Зразок картки з описом для каталогу

Центральний державний архів вищих органів влади та управ-ління України	Дата події 12 березня - 8 верес-ня 1944 р.
	Місце події Т ернопільська обл., Скалатський р-н, с. Криве
Індекс	ЙЗ 02 10 (.02)
Зміст	Список членів і симпатиків ОУН, які загинули в боротьбі проти радянської влади
Назва фонду	З'єднання північних груп УПА. Західна група
Ф. 3838	Оп. 1	Спр. 91	Арк. 37
Мова документа	укр.	Спосіб відтворення	рукоп.
Заввідділу	підпис	01.08.1997 Н.Рубльова
посада	дата	розшифрування підпису

Після завершення описування архівних документів ката-ложну картку індексують, проаналізувавши зміст об'єкта опи-сування і віднісши його до певного структурного підрозділу схеми класифікації відповідного каталогу. За класифіка-ційною схемою на основі зіставлення обирають рубрику, якій найбільше відповідає зміст одиниці описування. Індекс рубри-ки переносять до каталожної картки. Картки систематизують за індексами та рубриками і розставляють у каталозі.

Важливими для дослідників є також путівники, що містять інформацію про склад і зміст усіх фондів архіву.

Путівники можуть створюватися по фондах усіх архівів за-галом по країні, по фондах кількох архівів, по фондах окремого архіву, по окремому комплексу фондів архіву (архівів), утворю-ючи такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник включає описи фондів і довідковий апарат. Схема розташуван-ня описань залежить від складу фондів архіву. Найчастіше структура розділів містить перелік фондів органів державної влади і управління, громадських організацій та фондів особово-го походження і архівних колекцій. У межах розділів фонди

групують у підрозділи за галузями або характером виробничої діяльності, в межах підрозділів - за ознакою підпорядкування або однотипності установ, а далі - за хронологією, значущістю фондів, алфавітом назв тощо. Основна частина путівника - опис фондів - складається з назв фондів, довідкових даних про фонд, короткої історичної довідки і анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.

Путівники та короткі довідники по фондах кількох архівів складають за аналогічною схемою, місце зберігання фонду за-значають у його описанні. Тематичні путівники розробляють за схемами, що деталізують обрану для путівника тематику. Опис кожного архіву включає його повну назву, адресу, корот-ку історичну довідку, анотацію складу фондів і змісту доку-ментів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівників є титульний аркуш, зміст, передмова, покажчики (предметний, іменний, географічний, покажчик фондів).

Склад і зміст документів фонду розкривають такі самостійні архівні довідники, як анотовані реєстри описів. Реєстри укладають у порядку, зазначеному у списку фондів з викорис-танням таких елементів описання: номер і назва фонду за спис-ком фондів; межові дати діяльності фондоутворювача; номери описів фонду за аркушем фонду, кількість одиниць зберігання, внесених до окремого опису, їх межові дати і стисла анотація складу і змісту документів, внесених до опису. Довідковим апаратом до анотованого реєстру є титульний аркуш, передмова, покажчик до списку фондів.

Покажчики можуть бути самостійними архівними довідни-ками або елементом довідкового апарату до них. Вони значно підвищують інформаційну цінність описів, каталогів, оглядів, путівників; містять додаткові відомості про документи (їх склад, історію фондів і фондоутворювачів) і полегшують корис-тування довідниками, допомагаючи швидко отримати всі наявні в довіднику відомості про документи. Покажчики, що є са-мостійними архівними довідниками, складаються до описів (документів) одного фонду або їх сукупності. Покажчик до архівного довідника - переліку предметів (ключових слів), що зустрічаються в довіднику, з необхідними поясненнями і поси-ланнями,- складають для прискорення пошуку інформації за аспектами, що не збігаються з групуванням основного тексту довідника. Орієнтуючи в інформації документів, що увійшли до архівного довідника, покажчики дають уявлення і про зміст певного комплексу. Покажчики можуть бути іменними, гео-графічними, предметними або хронологічними. Залежно від змісту архівного довідника до нього може складатися один або

кілька покажчиків. Основним елементом покажчика є рубрика, що включає предметне поняття і пошукові дані. Предметними поняттями в покажчику можуть бути імена осіб, географічні назви, назви предметів, явищ, подій. Іменний покажчик вклю-чає прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська. Предметами рубрик у географічному покажчику є назви держав, адміністратив-но-територіальних одиниць, морів, річок тощо. Предметний по-кажчик може бути загальним і включати предметні поняття різного характеру, а також спеціальним і складатись з од-норідних предметних понять (покажчик видів документів, уста-нов, авторський, структурний, галузевий та ін.). До складу руб-рики предметного покажчика входять позначення наукових понять, історичних фактів, подій, явищ, назви установ, ор-ганізацій, підприємств тощо. У хронологічному покажчику дати подій або дати документів подають у хронологічному порядку.

Головними вимогами до складання покажчиків є повнота, тобто відображення всіх найсуттєвіших понять, що містяться в тексті, і точність, тобто правильність зазначення місцезнахо-дження інформації.

Архівні огляди містять систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів документів з їх джерелознавчим аналізом і призначені для інформування зацікавлених фізичних і юридичних осіб про характер і значення цих документів з ме-тою їх активного використання. Огляд може містити інформацію про документи одного (огляд фонду) або кількох фондів - за пев-ною тематикою (тематичний огляд). Опис документів подають у вигляді логічно послідовної інформації в компактній узагаль-неній формі за однорідними групами документів і справ, що іноді супроводжується джерелознавчим аналізом окремих груп доку-ментів. Огляди складають на документи, актуальні для певного періоду, особливо з недостатньо розроблених проблем суспільного розвитку, а також на великі, але маловивчені фонди. Описання документів в огляді розміщують у певному порядку, відповідно до обраної схеми побудови довідника: структурної (за структу-рою фондоутворювача), галузевої (за галузями або напрямами діяльності фондоутворювача), хронологічної (за періодами діяль-ності фондоутворювача або системи однорідних установ), номінальної (за номінальною ознакою документів: журнали засідань, рукописи творів тощо), тематичної (за змістом). До скла-ду довідкового апарату архівного огляду входять: титульний ар-куш, зміст, список скорочень; для тематичних оглядів - список фондів; у разі потреби наводять бібліографічний список.

Складовою довідкового апарату архівів є інформаційно-по-шукові системи.

Отже, кожен вид архівного довідника створюється для ви-конання ним відповідних функцій (облікових або інфор-маційно-пошукових) на певних рівнях комплексів документів (Національного архівного фонду, групи архівів, архіву, фонду, справи). Від репрезентативності відображення архівними довідниками інформаційних багатств фондів залежить розши-рення інформаційних можливостей архівних зібрань.

Дата добавления: 2014-12-17