Тема 5. Організація архівних документів

1. Структурні рівні організації документів.

2. Організація документів на рівні системи архівних установ.
Комплекс документів загальнодержавного та місцевого значення.

3. Організація документів на рівні архіву. Архівний фонд.

4. Фондування архівних документів. Фондоутворювач. Не-
фондова система організації архівних документів.

5. Організація документів на рівні архівного фонду. Схема
систематизації документів.

6. Організація документів на рівні справи. Ознаки систе-
матизації документів у межах одиниці зберігання.

Ключові слова: організація документів, архівний фонд, справа, одиниця зберігання, схема систематизації доку-ментів, комплекс документів, фондоутворювач, фондування.

3 метою забезпечення інформаційної цілісності Національ-ного архівного фонду, підвищення ефективності систем інте-лектуального доступу до документів архіви здійснюють органі-заційно-правову, науково-методичну та технологічну роботу для формування ієрархічно пов'язаних документних комплек-сів на усіх структурних рівнях Національного архівного фонду, для створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто здійснюється організація документів Національ-ного архівного фонду, що має такі основні структурні рівні:

- міжархівний - розподіл комплексів документів у межах
системи архівних установ;

- внутріархівний - формування цілісних документних ком-
плексів у межах окремого архіву;

- внутріфондовий - систематизація документів на рівні фонду;

- рівень сукупності документів - їх систематизація в межах
справи (одиниці зберігання, одиниці обліку).

Організація документів Національного архівного фонду на всіх структурних рівнях здійснюється на основі наукової кла-сифікації за такими ознаками:

- належність документів до складу документації одного ут-
ворювача;

- право власності на документи;

- терміни зберігання документів;

- рівень інформаційної значущості документів (належність
до комплексів загальнодержавного та місцевого значення,
цінність);

- належність документів до певних адміністративно-тери-
торіальних одиниць (область, округ, район, місто);

- історичні умови, час і місце створення;

- належність документів до певних галузей, напрямів
і сфер життєдіяльності суспільства;

- види носіїв, способи і технології закріплення інформації;

- рівень доступу до документів.

Організовуючи архівні документи в межах системи архів-них установ, враховують їх правовий статус, профіль і повно-важення.

Організація документів за правом власності реалізується при зберіганні документів у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи, що належать державі, зберіга-ють державні архівні установи, а документи, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Організація документів за термінами зберігання виявляє на-явність серед них двох основних груп - документів постійного і тимчасового зберігання. Терміни зберігання документів ви-значаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію документів міжархівного рівня істотно впливає інформаційна значущість документів, відповідно до якої їх відносять до комплексів загальнодержавного та місце-вого значення.

Комплекс документів загальнодержавного значення склада-ють документи, утворені протягом різних історичних періодів:

- в межах сучасної України в діяльності центральних ор-
ганів державної влади і управління, підприємств, установ і ор-
ганізацій, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на
всю або значну частину її території;

- за межами України в діяльності провідних органів україн-
ської еміграції, зокрема еміграційних урядів, політичних
партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх, наукових
закладів та громадських організацій;

- в межах сучасної України в діяльності місцевих установ,
якщо склад і зміст документів переважно відображає історію
не лише окремого регіону, а й усієї України, а також коли
документи мають практичну цінність і можуть використовува-
тись у загальнодержавному масштабі.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються у сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

До комплексу документів місцевого значення належать документи, утворені в діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств,

установ і організацій, що діяли і діють на території певної адміністративно-територіальної одиниці (якщо ці документи не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення).

Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установах, що здійснюють постійне зберігання документів. Докумен-тальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівними установами, що здійснюють їх зберігання, за тери-торіальним принципом, на підставі належності цих комплек-сів до певних адміністративно-територіальних одиниць. При утворенні нових або зміні меж адміністративно-територіаль-них одиниць документальні комплекси місцевого значення, утворені в процесі діяльності місцевих установ на територіях, включених до складу новоутворених або укрупнених адміністративно-територіальних одиниць, передають на збе-рігання до тих архівних установ, що поширюють свої повнова-ження і зону комплектування на ці новоутворені або укрупнені адміністративно-територіальні одиниці.

