План-конспект тьютерского практикума 5 страница

- устранить отклонение,

- пересмотреть стандарт.

Характеристика конкретных функций управления. Второй тип функций получил название конкретных, так как они присущи определенным объектам управления, а их объем, содержание и число зависят от величины объекта управления, вида его деятельности и отраслевой принадлежности. Для предприятий промышленности характерны следующие конкретные функции:

1. Перспективное и текущее технико-экономическое планирование.

2. Оперативное управление основным производством.

3. Управление вспомогательным производством (процессами).

4. Управление материально-техническим обеспечением.

5.Управление сбытом продукции.

6. Управление маркетингом.

7. Управление технической подготовкой производства.

8. Управление стандартизацией продукции.

9. Управление технологическими процессами.

10. Управление качеством продукции.

11.Управление ремонтом и обслуживанием своей продукции.

12. Управление затратами и ресурсами.

13. Управление производительностью труда.

14. Управление трудом и мотивацией деятельности персонала.

15. Управление строительством, ремонтом зданий и сооружений.

16. Управление персоналом.

17. Управление творческой деятельностью персонала.

18. Управление социальным развитием коллектива предприятия.

19. Управление охраной окружающей среды.

20. Управление финансами.

21. Управление учетом и отчетностью.

22. Управление развитием фирмы и управленческой деятельности.

23. Управление делопроизводством.

24. Управление информационным обеспечением.

25.Управление правовым обеспечением управленческой деятельности.

Таким образом, общие и конкретные функции представляют собой одно и то же содержание управленческой деятельности, но расчлененное на различные части по разным признакам.

Подробнее см.: 4,5.

Тема 7. ТЕХНОЛОГИЯ И ТЕХНИКА УПРАВЛЕНИЯ

Основные вопросы темы

1.Понятие технологии управления.

2.Проектирование технологии управления на предприятии (фирме).

3. «Интеллектуальные» информационные технологии управления.

4. Информационная техника современного управления предприятием.

1. Технология - это любое средство преобразования исходных материалов для получения желаемых результатов. Поскольку предметом управленческого труда выступает информация, то технологию менеджмента, например, можно определить как комплекс методов и операций по обработке управленческой информации с целью выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Технология управления отражает содержание управления, характеризуется процессами движения и обработки информации и определяется составом и порядком выполнения управленческих работ, в ходе которых эта информация преобразуется и оказывает воздействие на управляемый объект. Отсюда вытекает основное назначение технологии управления — установление рациональной схемы взаимодействия структурных подразделений и отдельных исполнителей в процессе управления.

Основными элементами технологии управления являются управленческие операции и процедуры. Операция - любое действие, приводящее к изменению той или иной характеристики системы. Совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме или в определенной, последовательности, представляет собой процедуру. Исходя из сказанного, технологию управления определяют также как систему операций и процедур, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями в определенной последовательности с использованием необходимых для этого методов и технических средств.

Разработка технологии менеджмента предполагает определение количества, последовательности и характера операций, составляющих процесс управления, разработку или подбор для каждой операции соответствующих способов, приемов и технических средств, выявление оптимальных условий протекания процесса перевода объекта системы из исходного состояния в желаемое.

Понятие «технология менеджмента» тесно связано с процессом алгоритмизации операций в рамках тех или иных функций управляющей системы. В роли алгоритма (процедуры) процесса управления выступает предписание, определяющее содержание и последовательность действий в каком-либо информационном или организационном процессе. Его алгоритм представляет собой правила последовательного осуществления определенных, связанных одна с другой операций, на которые этот процесс может быть разделен, и которые должны быть реализованы для достижения желаемой цели. Процедуру можно определить как систему последовательно реализуемых предписаний о выполнении в определенном порядке операций, приводящих к решению управленческих задач. Классификация операций и процедур осуществляется по ряду критериев:

1. По содержанию:

• информационные или информационно-технические операции связаны с обработкой информации и ее носителей. Выделяются документационные, первично-счетные, учетные и вычислительные операции и процедуры;

• логико-мыслительные или аналитико-конструктивные, связанные с подготовкой и принятием управленческих решений;

• организационные состоят из служебно-коммуникационных, распорядительных и координационных операций и процедур;

2. По характеру сочетания во времени:

• последовательные, т.е. каждая операция или процедура начинается только после окончания предыдущей;

• параллельные, предполагающие одновременное выполнение операций

и процедур;

• параллельно-последовательные предусматривают частичное совмещение смежных операций и процедур во времени и в пространстве;

3. По сложности:

• простые операции и процедуры, т.е. содержащие несколько элементов и операций;

• сложные операции (20-З0 элементов) и процедуры (100 и более операций);

4. По степени повторяемости:

• повторяющиеся, т.е. постоянно выполняемые работниками управленческого аппарата;

• неповторяющиеся или творческие сложные операции и процедуры.

