Тема 4. Формування Національного архівного фонду

Завдання для самостійної роботи

Апитання для самоперевірки

1. Як визначають поняття Національного архівного
фонду?

2. Які архівні документи відносять до Національного
архівного фонду?

3. Які групи документів складають Національний архів-
ний фонд?

4. Які архівні документи належать до особливо цінних та
унікальних?

5. Яким чином здійснюється облік унікальних документів?

6. Яке положення визначає порядок віднесення архівних
документів до унікальних?

7. Які критерії визначення унікальності архівних доку-
ментів?

8. Які установи зберігають документи Національного
архівного фонду?

9. Архівні документи якого характеру становлять основу
зібрань бібліотечних відділів рукописів?

10. Яким бібліотекам та академічним інститутам надано
статусу архівних установ і право постійного зберігання
документів на засадах державної власності?

11. В яких установах та організаціях Національної ака-
демії наук зберігаються архівні документи?

12. Як класифікують Національний архівний фонд з по-
гляду форм власності?

13. Які обов'язки фізичних осіб, власників цінних архівних
документів?

14. Які умови вивезення оригіналів документів Національ-
ного архівного фонду за межі України?

15.З якою метою здійснюється грошове оцінювання доку-ментів Національного архівного фонду?

16. Що означає поняття архівної україніки?

17. На які групи документів поділяється український
комплекс?

18. Які документи складають зарубіжний комплекс архівної
україніки?

19. На які групи документів поділяється зарубіжний
комплекс?

20. В чому сутність реституції архівних документів?

21. Які проблеми реституції архівних документів?

1. Визначити порядок включення архівних документів до
«Державного реєстру національного культурного над-
бання».

2. Охарактеризувати критерії віднесення архівних доку-
ментів до унікальних.

3. Визначити основні напрями роботи державних архівів
із власниками унікальних документів.

4. Дати загальну характеристику основних груп доку-
ментів українського та зарубіжного комплексу архівної
україніки.

5. Охарактеризувати основні українські етнічні зібрання
за кордоном.

6. Проаналізувати основні проблеми реституції архівних
документів.

Література: 3, 8, 16, 20, 27, 30, 40, 49.

1.Формування Національного архівного фонду як комплекс організаційних, методичних і практичних заходів. Експерти-за цінності документів як теоретико-методологічна основа формування Національного архівного фонду.

2. Мета, завдання, критерії та принципи проведення екс-
пертизи.

3. Експертні комісії: компетенція, склад і зміст діяльності.

4. Переліки документів: міжвідомчі, відомчі, конкретні.

5. Робота державних архівів з джерелами комплектування.

Ключові слова: формування Національного архівного фон-ду, експертиза цінності, експертні комісії, переліки доку-ментів, джерела комплектування.

Під формуванням Національного архівного фонду України

розуміють комплекс організаційних, методичних і практич-них заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами і виключення з його складу документів, що втратили своє суспільне значення. Його метою є пошук, відбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезенту-ють усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. Націо-нальний архівний фонд формується з документів, утворених у процесі діяльності органів державної влади, місцевого само-врядування, державних і комунальних підприємств, установ і організацій, громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, за-снованих на приватній формі власності, та архівної україніки.

Практично формування Національного архівного фонду здійснюється державними архівами шляхом: експертизи цінності документів, утворюваних юридичними і фізичними особами; державного централізованого обліку і державної реєстрації документів Національного архівного фонду; безпо-середнього комплектування Національного архівного фонду документами; організаційно-методичного керівництва і конт-ролю за роботою архівних підрозділів і служб діловодства уста-нов як джерел комплектування.

Теоретичною і методичною основою формування Національ-ного архівного фонду є експертиза цінності документів, тобто визначення на підставі чинних засад і критеріїв культурної та практичної цінності документів. Її головними завданнями є:

1. Визначення в кожній установі складу документів, що ма-ють наукову та культурну цінність і підлягають постійному,

тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню. Документи постійного зберігання відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її уп-равлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції: накази з основної діяльності, про-токоли засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання - це матеріали, необхідні для практичного використання протягом багатьох років. Окре-му їх групу становлять документи з особового складу, що передбачають експертизу через 75 років з наступним виокрем-ленням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

2. Визначення складу документів, що відповідають профілю
конкретного державного архіву, обмеження надходжень на
державне зберігання дублетної документації. Так, серед кіль-
кох установ однієї системи організаційно-розпорядчу докумен-
тацію приймають на державне зберігання лише до архівного
фонду установи, що їх затверджувала; планову докумен-
тацію - до фонду установи-автора документа; статистичну до-
кументацію - до фонду органу державної статистики; укази
і розпорядження Президента України, постанови Кабінету
Міністрів України, накази міністерств, інших центральних ор-
ганів державної виконавчої влади стосовно діяльності кон-
кретних установ - до фондів цих установ.