Віднесення документів до комплексів загальнодержавного або місцевого значення здійснює Державний комітет архівів спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.

Істотно впливають на організацію документів на між-архівному рівні історичні умови і місце їх створення. За цими ознаками виокремлюють три групи:

- документальні комплекси, що утворилися в різні істо-
ричні періоди в межах сучасної України в діяльності органів
державної влади і місцевого самоврядування, громадських
і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм влас-
ності та окремих осіб;

- документальні комплекси українського походження, що
утворились у різні історичні періоди за межами України в діяль-
ності органів української еміграції, зокрема еміграційних уря-
дів Української Народної Республіки, Західноукраїнської На-
родної Республіки, українських політичних партій і об'єднань,
військових, культурно-освітніх і наукових установ, громад-
ських організацій та окремих осіб, що повернені на батьківщину
шляхом реституції, як дарування та в інший спосіб;

- документальні комплекси неукраїнського походження,
в тому числі й ті, що стосуються історії України, утворені на
теренах інших держав і надійшли до українських архівів шля-
хом дарування, заповіту і стали складовою історико-культур-
ної спадщини українського народу.

Документи першої групи умовно поділяються на три підгрупи: 1) документи дорадянського періоду; 2) документи радянського періоду; 3) документи періоду незалежної України.

До групи документів дорадянського періоду належать доку-ментальні комплекси, що утворилися на території України в її сучасних межах, у процесі діяльності юридичних і фізичних осіб у періоди:

- Київської Русі (Х-ХІІ ст.), Галицько-Волинського та
інших князівств, що виникли на теренах колишньої Київської
Русі (ХІІ-ХІV ст.), Гетьманщини (XII-XVIII ст.), Запорозької
Січі (ХVІ-ХVІІІ ст.), Центральної Ради і Директорії Україн-
ської Народної Республіки (1917-1920), Української Держави
(1918), Західноукраїнської Народної Республіки (1918-1919),
Карпатської України (1938-1939);

- входження українських земель до складу інших держав,
крім СРСР (кінець XIV - середина 40-х років XX ст.);

- нацистської окупації (1941-1944).

Документи радянського періоду охоплюють документальні комплекси, що утворились у роки перебування України у скла-ді СРСР. Початкову межу періоду визначають для кожного регіону окремо відповідно до поширення радянської влади на його території. Кінцева дата одна для всіх регіонів України -24 серпня 1991 року.

Серед документів періоду незалежної України - доку-ментальні комплекси, що утворилися на території сучасної України після проголошення Акта про незалежність 24 серпня 1991 року у процесі діяльності органів державної влади й управління всіх рівнів, органів місцевого самовря-дування, цивільних підприємств, установ і організацій усіх форм власності, військових частин і з'єднань, а також окремих осіб.

За категоріями доступу до них документи поділяються на документи з відкритим та обмеженим доступом (документи з таємною, конфіденційною інформацією та документи з особ-ливими умовами доступу). Виокремлені за цією ознакою доку-ментальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

Організація документів на внутріархівному рівні відбу-вається за фондовою системою. При цьому основною кла-сифікаційною одиницею є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

Практичне здійснення організації документів за фондовою системою в межах державного архіву називають фондуванням

архівних документів, що включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належ-ності документів і хронологічних меж архівних фондів.

