Методические рекомендации. Приступая к изучению темы, обратите внимание на обработку входящих документов, обработку исходящих документов

ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ. КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА

Тема 4.2 ОБРАБОТКА И ДВИЖЕНИЕ ВНЕШНИХ И

Приступая к изучению темы, обратите внимание на обработку входящих документов, обработку исходящих документов, регистрацию документов и контроль за их исполнением, формы регистрации документов и порядок их заполнения.

Сформируйте представление об обработке входящих и исходящих документов и прокомментируйте регистрацию документов и контроль за их исполнением.

Практическое занятие № 7

Регистрация входящих документов в регистрационно-контрольных карточках.

Практическое занятие № 8

Регистрация исходящих документов в регистрационных журналах и на

регистрационно-контрольных карточках.

Практическое занятие № 9

Регистрация внутренних документов в регистрационных журналах и на регистрационно-контрольных карточках.

Обратите внимание на то, что поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в струк­турные подразделения и отдельным исполнителям. В подразделениях формируются потоки, которые на вы­ходе из учреждения образуют исходящий поток доку­ментов.

Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата, то постоянно долж­на проводиться работа по его рационализации.

Движение документов в учреждении должно быть прямоточным, т. е. исключающим возвратные, зигза­гообразные и другие Повторные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

В целях ускорения процесса обработки документов целый ряд операций можно проводить параллельно. Например, копирование документа, -в нескольких эк­земплярах вполне правомерно, если исполнением этого документа занято несколько подразделений-исполни­телей {или должностных лиц).

Обратите внимание на то, что в практической деятельности используются две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрация — с использо­ванием персонального компьютера. В небольших уч­реждениях применяют разные журналы для. регистра­ции входящих и исходящих документов.

Возвратное перемещение документа исключает пе­редачу необходимой информации по телефону или с помощью регистрационных карточек.

При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов.

Обратите внимание на то, что для осуществления контрольных опе­раций очень удобна регистрационно-контролъная карточка. На ее верхним поле кружком обводят дату испол­нения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления срока фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Изучение теоретического материала заканчивается практическими занятями. Для правильной регистрации входящих документов в регистрационно-контрольных карточках, регистрация исходящих и внутренних документов в регистрационных журналах и на регистрационно-контрольных карточках внимательно изучите обработку и движение внешних и внутренних документов, а также приложение №4.

Литература

[1, с. 332-348]

[2, с. 134-146]

[3, с. 243-250]

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите формы регистрации документов.

2. Опишите регистрационно-контрольную карточку.

3. Сформулируйте схемы движения основных групп и видов документов.

4. Классифицируйте поток входящих документов.

Тема 4.3 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ,

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ,

Дата добавления: 2017-01-13