Управління інтеграцією проекту

І ПРОЦЕСИ ІНВЕСТИЦІЙНОЇ ФАЗИ ПРОЕКТУ

ФУНКЦІЇ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Процеси ініціації проекту (передінвестиційної фази) завершуються прийняттям рішення про початок фінансування робіт і про перехід в інвестиційну фазу проекту. Для формального санкціонування початкової (першої) фази проекту розробляється Статут, після чого реалізуються всі процеси функцій проектного менеджменту аж до процесів закриття контрактів і проекту в цілому.

Тобто з позиції проектного менеджменту закінчення інвестиційної фази є завершенням проекту. Однак для інвестора закінчення інвестиційної фази є лише завершенням вкладання коштів і переходом проекту в наступну - експлуатаційну фазу. У цій фазі інвестор починає отримувати прибуток. Треба зауважити, що рутинні процеси в експлуатаційній фазі не притаманні процесам проектного менеджменту, хоча вони і є складовою частиною інвестиційного проекту.

Функція проектного менеджменту «Управління інтеграцією проекту» містить у собі сім процесів (див. п. 1.2), які визначають, об’єднують та координують групи процесів управління проектами. Під інтеграцією розуміють зведення воєдино усіх існуючих даних, які відносяться до продуктів проекту, термінів і вартості виконання робіт.

Розробка Статуту проекту. Статут проекту є документом, у якому декларується формальна авторизація проекту (санкціонування робіт проекту, яке гарантує виконання робіт організацією-виконавцем у потрібний час і у потрібній послідовності). В основу Статуту покладають матеріали бізнес-плану проекту.

Статут проекту офіційно наділяє керівника проекту повноваженнями з використання ресурсів організації. Керівник проекту визначається і назначається якомога раніше - на етапі розробки Статуту проекту. Розробка Статуту має велике значення в організаціях, у яких керівник проекту не має безпосередньої влади над членами команди проекту та іншими ресурсами.

Статут проекту являє собою документ, призначений для підтвердження легальності проекту, а також інформування керівників функціональних підрозділів про те, що вони повинні надати керівнику проекту певні ресурси.

Статут проекту складається і затверджується ініціатором проекту або куратором. Розробка Статуту проекту звичайно відбувається за межами організації, яка виконує проект.

У деяких організаціях Статут проекту формально складається після того, як виконується попередній опис змісту проекту.

Типовий Статут проекту звичайно містить:

• Цілі проекту.
• Короткий опис змісту продукту.
• Вимоги до проекту.
• Границі проекту.
• Відношення між учасниками проекту.
• Перелік функціональних підрозділів, які беруть участь у проекті.
• Обмеження проекту.
• Допущення проекту.
• Контрольні події розкладу.
• Кошторисну вартість.

Необхідність розробки статуту обумовлена розмірами та складністю проекту. Крупний проект, що споживає значні ресурси, повинен мати Статут. Для малих проектів, які виконуються в межах однієї функціональної групи, Статут звичайно не розробляється.

Усіх учасників проекту треба своєчасно ознайомити з текстом Статуту, який повинен бути лаконічним, простим і виключати неоднозначність його розуміння.

Розробка попереднього опису змісту проекту. Попередній опис змісту проекту - це письмове викладення цілей, робіт і продуктів проекту, основні характеристики якого аналізувалися в остаточному техніко-економічному обґрунтуванні та обговорювались у бізнес-плані.

Попередній опис змісту проекту уявляє собою перший документ (за часом цей документ може розроблятися до Статуту проекту) у плануванні проекту. Попередній опис змісту проекту визначає інші інструменти у процесі планування і контролю, вибудовує структуру основних положень проекту, відображає їх у зручному для сприйняття вигляді. Крім того, попередній опис змісту проекту є лише першим кроком процесу планування проекту, тому у процесі виконання проекту подальший опис змісту постійно коригується.

