Співвідношення первинних І вторинних документів

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і вторинні документи.

Первинний документ — це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, роз­робок тощо. Він призначений не для відображення інших до­кументів, а для забезпечення суспільства первинною інформа­цією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, — первинні. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними або інформаційними.

Вторинний документ — це результат аналітико-синтетич­ної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб спожи­вача. Вторинні (інформаційні) документи містять системати­зовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопуб- ліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах. Первинні документи часто на­зивають вихідними, які служать для створення документа похідного, тобто вторинного.

У первинних документах містяться безпосередні резуль­тати наукових досліджень і розробок, нові наукові відомості або нове осмислення відомих ідей і фактів. Вони є безпосеред­нім результатом професійної діяльності створювачів первин­ної інформації — науковців, письменників, журналістів, ком­позиторів, художників тощо. Результати їхньої діяльності — монографії, статті, літературні та музичні твори тощо. Пер­винні документи не дають інформації про інші документи, точніше, вони не призначені для зміни їх.

Вторинні документи — це результат аналітико-синтетич- ної переробки змісту первинних документів, спрямованої на згортання (стиснення) первинної інформації для зручності використання її в процесі створення інформаційної про­дукції. Тобто, у вторинних документах інформацію, що мі­стилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Підготовка їх — сфера професійної діяльності інформаційних посередників: бібліо­графів, каталогізаторів, референтів-аналітиків, інших інформа­ційних працівників. Це бібліографічні записи, анотації, рефе­рати, бібліографічні огляди тощо. Вважають, що вторинні до­кументи призначені для інформування (оповіщення) про інші документи, що вони можуть полегшити споживачам ін­формації орієнтування як у складі певного фонду документів (потоку, масиву документів), так і в змісті тієї інформації, що в них міститься. Завдяки цьому може відпасти потреба у зверненні до кожного з використаних первинних документів, тобто ці документи полегшують розумову працю споживача інформації.

Поділ документів на первинні і вторинні досить умовний. Практично в усіх первинних документах містяться результа­ти аналітико-синтетичної переробки раніше отриманих на­укових чи практичних результатів. Окремих первинних доку­ментів взагалі не може бути створено без первісної обробки Даних, які є органічною складовою і становлять особливу цін­ність для споживачів. У вторинних документах містяться та­кож результати попередніх досліджень, аналіз і синтез їх.

Аналіз первинних і вторинних документів, які становлять документні потоки, масиви, ресурси, фонди, дає змогу отриму­вати об’єктивну картину рівня розвитку економіки, науки, виробництва, освіти, культури тощо. Аналіз первинних доку­ментів дає можливість планувати й керувати розвитком усіх сфер людської діяльності, вдосконалювати їх. У процесі вияв­лення документів застосовують переважно якісний аналіз, що базується на вивченні змісту документів, оцінці цінності, до­стовірності, наукової новизни й повноти інформації, яка сто­сується ідей, методів дослідження, його результатів.

Видова структура вторинних документів достатньо різно­манітна. Її сформовано для переробки первинних джерел ін­формації відповідно до інформаційних потреб. Видове різно­маніття вторинних документів об’єднані цільовим призна­ченням і методикою підготовки. Метою створення вторинних документів є інформування споживачів про потоки і масиви первинних документів, щоб у згорнутому, узагальненому вигля­ді викласти основний їхній зміст. Згортання текстів первин­них документів здійснюють шляхом аналітико-синтетичної переробки різних видів, що підвищує інформаційну місткість документа. При цьому рівень згортання і характер вторинної інформації, як відображення запитів споживачів інформації, виступають провідними ознаками класифікації вторинних до­кументів. За цим критерієм виділяють інформаційні (вторин­ні) документи: з бібліографічною інформацією, з рефератив­ною інформацією; з оглядовою та з аналітичною інформацією.

Вторинні документи можуть бути неопублікованими та опублікованими, періодичними, неперіодичними і продовжу­ваними. Разом з тим вторинні документи є інформаційними документами.

Вторинні документи часто є не самостійними документа­ми, а частиною інших документів: монографій, дисертацій, звітів про НДР. Тому, якщо стоїть завдання виявлення і кумуляції відомостей про них, треба робити аналітичний опис цих мате­ріалів. Призначенням вторинних документів є забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Дата добавления: 2015-06-27