вимірюють відношенням обсягу інформаційного документа до загального обсягу розгля­нутих першоджерел. На рівень узагальнення впливають також такі чинники: широта тематичних інтересів споживачів, на які розрахований вторинний документ; щільність потоку доку­ментної інформації; час, який споживач може виділити для виявлення та вивчення інформації. Відповідно до інформацій­ ного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згор­тання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх.

Загальну методику, яку застосовують для створення інфор­маційних документів, використовують і в процесах пізнаваль­ної діяльності. Більшості видів інформаційних документів властиві елементи наукової, інтелектуальної праці. Однак визначальним критерієм, що дає змогу виділити інформаційні документи із сукупності інших документів-результатів на- уково-пізнавальної діяльності, є їхнє цільове призначення. Зав­дання інформаційних документів — допомогти споживачеві в пошуку необхідної первинної інформації; сконцентрувати його увагу на найважливіших джерелах, підготувати основу для виходу з проблемної ситуації шляхом надання її інфор­маційної моделі. Таким чином, цільову установку створення інформаційних документів визначають тим, як вони викону­ють допоміжну функцію стосовно сфери, що обслуговується. Інформаційні джерела постачають споживачів фактами, да­ними, інформацією, необхідними для вирішення наукової, прак­тичної проблеми чи прийняття управлінського рішення. Отже, сутнісні властивості інформаційного документа дають змогу розглядати його як результат переробки вихідної інформації, що сприяє переходу її на вторинно-документальний рівень шля­хом створення похідного (вторинного) документа.

Інформаційний документ звичайно має типову структуру: обов’язкову — основну частину і вихідні дані; факультатив­ну — довідково-бібліографічний апарат і додаткові відомості. Довідково-пошуковий апарат, як правило, включає: зміст, пе­редмову, рекомендації з використання, вступну статтю, схему класифікації, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики. У передмові викла­дають завдання і вказується вид документа, його цільове і читацьке призначення, принципи відбору і групування інфор­мації, періодичність видання, відомості про довідково-пошу­ковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документів або їхніх копій. Схема та індекси класифікації УДК і ББК, предметні рубрики, система посилань допомагають зорієнтуватися у вторинному документі.

Список використаних джерел (літератури) наводять у кінці документа.

Слід зважати на те, що вторинна інформація може існува­ти як у формі окремого документа, так і бути структурною частиною первинного документа.

Дата добавления: 2015-06-27