3. Забезпечення повноти складу документів кожного фонду
зокрема і архіву загалом. Остаточною метою експертизи
є комплектування кожного державного архіву повним комп-
лексом документів його профілю - отже, забезпечення повно-
цінного формування Національного архівного фонду за прин-
ципом: при найменшому фізичному обсязі документів -
найбільша інформаційна наповненість.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотри-мання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комп-лексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінювання до-кументів з урахуванням їх змісту, автентичності, внеску ав-торів (фондоутворювачів) у науку, культуру і т. д., юридичної сили документів та їх оригінальності, часу та місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), явища, події, процеси, відображені в документах, в історичному роз-витку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли

вони виникли. Принцип всебічності та комплексності передба-чає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) і до-кументів, що вони склали, не ізольовано, а у складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

Застосування зазначених принципів експертизи цінності документів дозволяє виявити історичні умови створення доку-ментів, визначити їх науково-історичне та суспільне значення. При експертизі цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається міра цінності документів.

До критеріїв походження належать: функціонально-цільове призначення установи (особлива роль і типовий характер), значення особи в житті суспільства (особлива роль, типовий представник, учасник певного процесу чи події), час і місце ство-рення документів. Повнота відображення в документах явищ, подій і процесів історичної дійсності, визначальних періодів в історії держави, суспільства зумовлює цінність відомостей, що містяться в них. Суттєве значення має час і місце створення до-кументів: чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії, бо як «уламок» своєї епохи, він несе певну інформацію про цей період. До критеріїв змісту належать особливості доку-ментної інформації (унікальність, типовість), її повторюваність в інших документах, цільове призначення, юридична сила, автентичність, вид документів. Головним критерієм цінності змісту документів як сукупності зафіксованих у ньому відомос-тей про конкретні факти, події, явища, процеси є значущість інформації. Чим вагоміший зміст, тим цінніший документ.

Під час експертизи звертають увагу на цільове призначення документів, адже кожен документ створюють з певною метою: для передавання інформації не тільки між адресантом і адреса-том чи поширення в суспільстві, а й для наступних поколінь.

Важливою є міра збереженості документів, що дозволяє ви-значити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних фондів. Цей критерій застосовують переважно за відсутності оригіналу документа, коли на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Нап-риклад, якщо у фонді втрачено оригінали наказів організації з основної діяльності, розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, формують з них у встановленому порядку справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи це в передмові до опису. Діє такий

критерій і за відсутності оригіналів документів у фонді орга-нізації: їх замінюють засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з го-ловних у доборі оригіналів документів, а якщо вони відсутні -у доборі юридично засвідчених копій, а за їх відсутності - неза-свідчених копій. До критеріїв зовнішніх особливостей доку-ментів належать: наявність резолюцій, віз, позначок на доку-менті, його зовнішній вигляд і оформлення, форма передавання змісту, засвідчення й оформлення документів (у тому числі ху-дожні, палеографічні, мовні та інші особливості, їх фізичний стан). Якщо основний документ має незадовільний фізичний стан, на зберігання залишають його копію або інші документи, де основна інформація повторюється.

Розгляд питань, пов'язаних з формуванням Національного архівного фонду, зокрема науково-методичне та організаційне керівництво експертизою цінності документів, належить до компетенції таких експертних комісій:

- Центральної експертно-перевірної комісії Державного
комітету архівів України (ЦЕПК);

- експертно-перевірних комісій (ЕПК) центральних і галу-
зевих державних архівів, Державного архіву в Автономній
Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва
і Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;

- експертних комісій (ЕК) архівних відділів районних дер-
жавних адміністрацій та міських рад архівних підрозділів;
органів державної влади і місцевого самоврядування; під-
приємств, установ і організацій усіх форм власності; архівів
(архівних підрозділів) об'єднань громадян.

