Тема 7. Мониторинг и контроль процесса изменений

Контроль — это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, обеспечения реализации процесса изменений. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.

Процесс контроля, с одной стороны,— это процесс отслеживания хода

выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. С другой стороны, процесс контро­ля — это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов. Именно результаты контроля являются основанием для руководителей организации корректировать ранее принятые решения, если отклонения в ходе реализации ранее принятых решений значительны.

Основная причина необходимости контроля — это неопределенность,

являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем. Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуаций. Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или оши­бочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может пoзволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы.

В менеджменте контроль подразделяется на предварительный, теку­щий и заключительный. В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения при выборе и реализации управленческих решений выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

Методы предварительного контроля исполняются до начала выполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля — установить, верно ли сформированы цели, определены предпосылки и стратегии.

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечного результата.

Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполне­ния решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее.

В организации может осуществляться непрерывный контроль за реализацией принятых решений в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной обратной связи на базе автоматизированной системы связи между конкретными органами и испол­нителями. Сравнения могут проводиться за значительные отрезки време­ни и способствовать повышению объективности контроля. Процесс контроля включает четыре стадии:

· установление норм деятельности;

· сбор данных о фактических результатах;

· сравнение и оценка фактического и ожидаемого итогов выполнения;

· разработка и реализация корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения — индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функциониро­вания.

Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов. Он должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формаль­ным и даже бесполезным. Сбор данных о фактическом исполнении реше­ний — обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма — исполь­зование современных технических средств снабжения определенной информацией. Сравнение и оценка фактических и ожидаемых результа­тов должны осуществляться на основе качественной информации. Разра­ботка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.

При выполнении данной функции менеджмент осуществляет учет расхода ресурсов и обеспечение выполнения планов, программ, заданий по реализации управленческих решений.

Сущность контроля состоит в проверке и определении степени соответствия фактического состояния производственной системы принятым управленческим решениям, а также правовым, финансовым, техническим и моральным нормам. Функция контроля тесно связана с функцией учета. Данные учета используются при контроле, однако эти функции не являются эквивалентными.

Контроль может проводиться перед принятием управленческого решения (в этом случае оно называется предварительным), в ходе реализации решения (текущим) и по завершении реализации решения с целью определения правильности его выполнения, выявления нарушений и их виновников, а также оценки правильности принятого решения. В этом случае контроль называется последующим.

По сферам охвата контроль делится на общий и специальный (финансовый, технический, экологический и др.).

Процесс контроля, с одной стороны,— это процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. С другой стороны, процесс контроля — это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов. Именно результаты контроля являются основанием для руководителей организации корректировать ранее принятые решения, если отклонения в ходе реализации ранее принятых решений значительны. В процессе контроля в качестве одного из основных его результатов является определение факта выполнения или невыполнения этапов реализации управленческого решения и могут выявляться причины срыва. Например, возможный срыв выпуска продукции или сдачи объектов может произойти вследствие несогласованности разделов проектной документации, отсутствия согласования с подрядчиком, проектной мастерской, эксплуатирующей организацией, заказчиком, отсутствия решения вопроса об отводе земельного участка и т.д. Подобный перечень срывов реализации управленческих решений вместе с перечнем их возможных причин может быть продолжен.

Нормативы контроля устанавливаются на стадии планирования. Они должны быть обоснованными и выполнимыми, должны иметь некоторый резерв, «буферный» запас. При составлении плана контроля ранее установленные нормативы могут быть скорректированы, так как на этой стадии управления имеется больше информации, чем на стадии планирования.

Методы измерения фактических значений нормативы контроля должны быть максимально автоматизированными, обеспечивающими оперативность и однозначность прочтения результатов контроля. Если какой-либо норматив не выполняется, то необходимо тщательно проанализировать ситуацию и своевременно внести изменения в нормативы с тем, чтобы потом не оказаться перед фактом срыва целей фирмы.

Таким образом, организация исполнения решений немыслима без контроля. Контроль исполнения решений является заключительной (завершающей) стадией управленческого цикла. Он принимает форму обратной связи, посредством которой можно получить информацию об исполнении решения, достижении организацией поставленных целей.

Главное назначение контроля – своевременное обнаружение возможных отклонений от заданной программы реализации решения, а также своевременное принятие мер по их ликвидации. В процессе контроля первоначальные цели организации могут модифицироваться, уточняться и изменяться с учетом полученной дополнительной информации о выполнении принятых решений. То есть, основная задача контроля состоит в том, чтобы своевременно выявить и спрогнозировать ожидаемые отклонения от заданной программы реализации управленческого решения. С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений.

· Основная причина необходимости контроля — это неопределенность, являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому управленческому решению, выполнение которого предполагается в будущем. Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести организацию к кризисной ситуаций. Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет проблемы. Диагностическая – главная ведущая функция контроля состоит в

выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения. Кто бы ни проверял, какие бы задачи ни ставились, в любом случае сначала нужно четко представить себе подлинное состояние дел, то есть поставить диагноз.

Функция обратной связи необходима, так как руководитель без нее, по сути, выпускает из рук бразды правления, лишается возможности оказывать влияние на ход работы.

Ориентирующая функция направлена на указание ориентиров, т.е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания. Она проявляется в том, что те вопросы, которые чаще контролируются руководителем, как бы сами собой приобретают особое значение в сознании исполнителей, направляют их усилия в первую очередь на объект повышенного внимания руководителя. Вопросы, которые выпадают из поля зрения руководителя, не решаются подчиненными.

