Наочні матеріали у проведенні презентації

Більшість презентацій передбачають використання наочних матеріалів. Наочні матеріали допомагають як презентатору, так і аудиторії запам’ятати основні пункти виступу. Вони подобаються і професійним ораторам (допомагають їм переконати аудиторію в своїй точці зору та полегшують запам’ятовування нею основних моментів), і новачкам (відволікають увагу слухачів від фігури оратора).

Існують два основних типи наочних засобів:

1. Текстові наочні засоби. Допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Допомагаючи запам’ятовувати, використовують зорову пам’ять аудиторії.

2. Графічні наочні засоби. Ілюструють головні пункти виступу, створюють образи, які впливають морально. Формують глибше і ґрунтовніше враження від презентації. Допомагають у запам’ятовуванні.

Як текстові, так і графічні наочні засоби мають бути досить простими, оскільки глядачі не можуть водночас і слухати оратора, і аналізувати, і сприймати складні наочні ілюстрації. Текстові матеріали мають містити не більше шести рядків, у кожному з яких — не більше шести слів, бути наочними: написаними великими літерами і з використанням вільного простору між ними. Графічні ілюстрації звичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Вони мають бути спрощеною версією аналогічних матеріалів у документах.

Коли пропонуєте наочні матеріали публіці, слухачі мають водночас і слухати оратора, і сприймати зміст цих матеріалів. Як цього досягти? Ось декілька корисних порад з використання наочних засобів:

· Пересвідчтеся, що всі бачать матеріали, які демонструються.

· Дайте аудиторії час, щоб прочитати і зрозуміти їх значення раніше ніж ви продовжите доповідь.

· Одна наочна ілюстрація має виражати одну ідею.

· Ілюструйте тільки головні пункти, а не всю презентацію.

· Не демонструйте те, що може конфліктувати з тим, що ви презентуєте.

· Не читайте те, що написано на наочному посібнику, замість цього перефразовуйте і доповнюйте написане.

· Коли ви закінчили дискусію з питання, що ілюструється, уберіть матеріали з очей аудиторії.

· Пам’ятайте, що наочні матеріали — не головне, вони лише доповнюють ваші слова, а не навпаки.

Візуальна допомога для документів обмежена папером, але коли ви робите презентацію, вибір засобів для візуалізації ваших ідей — досить широкий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.

Ось деякі з них:

Тексти. Навіть під час презентації корисно надати публіці план вашого виступу, щоб вона стежила за ходом розгортання презентації. Тексти особливо придатні за невеликої аудиторії, яка активно бере участь у процесі. Але вони можуть дати й негативний ефект, оскільки залучають слухачів до читання матеріалів, відволікаючи їх від вашої промови, — отже, слухачі втрачають основну ідею виступу з усіма належними негативними наслідками.

Дошки. Коли ви адресуєте виступ невеликій групі людей і хочете унаочнити головну думку, то дошки (для крейди або маркера) є найкращим засобом. Але в деяких ситуаціях це віднімає час від вашого виступу і є недостатньо формалізованим.

Діаграми і схеми — найкращий помічник у комунікації. Кругові діаграми — дуже простий спосіб показати, яка частина від загальної кількості йде на кожний з напрямів. Стовпчасті схеми і гістограми швидко виявляють співвідношення розмірів. Графіки є найкращими, коли потрібно показати тенденції і співвідношення, що змінюються.

Продумане використання схем і діаграм часто допомагає у найскладнішій передачі фактів і даних. Великі листи, прикріплені до верху дошки, дуже ілюстративні. Можна повісити кілька таких діаграм — по одній на кожний пункт вашого виступу. Діаграми найефективніші, коли вони яскраві й прості. Загальне правило: не вміщуйте більше чотирьох графіків на одному листі.

Проектор — найзручніший засіб, оскільки дає змогу найповніше ілюструвати промову. Крім того, не треба вимикати світло, отже, не втрачається зв’язок з аудиторією. Ще одна істотна зручність цього засобу — простота підготовки матеріалів: досить лише надрукувати їх на звичайному аркуші паперу. Саме тому проектори набули значного поширення.