Діяльність експертних комісій кожної архівної установи ре-гулюється положеннями про них, розробленими на основі ти-пового положення. У комплексі експертні комісії, становлячи єдину систему експертних органів, розробляють методику здійснення експертизи, організовують і контролюють хід її проведення.

Склад експертних комісій усіх рівнів формують з досвідче-них архівістів, представників наукової і творчої громадсь-кості, практичних архівістів-спеціалістів з урахуванням профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися екс-перти і консультанти, які не входять до складу комісій на постійній основі. Головами експертних комісій призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій.

Рішення експертних комісій і норми архівного законодав-ства є організаційно-правовою основою формування Н аціональ-ного архівного фонду. Право остаточного вирішення питань відбору документів на зберігання чи знищення надається екс-пертно-перевірним комісіям. Рішення експертної комісії про віднесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього може бути передане на перегляд експертно-перевірної комісії, а в разі відмови чи незгоди -Центральної експертно-перевірної комісії. Рішення останньої з цього питання може бути оскаржене лише в судовому порядку.

Підготовку до експертизи цінності документів розпочина-ють з вивчення історії (для особи - життєвого і творчого шля-ху) фондоутворювача та фонду, його місця і ролі в суспільстві, а також складу і змісту документів.

Безпосередня експертиза цінності документів здійснюється поетапно для встановлення наявності документального фонду, що утворився в діяльності фізичної чи юридичної особи і підлягає віднесенню до Національного архівного фонду; для відбору цінних документів документального фонду з метою безпосереднього внесення їх до Національного архівного фон-ду, визначення можливості приймання на державне зберіган-ня документів Національного архівного фонду, уточнення цінності вже прийнятих до архівів фондів та окремих доку-ментів Національного архівного фонду.

Експертиза цінності документів конкретних фондоутво-рювачів здійснюється експертно-перевірними комісіями дер-жавних архівів водночас із встановленням конкретного кола джерел формування Національного архівного фонду та вис-новків співробітників державного архіву за результатами попе-реднього експертного огляду документів у приватних архівних зібраннях за місцем їх зберігання. Головним критерієм на цьому етапі є походження документа.

Експертиза цінності фондів, їх частин та окремих доку-ментів з метою визначення цінності фондів і документів, а та-кож для виділення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, до знищення здійснюється у діловодстві установ, в архіві (архівному підрозділі) установи, безпосередньо за міс-цем зберігання приватного архівного зібрання; в державних архівах. Головним критерієм на цьому етапі є зміст і зовнішні особливості документів.

Проведення експертизи в діловодстві установ спирається на результати детального вивчення напрямів діяльності устано-ви, її функцій, організації діловодства (централізоване, децент-ралізоване, змішане), а також складу документації.

В архіві (архівному підрозділі) установи експертиза доку-ментів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічного опрацювання докумен-тів певної організації. Мета такої експертизи - виявити дублет-ну документацію.

У державних архівах експертиза цінності здійснюється:

- під час первинного розбирання документів особового похо-
дження та документів громадських, релігійних організацій,
політичних партій і рухів;

- під час наукового описування документів у процесі їх упо-
рядкування та перероблення недосконало укладених архівних
описів;

- як вид самостійної роботи - цільова експертиза, яка про-
водиться за наявності у фондах значної кількості справ, що не
підлягають подальшому зберіганню, і здійснюється комплекс-
но для ліквідації дублетності, а також відновлення втраченої
документації за рахунок фондів, що не входять до цієї системи
установ і організацій.

Під час проведення експертизи визначають наукову і прак-тичну цінність усіх наявних документів на основі відомчого або типового переліку та затвердженої номенклатури справ на поточний рік.

Після формування справ, складання їх заголовків та описів справ на документи постійного, тривалого зберігання і з особо-вого складу оформляють результати експертизи цінності. На цьому етапі укладають описи документів постійного зберіган-ня, описи документів з особового складу; акти про виділення документів, що не підлягають зберіганню, до знищення; акти про повернення документів власнику; акти про виявлення до-кументів, що не стосуються даного фонду, архіву. Акти і описи подаються на розгляд, погодження і затвердження в установ-леному порядку.

Після розгляду актів на засіданні експертно-перевірної комісії і затвердження їх керівництвом, за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією, документи пе-редаються для знищення. Не підлягають відбору для знищення унікальні документи та документи Національного архівного фонду, утворені до 1946 року включно.