Схематически технология может быть представлена в виде информационного и организационного взаимодействия трех основных циклов или процессов, в рамках которых выполняются различные операции и процедуры (рис. 11).

Рис.11. Технологическая схема процесса управления

Технологическая схема процесса управления:

1. Информационный процесс: поиск, сбор, передача, обработка и хранение различных видов информации. В нем заняты преимущественно технические исполнители и специалисты.

2. Логико-мыслительный, или процесс выработки и принятия управленческих решений: исследование, обработка, расчеты, прогнозы, выработка решений.

3. Организационный процесс или организационное воздействие на объект управления для реализации управленческих решений: подбор и расстановка кадров, доведение заданий до исполнителей, оперативное планирование, организация труда, диспетчирование, координация, контроль исполнения и пр.

В настоящее время существует несколько подходов к формированию управленческой технологии. Так как технология управления определяется составом управленческих работ, то, соответственно, ее построение может осуществляться в зависимости от того, какой подход к пониманию управления взят за основу, или каким стилем управления характеризуется деятельность руководящих работников предприятия.

Наиболее разработанным и простым является традиционный функциональный (процессный) подход, в основе которого лежит понимание управления как процесса выполнения определенных функций. Наиболее подходящим в условиях быстроменяющейся внешней среды является ситуационный подход, суть которого заключается в обосновании алгоритма выбора процедуры на основе учета признаков той или иной ситуации или проблемы. При ситуационном подходе технологию управления определяют как последовательность действий по выбору целесообразных процедур и выполнению входящих в них информационных преобразований и организационных воздействий.

Схема управленческой технологии включает:

• диагноз проблемы и определение путей ее разрешения;

• выявление факторов, влияющих на решение;

• выработку и оценку альтернатив;

• разработку тактики реализации намеченных путей развития.

Целевой подход к управлению позволяет рассматривать технологию управления как определенную последовательность действий, используемых при постановке целей предприятия и разработке механизмов их достижения.

При этом выделяют два этапа:

• выработка целей и стратегии развития предприятия;

• формирование технологии принятия и реализации управленческих решений.

2. Проектирование технологии управления (или построение оптимальной схемы) основано на тщательном изучении содержания управленческой деятельности, операций и процедур, их измерении, моделировании и экспериментировании.

Проектирование управленческой технологии осуществляется в следующих целях:

• повышения эффективности управленческой деятельности, рационализации выполнения работ;

• унификации выполнения управленческими работниками различных подразделений одинаковых операций и процедур;

• обеспечения контроля за работой технических исполнителей и специалистов;

• совершенствования действующих организационных структур предприятия;

• создания условий для автоматизации процессов управления и унификации управленческой документации;

• формирования условий для быстрого овладения новыми сотрудниками существующих операций и процедур в процессе управления;

• создания возможности обмена опытом работы между сотрудниками управленческого аппарата;

• обеспечения взаимозаменяемости работников в необходимых и экстренных случаях;

• обеспечения сравнения, анализа и обмена опытом между различными предприятиями.

Проектирование может осуществляться как заново, так и на основе действующей управленческой технологии. При построении новой технологии управления используется опыт других предприятий, научные рекомендации иразработки, экспертные оценки, а также моделирование. Проектирование на основе действующей технологии осуществляется с учетом тщательного изучения действующей системы; упразднения процедур и операций, не оказывающих позитивного воздействия на процесс управления; модернизации нужных процедур; объединения однородных элементов технологии управления и т.п. Главным в технологическом проектировании является точность описания действий, которые должны совершаться в рамках проектируемого процесса.

В общем виде алгоритм разработки оптимальной технологии управления можно представить следующим образом:

1. Постановка целей управления, разукрупнение их до уровня подразделений и рабочих мест.

2. Определение средств достижения целей, стоящих перед работником управления.

З. Формирование состава и содержания требуемой и разрабатываемой документации на каждом из уровней управления.

4. Анализ действующей технологии управления.

5. Построение схемы процесса управленческой работы путем разбивки ее на операции.

6. С учетом принципа экономичности достижения конечного результата исследуется необходимость осуществления каждой из операций.

7. Для обеспечения непрерывности технологического процесса рассматривается весь процесс работы исполнителя (а не отдельный фрагмент) с учетом факторов времени и маршрута технологического процесса.
8. С целью обеспечения высокой надежности процесса устанавливается необходимый квалификационный уровень исполнителей.

