Процессное построение систем управления

Управление процессами в операционном менеджменте.

В практике построения систем управления существуют два основных подхода: управление функциями и управление процессами.

Системы, построенные на принципах управления функциями, представляют собой иерархическую пирамидальную структуру подразделений, сгруппированных по функциональному признаку. Такое подразделение – социальная группа, состоящая из эксперта в данной функциональной области и его ассистентов. Управление строится на административно-командных принципах.

Альтернативой функциональной модели является управление потоками работ или процессами, составляющими деятельность организации. Процессное подразделение – это координатор и исполнители операций. Подобные системы часто называют «горизонтальными» (в противоположность «вертикальным» иерархическим).

Процессный подход не исключает управления функционально разнородными подразделениями, что затрудняет оценку действий подразделений и действий ответственного лица – «хозяина процесса». Непросто решить и задачу рациональной организации взаимодействия процессов.

В популярности процессного подхода есть рациональное зерно. Этот инструмент почти идеально подходит для проведения изменений в компании, которые не могут ограничиваться только одним отделом. Они, как правило, направлены на решение кроссфункциональных задач.

Под процессным подходом при построении структуры управления организации понимается ориентация:

- деятельность организации на бизнес-процессы,

- структуры управления организацией на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами в целом,

- на обеспечение качества технологий выполнения бизнес-процессов, в рамках существующей или перспективной организационно-штатной структуры и организационной культуры.

Процессом является последовательная смена в развитии явлений, состояний и изменений. В более узком смысле процессом можно назвать совокупность последовательных действий, направленных на достижение определенных результатов.

Существует множество определений или интерпретаций понятия бизнес-процесс. Причем, зачастую один и тот же автор имеет несколько взглядов на данную проблему. Основные определения подразумевают под бизнес-процессом:

1. Совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используются один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.

2. Структурированное конечное множество действий, спроектированных для производства специфической услуги (продукта) для конкретного потребителя или рынка. Или – специфически упорядоченная совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца, точным определением входов и выходов. Или – структурируемый, измеряемый набор действий, созданный, чтобы произвести определенный выход для конкретного клиента или рынка.

3. Множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного и более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту и удовлетворяющей его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Или – полный поток событий в системе, описывающий, как клиент начинает, ведет и завершает использование бизнеса.

4. Логические серии взаимозависимых действий, которые используют ресурсы организации для создания или получения в обозримом или измеримо предсказуемом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга.

5. Совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие.

6. Ряд взаимосвязанных видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

Всем процессам организации свойственно экономическое содержание, т.е. у каждого процесса есть свой потребитель и, следовательно, свой продукт. Поскольку у каждого процесса есть свой исполнитель, то процесс является одним из обязательных атрибутов деятельности исполнителя. Следовательно, любой процесс - это процесс деятельности или бизнес-процесс. Таким образом, в организации происходят только процессы деятельности, что подразумевает отсутствие иных процессов. М. Хаммер и Дж. Чампи, делят все процессы организации на внешние и внутренние. При этом, любой процесс, являющийся свойством организации, одновременно считают сущностью внешней по отношению к организации, что является противоречием. Основные методологические определения не используют такое деление.предсказуемом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга.

Таким образом, определение бизнес-процесса зачастую подстраивается под определенную задачу и в зависимости от них внимание акцентируется лишь на одном или нескольких его свойствах. Например, бизнес-процесс как целевая организационная деятельность (действия); получение продукта (услуги/товара) – одна из основных целей процесса; бизнес-процесс – это система; бизнес-процесс – механизм получения добавочной стоимости и т.д.

Некоторые авторы отождествляют понятия «бизнес-процесс» и «проект», а многие ключевые свойства бизнес-процессов выделяются без должного обоснования, что позволяет считать наиболее точными определения, прошедшие тщательные процедуры согласований в авторитетных организациях, которым делегирована ответственность за разработку стандартов или рекомендаций к ним. При этом достаточно важно рассмотрение мнения признанных авторов в данной области на понятие бизнес-процесс и его свойств.

Исходя из этого, в общем случае под бизнес-процессом можно понимать операцию, включенную в систему операций, целью которой является производство и поставка услуг/товаров операциям, входящим в систему, а также другим системам. Данное определение подразумевает, что бизнес-процесс в силу свойств понятия «операция» всегда может быть описан математической моделью – целевой функцией и множеством ограничений. А это является важнейшим условием для постановки задачи глобальной оптимизации управления ресурсами различного рода.

Потенциально существуют огромные преимущества от более глубокого понимания и большей ориентации в сторону управления бизнес-процессами. Есть два различных подхода к такому управлению: «реинжиниринг» и «непрерывное совершенствование».

Суть непрерывного совершенствования – в долгосрочном развитии организации через развитие ее членов, а происхождение – из социальной психологии. Непрерывное совершенствование более приемлемо с точки зрения сохранения социального равновесия, так как изменения происходят естественным путем, стимулируется самоорганизация людей и коллективов, но зачастую возникают проблемы, связанные с неоперативностью принятия решений, завышения требований к сознательности всех участников процесса и ограниченными возможностями для совершенствования. При этом, существует предел повышения эффективности при реализации «непрерывного совершенствования» после которого какие-либо изменения уже не приносят положительных результатов.

Управление операционной системой в данном случае представляет собой циклически повторяющийся процесс непрерывного совершенствования, состоящий из пяти этапов (см. рис.):

1. Выявление узких мест системы.

2. Определение способов наиболее эффективной эксплуатации узких мест.

3. Подчинение всего остального принятому решению. Узкие места необходимо использовать как средство контроля за потоком продукции.

4. Увеличение пропускной способности узких мест.

5. Возвращение к этапу 1, в случае если ограничение исчезнет.

При этом нельзя позволить инерции (старым методам управления, разработанным на этапах 2 и 3, стать новым ограничением системы.

Рис.Этапы процесса непрерывного совершенствования

Каждый раз после прохождения пяти этапов местоположение узких мест может меняться. Например, если узкие места сначала будут сосредоточены в производственном процессе, то впоследствии они могут переместиться во внешнюю среду (ограничение

рыночного спроса), а затем опять вернуться в производственный процесс. Причем, когда ограничение снимается, условия, в которых функционирует производственная система, могут измениться так, что потребуется разработка совершенно новых подходов к управлению, соответствующих изменившимся обстоятельствам. В этом заключается суть процесса непрерывного совершенствования.

Основной задачей реинжиниринга бизнеса является поиск совершенно нового способа реконструкции существующего бизнеса (или его наиболее важных процессов), используя новые технические достижения (например, современные информационные технологии) для лучшего обслуживания своих клиентов.

Как правило, реинжиниринг может осуществляться много раз до тех пор, пока большинство процессов компании не будет полностью перепроектировано. Работа, таким образом, подразделяется на фазы, каждая из которых имеет ясно определенную цель. Наиболее важная цель - достигнуть существенных улучшении, в работе компании, измеряемых в критических параметрах процессов. Объектом реинжиниринга являются процессы, а не компания. Компания проводит реинжиниринг не отделении производства или продажи, компания осуществляет реинжиниринг работы, которую выполняют о есть взгляд на будущий бизнес.

Два таких подхода к управлению процессами нашли свое отражение в инжиниринге бизнеса. Инжиниринг бизнеса - это набор приемов и методов, которые ком­пания использует для проектирования бизнеса в соответствии со своими целями.

Дата добавления: 2014-01-06