Для експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, ор-ганізацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання до-кументів. Це сприяє організації документів та якісному попов-ненню Національного архівного фонду. Переліки бувають:

- міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцево-
го самоврядування, інших установ, організацій, підприємств;

- відомчі - для установ і організацій кожного окремого
міністерства чи відомства;

- конкретні - для кожної організації (за відсутності відпо-
відного відомчого переліку).

Зазначені в переліках терміни зберігання обов'язкові для всіх установ і організацій України, жодна з них не має права ці терміни змінювати.

Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій, незалежно від їх статусу в ієрархічній системі уп-равління і галузевої належності, а в її межах - за функціональ-ним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожен напрям діяльності відповідає окремому розділові в переліку.

Структура типового переліку:

I. Документи, що утворюються в управлінській діяльності:
організація системи управління; прогнозування, планування,
ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політи-
ка; облік і звітність; організація використання трудових ресур-
сів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населен-
ня; науково-інформаційна діяльність; економічне, науко-
во-технічне і культурне співробітництво із зарубіжними країна-
ми; матеріально-технічне постачання; адміністративно-госпо-
дарське обслуговування; діяльність громадських організацій.

II. Документи, що створюються в науково-технічній та ви-
робничій сферах: науково-дослідна і конструкторська робота;
винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота;
проектування, будівництво, реконструкція; виробництво;
якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона
навколишнього середовища; автоматизовані системи.

Перший у незалежній Україні міжвідомчий «Перелік типо-вих документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (К., 1997) покладений в основу для визначення термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до Національ-ного архівного фонду або знищення. Він охоплює всі документи, що утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і підприємств, а також документи, утворені в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств усіх форм власності.

Відомчим є «Перелік документів, які утворюються в діяль-ності Національного банку України, установ і організацій його

системи, акціонерно-комерційних і комерційних банків Украї-ни із зазначенням термінів зберігання» (К., 1996), структура якого, збігаючись у багатьох позиціях зі схемою типового пере-ліку, відображає специфічні для банківської системи напрями діяльності.

Обчислення термінів зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 року, об-числюється з 1 січня 2000 року. Терміни зберігання науко-во-технічної документації вираховують з 1 січня року, наступ-ного за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для доку-ментів, яким встановлено термін «75 років - В [вік]» розраху-нок терміну зберігання встановлюють шляхом віднімання чис-ла, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення ви-повнилося 25 років, підлягає зберіганню протягом терміну за мінусом 25 років від 75, тобто 50 років. Примітка «доки не ми-не потреба» означає, що документи мають тривале практичне значення і зберігаються не менше 10 років.

Інші примітки («На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях»; «За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення»; «Після закінчення терміну договору» тощо), що використовуються в пе-реліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка «ЕПК» (експертно-перевірна комісія) проти термінів зберігання окремих видів документів означає, що такі докумен-ти або їх частина можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінності вносяться до Національ-ного архівного фонду.

Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають алфавітний і предметний покажчики на види та різновиди документів з посиланням на конкретні статті.

Підготовка переліку - складний, тривалий (протягом кіль-кох років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі ко-лективи. До їх складу входять працівники діловодних та архів-них служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці. Перелік рецензують в межах системи, розглядають експертно-перевірні комісії міністерства або відомства, потім - Центральна експертно-перевірна комісія Державного комітету архівів. Після затвердження керівництвом його тиражують і вводять у дію.

Комплектування державного архіву - це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його складу доку-ментами Національного архівного фонду відповідно до його профілю. Безпосередня організація комплектування архіву розпочинається визначенням джерел комплектування - юри-дичних і фізичних осіб, які є утворювачами і/або власниками документів Національного архівного фонду (або віднесених до Національного архівного фонду), що підлягають подальшому передаванню на постійне державне зберігання на правах дер-жавної власності в обов'язковому порядку або на підставі уго-ди. Для цього складаються списки установ (незалежно від фор-ми їх власності), що функціонують у зоні його комплектування і у своїй діяльності утворюють (або не утворюють) документи, що підлягають віднесенню до Національного архівного фонду. Такі списки поділяються на список установ - джерел форму-вання Національного архівного фонду і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування.

На підставі списку установ - джерел формування Національ-ного архівного фонду укладається список джерел комплекту-вання, складений відповідно до профілю архіву перелік уста-нов, що функціонують у зоні його комплектування і зобов'язані передавати на державне зберігання до архівів у визначені терміни на підставі вимог чинного законодавства чи угод між власником і архівом документи Національного архівного фонду або такі, що підлягають внесенню до нього.