Архівні фонди утворюють в архівних установах із доку-ментів юридичних і фізичних осіб. Кожна з них у своїй діяль-ності накопичує безпосередньо утворені та зібрані нею доку-менти - документальний фонд. Таку особу називають утворю-вачем документального фонду. За результатами відповідної експертизи, частина документального фонду, що має певну цінність для суспільства або практичну цінність для свого власника і підлягає архівному зберіганню, набуває статусу архівного документального фонду. З частини архівного доку-ментного фонду, визнаної в результаті експертизи цінною для суспільства, в архівній установі формують архівний фонд, під яким розуміють накопичену в процесі діяльності однієї або кількох юридичних чи фізичних осіб сукупність документів, об'єднаних за ознакою генетичного, історичного чи логічного зв'язку між документами та їх утворювачами. Неподільність цієї частини документального фонду установи чи особи, що, за висновками експертизи цінності, віднесена до Національного архівного фонду, є основним принципом організації доку-ментів на внутріархівному рівні. Дія цього принципу обме-жується лише правом власності на документи.

Юридична чи фізична особа, котра є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фон-дом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, становить фонд офіційного походження. Обов'язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, куль-турну або практичну цінність і висвітлюють діяльність певної установи чи організації. Формальними ознаками самостійнос-ті фондоутворювача - юридичної особи є наявність норматив-ного акта про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунка в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Ознакою фондоутворювача - фізичної особи є наявність його архівного документального фонду, помітна роль фондо-утворювача в житті суспільства та міра цінності (повнота, склад і зміст) утворених ним документів. Фізичні особи є фон-доутворювачами фондів особового походження. Такі фонди створюють для осіб, життя і діяльність яких набули високого державного, наукового чи громадського визнання або, навпаки,

мали значний деструктивний¹⁹ вплив на розвиток суспільства; для типових представників своєї соціальної групи, якщо склад документів є досить повним; для громадян, документи яких містять цінну для суспільства інформацію.

Фонди особового походження можуть складати не лише до-кументи, пов'язані з життям, суспільною діяльністю, твор-чістю чи вшануванням пам'яті окремої особи, а й її сім'ї, роду. При цьому йдеться про сімейні та родові фонди як різновид фондів особового походження. Межі сімейних і родових фондів визначаються кількістю поколінь, що залишили документи. Фонд сім'ї складають документи не більше трьох поколінь, а фонд роду - не менше чотирьох. Наприклад, у Центральному державному історичному архіві України у м. Києві зберігаються фонди роду Скоропадських, сім'ї Терещенків, родини Грушев-ських, особові фонди професорів В. Іконникова, Ю. Кулаков-ського, В. Довнар-Запольського та ін.

Об'єднані архівні фонди можуть створюватись: з докумен-тів, однорідних за функціями та цільовим призначенням, од-нойменних установ або керівної і підпорядкованих їй установ, що функціонують (функціонували) в межах однієї адміністра-тивно-територіальної одиниці; органів влади та підпорядкова-них їм установ; установ, поєднаних одним об'єктом діяльності; установ, що послідовно змінювали одна одну, якщо функції по-передніх повністю або частково передавалися наступним; двох або більше осіб на підставі родинного, творчого, професійного або іншого зв'язку між ними. Наприклад, «Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова», «Спілка письменників Украї-ни та її Київська організація», «Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки».

Отже, об'єднаним архівним фондом є сукупність цілісних комплексів кількох архівних фондів, між утворювачами яких простежуються генетичні, історичні або логічно зумовлені зв'язки (однорідність функцій, підлеглість, місцезнаходжен-ня, правонаступність тощо). Об'єднані архівні фонди створю-ють для раціонального розміщення документів в архівах, удос-коналення обліку документів, створення компактного і якісно-го довідкового апарату.

Окремим самостійним комплексом або частиною докумен-тального комплексу особи чи установи до державних архівів від їх власників надходять архівні колекції як сукупність окремих документів, що виникли у процесі діяльності різних

¹⁹ Деструкція - порушення, руйнування нормальної структури чого-небудь.

