Организация массивов информации и ее аналитическая обработка

Ь 145

и рассмотреть организационные вопросы, связанные с проведе­нием аналитических процедур. Так, план по развитию команды может включать в себя три этапа: планирование, исполнение, контроль.

На этапе планирования определяют цель и задачи командной деятельности, формируют команду (ее коллектив) и распределя­ют роли каждому участнику.

На этапе исполнения знакомят членов команды с производствен­ной ситуацией, проводят собственно комплексный или темати­ческий анализ деятельности АТП выявляют рекомендации по су­ществующей проблеме и дают оценку альтернатив таких рекомен­даций.

На этапе контроля дают оценку деятельности команды, оцени­вают уровень индивидуальной и коллективной отдачи членов ко­манды по решению определенной проблемы.

При проведении аналитической деятельности на АТП в зави­симости от ситуации (объема аналитических работ, квалифика­ции персонала, финансовой возможности и др.) возможны раз­личные варианты.

Таблица 7.2. Влияние факторов на выбор решения о субъектах, проводящих аналитическую деятельность

Автотранспортное предприятие обходится силами:

собственных работников;

как собственных работников, так и сторонних (внешних) орга­низаций;

только сторонней организации (табл. 7.2).

Появление возможности привлечь внешнюю организацию к проведению аналитической деятельности АТП обусловлено тем, что консалтинговые фирмы обладают необходимым кадровым потенциалом, архивной, накопленной в течение длительного вре­мени, информацией, опытом и методиками проведения аналити­ческих процедур по широкому кругу вопросов. Необходимо пони­мать, что привлечение внешних организаций приводит к удоро­жанию процесса аналитической деятельности на АТП.

Основой построения информационного обеспечения деятель­ности АТП должна служить информационная модель АТП, опи­сывающая процесс прохождения аналитической информации, ее обработку и порядок документального оформления. Разработка такой информационной модели должна ориентироваться на оп­ределенный перечень аналитических задач.

Наиболее эффективно информационное обеспечение, основан­ное на концепции банка данных. Это обеспечивает интеграцию информации, возможность ее многократного и комплексного ис­пользования без дополнительных преобразований и дублирова­ния.

Банк данных представляет собой совокупность взаимосвязан­ных информационных массивов* (файлов), поддерживаемых в рабочем состоянии, и программного обеспечения, позволяющего решать задачи поиска и обработки хранящихся данных. Элементы банка данных:

• комплекс технических и программных средств для хранения, обработки и ввода-вывода данных;

• одна или несколько баз данных, т.е. совокупность сведений, хранимых в запоминающих устройствах;

• комплекс программных средств, который принято называть системой управления базами данных;

• языковые средства общения пользователя-менеджера с бан­ками данных, предназначенные для выполнения операций с дан­ными.

* Массив (от фр. massif — мощный, сплошной) — совокупность множества однородных по каким-либо признакам данных.

Первые три элемента — совокупность программно-техничес­ких средств, обеспечивающих автоматическое ведение баз данных (прием на хранение (или архивацию) и преобразование инфор­мации), а также поиск сведений по запросам менеджеров АТП, обработка и оформление в удобном виде ее результатов.

Организация информационных массивов в банке данных опре­деляется их взаимосвязью, отражающей информационную модель объекта (АТП), и потребностями эффективного доступа менед­жеров к массивам при различных запросах на выдачу и обработку необходимой информации.

Выделяют три основных типа запросов:

• запрос-выборка, предназначенный для изучения данных, хра­нящихся в банках данных, и неизменяющий эти данные;

• запрос-изменение, предназначенный для изменения данных; к этому типу запросов относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблиц, запрос на обновление;

• запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запросов.

Размещение данных по информационным массивам проводит­ся с помощью созданной на АТП информационно-компьютерной системы. Структура такой системы состоит из взаимосвязанных подсистем, осуществляющих информационно-компьютерную под­держку всех функций управления транспортным процессом и связь с микро- и макроуровнем информационной среды предприятия.

Любому АТП присущи четыре подсистемы, входящие в ин­формационно-компьютерную систему: 1) управления процедура­ми заказов; 2) исследований и связи; 3) поддержки управленчес­ких решений; 4) выходных форм и отчетов.

1. Подсистема управления процедурами заказов непосредственно контактирует с клиентами (грузовладельцами) в процессах обра­ботки и выполнения заказов, а следовательно, связанной с ними информацией.