На державне зберігання документи Національного архівного фонду передають органи державної влади та місцевого самовря-дування, державні і комунальні підприємства, установи і органі-зації, віднесені до джерел комплектування архіву. Склад недер-жавних установ - джерел комплектування архіву визначається архівами спільно з власниками після укладення відповідних угод про передавання документів на правах державної власності.

Державні архіви ведуть систематичну роботу над уточнен-ням списків установ - джерел комплектування¹⁸. Підставами для внесення уточнень і змін до списків установ та їх перескла-дання є: вказівки Державного комітету архівів, рішення екс-пертних комісій відповідного державного архіву; створення або ліквідація окремих установ, зміна функцій або масштабу їх діяльності, зміна підпорядкування установ; перехід уста-нови під контроль іншого державного архіву; зміна порядку комплектування державного архіву документами певної установи.

¹⁸ Форму списку юридичних осіб - джерел комплектування доку-ментами Національного архівного фонду — див.: Дод. 7.

Водночас державні архіви вживають заходів для виявлення джерел поповнення Національного архівного фонду та комп-лектування документами архівної україніки. Державний архів веде допоміжні списки джерел такого комплектування (фондо-утворювачів, власників, їхніх адрес, адрес зберігання доку-ментів), формує наглядові справи, укладає картки централізо-ваного державного обліку документів архівної україніки.

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо дер-жавні архіви. На Державний комітет архівів покладено функції контролю за цією роботою. Такі ж функції мають державні архіви областей стосовно своїх відділів, районних і міських дер-жавних архівів. Документи установ - джерел комплектування приймаються на зберігання до державних архівів у двох фор-мах: повній і вибірковій. Повна форма приймання передбачає приймання всіх документів від одного фондоутворювача, вибіркова - приймання всіх цінних документів від окремих фондоутворювачів певного виду - джерел комплектування гру-пового вибіркового приймання; або частину цінних документів (інформація яких не повторюється в документах інших установ) конкретного фондоутворювача - джерела комплектування по-видового вибіркового приймання. Для документів особового по-ходження повна і вибіркова форма приймання застосовується з урахуванням внеску особи-фондоутворювача в науку, культуру і т. ін. Державні установи - джерела комплектування тимчасово зберігають документи Національного архівного фонду у своїх архівних підрозділах. Приймання документів Національного архівного фонду від державних установ - джерел комплектуван-ня здійснюється після закінчення таких термінів:

- документи Верховної Ради України, Адміністрації Прези-
дента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного
Суду України, Верховного Суду України, Вищого господарсь-
кого суду України, Генеральної прокуратури України, Цент-
ральної виборчої комісії, Рахункової палати України,
Національного банку України, міністерств, інших центральних
органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм
організацій - 15 років;

- документи Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної
Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської
міських рад і державних адміністрацій та підпорядкованих їм
організацій, обласних судів і прокуратур - 10 років;

- документи районних рад і державних адміністрацій, орга-
нів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організа-
цій, районних і міських судів і прокуратур, а також сільсько-
господарських підприємств - 5 років;

- записи актів громадянського стану, документи з особового
складу, записи нотаріальних дій і судові справи, господарські
книги - 75 років;

- науково-технічна документація - 25 років;

- аудіовізуальні документи, що створюються як продукт
цільової виробничої діяльності установ,- три роки після закін-
чення копіювання;

- електронні документи, що створюються як продукт цільової
виробничої діяльності установ,- п'ять років;

- аудіовізуальні та електронні документи як складові управ-
лінської документації - протягом термінів, передбачених для
зберігання управлінської документації в архівних підрозділах
відповідних фондоутворювачів;

- аудіовізуальні та електронні документи як складові
науково-технічної документації - протягом термінів, передба-
чених для науково-технічної документації.

Документи недержавних установ - джерел комплектування протягом термінів тимчасового зберігання зберігаються в архівних підрозділах власників або в державних архівах на підставі угод з власниками. Документи, що зберігаються в архівних підрозділах власників, суб'єктів підприємницької діяльності, передаються до державних архівів після закінчення термінів тимчасового зберігання, документи громадських об'єднань і релігійних організацій - щорічно або в терміни, виз-начені угодами.

