Методические рекомендации по выполнению домашней контрольной работы

Методические рекомендации к практическому занятию

ПОДГОТОВКА В АРХИВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ

Приступая к изучению тему, обратите внимание на понятие номенклатуры дел, порядок составления и оформления номенклатуры дел.

Сформируйте представление обо организации оперативного хранения документов, оформлении номенклатуры дел в организации.

Практическое занятие № 10

Организация оперативного хранения документов. Оформление номенклатуры дел в организации

Обратите внимание на то, что после того как в управленческой деятельности, была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких до­кументов накапливается множество. Для того чтобы их можно было легко найти, после исполнения доку­менты группируют в дела;

Номенклатура дел является указателем индекса­ции документов и дел. При индексации документов индекс дела по номенклатуре входит в индекс доку­менте

Номенклатура дел используется как схема построе­ния справочной картотеки и как учетный документ при сдаче в архив дел (до 10лет).

Изучение теоретического материала заканчивается практическим занятием. Для правильного оформления номенклатуры дел в организации внимательно изучите систематизацию дел, номенклатуру дел.

Литература

[1, с. 351-374]

[2, с. 149-200]

[3, с. 243-29]

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте понятие номенклатуры дел.

2. Опишите порядок составления и оформления номенклатуры дел..

3. Сформулируйте представление об организации оперативного хоз-ва.

4. Раскройте сущность оформлении номенклатуры дел в организации.

Каждый учащийся выполняет вариант работы в соответствии с двумя последними цифрами его шифра. Например:шифр учащегося 072, значит, ему необходимо выполнит вариант №72, если шифр учащегося 080, значит, его вариант – 80. Контрольная работа, выполненная не по своему варианту, не зачитывается и возвращается учащемуся.

При выполнении контрольной работы придерживайтесь следующих правил:

1. Работу необходимо выполнять в отдельной тетради. На обложке следует указать: фамилию, имя, отчество, шифр, наименование предмета и обратный адрес.

2. Работа должна быть написана любыми чернилами, кроме красных.

3. Работа должна быть написана разборчиво, аккуратно, без сокращений. Неграмотная, неряшливая работа возвращается учащемуся без проверки.

4. Каждое задание начинайте с новой страницы, а в конце тетради оставьте несколько чистых страниц для рецензии преподавателя.

5. Текст задания необходимо переписывать полностью и дать на него полный ответ. Теоретический материал должен быть подтвержден примерами. Все цифры должны быть написаны четко.

6. Решения задач должны сопровождаться теоретическими обоснованиями и пояснениями. Несмотря на то, что число задач, с которыми придется встретиться в курсе экономики организаций, очень велико, чтобы научиться решать их, необходимо овладеть небольшим числом общих примеров экономических расчетов.

Домашняя контрольная работа содержит 4 задания, в числе которых могут быть как теоретические, так и практические задания (вопрос или задача).

При решении каждой задачи необходимо ясно представить сущность метода анализа или определения, к которому относится данная задача, уметь написать формулу и понять значение каждой величины. Прежде, чем приступить к решению задач, внимательно ознакомьтесь с решением типовых задач в данной методике и предлагаемой литературе. В конце работы надо указать перечень используемой литературы. После используемой литературы надо поставить дату и подпись учащегося. Получив прорецензированную работу, учащийся должен выполнить работу над ошибками и объяснить их. Если работа выполнена неудовлетворительно, то учащийся выполняет ее вторично. Повторно выполненную работу следует высылать вместе с первой работой. При затруднении в выполнении контрольной работы следует обратиться к преподавателю за письменной либо устной консультацией.

Выбор варианта домашней контрольной работы

Вариант работы выбирается в соответствии с последней цифрой шифра учащегося. Например: шифр 65231. Следовательно:

Вариант 1 (вопросы:1;11 и задачи:1;11) или шифр 65389

Вариант9 (вопросы: 9;19 и задачи: 9;19).

ЗАДАНИЯ ДЛЯ ДОМАШНЕЙ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ

Теоретические вопросы

1. Цели и задачи дисциплины. Понятие о делопроизводстве. Основные нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства.

2. Значение рациональной работы с документами на предприятии, в учреждении, организации. Ответственность за несоблюдение требований нормативных актов по делопроизводству.

3. Понятие о документе. Классификация документов. Унификация и стандартизация.

4. Классификация документов, унификация и стандартизация СТБ6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

5. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Формуляр-образец.

6. Машинописное оформление реквизитов документов. Бланк документа. Постоянные реквизиты бланка. Служебные отметки на документах.