2. Подсистема исследований и связи отражает влияние внешней и внутрипроизводственной среды на процесс управления АТП. Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений и требований окружающей среды предприятия. При этом предприятия используют данную подсистему для сбора ин­формации об окружающей среде следующими способами:

• косвенным рассмотрением в результате общего анализа полу­ченной информации (при отсутствии определенной заданной цели);

• прямым рассмотрением (при наличии заранее сформулиро­ванной цели);

• неформальным исследованием относительно ограниченных и неструктурных данных;

• формальным исследованием с использованием заранее со­
ставленного плана, методов аналитической обработки информа­
ции.

Для оценки результатов влияния окружающей среды АТП ис­пользуют ключевые информационные источники подсистемы. Здесь необходимо учитывать два аспекта.

Во-первых, информацию использует собственный персонал АТП при оценке своих решений. Например, финансовая, бухгал­терская или информация о ценах на услуги конкурентов дает от­вет об эффективности управления; информация о размерах грузо­вых отправок используется подразделениями АТП и т.д.

Во-вторых, контрагенты АТП (предприятия других видов транс­порта, экспедиторы, терминалы и др.) используют информацию подсистемы для улучшения координации транспортировки груза и возможного снижения собственных затрат. Таким образом, для рассматриваемой подсистемы важны и сбор исходной информа­ции, и оценка ее точности и достоверности.

3. Подсистема поддержки управленческих решений формирует,
обновляет и поддерживает различно структурированные базы дан­
ных для следующих основных типов файлов:

• базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю ин­формацию, необходимую для принятия решения;

• параметров, отражающих основные процедуры процесса транс­портировки груза;

• критических факторов, определяющих цели, действия и ог­раничения при принятии решений;

• файлов решений, хранящих информацию о предыдущих ре­шениях.

Следует отметить, что в рассматриваемой подсистеме широко применяют интерактивные (диалоговые) процедуры информаци­онной поддержки и принятия управленческих решений персона­лом предприятия.

4. Подсистема выходных форм и отчетов выдает следующие виды
выходной информации (форм и отчетов), используемые менед­
жерами предприятия:

• сводные отчеты;

• отчеты о состоянии по отдельным вопросам (ситуациям);

• отчеты об исключительных ситуациях (срывах);

• результаты анализа ситуаций;

• стандартизированные документы (справки, формы, отчеты, бланки и т.п.);

• графики, диаграммы и т.д. для принятия решений.

При проектировании данной подсистемы особенно важно до­стичь удобства восприятия менеджерами АТП результативной ана­литической информации — используя средства графического и мультимедийного отображения. Для эффективного восприятия и

быстрой ответной реакции необходимы равномерность потока информации, разложение ее на порции, оптимально восприни­маемые человеком. Эти обстоятельства — основание для примене­ния теории информации для организации потоков, форм пред­ставления и использования данных в АТП. В условиях постоянного наращивания объемов информации, подлежащих восприятию, менеджер-аналитик, как правило, выделяет, а затем воспринима­ет лишь то, что отличается от эталона: плана, норматива, лими­та, прогноза и т. п. Все это должно быть учтено при формирова­нии данной подсистемы.

Очевидно, что рассмотренные четыре подсистемы, осуществ­ляющие поддержку информационно-компьютерной системы пред­приятия, способствуют упорядочению информации. При этом предприятия получают определенные преимущества при плани­ровании, регулировании, контроле и анализе функционирования своей деятельности, что увеличивает качество транспортировки грузов и в конечном счете приводит к удовлетворению спроса на автотранспортные услуги.

Типичная информационная база АТП (рис. 7.1) включает в себя совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных пока­зателей, характеризующих состояние и динамику развития АТП и его внешней экономической среды.

Формирование структуры информационной базы на различ­ных АТП будет отличаться в зависимости от специфики деятель­ности. Хранение данных строится по информационным массивам, а внутри их — по значениям показателей или реквизитов-призна­ков. Система таких показателей (признаков) типична для многих предприятий отрасли.

Массивы, сформированные из информации о внешней среде, включают в себя законодательные нормативные акты и докумен­ты; макроэкономические показатели и индикаторы; данные о кли­ентах, посредниках, поставщиках; показатели, характеризующие финансово-экономический, технический и технологический уро­вень конкурентов.

Массив законодательных нормативных актов и документов форми­руется на основе Гражданского кодекса, Трудового кодекса, Нало­гового кодекса, Устава автомобильного транспорта, правил перево­зок грузов, приказов и писем Минфина, постановлений Правитель­ства Российской Федерации, отраслевых справочников и др.