фондоутворювачів і поєднані за однією або кількома ознаками. На відміну від об'єднаних архівних фондів, архівні колекції формують на основі не історичних, а логічних зв'язків: тема-тичного, авторського, номінального, хронологічного. Переваж-на більшість колекцій має тематичний характер, наприклад: «Колекція фотокопій документів про визвольну війну україн-ського народу 1648-1657 років», «Колекція театральних афіш і програм», «Колекція українського некрополя» та ін.

На першому етапі фондування новоутвореним архівним фондам надають назви. Так, назва архівного фонду установи складається з офіційної повної та скороченої назви фондоутво-рювача з усіма його перейменуваннями у хронологічній послідовності, зазначенням підпорядкування, місцезнахо-дження, межових дат функціонування під кожною з назв. Наз-ва особового архівного фонду включає загальновизнане та всі інші, менш відомі найменування особи - метричні і змінені прізвища, імена, по батькові, псевдоніми, криптоніми²⁰ тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політич-ної діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури/культур і дати життя осо-би. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви фондів, що увійшли до його складу, або з назви керівної установи і загальної назви підпо-рядкованих їй установ. У назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст ко-лекції, назва установи - фондоутворювача і дати часу форму-вання колекції або прізвище, ім'я та по батькові колекціонера і дати його життя.

За рівнем цінності архівні фонди поділяють на три кате-горії, що визначають ранг фонду залежно від рівня інформа-тивності документів фонду, значущості фондоутворювача, ча-су створення документів і наявності особливо цінних і унікаль-них документів.

До першої категорії належать фонди, переважна частина документів яких має статус особливо цінних і містить інфор-мацію про всі або більшість сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, крім того, це фонди, у складі яких є унікальні документи.

Другу категорію становлять фонди, документна інформація яких стосується певних галузей або напрямів діяльності держави

²⁰ Криптонім (від крипто... (грец. kryptos — таємний, прихований) — частина складних слів, що вказує на певну приховану дію чи стан) - літера чи літери, які замість підписів ставлять іноді автори під своїми творами.

і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінною.

Третя категорія - це фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інфор-мацію фондів першої та другої категорій. Кожен державний архів поділяє фонди за цими категоріями відповідно до лише йому притаманних історичних умов, специфіки регіону та фондового складу документів. Категорійність фондів не є ста-лою. Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспек-тивній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-пе-ревірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з відмінними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, або конфіденційні, та документи, передані їх власни-ками на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах; таємні документи - згідно зі спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або фондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Важливим етапом організації архівних документів за фон-довою системою в межах архіву є визначення фондової належ-ності, тобто віднесення архівних документів до архівного фон-ду відповідної установи або особи. Це передбачає вивчення складу, змісту та діловодного оформлення документального масиву. При визначенні фондової належності документів осо-бового походження беруться до уваги зміст документів, звер-нення в листах, підписи, почерк тощо. При виявленні у складі одного архівного фонду помилково включених до нього доку-ментів, що належать до складу інших фондів, такі документи вилучають і приєднують до того фонду, до якого вони нале-жать²¹. Важливим при фондуванні є також визначення хроно-логічних меж архівного фонду, тобто дат створення і ліквідації фондоутворювача. Для архівного фонду установи хронологічні межі визначають за офіційними датами утворення і ліквідації фондоутворювача; для особового архівного фонду - за датами народження і смерті фондоутворювача; для об'єднаного архів-ного фонду офіційного походження - за датами утворення фон-доутворювача, створеного хронологічно першим і дати лікві-дації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для об'єднаного архівного

²¹ Форму акта виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву - див.: Дод. 8.

фонду особового походження - за датами народження фондо-утворювача, який народився раніше за всіх, і дати смерті фондо-утворювача, який помер пізніше за всіх фондоутворювачів цього фонду; для архівної колекції, сформованої фізичною осо-бою, - за датами народження і смерті фондоутворювача; для архівної колекції, сформованої установою, - за межовими датами періоду формування колекції.

При визначенні хронологічних меж архівного фонду врахо-вують чинники впливу на діяльність фондоутворювачів, ви-значальними серед яких є: політичний, юридичний, адміні-стративний.

