Тема 17. Довідковий апарат до архівних документів

Завдання для самостійної роботи

Запитання для самоперевірки

1. Які рівні обліку архівних документів?

2. У чому сутність та значення обліку?

3. Які вимоги до обліку архівних документів?

4. Які етапи обліку?

1. Охарактеризувати принципи обліку архівних доку-
ментів.

2. Визначити призначення основних облікових доку-
ментів архіву.

Література: 1, 22, 24, 37.

1. Довідковий апарат як комплекс взаємопов'язаних
архівних довідників. Ознаки довідкового апарату.

2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів.
Типи архівних довідників.

3. Міжархівні, міжфондові та внутріархівні довідники.

Ключові слова: довідковий апарат, архівний каталог, архівний опис, путівник, анотований реєстр описів, архівний огляд.

Важливою суспільною функцією архівних установ є ство-рення доступу до інформації архівного фонду. Розрізняють правовий, фізичний, інтелектуальний доступи. Правовий доступ

як право на одержання інформації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів за-безпечують Закони України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та «Про інформацію». Зокрема, в За-коні України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» проголошено основні принципи організації архівної справи в Україні: загальнодоступності документів Національ-ного архівного фонду та гарантування доступу до архівних до-кументів з моменту надходження їх до архівної установи, а також право користуватися ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з науково-технічним опрацюванням, перевіркою наявності і стану або з реставрацією документів, забезпеченням державної чи іншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян.

Обмежувати доступ можуть власники документів - особа або архівний підрозділ об'єднань громадян, релігійні організації, а також підприємства, установи і організації, засновані на при-ватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється відповідним розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання доку-ментів Національного архівного фонду та отримання первин-ного документа з архіву в читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс за-собів і заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформаційних ресурсів архівів, одержання необхідної довідкової інформації через документи вторинного рівня -довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Доступ до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, реалізується через довідковий апарат, тобто створений на єдиних методо-логічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідко-вий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад, зміст документів на рівні:

- Національного архівного фонду загалом;

- державного архіву;

- архівного фонду;

- одиниці зберігання.

До найсуттєвіших ознак довідкового апарату відносять вто-ринність по відношенню до архівних документів, оскільки в елементах довідкового апарату міститься інформація, одер-жана в результаті аналітико-синтетичного опрацювання пер-винної документної інформації. Довідковому апарату прита-манна ієрархічність, пов'язана із взаємопідпорядкованістю та взаємозалежністю всіх його елементів, а також динамічність як здатність до якісних і кількісних змін.

Послідовно створені елементи довідкового апарату забезпе-чують багатоаспектний інформаційний пошук. Його підготов-ка та функціонування прямо залежать від організаційно-мето-дичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами.

Головними вимогами до довідкового апарату є: забезпечен-ня багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях Національного архівного фонду, придатність для документів з різними носіями, застосування уніфікованої методики скла-дання архівних довідників.

Довідковий апарат архівів має чітку типо-видову структу-ру, розвиток якої відбувався від інвентарних описів до елект-ронних довідників. Формування структури довідкового апара-ту конкретного архіву передусім зумовлене складом і змістом його фондів, інтенсивністю використання документної інфор-мації, матеріально-технічними можливостями архіву. Під ти-по-видовою структурою довідкового апарату розуміють ор-ганізований комплекс архівних довідників, відповідно до ви-конуваних ними функцій (горизонтальний рівень), ієрархією комплексів документів (вертикальний рівень). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням. Розріз-няють такі типи архівних довідників: центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, архівний ка-талог, путівник по фондах архіву (архівів), покажчик, огляд документів, анотований реєстр описів.

На початок XXI ст. кількісні характеристики довідкового апарату державних архівів України були такими:

- центральний фондовий каталог (відображено 180 123 фонди);

- описи (575 652 одиниці);

- каталоги державних архівів (відображено 11 664 533 тема-
тичні картки; 338 823 - на кінодокументи; 1 040 064 - на
фотодокументи; 117 978 - на фонодокументи; 2719 - на
відеодокументи; тематично опрацьовано 18 442 фонди,
6 342 415 одиниць зберігання);

- огляди архівних фондів (усього 1156, зокрема 323 тема-
тичні, 833 фондові).

Горизонтальний рівень включає облікові документи та інформаційно-пошукові архівні довідники, що створюють не-обхідні умови для доступу до архівних документів: забезпечу-ють облік і контроль за збереженням архівних документів, а також надають інформацію про їх наявність, зміст і місцезна-ходження. Інформаційно-пошукову функцію виконують такі типи архівних довідників: центральний фондовий каталог, фондовий каталог архіву, архівний опис, анотований реєстр описів, путівник, система каталогів архіву, огляд, покажчик. Такі довідники, як фондовий каталог та опис, виконують облікову та інформаційно-пошукову функції.

Вертикальний рівень структури забезпечують архівні довідники, що відтворюють інформацію на всіх рівнях Національного архівного фонду: про склад і зміст архівних фондів країни загалом, окремого регіону, державного архіву, групи фондів, одного архівного фонду, частини фонду, групи справ, справи, групи одиниць обліку (одиниць зберігання), групи документів, окремого документа.