7. Делопроизводство по общим вопросам.

8. Делопроизводство по административным вопросам.

9. Делопроизводство по трудовым вопросам.

10. Делопроизводство по финансово-расчетным вопросам.

11. Делопроизводство по кассовым операциям.

12. Делопроизводство по вопросам планирования.

13. Делопроизводство по снабжению.

14. Делопроизводство по сбыту.

15. Техника выполнения машинописных работ. Подготовка к работе на текущей машине. Правила написания различных символов. Знаки, употребляемые с цифрами. Общепринятые сокращения. Исправление ошибок.

16. Требования к основным элементам текста. Приемы выделения отдельных мест в тексте. Правила оформления примечаний и сносок.

17. Машинописное оформление табличного материала.

18. Понятие документооборота и его характеристики. Порядок прохождения и исполнения входящих документов.

19. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки.

20. Обработка входящих документов. Обработка исходящих документов. Регистрация документов и контроль за их исполнением.

21. Основные понятия. Формы регистрации документов и порядок заполнения.

22. Понятие номенклатуры дел. Порядок ее составления и оформления.

23. Принципы формирования дел в соответствии с номенклатурой.

24. Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве.

25. Порядок оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Практические задания

1. Реквизит №1. Государственный герб Республики Беларусь. Правила оформления.

2. Назначение и характеристика решения, указания, распоряжения как вида распорядительных документов.

3. Назначение характеристики, автобиографии, резюме как вид документации по личному составу.

4. Организация работы с документами и их обработка.

5. Виды служебных писем и порядок их составления.

6. Особенности приказа по личному составу.

7. Правила составления заявления.

8. Трудовая книжка и ее назначение.

9. Составьте и оформите справку на свое имя о том, что вы находитесь в очередном отпуске. Остальные реквизиты вымышленные.

10. Документы и их классификация. Виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.

11. Объект и предмет делопроизводства. История развития делопроизводства.

12. Бланки документов, их виды. Требования к бланкам документов.

13. Система расчетно-денежной документации.

14. Назначение и характеристика должностной инструкции, ее формы.

15. Назначение и характеристика штатного расписания и его формы.

16. Оформите протокол.

ПРОТОКОЛ. Дата. Индекс. Могилев. Заседание научно-технической комиссии по общетехническим и организационно-методическим стандартам. Председатель П.В.Медведюк, секретарь П.В.Антошкина. Присутствовали 9 человек. Повестка дня: 1. О проекте государственного стандарта «Единая система технологической документации. Учет применяемости технологической оснастки» (доклад члена НТК В.М. Осипова).2.О проекте государственного стандарта «Микрофотокопирование. Термины и определения» (доклад члена НТК А.Д. Дорофеева).

СЛУШАЛИ: В.М.Осипова — Доклад прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ 1.1 Проект стандарта утвердить. 1.2.Установнть срок введения стандарта в действие с 1 января 200Z г. 1.3. Контроль за введением стандарта возложить на Госстандарт РБ. 2.СЛУШАЛИ: А.Д.Дорофеев — Доклад прилагается.

ПОСТАНОВИЛИ: 2.1.Проект стандарта утвердить. 2.2.Установить срок введения стандарта в действие с 1 января 200Z. Председатель П. В. Медведюк. Секретарь И.В.Антошкина.

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

17. Назначение и характеристика положения.

18. Наименование и характеристика правил внутреннего трудового распорядка.

19. Назначение и характеристика приказа.

20. Экспертиза ценностей документов. Функции.

21. Оформите акт.

Главное управление промышленности строительных материалов.

ГЛАВМОГОБЛСТРОЙМАТЕРИАЛЫ АКТ. Индекс. Могилев. О (краткое содержание события или фактов).

УТВЕРЖДАЮ. Наименование должности руководителя. Подпись. 00.00.00. Основание: наименование, дата и номер документа, послужившего основанием для составления акта. Составлен комиссией в составе: председатель, члены комиссии, присутствовали. Текст констатирующей части акта. Излагаются цели и задачи, сущность проведенной работы, установленные факты, выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Количество экземпляров акта (указывается в конце текста перед подписью). Кому переданы Подписи. В дело 324-4. И.О. Фамилия.

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

22. Унификация и стандартизация документов.

23. Сущность организации документооборота.

24. Систематизация документов и их хранение.

25. Система расчетно-денежной документации.

26. Документы по внешнеэкономической деятельности.

27. Документы, оформляющие предпринимательскую деятельность.