Політичні чинники виявляються у зміні конституційних ос-нов держави. Наприклад, розпад СРСР, утворення незалежних держав і поява в результаті таких процесів нових фондоутво-рювачів: комерційних банків, акціонерних товариств, трастів, приватних навчальних закладів, політичних партій, органів державного управління. Зокрема, документи українських міністерств, державних комітетів та інших органів виконавчої влади, створених на базі ліквідованих управлінських структур УРСР, складають нові фонди, навіть за умови визнання їх юридичної правонаступності. Документи державних установ (промислових підприємств, фінансових, судових, охорони здоров'я, наукових, навчальних та ін. установ і організацій), що діяли і продовжують діяти після зміни конституційних основ держави без зміни форми власності, із збереженням своїх функцій, і не були істотно реорганізовані, продовжують раніше прийняті архівні фонди. Документи урядів Україн-ської Народної Республіки, Української Держави, Західно-української Народної Республіки, Карпатської України, Української РСР з моменту їх утворення і до ліквідації станов-лять єдині архівні фонди.

До юридичних чинників належать: розширення або обме-ження прав фондоутворювача, зміна його форми власності. Так, зміна юридичних прав і масштабів діяльності державних урядових установ і керівних органів громадських організацій відбулась із перетворенням Кримської області на Автономну Республіку Крим. Нові державні установи - Верховна Рада Криму, Рада Міністрів, міністерства - стали новими фондоут-ворювачами, документи яких склали нові архівні фонди. Однак ці зміни не впливають на хронологічні межі архівних фондів установ і підприємств, що діють на території Криму.

Адміністративні чинники полягають у зміні адміністра-тивно-територіального поділу, реорганізації або ліквідації фондоутворювача. Слід мати на увазі, що на хронологічні межі

діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів вплива-ють лише ті адміністративно-територіальні зміни, що призво-дять до ліквідації одних установ і заміни їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР 1925 року було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними - губернські і повітові ради та їх виконкоми. Ці устано-ви як фондоутворювачі перестали діяти. Натомість було утво-рено окружні та районні ради і виконкоми з ширшими права-ми та іншими масштабами діяльності. Вони й стали новими фондоутворювачами, а їх документи увійшли до складу нових архівних фондів.

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову поновила її з тими ж функціями, вона залишаєть-ся єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єди-ний архівний фонд. Так, 1962 року у зв'язку з укрупненням сільських районів у Київській області з 31 району було ліквідо-вано 19, а через три роки частину з них знову було поновлено. Отже, документи кожної з поновлених районних рад за 1930-1962 і після 1965 року утворюють єдині фонди. Визначення хронологічних меж фондів особового походження пов'язане передусім із встановленням дат життя та діяльності фондоут-ворювачів. У більшості особових фондів зустрічаються ширші хронологічні межі фонду, ніж межові дати життя фондоутво-рювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є. Іванов жив з 1873 до 1929 року. Але в його особовому фонді зберігаються документи за 1723-1929 роки - це карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани різних міст, сімейні документи. До складу особового фон-ду, крім особистих документів фондоутворювача, входять доку-менти близьких родичів, якщо вони мають значення для харак-теристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

У межах архіву поряд з організацією документів за фондо-вою системою здійснюється організація документів у спе-ціальних архівах або відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є ре-зультатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп'ютерних центрів тощо. За цією сис-темою в основу організації кіновідеодокументів покладають-ся такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документаль-не, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми

організації знятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножур-нали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка). Фотодоку-менти організуються за жанрами фотографії (хронікальне фо-то, портрети, пейзажі), формами організації знятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері). На жан-рову належність (хронікальний, мемуарний характер, виконан-ня творів літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо), форми організації записаного матеріалу (ре-портажі, хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні), системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) як озна-ки документів спираються при організації фонодокументів. Кла-сифікаційними ознаками для організації електронних докумен-тів є тип комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета вико-ристання документної інформації. Технічні документи, як пра-вило, групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичною ознакою.