Окремі типи довідників подають інформацію на кількох рівнях: путівник - на рівні архів - фонд, анотований реєстр описів - на рівні фонд - частина фонду, огляд фонду - на рівні фонд - справа, каталог - на рівні справа - документ.

Залежно від того, які документальні комплекси репрезенто-вані у довідниках, усі архівні довідники поділяють на:

- міжархівні, що забезпечують облік і пошук інформації по
країні загалом, а також по регіону, групі архівів - централь-
ний фондовий каталог, путівники по архівах, тематичні
путівники, тематичні огляди;

- міжфондові, що забезпечують пошук документів по конк-
ретному архіву - список фондів архіву, путівник по фондах
архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву,
анотований реєстр описів фондів;

- внутріфондові, що забезпечують облік і пошук документів
по конкретному архівному фонду - аркуш фонду, архівний
опис, покажчик описів фонду, огляд фонду.

Залежно від об'єкта описування, його аспекту, міри деталі-зації кожен тип архівного довідника має свої різновиди, а в їх межах - підвиди. Видами архівного опису є: опис справ, опис аудіовізуальних документів, монтажні листи кінодокументів. До видів архівного каталогу належать систематичний, пред-метний (іменний, географічний, хронологічний), тематичний тощо. Видом путівника є й короткий довідник по фондах архіву. Огляди бувають тематичними або фондовими. Покаж-чики поділяють на покажчики описів фондів та покажчики до

справ (документів) - систематичні, предметні, хронологічні та ін. Відповідно до цільового призначення типу та виду архівного довідника розробляється методика його створення.

2000 року державними архівними установами розпочато виконання програми «Архівні зібрання України», головне завдання якої полягає у створенні кожним державним архівом високоінформативного путівника, системи міжархівних та міжфондових покажчиків, які б аналізували документну інформацію не лише за місцем її зберігання, а й за предметно-тематичною ознакою. Програма передбачає підготовку довід-ників «Анотовані реєстри описів державних архівів», «Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991-2000», «Національний реєстр втрачених архівних фондів», «Празькі архіви: Зведе-ний каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період», «Еліта України XX ст.: національний реєстр особових фондів» та путівників за фондами архівів. Це, зокрема, довідник «Архівні установи України», путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об'єднань України, Центрального державного історичного архіву (м. Львів), державних архівів Чернігівської та Сумської облас-тей. Інформацію про склад і зміст наявного у державних архівах довідкового апарату містить довідник «Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів» (2002), що визначає основні напрями пошуку до-кументної інформації в кожному конкретному архіві.

Державні архіви України працюють над створенням прин-ципово нових довідників - електронних версій реєстрів фондів як сегментів національної архівної інформаційної системи.

Найважливішою ланкою довідкового апарату є архівні описи як основа для складання всіх інших довідників про склад і зміст документів. Архівний опис розкриває склад і зміст одиниць зберігання (обліку), систематизує їх у межах фонду, а також обліковує справи. Описи складаються у діловодстві та в архівних підрозділах установ. У державних архівах описи складаються на документи, що надійшли до архіву неописаними та під час до-опрацювання неякісних описів у зв'язку з невідповідністю їх інформаційного рівня сучасним вимогам використання відомос-тей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

Опис включає перелік справ (описові статті) і допоміжний довідковий апарат до нього. Описова стаття має такі інформа-ційні характеристики одиниці зберігання (одиниці обліку): по-рядковий номер запису до опису; індекс за номенклатурою; за-головок з інформацією про оригінальність документів, спосіб їх створення, анотацію найцінніших документів; межові дати;

кількість аркушів. Додаткові дані можуть уміщуватися у графі для приміток, а також вказувати терміни зберігання в описах на документи довготривалого зберігання. Допоміжний довідковий апарат до опису, як правило, складається з титуль-ного аркуша, передмови; списку скорочень, покажчиків, пе-ревідної таблиці шифрів (якщо опис перескладався), змісту.

Описи вибудовані за структурно-хронологічною, хроноло-гічно-структурною або функціонально-хронологічною ознаками для відтворення організаційного устрою та напрямів діяльності фондоутворювача.

У державних архівах описи мають усі фонди. Однак описи матеріалів до 1917 року в більшості архівів перебувають у не-задовільному стані, значна їх частина - в рукописах. У заго-ловках справ багато застарілих термінів, зворотів, відсутні номінальні ознаки документів. Значний обсяг таких фондів, наявність великої кількості річних описів по кожній з числен-них структурних частин, відсутність допоміжного довідкового апарату до описів ускладнюють користування ними. Від сере-дини 70-х років у державних архівах активізувалася робота з удосконалення описів. Підвищення їх інформативного рівня досягалося шляхом редагування та перескладання заголовків, укладання до них допоміжного довідкового апарату.

Обов'язковим елементом довідкового апарату є архівний ка-талог як архівний довідник, в якому інформацію систематизо-вано відповідно до обраної схеми класифікації. Державні архіви розпочали планову роботу з каталогізації на початку 60-х років. У результаті тематичного опрацювання фондів було створено систему взаємопов'язаних і взаємодоповнюваних ка-талогів, різних за цільовим призначенням і структурою. Вони допомагають здійснювати багатоаспектний пошук документної інформації.