Стимулирующая функция контроля проявляется в выявлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резервов, и в первую очередь человеческого фактора. Она близка к ориентирующей, но с ней не совпадает. Если ориентирующая функция контроля при умелом руководстве держит в поле зрения работы, то стимулирующая функция нацелена на выполнение и вовлечение в процесс труда всех неиспользованных резервов и в первую очередь резервов человеческого фактора.

Корректирующая функция контроля заключается в уточнении самого решения, если обстановка, изменилась. Сделать это следует на месте, не откладывая в долгий ящик. Руководитель должен сознавать, что фактические положение есть результат проверки принятых им решений. Появляется парадоксальная сложная психологическая ситуация: руководитель считает, что проверяет работника, а последний уже проверил своей работой на практике эффективность решения руководителя. Словом, контроль уже, можно сказать, состоялся, причем по самому надежному критерию – по соответствию решения практике.

Авторский надзор — это одна из функций контроля, в ходе которого ЛПР не только проявляет внимание к воплощению замысла, но и критически оценивает упущения, обсуждает с заинтересованными лицами сомнения, учится, повышает свою квалификацию. Контроль выполняет в этой случае и педагогическую функцию.

Педагогическая функция связана с тем, что контроль, если он построен умело, порождает у исполнителей сильные побуждения к добросовестному труду.

Контролю свойственна и правоохранительная функция, так как руководитель должен стоять на позиции соблюдения и защиты существующих норм права.

В менеджменте контроль подразделяется на предварительный, текущий и
заключительный.

Таким образом, контроль является объективной необходимостью, так как даже самые оптимальные планы не могут быть реализованы, если они не будут доведены до исполнителей и за их исполнением не будет налажен объективный и постоянный контроль.

Методы контроля за выполнением управленческих решений подразделяются на контроль по промежуточным результатам, конечным результатам и срокам исполнения. Любые методы должны обеспечить создание системы гарантий реализации решений, системы обеспечения максимально возможного их качества.

Содержание контроля - выявление отклонений при осуществлении плана, требующих дополнительных решений. Контроль осуществляется путем организации мониторинга за процессом реализации управленческих решений.

Осуществление контроля предполагает создание такого механизма, который должен обнаруживать изменения во внешней и внутренней средах функционирования организаций, места возникновения проблем, необходимость принятия дополнительных решений для достижения целей организации. Механизм контроля должен состоять из двух частей - контроля за изменениями во внешней (вход системы) и внутренней (в организации и выходах системы) средах.

При организации контроля по результатам (выходам организации) основным достоинством является их оценка и сравнение с целевыми (плановыми), анализ факторов, способствовавших или препятствовавших их получению. Большое значение в механизмах контроля придается измерениям, о которых следует позаботиться ЛПР. Эта проблема состоит в том, что ЛПР должен более точно определять входы и выходы управленческих решений на основе четкого определения целей. Фактические результаты сравниваются с ожидаемыми. Если отклонение превысит допустимый уровень, то на вход системы управления поступает информация о возникновении проблемы, после чего ЛПР вырабатывает новое управленческое решение. Процесс является итеративным и продолжается до тех пор, пока фактический результат не станет равным ожидаемому, т.е. цель будет достигнута. Таким образом, основными элементами системы контроля являются цель (ожидаемые показатели), результат (фактические показатели), измеритель (блок сравнения), оценка и выводы (цель достигнута, цель не достигнута и др.), анализ факторов, способствовавших или препятствующих получению результатов. Контроль по результатам чаще всего направлен на оценку коммерческой деятельности.

Контроль по срокам проводится когда фактические сроки выполнения сравниваются с запланированными и выявляется отклонение. Если данные работы находятся в критическом состоянии, то ЛПР необходимо принять дополнительное решение, так как в этом случае нет резерва для маневра, вследствие чего может измениться окончательный срок реализации решения.

В зависимости от выполняемых функций и особенностей проведения при выборе и реализации управленческих решений выделяют контроль предварительный, направляющий, фильтрующий и последующий.

Методы предварительного контроля исполняются до начала выполнения решения, что позволяет определить качественные, количественные и структурные характеристики оптимального варианта его реализации. Задача предварительного контроля — установить, верно ли сформированы цели, определены предпосылки и стратегии.

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления решения до завершающего этапа. Он включает измерение, сравнение, оценку объекта, выработку и исполнение корректирующего действия, направленного на достижение конечного результата.

Метод фильтрующего контроля применяется в разовом порядке в ходе реализации решения. В его содержание входит приостановление выполнения решения на каком-либо участке при резких отклонениях фактических результатов от запланированных.

Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы, ее результатов на будущее.

В организации может осуществляться непрерывный контроль за реализацией принятых решений в условиях применения соответствующей электронно-вычислительной техники и математического обеспечения. Это становится возможным при наличии постоянной обратной связи на базе автоматизированной системы связи между конкретными органами и испол­нителями. Сравнения могут проводиться за значительные отрезки времени и способствовать повышению объективности контроля. Процесс контроля включает четыре стадии:

· установление норм деятельности;

· сбор данных о фактических результатах;

· сравнение и оценка фактического и ожидаемого итогов выполнения;

· разработка и реализация корректирующих действий.

Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения — индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.

Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов.

Он должен быть ориентирован на перспективу, иначе может стать формальным и даже бесполезным. Сбор данных о фактическом исполнении решений — обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма — использование современных технических средств снабжения определенной информацией. Сравнение и оценка фактических и ожидаемых результатов должны осуществляться на основе качественной информации. Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.

Таким образом, реализация изменений и контроль за их выполнением в значительной мере зависит от компетенции и целеустремленности менеджеров, целесообразной их деятельности в организации.

Дата добавления: 2014-12-16