Базовою класифікаційною одиницею організації документів в межах архівного фонду є справа (одиниця зберігання, одини-ця обліку). Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. В межах архівного фонду документи організовують відповідно до схеми систематизації документів - переліку одиниць поділу, призна-ченої для розміщення документів фонду за цим поділом. Оди-ницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т. д. Складання схеми систематизації спирається на знання історії, структури, компетенції, особливостей діяльності фондоутворювача, його системи діловодства, а також на охоплення всіх документів архівного фонду. Групування здійснюється за методом дедук-ції, тобто від загального до конкретного, за однією і тією ж оз-накою, причому ознаки групування визначають у кожному конкретному випадку залежно від наукової і практичної мети. Розподіл починають за головною ознакою, властивою для всього фонду, і закінчують за ознаками, характерними для окремих, найменших груп документів. Процес групування справ фонду здійснюється з урахуванням таких ознак:

- структурної, що фіксує належність до структурних підрозділів (відділ, цех, факультет), внаслідок діяльності яких вони виникли;

- хронологічної, що вказує на час появи документів (рік,
місяць, число);

- галузевої, функціональної, тематичної, що встановлюють
галузеву належність і функції фондоутворювача і тематику до-
кументів;

- номінальної, що відображає належність до конкретного ви-
ду одиниць зберігання чи виду документів;

- авторської - для групування справ за авторською на-
лежністю (юридична чи фізична особа);

- кореспондентської - для групування справ, що виникли
внаслідок листування з певними особами чи установами;

- географічної - для групування справ за окремими адміністра-
тивно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор,
кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, формат, оригінальність, носій.

У кожному конкретному випадку визначають головні та другорядні ознаки. До головних найчастіше належать: структурна і хронологічна, рідше - галузева, географічна, авторська ознаки. Вибір головних ознак зумовлюється особ-ливостями діяльності фондоутворювача, складом і змістом документів, цілями групування. Вид схеми організації фон-ду визначають відповідно до ознак, за якими здійснюють два перші поділи документів фонду. Схеми бувають: структур-но-хронологічні, галузево-хронологічні, функціонально-хронологічні, номінально-хронологічні, географічно-хро-нологічні і т. ін.

Для фондоутворювачів, що припинили своє існування (функ-ціонування), найчастіше застосовують хронологічно-структур-ну схему, групуючи документи за роками, а потім за структур-ними підрозділами. Наприклад:

2000 рік 2001 рік

1. Ректорат 1. Ректорат

2. Біологічний ф-т 2. Біологічний ф-т

3. Географічний ф-т і т. д.______ 3. Географічний ф-т і т. д.

У межах хронологічно-галузевої схеми справи спочатку групують за роками, а потім за галузями діяльності:

2000 рік 2001 рік

1. Освіта 1. Освіта

2. Охорона здоров'я 2. Охорона здоров'я

3. Міський транспорт і т. д. 3. Міський транспорт і т. д.

Для класифікації документів колекцій застосовують тема-тично-хронологічну схему:

1. Відбудова промисловості - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

2. Відбудова сільського господарства - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

3. Відбудова установ освіти - 1944 р., 1945 р., 1946 р.

Під час групування документів за роками справи відносять до того року, якого вони були розпочаті. Винятком є плани і звіти, що належать до того року, на який або за який вони складалися. Якщо це плани чи звіти на кілька років, то плани відносять до першого року, а звіти - до останнього.

Організацію документів архівного фонду розпочинають зі ство-рення груп одиниць зберігання, близьких за змістом, авторством, формою чи іншими ознаками. Потім розміщують справи в цих групах і групи у фонди, які систематизують відповідно до структури установ-фондоутворювачів. За відсутності такої структури документи групують за функціональною ознакою.