Слайди. Змістом слайдів може бути текст, діаграми, графіки, схеми, картинки, фотографії. Якщо ви хочете створити формальну, професійну атмосферу, слайди — кращий засіб для цього. Крім того, вони надають найширші можливості. До вад потрібно віднести те, що на час показу слайдів ви втрачаєте контакт з аудиторією, оскільки світло доведеться вимкнути. Перед презентацією потренуйтеся з оператором слайд-проектора і пересвідчтеся у справності апаратури.

Епідіапроектор (ЕДП). Передбачається, що ним управляє сам ведучий. Є два способи використання епідіапроекторів: перший — зазделегідь підготувати матеріал, а другий — писати і малювати безпосередньо в процесі презентації, як за використання схем. Користування ЕДП може виявитися не дуже простим, що відвернатиме увагу виступаючого від аудиторії. Йому доводиться слідкувати, чи в потрібному порядку йдуть малюнки, чи правильно він їх кладе і знімає. Виступаючий мусить при цьому контролювати екран за спиною. Отже, досягнути бажаного ефекту часто буває важко. Немає ніяких переваг використання ЕДП замість схем, у разі малювання їх під час виступу, за винятком хіба що дуже великих презентацій, для яких схеми виявляються дуже малими, щоб всі змогли їх розглянути, за допомогою ж ЕДП їх можна подати вище, збільшити.

Готові малюнки для ЕДП легко зробити на комп’ютері й роздрукувати на плівку, при цьому досягається прекрасний ефект. Це простіше й дешевше, ніж виготовлення слайдів. Крім того, ЕДП сам по собі менш складний і не часто виходить з ладу. Однак, як і слайди, ЕДП — такий візуальний засіб, яким дуже легко зловжити.

Інші засоби ілюстрування промови. Аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп’ютерні презентації та інші результати технічного прогресу також можуть використовуватися в презентації, але вони потребують спеціального обладнання і професійної підготовки матеріалів. Розглянемо кожний з таких засобів.

Аудіозаписи (магнітофони) — це, скоріше, звуковий допоміжний засіб. Їх використовують нечасто, але про них варто подумати, якщо в презентації немає ніяких шумових ефектів, музики або спонтанних діалогів. Проте не варто використовувати записи повідомлень ваших колег, які можуть прийти на презентацію: це може здаватися образливим. Якщо ви використовуєте магнітофон, то необхідно дотримуватися деяких правил:

1. У магнітофоні достатньо деталей, які можуть вийти з ладу. Впевніться, що ви перевірили все обладнання, проте все рівно приготуйте заміну на випадок, коли що-небудь зламається.

2. Деякі магнітофони мають дуже корисну (якщо в презентації передбачено декілька звукових фрагментів) характеристику — автостоп. Ви залишаєте між фрагментами відрізки чистої плівки, і апарат автоматично зупинятиметься в кінці кожного з них. Це означає, що нікому не треба стояти над приладом, щоб встигнути вимкнути його в потрібному місці. Але будьте обережні. Правило звучить так: ніколи не покладайтеся на обладнання. Завжди зазделегідь визначайте рівень гучності мікрофона, але пам’ятайте, що кімната, заповнена людьми, поглинає звук, тому потрібно встановити рівень гучності дещо вищим.

Відео. Хороший відеофільм сам по собі є надійним і повним варіантом презентації. Проте відеоматеріал, створений для інших цілей, але включений до вашої презентації, потребує особливої турботи. Деякі поради щодо цього:

· Уникайте затягування демонстрації.

· Не використовуйте гарний уривок запису лише тому, що він гарний.

· Пам’ятайте, що відео — це рухоме зображення, воно має показувати речі, що рухаються. Не використовуйте відео там, де звичайні фотографії можуть виконати задачу і краще, і дешевше.

· Ретельно обдумайте, як розмістити матеріал, щоб досягти максимального ефекту.

· Якщо аудиторія більш 15 осіб, стандартний екран буде замалий, тому краще використати відеопроектор.

