Управління комунікаціями проекту

Функція проектного менеджменту «Управління комунікаціями проекту» включає чотири процеси (див. п. 1.2), які необхідні для своєчасного створення, збору, розповсюдження, зберігання, отримання і використання інформації з виконання проекту. Процеси управління комунікаціями передбачають створення необхідних зв’язків між членами команди і обмін інформацією з виконання проекту.

Планування комунікацій. У процесі планування визначається тип інформації, її споживачів, терміни надання, хто і яким чином повинен цю інформацію надати. У більшості проектів основна частина планування комунікацій виконується на різних фазах проекту. Однак результати планування протягом усього проекту при необхідності переглядаються.

План управління комунікаціями є складовою частиною плану управління проектом і містить:

• Вимоги до комунікацій з боку учасників проекту.
• Відомості про інформацію, що передається, включаючи формат, зміст і рівень деталізації.
• Ім’я виконавця, відповідального за передачу інформації.
• Ім’я одержувача даної інформації.
• Методи і технології, які використовуються для передачі інформації (наприклад, службова записка, електронна пошта і т.д.).
• Частота комунікацій (наприклад, щотижнево).
• Схема передачі за інстанціями, яка визначає строки і порядок передачі на вищі рівні.
• Метод оновлення і уточнення плану управління комунікаціями у міру виконання проекту.

У план управління комунікаціями можуть також включатися принципи проведення нарад, зборів команди проекту, електронних нарад і т.д.

Розповсюдження інформації. Під розповсюдженням інформації треба розуміти забезпечення своєчасного доступу учасників проекту до потрібної інформації.

У рамках процесу управління комунікаціями виконавець відповідає за ясність і повноту інформації. Одержувач відповідає за отримання інформації і за правильне її розуміння.

Звітність за виконанням передбачає збір усіх даних базового плану і надання учасникам проекту інформації про хід виконання робіт. Звіти повинні містити інформацію про зміст, терміни, вартість, ресурси, якість і поставки. Звіти можуть бути повними або стосуватися тільки відхилень.

Управління учасниками проекту здійснюється для вирішення проблем, які виникають. Активне управління учасниками проекту сприяє зміцненню злагодженості роботи командою проекту і знижує вірогідність порушення нормального ходу виконання проекту. Зазвичай управління учасниками проекту входить в обов’язки керівника проекту. При виникненні проблем керівник проекту повинен прийняти відповідні заходи і вирішити ці проблеми разом із учасниками проекту.

Дата добавления: 2013-12-12