Краткий план организации корпоративного мероприятия

Ни в коем случае нельзя забыть о подведении итогов после мероприятия, сборе отзывов и их анализе, постпраздничном пиаре события, работе над ошибками, подписании актов, составлении финансовой отчетности.

А между тем, корпоративные праздники являются индикаторами развитости корпоративной культуры и в целом успешности организации.

Стоит ли совмещать обучение и отдых?

Да! Только есть условия - как это сделать правильно.

Нельзя сообщать сотрудникам, что вы едете на тренинг (обучение), а в результате проводить только развлечения и банкет (отдых).

Или наоборот - говорить, что едете отдыхать, а на самом деле организаторами заказывается тренинг. В итоге, люди настраиваются на одно, а получают другое, следовательно ожидания не оправдываются и оценка праздника значительно снижается.

Так как же правильно совместить отдых и обучение?

Праздник надо разделить на блоки (и об этом заранее сообщить сотрудникам):

- обучающий блок (тимбилдинг, во время которого мы будем обучаться эффективно взаимодействовать с коллегами);

- банкетный блок (после обучения с развлекательной программой и небольшим количеством спиртного).

На мой взгляд, наиболее эффективный праздник со всех сторон (и для решения задач руководителя и для удовлетворения желаний сотрудников) - это праздник "обучение + развлечения".

Ибо праздник состоящий только из банкетной части менее результативен и интересен, а иногда и несет вред Компании.

Праздник в виде только обучающего блока также распространен в последнее время - он исключает негативные последствия неумеренности, можно ограничиться лишь недолгим фуршетом после активной части (обучающего блока) или вовсе исключить фуршет.

Если на ваши праздники люди с удовольствием ходят и мероприятия проходят регулярно и эффективно - это говорит об эффективности работы всей компании:

- компания хорошо зарабатывает и может тратить деньги на праздники;

- у компании много хороших информационных поводов;

- отдел персонала работает эффективно, правильно подбирает сотрудников, работает с ними (адаптирует, обучает, сопровождает праздники, сотрудникам комфортно в организации и они работают с удовольствием и с полной отдачей и т.д.);

- у руководителей и работников взаимовыгодное и приятное партнерское сотрудничество.

Обязательно у праздника должно быть четкое начало и финал.

Но с окончанием самого праздника не заканчивается работа по его организации.

К сожалению, навык организации хороших мероприятий оттачивается годами, возможно, мои наработки ускорят ваш процесс.

Ну и в качестве резюме, предлагаю вашему вниманию -

(20 шагов к успешному мероприятию):

1. Сформулировать цель мероприятия (если Вы не можете этого сделать - не проводите мероприятие).

2. Исходя из цели - прописать задачи, в числе которых может быть и сама организация праздника; и задачи, которые этот праздник может решить.

3. Выявить целевую аудиторию для проведения праздника.

4. Найти подходящий информационный повод для праздника.

5. Выбрать (назначить) ответственного за организацию праздника внутри Компании.

6. Найти идею для нашего мероприятия (например, масленица, пейнтбол, лыжная гонка и т.д. возможно совместно с провайдером event-услуг, желательно провести анкетирование сотрудников).

7. Выбрать провайдера праздничных услуг (в случае необходимости).

8. Заключить подробнейший договор с провайдером.

9. Провести внутренний пиар мероприятия ("соблазнить" сотрудников прийти на мероприятие, желательно за 1-2 месяца до его начала).

10. Составить список желающих присутствовать на мероприятии.

11. Замотивировать потенциальных участников в соответствии со списком прибыть на мероприятие.

12. Со стороны внутреннего организатора все максимально тщательно подготовить (и прописать - это помогает в организации) - самостоятельные услуги, закуп спиртного, подарков и т.д.

13. Тщательно проинструктировать каждого потенциального участника о предстоящем мероприятии и обговорить все детали, ответить на все вопросы, дать всю необходимую информацию.

14. Обеспечить своевременное прибытие участников на место проведения мероприятия, а также зависящие от вас услуги в четком соответствии со временем, указанным в договоре.

15. Максимально активно и позитивно участвовать в праздничных мероприятиях.

16. Внутреннему организатору произвести все контрольные действия по организации трансфера участников с места проведения мероприятия, а также - дополнительные необходимые действия для завершения мероприятия (сбор участников, проверить и забрать оставшиеся вещи и т.д.).

17. Подписать Акты выполненных услуг с провайдерами. В случае факта предоставления не качественных услуг - написать и отправить Претензию, чтобы вернуть часть средств.

18. Составить финансовые отчеты, которые приняты в вашей Компании по проведенному мероприятию.

19. Собрать отзывы о мероприятии с участников. Разместить новость о мероприятии, фото и отзывы на корпоративном портале или другим способом довести прошедшее событие до сотрудников.

20. Провести анализ проведенного мероприятия и работу над ошибками.

К сожалению, на следующий день после праздника невозможно отследить достижения всех целей, а тем более просчитать финансовый результат вложений, но по косвенным признакам можно понять - эффективен ли праздник в вашей Компании.

Мы (Школа-студия системного командообразования "Колесо") желаем вам исключительно хороших праздников, успешности Компании и благополучия сотрудникам!

Дата добавления: 2015-07-13