На відміну від описів, архівні каталоги не виконують функції обліку і складаються, незалежно від фондової належ-ності, на будь-який комплекс документів, найчастіше - на фонди окремого архіву. Вторинна документна інформація представлена у каталогах у вигляді описових статей на оди-ниці описування, як правило, на каталожних картках.

Одиницею описування для каталогів є окремий документ (його фрагмент), група документів, справа або група справ. Каталож-ні картки з описовими статтями групують за рубриками класи-фікаційної схеми, що містить перелік класифікаційних ділень, розміщених у певній послідовності за принципом логічної або алфавітної структури. За логічним принципом структурують систематичний, тематичний і хронологічний каталоги.

У систематичному каталозі документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, згідно із «Схемою єдиної класифікації документ-ної інформації для державних архівів», що є інформаційно-по-шуковою системою для організації пошуку інформації в систе-матичному каталозі архівної установи.

Тематичний каталог складається за однією темою. Навіть за наявності систематичного тематичний каталог може бути ко-рисним під час наукового розроблення однопрофільних архів-них документів і для підготовки тематичних архівних довідни-ків. Вторинну документну інформацію в каталозі розташовують у логічній послідовності за наперед розробленою схемою.

Хронологічний каталог містить вторинну документну інфор-мацію архіву, систематизовану за послідовно розміщеними періодами часу, що дозволяє розкрити історичні зв'язки між подіями, послідовно розглянути розвиток історичного процесу. Розділами і підрозділами класифікаційної схеми хронологічно-го каталогу можуть бути епоха, століття або будь-який інший відрізок часу, рубриками - роки, підрубриками - конкретні дати подій, фактів, що відбулися протягом конкретного хронологіч-ного періоду.

Предметний каталог містить вторинну документну інфор-мацію архіву у вигляді назв предметів, явищ, розташованих в алфавітній послідовності. Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести загальні (наприклад, «Національне питання») та окремі поняття («Українська школа»), назву установи («Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства»), назву професії («Бандурист»), назву науки («Археографія»), прізвища вчених («Вернадський В. І.»), назву міста («Севастополь»), події («Референдум 1 грудня 1991 року»). Таким чином, створюється можливість збирання в одному місці за предметною рубрикою одиниць описування, присвячених од-ному конкретному предмету, особі, події, явищу. Різновидом предметного каталогу може бути каталог з історії установ, у якому картки з відомостями класифікують за галузями, а потім за конкретними установами та організаціями.

Іменний каталог містить вторинну документну інформацію архівів про осіб, які є авторами документів або згадуються в до-кументах, і становить перелік прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку. Підрубриками є назви окремих сторін діяльності тієї чи іншої особи або кате-горії документів. Наприклад, рубрика - Грушевський Михай-ло Сергійович; підрубрики - Біографічні матеріали. Наукова

діяльність. Публікації. Рукописи. Громадська діяльність. Вис-тупи. Урядові документи, підписані М. Грушевським.

Географічний каталог містить вторинну документну інфор-мацію про географічні і топографічні об'єкти (моря, ріки, озе-ра, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу, де за рубриками з географічними назва-ми зібрано інформацію про архівні документи певного архіву. Рубрики розташовують в алфавітному порядку, а підрубрики -в логічному або алфавітному. Наприклад, рубрика - Миколаїв; підрубрики - Історія. Райони. Населення: кількість і склад, міграція. Навчальні заклади тощо.

Система каталогів архіву повинна забезпечити повноту інформації про зміст фондів архіву. Спочатку каталогізують фонди першої категорії, особливо ті, відомості яких можуть бу-ти використані при підготовці публікації документів, складанні оглядів тощо. Каталоги містять інформацію про сутність подій, фактів, явищ, відображених у документах, що розкривають закономірності їх розвитку, виявляють характерні особливості їх прояву, про діяльність фондоутворювача або закладів його системи. Під час добору документів для каталогізації віддають перевагу інформації про характер, напрями і підсумки діяль-ності установи - фондоутворювача та його системи, враховують час виникнення документа або час описуваних у документі подій, коли значення має сам історичний період; авторство та міру збереженості документів.

Відомості про одиницю описування, що у сукупності станов-лять описову статтю, розміщують на картці за визначеною фор-мою (макетом, схемою). Елементи описання об'єднують у зони класифікаційних відомостей (індекс, назва рубрики та підруб-рики, дата і місце події), які, крім двох останніх, мають збігати-ся із класифікаційною схемою каталогу; інформаційних даних (згорнуте визначення змісту одиниці описування, зазначення автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновиду до-кументів, оригінальності; при поодиничному описуванні у гра-фу «Зміст» переносять заголовок справи з описів); пошукових даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому знаходиться документ; назва структурної частини, в якій його було створено, архівний шифр документа, що скла-дається з номера фонду, номера опису, номера одиниці зберіган-ня і номера аркушів); зовнішніх даних (мова документа, спосіб його відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, який склав картку, дата складання картки).

Дата добавления: 2014-12-17