В орієнтовній схемі класифікації документів особових фондів виокремлюють такі групи: біографічні матеріали; документи службової та громадської діяльності; творчі документи; підго-товчі документи, зібрані фондоуторювачем для його робіт; лис-тування; майново-господарські документи; образотворчі доку-менти; колекції, зібрані фондоутворювачем. У кожному конк-ретному випадку послідовність розміщення і значення розділів схеми залежать від характеру діяльності фондоутворювача та документів. У фондах відомих митців найбільшу цінність ста-новлять творчі документи, у фондах державних і громадських діячів - документи про службову і громадську діяльність, меце-натів і підприємців - майново-господарські документи.

Вибір схеми систематизації документів сімейних та родових фондів залежить від складу фондоутворювачів, характеру їх діяльності, видів та кількості залишених ними документів. Типова схема групування цих фондів може мати такі розділи: документи з історії роду чи сім'ї; спільні для всіх документи (сімейне листування, колекції); особисті документи членів сім'ї (у хронологічній послідовності).

Певні особливості має організація документів об'єднаних архівних фондів та колекцій. Найбільшими групами в межах об'єднаних архівних фондів є архівні фонди. Порядок їх розмі-щення в межах об'єднаного фонду може бути різним - за зна-чущістю фондоутворювачів, хронологією їх утворення, алфаві-том. В архівних колекціях, створених безпосередньо їх власни-ками, як правило, зберігається порядок організації, обраний утворювачами колекцій.

При нефондовій організації документів кіновідеодокументи організовують за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал; кіно-, відео-, телесюжет певної кольоровості), в межах видів -за назвами, роками виробництва, виробничими номерами, оди-ницями обліку, кольоровістю, форматом носія, типом відеокасет. Фотодокументи систематизують за видами (негативи, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми). В межах виду негативи систематизують за кольоровістю; негативи додатково систематизують за видом носія (скло, плівка) та його розмірами. Фонодокументи систематизують за видами, в межах видів -за одиницями обліку і комплектами; за установами-виробни-ками і виробничими номерами.

Технічні документи, як правило, групують у комплекси за об'єктною ознакою - спільністю змісту і належністю до об'єкта роботи (проектування споруди, конструювання виробу, розроб-лення технологій виготовлення виробів або будівництва спо-руд, дослідження наукової проблеми). Комплекс технічних до-кументів є одиницею обліку Національного архівного фонду. В межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторсь-ко-технічних документів включені до його складу документи систематизують за стадіями проекту відповідно до схеми, прий-нятої при розробленні проекту і закріпленої у специфікації.

Електронні документи систематизують за видами (магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), в межах видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за характером документної інформації.

Організація документів на рівні одиниці зберігання, що включає різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа.

Документний рівень організації на рівні справи передбачає фіксування процесу її створення, внутрішню структуру та пра-вильну систематизацію наявних у ній документів.

Систематизацію документів у межах одиниці зберігання здійснюють за такими ознаками:

- хронологічною - за датами документів;

- предметною (тематичною) - за змістом документів;

- номінальною - за видами документів;

- кореспондентською - за назвами адресатів або адресантів;

- географічною - за історичними регіонами, адміністративно-
територіальними одиницями, географічними поняттями, що
містяться у змісті документів, їх авторами і кореспондентами;

- авторською - за назвами підприємств, установ і організа-
цій, прізвищами та іменами осіб - авторів документів.

Як правило, документи групують (систематизують) не за однією ознакою, а за тими, застосування яких визнано най-раціональнішим.

Систематизацію документів закріплюють нумерацією арку-шів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.

Таким чином, організація архівних документів має чотири етапи, що тісно пов'язані між собою і доповнюють один одного. Обов'язковою вимогою до всіх етапів організації архівних до-кументів є дотримання науково обгрунтованих ознак з ураху-ванням особливостей документів і характеру діяльності фондо-утворювача.

Дата добавления: 2014-12-17