Телебачення. Якщо ви можете собі це дозволити, то воно допоможе вам через супутниковий зв’язок включити в презентацію пряму трансляцію того, що відбувається в даний момент на фабриках, у лабораторіях, по всій країні або навіть у всьому світі. Проте його використання тягне за собою всі складності справжньої телепередачі і вимагає допомоги професіоналів.

Комп’ютерна презентація, або електронна презентація — це файл, в якому зібрано демонстраційні матеріали для публічного виступу. Подібно до того, як текстовий документ складається зі сторінок, файл презентації складається з послідовності кадрів, або слайдів. Ці слайди можна не тільки виводити на екран комп’ютера або спеціального проектора, а й надрукувати на папері або прозорій плівці. Перевагами такої презентації (порівняно зі звичними плакатами на ватмані) є:

· Послідовність викладу. Втримати увагу аудиторії, використовуючи слайди, що послідовно змінюються на екрані, набагато легше, ніж рухаючись з указкою поміж розташованих по усьому приміщенні плакатами. На відміну від звичайних слайдів, що демонструються через діапроектор, екранні презентації дають змогу швидко повернутися до будь-якого з уже розглянутих питань (слайдів) або зовсім змінити послідовність викладу.

· Можливість скористатися офіційними шпаргалками. Презентація — це не тільки те, що бачить і чує аудиторія, а й корисні нотатки для доповідача: на чому наголосити, про що не слід забувати, як розставити акценти тощо. На відповідних програмних платформах і за наявності двох моніторів є можливість відображати слайди на одному моніторі, а різну службову інформацію (наприклад, нотатки) або ж наступний слайд — на іншому. Це дуже зручно. Нотатки може бачити лише доповідач: вони виводяться на екран комп’ютера.

· Мультимедійні ефекти. Слайд презентації — не просто зображення. У ньому, як і у будь-якому комп’ютерному документі, можуть бути елементи анімації, аудіо- і відеофрагменти. Вони здатні не тільки істотно прикрасити презентацію, а й підвищити її інформативність.

· Можливість копіювання. Копії електронної презентації створюються миттєво і нічим не відрізняються від оригіналу. Кожний слухач у разі потреби може отримати всі наведені наочні матеріали.

· Можливість транспортування. Дискета з презентацією є набагато компактнішою за згорток плакатів і набагато менше потерпає від частих переїздів, пов’язаних з різними презентаційними заходами. Більше того, можна файл презентації переслати електронною поштою, а за наявності доступу — опублікувати виступ в Internet і не витрачати час на роз’їзди.

Для створення презентацій існує низка програмних продуктів, що є додатками відповідних комплексів — Office-розробок провідних світових виробників програмного забезпечення для створення і представлення комплексних документів.

Програми створення презентацій за принципами роботи знаходяться десь посередині між текстовими редакторами (Word, LyX та ін.) і редакторами векторної графіки (CorelDraw, xfig та ін.). За допомогою редактора презентацій можна створювати презентації різних типів: на екрані, на слайдах (кольорових і чорно-білих) і на папері.

Презентація являє собою серію незалежних сторінок, тобто якщо текст та ілюстрації не вміщуються на сторінці цілком, то надлишок не переноситься на нову сторінку, а втрачається. Розподілом усіх об’єктів по сторінках і розміщенням їх у межах сторінок управляє користувач. При цьому в його розпорядженні звичайно є широкий набір готових об’єктів (геометричних фігур, піктограм, текстових вікон тощо). Найважливішим у програмних продуктах з підготовки презентацій є не кількість нових і незвичайних можливостей, а простота виконання і ступінь автоматизації тих операцій, які доводиться виконувати найчастіше.

Основними засобами для підготовки та показу презентації у світовій практиці є програми: PowerPoint компанії Microsoft, Corel Presentations фірми Corel і пакет Star Office компанії Star Division GMBH.

Одним з найпоширеніших програмних засобів для підготовки презентації є PowerPoint компанії Microsoft. Цей програмний продукт забезпечує широкі можливості щодо координування роботи будь-якого додатка Microsoft, зведення даних воєдино і подання їх для колективного перегляду у вигляді електронної презентації.

Вибрати потрібний засіб ілюстрування промови допоможе табл.5.

Таблиця 5

Дата добавления: 2014-01-04