Архівні документи, що утворились у діяльності установ змішаної форми власності - джерел комплектування, у статут-ному капіталі яких частка державної власності є переважною, зберігаються у своїх архівних підрозділах протягом термінів, передбачених для зберігання аналогічних документів в архів-них підрозділах державних установ.

Кожна установа має щорічно передавати документи до дер-жавного архіву за графіками, затвердженими державним архівом і погодженими з керівниками установ - джерел комп-лектування. Архівам із значною кількістю джерел комплекту-вання (від кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на два-три роки, але не рідше одного разу на п'ять років. Важливе значення при цьому має повноцінне представлення у складі фондів архіву всіх галузей народного господарства, науки і культури.

Документи приймаються в упорядкованому стані разом зі страховими копіями унікальних та особливо цінних доку-ментів за попередньо затвердженими описами. Разом з доку-ментами передаються три примірники описів, у тому числі

контрольний примірник і довідковий апарат до них. Четвертий примірник опису разом з примірником акта приймання-пере-давання залишається в установі.

Приймання документів на постійне зберігання від недержав-них установ - джерел комплектування здійснюється, як прави-ло, безкоштовно (дарування, успадкування) відповідно до умов угоди. Приймання-передавання документів особового похо-дження відбувається на підставі рішення експертно-перевірної комісії архіву після затвердження опису первинного розбирання та акта приймання-передавання (при даруванні, прийманні до-кументів за заповітом чи як безгосподарного майна). Прийман-ня науково-технічних, аудіовізуальних та електронних доку-ментів на постійне зберігання здійснюється за наявності в архіві технічних можливостей для забезпечення їх збереженості.

Заходи, пов'язані із реституцією документів, що зберіга-ються за кордоном, архів погоджує з Державним комітетом архівів. Приймання документів архівної україніки здійсню-ється на підставі міжнародних угод про співробітництво, угод між власниками документів та архівом про дарування оригіналів документів або їх копій, обміну копіями, купівлі-продажу оригіналів документів, заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

Тимчасове зберігання архівних документів відбувається протягом певного нормативно визначеного для кожного виду документів проміжку часу.

При ліквідації установи - джерела комплектування держав-ного архіву її документи протягом термінів тимчасового зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення до-кументи Національного архівного фонду передаються до дер-жавних архівів на загальних засадах. Документи тимчасового зберігання ліквідованих установ (внесених і не внесених до джерел комплектування державного архіву), терміни зберіган-ня яких вичерпано, відбираються для знищення; документи, терміни зберігання яких не вичерпано, зберігаються у трудових архівах і знищуються після закінчення термінів зберігання.

Відбір і знищення документів, терміни зберігання яких вичерпано, упорядкування документів тривалого і постійного зберігання та передавання їх до відповідних архівних установ забезпечує ліквідаційна комісія.

Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування Національного архівного фонду України, ефективність його використання.

Для надання правового статусу документам, підтвердження права власності на них та забезпечення державного контролю

за їх збереженістю Державний комітет архівів та уповноважені ним державні архівні установи здійснюють державну реєстра-цію документів Національного архівного фонду.

Державній реєстрації підлягають документи, віднесені екс-пертизою до Національного архівного фонду, незалежно від місця їх зберігання та права власності на них. Факт реєстрації засвідчується в реєстраційному свідоцтві, оформленому як на окремий документ, так і на групу чи комплекс документів, із зазначенням сумарної кількості взятих на державний облік до-кументів. Реєстраційне свідоцтво отримують усі архіви та фі-зичні особи (громадяни), які зберігають документи Національ-ного архівного фонду. Чинність свідоцтва поширюється на всі документи Національного архівного фонду, що надходитимуть до цих архівів і приватних архівних зібрань, з моменту держав-ної реєстрації. При зміні кількості і стану документів внаслідок проведення внутріархівних робіт реєстраційне свідоцтво не переоформлюється. Про видачу реєстраційного свідоцтва робиться запис у книзі державної реєстрації документів.

Документи, на які оформлено реєстраційне свідоцтво або поширена чинність виданого раніше свідоцтва, та описи цих документів у встановленому порядку позначаються штампом «Україна. Національний архівний фонд».

Порядок видавання, переоформлення, внесення змін до реєстраційного свідоцтва та його анулювання, відповідальність за недотримання порядку державної реєстрації документів Національного архівного фонду, а також інші питання, пов'язані з державною реєстрацією документів Національного архівного фонду, регулюються «Положенням про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду».