У Статуті і описі змісту проекту багато спільного. Відміна полягає у ступені деталізації опису даних елементів. Оскільки Статут проекту є інструментом авторизації, він, зазвичай, містить відносно малу кількість деталей. Ці деталі більш докладно розписуються у попередньому описі змісту проекту. Попередній опис змісту проекту включає:

• Цілі проекту. Під цілями проекту і продукту треба розуміти: терміни (часова ціль), вартість (вартісна ціль) і якість (якісна ціль). Ці три цілі взаємопов’язані та конкурують одна з іншою, тобто змінення однієї з них спричиняє зміну інших. Тому у багатьох проектах прийнято розставляти пріоритети цілей наступним чином: найвищий пріоритет - терміни, потім якість і вартість. Інакше кажучи, у ситуації, де потрібен компроміс, у першу чергу намагаються додержуватися термінів, не звертаючи уваги на цілі з більш низькими пріоритетами
• Опис змісту продукту. Наводяться характеристики продукту, послуги або результату, для створення яких розпочато проект. Вони менш деталізовані на різних фазах проекту і стають більш докладними на пізніших фазах у міру уточнення характеристик продукту. Опис змісту продукту повинен бути досить детальним, щоб забезпечити майбутнє планування змісту проекту.
• Вимоги до проекту. Результати аналізу потреб, побажань і очікувань усіх учасників проекту перетворюються у перелік вимог з наданням кожній вимозі пріоритету.
• Границі проекту. Визначають у цілому те, що включається до проекту. Указується також, що не включене до проекту. Це повинно виключити виконання робіт, які виходять за межі проекту.
• Результати проекту. Описуються продукт або послуга, або побічні результати, такі, як звіти і документація з управління проектом.
• Порядок прийняття результатів проекту. Описується порядок та критерії прийняття результатів у процесі життєвого циклу проекту.
• Обмеження проекту. Перелічуються обмеження проекту. До них належать, наприклад, затверджений бюджет, контрольні події, встановлені замовником або іншим учасником проекту і т.д. Обмеження, які перераховані у подальшому описі змісту проекту зазвичай більш численні та деталізовані у порівнянні з обмеженнями, які перераховані у Статуті і попередньому описі змісту проекту.
• Допущення проекту. Перелічуються допущення проекту та аналізуються наслідки, якщо вони будуть помилковими. Допущення, перелічені у подальшому описі змісту проекту зазвичай більш численні та деталізовані у порівнянні з допущеннями, які перелічені у Статуті і попередньому описі змісту проекту.
• Початкову ієрархічну структуру робіт (див. наступну функцію проектного менеджменту «Управління змістом проекту»).
• Ризики. Перелічуються виявлені ризики.
• Контрольні події розкладу. Замовник або виконавча організація визначають контрольні події та дати їх виконання.
• Обмеження фінансування. Описуються всі обмеження, накладені на фінансування проекту, як на рівні загальної вартості, так і в окремих фазах.
• Кошторисну вартість. Кошторисна вартість являє собою загальну вартість проекту.

При розробці попереднього опису змісту проекту керуються Статутом проекту (якщо він розроблявся замовником до опису змісту), технічним завданням на проект, яке визначає замовник, враховуються фактори зовнішнього середовища і можливості організації.

Розробка плану управління проектом. Процес розробки плану управління проектом включає операції, необхідні для формулювання, інтеграції та координації сукупності допоміжних планів, до яких відносяться:

• план управління змістом проекту;
• план управління розкладом;
• план управління вартістю;
• план управління якістю;
• план управління вдосконалення процесів;
• план управління забезпечення проекту персоналом;
• план управління комунікаціями;
• план управління ризиками;
• план управління поставками.

Зміст плану управління проектом коригується у процесі виконання проекту. План управління проектом визначає, як повинен виконуватись, контролюватись та закриватись проект.

