Проведение аттестационных собеседований

ВЫЯВЛЕНИЕ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПОТРЕБНОСТЕЙ В ОБУЧЕНИИ

Руководители поручают много трудных заданий, и среди них одно из наиболее травмирующих и деликатных — это проведение аттестационных собеседований, в ходе которых руководитель оценивает работу служащего и представляет результат своей оценки. Эта процедура способствует взаимному общению лицом к лицу началь­ника и подчиненных.

Многие люди не любят, когда их оценивают, и в част­ности не любят, когда их экзаменуют и при этом выяв­ляют какие-либо недостатки. С другой стороны, если задать вопрос о самом ценном опыте по личному развитию, то вспоми­нают, как их оценивал опытный человек, чьи взгляды вызывают уважение и к кому прислушиваются.

Проведение оценки ставит проблемы, как перед на­чальником, так и перед подчиненными. Тот, кто оцени­вает, признается, что трудно составить объективное пред­ставление и затем сообщить его в ясной и гуманной форме. Тот, кого оценивают, склонен считать эту проце­дуру напряженной и неловкой, хотя и важной. Поэтому неудивительно, что на проведение такой оценки отводится слишком мало времени либо она проводится без должной подготовки и умения. Процесс оценки состав­ляет самую сердцевину обучения, связанного с работой, и руководитель может сделать многое для индивидуаль­ного обучения через умело проведенные аттестацион­ные собеседования.

Во многих организациях действуют установленные системы оценки. Обычно они предполагают, что руководитель проводит ежегодные собеседования с каждым подчиненным. Ключевые вопросы беседы фиксируют­ся в письменной форме, и этот документ затем хранится в конфиденциальных досье компании. Большинство сис­тем оценки содержат условие, что в течение собеседо­вания человеку сообщаются сделанные выводы, а у него есть возможность задавать вопросы и комментировать услышанное.

ШАГ 1. ПОДГОТОВКА. Исходным требованием для проведения собеседования является знание особенностей системы, принятой в вашей компании, т. е. знание особенностей характера собираемой информации и, что еще важнее, понимание того, как именно эту информацию будут использовать. Вам нужно будет убедиться, что и вы, и подчиненный собрали всё необходимые бумаги для проведения этой процедуры. Перед собеседованием проверьте, обладаете ли вы, достаточным умением, чтобы эффективно спра­виться с поручением; если же такого умения не хватает, то короткая тренировка, возможно, заполнит пробелы. Многие трудные вопросы могут проясниться, если вы обратитесь за конфиденциальным советом к своему кол­леге.

Подготовка к собеседованию требует, чтобы заранее было выделено время на сбор информации, по которой: будет проводиться оценка, В оптимальном варианте формальное собеседование подробно рассматривает прошедший год и дает полную перспективу, на предстоящий год. Чтобы прийти к взвешенной точке зрения, поговорите с теми, кто в процессе работы сталкивается с дан­ным сотрудником, проверьте письменную или техническую работу, а также сравните показатели работы с предварительно поставленными и зафиксированными за­даниями.

ШАГ 2. НАСТРОЙКА НА ИНТЕРВЬЮ. Необходимо, чтобы собеседование проходило конфиден­циально, в атмосфере, ведущей к откровенному, обдуман­ному и творческому общению. На встречу нужно отвести достаточ­ное количество времени; нормальная средняя продолжительность беседы два часа.

Если вы проводите собеседование, то вам надо подго­товить себя психологически и решить, как вы намерены подойти к интервью. Вы должны настроить свой ум таким образом, чтобы быть способным охватить взглядом ход событий за достаточно долгий отрезок времени.

ШАГ 3. СОБЕСЕДОВАНИЕ. Перед собеседованием обратите внимание на расположе­ние кресел, самой комнаты и на уровень шума. Позаботиться о том, чтобы подчинен­ный не оказался в психологически невыигрышном поло­жении. Так, проводящему собеседование не следует са­диться в кресло, которое на несколько дюймов выше, и взирать на подчиненного сверху вниз. Нужно также, что­бы вас не прерывали, потому что поток телефонных звонков или сообщений в ходе собеседования производит ужасное впечатление.

Для начала убедитесь в том, что вы чувствуете себя свободно и расслабленно.

Важно, чтобы цели собеседования были четко и поло­жительно сформулированы и взаимно приняты. Если же целей собеседования невозможно достичь в рамках отведенного времени, то выделите приоритеты в повестке и запланируйте на будущее время для завершения собесе­дования.

Луч­ший способ добиться открытости — это самому быть открытым и тем самым задать определенный тон собе­седованию.

В начале встречи нужно выработать, согласовать и, возможно, записать повестку или список вопросов. Потом уже можно оценить каждый пункт и уделить больше вре­мени более сложным и важным вопросам.

Формальные оценки предоставляют возможность про­следить карьеру на протяжении долгого времени, и для этого очень нужен дух реализма. Мало кто может достичь высоких постов в организации, но многие стремятся к этим постам, поэтому неизбежны разочарования. Вместе с тем развитие карьеры доступно почти каждому, если не сводить его к продвижению по службе и измене­нию статуса. Людям важно понять, что их продвиже­ние зависит от прилагаемых усилий и энергии. За простое присутствие не полагается никакого вознаграждения; единственным критерием для продвижения служит по­лезность людей.

Вопросы, задаваемые руководителем собеседования, во многом помогают выявить отношение подчиненного к делу и его планы. Может оказаться, что это фантазии, смешанные с необоснованной надеждой или чрезмерным пессимизмом. Выяснение взглядов подчиненного и лич­ные советы ему, как это описано на нескольких сле­дующих страницах, способны внести реализм и плановое начало в этот важный аспект трудовой жизни. Комплекс­ный план личного развития часто возникает по итогам обзора карьеры.

ШАГ 4. ЗАВЕРШЕНИЕ СОБЕСЕДОВАНИЙ. Приближаясь к завершению собеседования, полезно было бы сделать обзор состоявшейся встречи, который позволяет решить три главных задачи:

• Вопросы рассматриваются еще раз, и те, что не были решены, решаются;

• Можно выявить вопросы, которые не были достаточно обсуждены, и найти способ восполнить этот пробел;

• Можно оценить, в какой мере достигнуты совместно поставленные цели.

Одной из главных исходных задач проведения аттес­тационного собеседования было получить информацию, помогающую управлять трудовыми ресурсами организа­ции. Прежде чем завершить собеседование, проверьте, в какой мере эта задача выполнена. Если остаются пробелы, попытайтесь заполнить их. Большинство систем оценки предлагают подчиненному прокомментировать письменный отчет по итогам собеседования. Это нужно для того, чтобы четко определить и хотя бы ослабить любые расхождения во взглядах.

Как и в любом важном деле, полезно еще раз взгля­нуть на процесс оценки и получить реакцию другой стороны по поводу его эффективности. И руководителю, и подчиненному нужно выразить то, что они чувствуют и думают, причем следует непременно добиться от подчи­ненного его комментария. Если опыт оказался неудач­ным, то надо проанализировать его с точки зрения воз­можностей улучшения.

Процесс оценки — это существенная часть поддержа­ния дисциплины и ответственности, свойственной роли руководителя, если руководитель владеет гибким и полез­ным инструментом для улучшения взаимоотношений, развития личностей и успешной координации человеческих усилий.

Дата добавления: 2015-07-02