Связи в организации и координация

В организации, состоящей из многих частей, должна осущест­вляться определенным образом координация их деятельности. Дан­ная координация выступает основой структуры организации, кото­рую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в орга­низации.

Без связей и фактического взаимодействия частей не может быть организованного целого. Связь является условием, определяющим возможность взаимодействия. Связи между частями организации осуществляются через каналы коммуникации. Виды связей соответ­ствуют видам тех отношений между частями организации, которые объединяют части в единое целое.

В организации связь — это выражение отношений, а не какое-то действие. Связи различаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что в свою очередь определяется тем, какие отношения лежат в основе связи. Посредством связей в организации осуществляется координация ролей и деятельностей. Эффективная координация является функцией двух переменных: прав и информации.

В организации выделяются различные типы связей. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Наи­более часто анализу подвергаются следующие пары связей в органи­зации: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональ­ные; формальные и неформальные; прямые и косвенные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организа­ции и ее частях. Они формализуются в процессе проектирования организации, действуют постоянно и изображаются на всех возмож­ных ее схемах, отражая распределение полномочий или указывая на то, «кто есть кто» в организационной иерархии. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, со­здавая тем самым стабильность в организации. В рамках вертикаль­ных связей решаются проблемы власти и влияния, т.е. реализуется «вертикальная загрузка» работы. Обычно рост организации сопро­вождается ростом вертикальных связей, так что по количеству этих связей можно судить о размере организации. Современная крупная промышленная организация с сотнями тысяч занятых может иметь от 1 до 12 уровней по вертикали. Вертикальные связи являются един­ственным типом связей в рамках линейной департаментизации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продукто­вой департаментизации, но при этом дополняются горизонтальными связями.

Использование вертикальных связей в качестве каналов переда­чи информации для принятия решения становится малоэффектив­ным, когда информация, используемая для решения, вынуждена проходить несколько уровней организационной иерархии, распо­ложенных далеко друг от друга. В этом случае создается опасность возникновения искажения («эффект испорченного телефона»), за­медляется весь коммуникационный процесс и требуются значитель­ные затраты.

Горизонтальные связи — это связи между двумя или более рав­ными по положению в иерарахии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение — способствовать наибо­лее эффективному взаимодействию частей организации при реше­нии возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию в целом более устойчи­вой при различных внешних и внутренних изменениях. Горизон­тальные связи создают ряд важных преимуществ. Они экономят время и повышают качество взаимодействия. Горизонтальные связи развивают у руководителей самостоятельность, инициативность и мотивированность, ослабляют боязнь риска. В отличие от верти­кальных, горизонтальные связи, за исключением матричной депар­таментизации, обычно не формализуются в ходе проектирования организации. Трудно найти описание работы или должностные обя­занности, где бы было записано, когда и как осуществлять связи с равными по статусу частями организации. Поэтому особый интерес представляет анализ практики и изучение способов установления таких связей. В случае, когда горизонтальные связи устанавливаются на неформальной основе вышестоящим руководителем, они обыч­но имеют привязку ко времени, к событию или к людям. Так, на­пример, в ходе заседания директор может предложить начальникам цехов на месте решить вопросы установки нового оборудования. Или руководитель организации может разрешить начальнику от­дела труда и заработной платы и начальнику отдела кадров само­стоятельно решать вопросы установления окладов для работников, поскольку он доверяет им. Но, как только один из них оставит свой пост по каким-то причинам, руководитель скорее всего вернет это право себе назад и будет им пользоваться до тех пор, пока новый начальник не заслужит у него доверия. В основном в этих случаях используется метод установления прямых контактов между теми, кто имеет отношение к проблеме.

Наряду с неформальными способами существует ряд способов формализации горизонтальных отношений. В ряде случаев для уси­ления механизма горизонтального взаимодействия назначаются спе­циальные лица для осуществления двусторонних контактов между подразделениями организации. Это могут быть заместители, кури­рующие группу подразделений одного уровня, или же координато­ры — руководители проектов программ, нацеленных на получение одного определенного результата или продукта. В данном случае и тем и другим даются права, превышающие уровень прав, которыми наделены подразделения, вступившие в горизонтальное взаимодей­ствие. Но при этом они не наделяются административной властью линейных руководителей.

Следующей группой методов установления горизонтальных свя­зей является создание целевых групп и команд, состоящих из предста­вителей разных частей организации и предназначенных для решения задач на стыке подразделений или проблем. Целевые группы чаще создаются на временной, а команды — на постоянной основе. Наибо­лее полное развитие горизонтальные отношения получают в рамках матричной департаментизации, когда создается формальная система двойного подчинения.

Еще одной парой связей, устанавливаемых в организации, явля­ются линейные и функциональные связи. Распространено представ­ление, что линейные связи —это те, которые связаны с производст­вом, а функциональные — со вспомогательными по отношению к производству функциями. Однако это совсем не так. Линейные связи — это отношения, в которых начальник реализует свои власт­ные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, т.е. эти связи идут в организационной иерархии сверху вниз и выступа­ют, как правило, в форме приказа, распоряжения, команды, указания и т.п. Природа функциональных связей (или их еще часто называют штабными) — совещательная, и реализуется посредством этих свя­зей информационное обеспечение координации.

Функциональные связи имеют в организационной иерархии на­правленность снизу вверх и выступают в форме совета, рекоменда­ции, альтернативного решения и т.п. (рис. 4.14).

Тот факт, что и те и другие связи осуществляются определенны­ми подразделениями в организации, порождает представление, что отдельные подразделения имеют большее отношение к какому-то одному типу связей.

Рис. 4.14. Линейные и функциональные связи в организации

В реальной практической работе это восприятие нередко переносится на название подразделений. Взаимоотношения рассматриваемых связей с некоторыми аспектами деятельности орга­низации показано в табл. 4.1.

Функциональные связи следует отличать от функциональных прав. Последние — это власть, которую индивид или отдел могут иметь как результат специфики своей работы. Так, обычным являет­ся пример, когда в цехе машиностроительного завода работает нор­мировщик или учетчик, формально входящий в состав отдела труда и заработной платы, но реализующий по месту работы (цех) делеги­рованное ему отделом функциональное право — вести различные виды оперативного учета. Между начальником этого цеха и учетчи­ком в отличие от производственных рабочих возникают не прямые, а косвенные связи. Последние не ограничивают действия линейного руководителя, а повышают их качество, компенсируя его незнание деталей в функциональных областях. Квалифицированная эксперти­за делается теми, у кого на это специально выделяется время. В целом ускоряется принятие решения.

Косвенные связи обычно ограничены ответом на вопрос «как», иногда — на вопрос «когда» и реже — на вопросы «где» или «кто». Такой подход сдерживает опасную тенденцию, которая возникает при расширении круга вопросов, подпадающих под функциональ­ное право.

Дата добавления: 2013-12-13