В серию нормативных входят следующие справочники:

• необходимые для выбора маршрута следования подвижного со­става (карта автодорог, расположение заправочных станций и стан­ций технического обслуживания, состояние дорог, мостов и т.п.);

• необходимые для планирования и анализа затрат (расход го­рюче-смазочных материалов, амортизационные отчисления, за­траты на восстановление и износ шин и т.п.);

• необходимые для выбора типа подвижного состава (технико-эксплуатационные характеристики подвижного состава, данные об ограничении грузоподъемности транспортных средств и т. п.).

Массив макроэкономических показателей и индикаторов форми­руется непосредственно из данных о результатах деятельности от­расли: объема перевозок (грузооборота) в международном и внут­реннем сообщении, индекса деловой активности, коэффициента риска отрасли, уровня конкуренции и др.; межотраслевых сведе­ний: индекса инфляции, ставки рефинансирования Центрально­го банка РФ и др.

В массив информации о клиентах, посредниках и поставщиках АТП входят данные о количестве и наименовании фактических и по­тенциальных грузовладельцев, посредников, поставщиков, их юридические адреса и реквизиты, данные об их объемных (техно­логических) возможностях и надежности. Такой массив может содержать еще и список неблагонадежных клиентов («черный» список).

Массив, характеризующий уровень конкурентов, строится на све­дениях об их финансово-экономическом потенциале (уровень ус­тавного капитала, объем имущественного комплекса в стоимост­ном выражении и т. п.), об их технических и технологических воз­можностях (степень новизны модификации подвижного состава, уровень применяемых технологий и др.).

Информация, объединенная в перечисленные выше четыре массива, обеспечивает внешний информационный потенциал пред­приятия.

Массивы, сформированные из информации о внутренней среде АТП, включают в себя данные оперативного контроля, учета и мониторинга; техническую и технологическую документацию; финансовые и бухгалтерские учетные и отчетные документы; дан­ные статистического учета и отчетности; плановую и норматив­ную внутреннюю документацию.

В массив данных оперативного контроля, учета и мониторинга входит информация, полученная из путевых листов и составлен­ных на их основе сводных планов (расписаний), а также инфор­мация об использовании рабочего времени, о своевременности обеспечения предприятия материальными ресурсами, о своевре­менности и уровне технических воздействий на подвижной состав. Сюда можно еще отнести прочие производственные задания, све­дения об экономических нововведениях, о выборах или назначе­нии руководителей и др.

Массив технической и технологической документации форми­руется из данных о марках подвижного состава и их характери­стик, из данных о количестве выполняемых технических обслу­живании различного вида; мощности постов; поточных линий и др.

Массив финансовых и бухгалтерских учетных и отчетных доку­ментов формируют бухгалтерский баланс, отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств, журналы учета материа­лов, расчеты показателей финансовой эффективности деятельно­сти предприятия и др.

Массив данных статистического учета и отчетности формиру­ется из учетно-регистрационных и бухгалтерских показателей, подаваемых в Государственный комитет Российской Федерации по статистике. Состав учетно-регистрационных показателей сле­дующий: наименование предприятия, почтовый адрес, телефон, ФИО руководителя, виды деятельности (код по ОКВЭД), орга­низационно-правовая форма, уставный капитал и др. Состав бух­галтерских показателей: стоимость основных производственных фондов, нематериальных активов, уровень инвестиций, объем фонда социальной сферы, объем валовой продукции, амортиза­ционные отчисления, среднесписочная численность работников, размер затрат на оплату труда и др.

Массив плановой и нормативной внутренней документации фор­мируется из сведений о нормах, принятых в АТП. Здесь име­ется в виду информация о внутренних нормах расхода матери­альных ресурсов, о принятых на отдельных участках режимах труда и отдыха, о требованиях к качеству перевозок грузов и пассажи­ров, качеству технического обслуживания и текущего ремонта подвижного состава, о правах и обязанностях категорий работ­ников и др.

Информация, объединенная в перечисленные пять массивов, обеспечивает внутрипроизводственный информационный потенциал предприятия. Следует отметить, что информация, затребованная менеджерами предприятия из таких массивов, позволяет им толь­ко фиксировать положение дел на предприятии. Если такую ин­формацию соотнести с информацией, содержащейся в массивах внешней среды автотранспортного предприятия, то возможно проанализировать (спрогнозировать) тенденции развития того или иного процесса, явления на предприятии и принимать на основе этого оптимальные и своевременные решения.

Дата добавления: 2014-11-20