28. Документы деятельности банков.

29. Оформите справку. Справка. 00.00.00. №67. Могилев. Председателю предприятия «Маяк» Просолову Л.И. За 200...г. в правление предприятия поступило 78 обращения членов колхоза, из них 6 писем, 33 предложения, 10 заявлений и 9 жалоб. Все они были рассмотрены в установленные законом сроки. Основание: журнал учета писем, заявлений и жалоб за 20...г. Секретарь правления Н.А.Мартынова.

Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

30. Пользуясь справочным или учебным пособием, СТБ и пр. постройте: формуляры- образцы организационно-распорядительных документов с угловым и продольным расположением реквизитов, с указанием табуляторов, печатных знаков, интервалов, расстояния между реквизитами. В текстовой части документов отразите структуру текста, указав основные элементы структурных частей.

а)Устав;

б) Положение;

в) Инструкция;

г) Штатное расписание;

д) Правила внутреннего трудового распорядка;

е) Приказ.

ж) Распоряжение;

з) Указание;

и) Решение;

к) Постановление

л) Акт:

м) Протокол полный;

н) Протокол краткий;

о) Протокол сокращенный,

п) Докладная записка;

р) Объяснительная записка;

с) Справка;

т) Доклад;

у) Реферат;

ф) Телеграмма;

х) Телефонограмма;

ц) Заявление;

ш) Автобиография;

щ) Резюме (по личной документации);

э) Характеристика;

ю) Титульный лист к курсовой работе;

я) Титульный лист к дипломной работе.

31. Составьте проект приказа по ОАО Торгодежда" об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск товаров со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска товаров со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и складах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы.

Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

32. Составьте приказ по строительному кооперативу "Запуск" о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше 20см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частным лицам.

33. Составьте приказ по предприятию «Хайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

34. Составьте приказ об итогах работы с документами в 20...г. в ОАО "Родина". В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите вникание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

35. Составьте автобиографию.

36. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

37. Согласовать телеграмму в адрес комбината от имени общества с просьбой командировать представителя для участия в приеме-сдаче шелка.

38. Составьте телефонограмму, исходя из следующего условия. Хлебозавод "Автомат" 4 сентября с.г. не обеспечил завоз хлебобулочных изделий в магазин № 5 и 17 Заводского РПТ г. Минска. Телефонограмму за подписью директора торга И.И.Некрасова адресовать на имя директора с просьбой принять меры, исключающие в дальнейшем срыв завоза хлебобулочных изделии.

39. Составьте гарантийное письмо ОАО "Экосан" ОАО "Прогресс" об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ОАО "Экосан" просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

40. Составьте претензионное письмо предприятия управлению железной дороги назначения об уплате стоимости 15 м³ строительного леса, отгруженного леспромхозом по накладной № 48 в вагоне № 653. Претензия заявляется в связи с не поступлением строительного леса, отгруженного леспромхозом на основании квитанции № 48 станций железной дороги в приемке груза к перевозки. Стоимость потерянного груза согласно счета поставщика составляет 25000 у.е.

41. Составьте исковое заявление предприятия в Госарбитраж о взыскании с управления железной дороги назначения стоимости утраченного строевого леса. Для составления искового заявления используйте претензионное письмо. Ответ управления железной дороги в течение трехмесячного срока не получен. Наименования предприятий, их подчиненность и остальные данные укажите самостоятельно.

42. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуске, на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

43. Составьте информационное письмо по Торговой фирме "Падзея" 19.03.20... №143 в Главное управление потребительского рынка. Следующего содержания: Работниками управления потребительского рынка 10-12 марта текущего года проведена проверка соблюдения трудового законодательства на предприятии торговли нашей фирмы. В некоторых магазинах выявлены нарушения трудового законодательств по приему и увольнению с работы, регулированию труда женщин и несовершеннолетних, по ведению трудовых книжек. В связи с этим фирмой приняты следующие меры:

По результатам проверки издан приказ № 3 от 19.03.2001.

1. Материалы проверки обсуждены 19.03.2001 на совещании директоров и заведующих магазинами и т.д.

Приложения:

Копия приказа по фирме от 19.03.2001 Xs3.

2. Копия протокола совещания администрации магазинов от 19.03.2001. Директор фирмы. Подпись. Расшифровка подписи

44.Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

45.Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

46.Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 200Х г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

47. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскспромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

48. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

49. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

50. Составьте приказ об увольнении в связи с несоответствием выполняемой работы вследствие состояния здоровья.

Дата добавления: 2017-01-13