9. Определяется состав используемых информационных и технических средств, предусматриваются варианты выполнения операций в различных ситуациях.

Разработанная технология управления реализуется с помощью сводных технологических процедур, блок-схем, сетевых моделей, маршрутных схем, технологических карт, инструкций, распоряжений, приказов и пр. (табл. 8).

Формы технологирования управления

Таблица 8.

Объекты	Формы	Основное назначение
Функции управления	сетевая модель, блок-схема	координация взаимодействия различных служб
сводная технологическая процедура	разграничение видов воздействий между управленческими подразделениям на объект управления
Функции подразделения и работника	положение о подразделении, должностные инструкции	разграничение обязанностей, ограничение границ компетенции
Управленческая задача	маршрутная карта	выявление последовательности решения и действий исполнителей
технологическая карта на задачу	Формализация метода решения задачи
Управленческая работа	инструкция	описание последовательности обработки и разработки документации
блок-схема	определение участия исполнителей в коллективном процессе
Управленческая операция	схема	графическое представление последовательности выполнения элементов операции
технологическая карта на операцию	формализация метода выполнения операции
Управленческий документ	маршрутная карта	рационализация документопотоков
технологическая карта на документ	определение вида и степени участия исполнителя в процессе обработки или создания документа

Разработанные процессы управления подлежат технологической регламентации, под которой понимается формальное закрепление оптимального процесса управления в нормативно-документационной форме, обладающей элементами обязательного соблюдения.

3. На протяжении последних десятилетий ХХ в. средства информатики существенно влияли на характер, объем, функции менеджмента. Это влияние проявляется в потребности углубить знания менеджера в сфере современной информационной технологии. Можно выделить три периода, в каждый из которых решались новые проблемы:

Первый из них связан с феноменом ЭВМ как устройства, их видоизменением в мейнфреймы (большие ЭВМ), мини ЭВМ, персональные компьютеры и рабочие станции. При этом системный менеджер выступал и развивался как постановщик задач и работодатель для ЭВМ и как пользователь ЭВМ. Каждый менеджер становился не только работодателем по обработке данных и активным пользователем своей компьютерной рабочей станции, но и специалистом, способным к освоению новейших возможностей ЭВМ.

Второй период связан с исследованием и пониманием роли систем с ЭВМ в общей структуре систем и процессов управления. Этот период завершился более глубоким пониманием структуры и развертыванием различных видов автоматизированных компьютерных систем (АСУ технологическими, организационными процессами, проектированием (САПР) и т.п.), их встраиванием и интеграцией в системный менеджмент (интегрированные АСУ у нас в стране, менеджерские информационные системы (МИС) в мировой практике). Создана методология и стандарты разработки и внедрения таких систем, где менеджер выступает как заказчик и приемщик работ по созданию систем с ЭВМ и использованию результатов их функционирования.

В третий период была выдвинута проблему освоения системным менеджером информационной технологии, когда в зависимости от целей управления через системных администраторов компьютерной сети и баз данных можно обеспечить надежную информацию для процесса управления, полную наблюдаемость объекта управления, информационный комфорт в работе.

Менеджер как активный информационный технолог обеспечивает использование каналов адаптивного дуального управления, соединяющего изучение и управление объектами. В связи с этим возникла необходимость преодоления комплекса невмешательства системного менеджера в информационную технологию.

Роль менеджера в применении современных информационных средств и технологий, в том числе визуализации данных, кластерных структур серверов, сетей ЭВМ, коммуникационных систем, электронных помощников (мастера, агенты и др.), информационных технологий интеграции средств визуализации с базами данных, технологий развития систем управления за счет проектирования и реинжиниринга, достижения информационного комфорта, овладения понятиями и средствами «офис-технология», очень велика (см.табл. 9).

Примеры некоторых задач и используемых технических

средств менеджера

Таблица 9.

Задачи системного менеджера	Средства системного менеджера
Создание и актуализация наблюдаемой информационной модели системы управления	Сети компьютеров и рабочих станций с серверами, объединенными в комплекс (кластер), корпоративная структура сети
Визуализация сложных объектов управления, их отображение с высокой точностью в реальном масштабе времени	Средства визуализации объектов управления типа геоинформационных систем, объединенных с распределенными базами данных
Развитие менеджерских информационных систем с опережением или в темпе изменений в объекте или системе управления	Средства проектирования и развития менеджерских информационных систем (МНС)
Эффективное оснащение информационными технологиями процессов системного менеджмента	Средства офис-технологий

Менеджер выступает как конструктор эффективных управленческих решений, что обязывает его участвовать в выборе информационных технологий и сетей компьютеров, баз данных, средств проектирования и развития МИС.