Важливою передумовою якісного формування Національного архівного фонду є організаційна та методична робота державних архівів із джерелами їх комплектування. Державні архіви, дбаю-чи про якісне поповнення документами, що належать державі, та забезпечення їх збереженості протягом термінів тимчасового зберігання, здійснюють організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади та місцевого самоврядування, держав-них і комунальних підприємств, установ і організацій - джерел комплектування. Робота державного архіву із джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з екс-пертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громад-ських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;

в організації державного обліку документів Національного архівного фонду; у підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експерт-них комісій; методичній і практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на дочірніх засадах. Для захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам - джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу.

У кожній установі (організації, підприємстві) функціонує архівний підрозділ, діяльність якого регламентується поло-женням, розробленим на підставі відповідного типового поло-ження. До функцій архівного підрозділу належать:

- ведення списків установ і організацій, документи яких
підлягають і не підлягають передаванню йому на зберігання;

- виконання всього комплексу заходів для забезпечення
збереженості документів;

- ведення облікової документації на документи і укладання
довідкового апарату до них;

- здійснення науково-технічного опрацювання документів,
що в ньому зберігаються, надання методичної та організаційної
допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

- виявлення унікальних та особливо цінних документів;
створення страхового фонду мікрофільмів для наступного пе-
редання державному архіву;

- забезпечення укладання у визначені терміни статистичної
звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наяв-
них на зберіганні документів;

- видання документів для користування працівникам ор-
ганізації, а також дослідникам у читальний зал;

- виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-
правового характеру; розроблення або участь у підготовці нор-
мативно-методичних документів з питань діяльності діловод-
них та архівних служб, внесення керівництву організації про-
позицій про поліпшення їх діяльності.

Для установи обов'язковим інформаційним довідником, що складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду, є номенклатура справ, тобто систематизований і про-індексований список назв справ із зазначенням термінів їх зберігання. Розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури.

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності,

з однаковою структурою і єдиною системою індексації кожної справи. Типова номенклатура справ для галузі загалом розроб-ляється міністерством, іншим центральним органом виконав-чої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією Державного комітету архівів, затверджується керів-ництвом відповідного міністерства, іншого центрального орга-ну виконавчої влади та керівництвом Державного комітету архівів. Вона реєструється в Міністерстві юстиції України і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Примірна номенклатура розробляється міністерством, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією Державного комітету архівів або експе-ртно-перевірною комісією відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора. Примірна но-менклатура має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури використовуються установами для складання їх індивідуальних номенклатур.

Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа складає індивідуальну номенклатуру справ.

Зведена індивідуальна номенклатура справ складається з но-менклатур справ структурних підрозділів, її схвалює експертна комісія і затверджує керівництво установи після узгодження з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

Номенклатуру справ щорічно закривають, тобто підбивають підсумки діловодного року, відмічаючи кількість заведених справ, їх розподіл за категоріями залежно від термінів зберігання.

Протягом другого року після закінчення справ у діловодстві здійснюють експертизу їх наукової і практичної цінності та підготовку справ для передавання до державного архіву. При цьому повністю або частково оформляють справи, тобто здійснюють підшиття або палітурні роботи, нумерацію ар-кушів, укладання засвідчувальних аркушів та внутрішніх описів до справ, оформлення обкладинок, встановлення межо-вих дат справ, складання й оформлення описів структурного підрозділу. Завершує цей процес безпосереднє передання доку-ментів до державного архіву. Обов'язком архівного підрозділу є поетапне складання і оформлення річних розділів, а потім зведених описів справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу. Всі ці описи підлягають розгляду і схвален-ню на засіданні експертних комісій організації та експерт-но-перевірних комісій відповідного державного архіву.

Водночас архівний підрозділ виконує запити установ, орга-нізацій, окремих громадян (у тому числі соціально-правового характеру), здійснює культурно-просвітницьку роботу, органі-зує роботу читального залу, обліковує всі форми використання архівних матеріалів.

Отже, експертиза цінності документів, утворюваних у про-цесі діяльності конкретних юридичних і фізичних осіб, дер-жавна реєстрація документів Національного архівного фонду, комплектування державних архівів документами Національ-ного архівного фонду, організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства установ - джерел комплектування є важливими складовими процесу формування Національного архівного фонду України.

Дата добавления: 2014-12-17