Керівництво і управління виконанням проекту. Виконання проекту - це основний процес, пов'язаний з реалізацією плану проекту і в результаті здійснення якого буде витрачена основна частина бюджету. У цьому процесі керівник і команда проекту повинні скоординувати різні технічні і організаційні зв’язки, передбачені у проекті.

Моніторинг і управління роботами проекту. Моніторинг і управління роботами проекту виконується для нагляду за групами процесів: ініціацією, плануванням, виконанням і закриттям проекту. Коригуючі та попереджуючі дії здійснюються для контролю ефективності проекту протягом його життєвого циклу.

Коригуючі дії - це документовані рекомендації, необхідні приведення очікуваного ходу виконання проекту у відповідність до плану управління проектом.

Попереджуючі дії - це документовані рекомендації, які знижують вірогідність негативних наслідків, пов’язаних з ризиками проекту.

Моніторинг призначений для внесення пропозицій з покращення процесів і включає збір, вимірювання і розповсюдження інформації про хід виконання проекту. Безперервний моніторинг дозволяє виявити «вузькі місця», яким треба приділити особливу увагу.

Загальне управління змінами. Загальне управління змінами здійснюється у процесі усього життєвого циклу проекту. Управління змінами необхідно тому, що проекти рідко коли виконуються у суворій відповідності до початкового плану управління проектом. Плану управління проектом, опису змісту проекту та інших документів можна дотриматися шляхом безперервного управління змінами, які чи відхиляються, чи приймаються.

Запропоновані зміни можуть привести до створення нових або редагування старих кошторисів, послідовностей планових операцій, дат розкладу і т.д. Ці зміни можуть потребувати коригування плану управління проектом, опису змісту проекту та інших документів.

Кожна зміна повинна бути прийнятою або відхиленою особою з відповідними повноваженнями з команди управління проектом або сторонньої організації, яка представляє ініціатора, куратора або замовника. У процесі загального управління змінами може бути задіяна так звана Рада управління змінами.

Закриття проекту. Процес закриття проекту включає виконання плану управління проектом у частині закриття проекту. У багатофазних проектах процес закриття проекту закриває частину змісту проекту, яка відноситься до даної фази. Цей процес містить завершення всіх виконаних операцій у всіх групах процесів управління проектом для формального закриття проекту або проектної фази і передачі завершеного або зупиненого проекту. Процес закриття проекту також визначає процедури координації операцій, необхідних для перевірки і документування результатів проекту, координації та формалізації прийняття цих результатів замовником або куратором, дослідження і документування причин здійснених дій при закритті проекту до його завершення. Для забезпечення необхідної взаємодії при виконанні операцій усього проекту або фази проекту розробляються дві процедури:

• Процедура адміністративного закриття. Ця процедура деталізує всі операції, взаємодії та обов’язки членів команди проекту і інших учасників, залучених у процедуру адміністративного закриття проекту. Процес адміністративного закриття проекту також включає інтегровані операції, необхідні для збору звітних матеріалів за проектом, аналіз його успіху або невдачі, збору накопичених знань і архівування інформації за проектом для використання організацією у майбутньому.
• Процедура закриття контрактів. Включає всі операції і взаємодії, необхідні для урегулювання і завершення будь-якої контрактної угоди, яка стосується даного проекту, а також для визначення операцій, які забезпечують формальне адміністративне закриття проекту. Ця процедура містить як верифікацію продукту (констатація того, що уся робота виконана правильно і з задовільною якістю) і адміністративне закриття (внесення змін, які відображають остаточні результати, та архівування цієї інформації для використання у майбутньому). Умови контракту можуть також передбачати роботи для закриття контракту, які повинні бути виконані у рамках цієї процедури. Особливим випадком закриття контракту є його передчасне розірвання. До таких випадків належить, наприклад, недоставка продукту, перевитрата бюджету або нестача необхідних ресурсів.

Дата добавления: 2013-12-12