Вместе с администратором сети и баз данных он формирует наилучший вариант информационной технологии, обеспечивающий надежную реализацию принятых решений.

Классификация информационной техники современного управления предприятием представлена в табл. 10.

Информационная техника современного управления предприятием

Таблица 10.

Класс технических средств	Виды технических средств
1.Средства ввода данных	Сканеры
Многоцелевые пластиковые, магнитные и микропроцессорные карточки
Клавиатура ЭВМ
Специальные бланки
Голосовой ввод
2. Средства накопления данных	Лазерные диски
Базы данных и системы управления ими
Винчестеры рабочих станций
3. Средства коммуникаций	Электронная почта
Средства обмена мгновенными сообщениями
Сотовая и радиосвязь
Интернет и средства связи, связанные с ним
Внутрикорпоративные проводные и беспроводные сети
4. Средства индивидуальной и групповой обработки данных	Компьютерная техника и необходимое офисное программное обеспечение
5. Средства отображения данных	Мониторы
Принтеры
Копировальные аппараты

Современные перспективы использования компьютерных средств для менеджмента связаны с визуальным отображением объектов управления с использованием геоинформационных систем, обеспечивающих привязку информации к объекту управления. Архитектуры компьютерных систем представляют собой сети компьютеров с мощной центральной машиной — сервером, который поддерживает эффективный обмен с рабочими станциями — автоматизированными рабочими местами системных менеджеров, используя информационную технологию «клиент-сервер».

Состав и роль основных технических и программных средств менеджера приведены в табл. 11.

Состави роль основных технических и программных
средств менеджера

Таблица 11.

Класс технических средств	Виды технических средств
А.) Средства коммуникации для менеджера
1.Коммуникации для решения задач локального управления	Беспроводная компьютерная телефонная связь в пределах объекта управления и без ограничения положения абонентов
Факсимильная связь, электронная подпись менеджера
Сотовая, пейджинговая связь между абонентами
2. Коммуникации для решения задач сетевого менеджмента	Электронная почта
Передача голосовых сообщений
Передача видеоданных
Передача цифровых данных
Б). Программные средства менеджмента
3. Программные средства организации офисной работы менеджера	Программы текстовой обработки
Программы табличной обработки данных
Программы организации баз данных
Программы менеджерских презентаций
Программы офис-менеджера
Программы публикации данных Интернет
Программы графической обработки данных
4. Программные средства выполнения отдельных функций менеджмента	Пакеты программирования и планирования мероприятий
Программы бухгалтерского учета и финансового менеджмента
Программы электронного бизнеса
5.Системные программные средства менеджмента и функций	Операционные системы ПК серверов компьютерных систем
Программы Интернет, поисковые системы
Программы систем управления базами данных
В). Средства информационного менеджмента
6. Средства администрирования менеджерских информационных сетей	Средства администратора баз данных
Средства администратора компьютерных сетей
7. Средства организации менеджерских информационных систем	Средства автоматизированных систем управления технологическими процессами
Средства АСУ, поддержки решений и организации управления

Современные средства информационной технологии ориентируют системного менеджера на разностороннее освоение приемов работы на персональном компьютере. Менеджеры, знающие структуру и возможности менеджерских информационных систем (МИС), отличающиеся глубоким пониманием возможностей системных средств информатики, организующих согласованное взаимодействие персонала управления, получают существенные возможности в достижении целей менеджмента.

Подробнее см.: 4,5.

Тема 8. РАЗРАБОТКА, ПРИНЯТИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ

Основные вопросы темы

1.Организация управления как система формирования решения.

2.Контроль руководителей за реализацией (исполнением) управленческого решения. УР как функция управления.

3. Сущность и виды ответственности руководителей.

4. Документирование (оформление) управленческого решения.

1. Решения принимаются руководителями всех рангов — от менеджера нижнего звена до генерального директора промышленного предприятия и далее. Вопросы, по которым принимаются решения, носят самый разнообразный характер в зависимости от возникшей производственной проблемы. Назначение решения — устранить проблему — обеспечить нормальный ход функционирования предприятия. Управленческое решение (УР) — это творческий акт руководителя по выработке оптимального комплекса действий для выполнения производственной задачи. Решения, основная форма и специфический продукт управленческого труда.

От обоснованности и оптимальности решений зависят итоги деятельности подразделения, престиж коллектива, авторитет руководителя, настроение и взаимоотношения членов коллектива. Принятие решений является ответственным и сложным делом.

