Методические рекомендации. Приступая к изучению темы, обратите внимание на понятие документооборота и его характеристики, порядок прохождения и исполнения входящих документов

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Тема 4.1 ПОНЯТИЕ, СТРУКТУРА И ОБЪЕМ

Приступая к изучению темы, обратите внимание на понятие документооборота и его характеристики, порядок прохождения и исполнения входящих документов, порядок прохождения исходящих документов и внутренних документов в процессе их подготовки.

Сформируйте представление о документообороте и его характеристике, о порядке прохождения входящих документов, прохождения исходящих и внутренних документов и их подготовке.

При изучении темы обратите внимание на то, что Документооборот - это движение документов в уч­реждении» организации, на предприятии с момента их создания или получения до завершения или отправления.

Порой имеет место неоправданное возрастание коли­чества документов, создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях. Неред­ко внедрение автоматизированных систем управле­ния происходит без рационализации и упорядочения традиционного документообразования, без изменения структуры в форм документирования, что не способст­вует снижению объемов документооборота.

Главным направлением упорядочения документиро­вания, сокращения числа документов является созда­ние унифицированных систем, строго устанавливаю­щих состав применяемых документных форм и регла­мент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполне­нием документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы раз­множают сверх нужного тиража без всякой надобно­сти. Это приводит к неоправданному росту объема до­кументообороте. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов. Различают три основных по­тока документов: входящие (поступающие в учрежде­ние), исходящие (отправляемые из учреждения); внут­ренние (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Литература

[1, с. 308-332]

[2, с. 119-129]

[3, с. 226-239]

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение документооборота.

2. Опишите, что является главным направлением упорядочения документов.

3. Сформулируйте, почему значительный вклад в совершенствование документооборота может внести секретарь руководителя организации.

4. Классифицируйте потоки документов.

Дата добавления: 2017-01-13