К качеству УР предъявляются следующие основные требования: научная обоснованность, согласованность, правомочность, ясность, полнота, своевременность.

Научная обоснованность. Решение должно приниматься с учетом действия экономических, социальных и других законов, анализа конкретной производственной обстановки и на основе достоверной информации.

Согласованность. Решения должны быть согласованы с ранее принятыми и уже действующими и не должны противоречить общим решениям. Правомочность. Руководитель должен принимать решение только в пределах своих прав, которыми он располагает, и не должен перекладывать его на выше- или нижестоящих лиц.

Ясность. Форма изложения принятого решения должна быть однозначной, не допускать разночтений и иметь необходимую ясность, кто, что и к какому сроку должен сделать. Ясность формы предусматривает и ее краткость, что способствует экономии времени при работе с решениями как руководителя, так и исполнителей.

Полнота. УР должно содержать: цель, основные пути и средства ее достижения, взаимодействие подразделений, контроль и сроки исполнения решения. Отсутствие хотя бы одного из этих компонентов нарушит ясность решения и внесет дезорганизацию в его исполнение.

Своевременность. Решение необходимо принимать именно в тот момент, когда этого требует производственная обстановка. Запоздавшие и преждевременные решения одинаково бесполезны и даже вредны.

Процесс выработки решения. Несмотря на многообразие видов решений, можно дать определенные рекомендации по логике их выработки. Процесс выработки и реализации УР может быть представлен в виде блок-схемы (см. рис. 12). Разумеется, в каждом реальном случае предлагаемая схема должна наполняться конкретным содержанием.

Рис. 12.Процесс выработки и реализации управленческого решения.

Процесс выработки УР условно можно разделить на следующие этапы: подготовку, принятие и реализацию решения.

Подготовка решения — это последовательная система действий, в результате которой формируется исходная информация. В процессе подготовки решения осуществляются постановка и уяснение проблемы, формирование цели, сбор, обработка и анализ необходимой информации, разработка вариантов решения.

Определив проблему и сформировав цель решения, руководитель организует сбор необходимой информации, которая проводится под его контролем.

Принятие решения — это система действий, связанная с выбором лучшего варианта. Из нескольких вариантов решения руководитель должен выбрать один, наиболее рациональный. Руководитель может принимать решение единолично или коллегиально, но ответственность за результат всегда ложится на него. В некоторых случаях руководитель выбирает не один из имеющихся вариантов, а синтезирует из них наиболее целесообразный, взяв за основу лучший из предлагаемых.

Окончательно принятое решение формируется руководителем и оформляется в виде документа (постановление, распоряжение, приказ, докладная записка и др.). Соответствующими стандартами предусмотрены требования к подобной документации: констатирующая и распорядительная части, точные формулировки пунктов мероприятий с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, контролирующих лиц и пр. должным образом оформленное решение, подписанное руководителем, при необходимости согласованное и утвержденное, становится распорядительным документом и вступает в силу.

Алгоритм этапа реализации (исполнения) УР:

1. Организация выполнения УР.

1.1.Составление плана мероприятий по реализации решения.

1.2. Распределение прав и обязанностей, взаимодействие между

исполнителями.

1.3. Мотивация участников реализации решения.

2. Анализ и контроль выполнения УР.

2.1. Показатели, точкиконтроля и периодичность.

2.2. Механизм получения информации на этапе реализации.

2.3. Реакция на информацию, кого информировать, что делать.

З. Обратная связь и корректировка.

3.1. Изменение плана реализации решения.

3.2. Переход к альтернативе.

3.3. Пересмотр, изменение видения проблемы.

Принятое решение требует четкого плана организации его исполнения. Каким бы хорошим и своевременным ни было решение, оно может остаться на бумаге, если не будут приняты организационные меры по его исполнению.

Самым необходимым является доведение принятого решения до исполнителей и не менее важным — максимальная уверенность их в правильности решения и заинтересованность в выполнении. Это может быть достигнуто привлечением к разработке решения будущих исполнителей.

Для реализации решений используются три класса методов управления: административные (организационно-распорядительные); экономические; социально-психологические.

В основе каждого класса методов управления лежит своя конкретная мотивация, побуждающая исполнителей выполнять то, что от них требуется.

В основе административных методов управления (АМУ) лежат организационные отношения, возникающие между людьми, работающими в одной компании. АМУ базируются на взаимоотношениях «руководитель- подчиненный» Основой этих отношений является право руководителя отдавать приказы, распоряжения, указания и т.д. и обязанность подчиненного их выполнять.

Дата добавления: 2014-10-31