Архівних установ

Тема 20. Науково-дослідна та методична робота

Завдання для самостійної роботи

1. Розкрити складові процесу інформатизації архівної
справи.

2. Охарактеризувати сучасний стан інформатизації та
комп'ютеризації архівної справи в Україні.

3. Визначити пріоритетні завдання інформатизації
архівної справи в Україні.

Література: 2, 6, 9, 10, 11.

1. Науково-дослідна робота як один з основних напрямів
діяльності державних архівів. Основні напрями та форми на-
уково-дослідної роботи архівних установ.

2. Теоретичні та прикладні дослідження. Організація нау-
кових досліджень.

3. Система архівної науково-технічної інформації. Завдан-
ня служб науково-технічної інформації.

4. Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних
установах. Види методичних посібників.

Ключові слова: науково-дослідна, методична робота, нау-ково-методична рада, науково-технічна інформація, довідко-во-інформаційний фонд, методичний посібник.

Науково-дослідна та методична робота є одним із основних напрямів діяльності державних архівних установ, метою якого є розвиток і вдосконалення на наукових засадах архівної спра-ви, раціоналізація праці архівістів, поліпшення організації до-кументів у діловодстві та підвищення ефективності виконання основних завдань і функцій архівів.

Державні архівні установи відповідно до специфіки своєї діяльності проводять наукові дослідження в галузі архівознав-ства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документо-знавства, генеалогії, історії державних установ, історичної гео-графії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших галузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджують окремі аспекти природничих, економічних, юри-дичних, технічних наук, зокрема питання вдосконалення мето-дів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення

нормативів чисельності працівників різних типів архівних уста-нов, економічного аналізу діяльності архівів, комп'ютеризації архівних технологій та ін.

Практика державних архівів і близьких до них за профілем наукових інституцій і навчальних закладів свідчить, що в нау-ковій роботі архівних установ склалися чотири самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький, методичний, науко-во-інформаційний та науково-організаційний.

Під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для одержання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на вдоско-налення архівної справи та діловодства. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікування документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури, організацію корис-тування документами з метою забезпечення потреб держави, суспільства та особи в повноцінній і неупередженій ретроспек-тивній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність - підготовка і проведення наукових конференцій, семінарів, «круглих столів». Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, вирі-шенню актуальних проблем, залученню архівної інформації до каналів масової та наукової комунікації.

Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розроб-лення теоретичних і прикладних проблем, написання наукових праць, необхідною умовою та підґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожної конкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльності українських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових дис-циплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.

Найважливішими загальнонауковими принципами дослі-джень в архівознавстві, документознавстві, археографії є принципи історизму, об'єктивності, всебічності, системний підхід до розвитку суспільних процесів і соціальних структур. Широко застосовуються також загальнонаукові методи (істо-ричний, логічний, абстрагування, системно-структурний), що дозволяють комплексно вивчити об'єкт і предмет; спеціаль-но-наукові методи (генетичний, компаративний⁶⁶), які умож-ливлюють визначення тенденцій розвитку архівістики та його специфіки. Важливе гносеологічне⁶⁷ значення в архівознавчих

⁶⁶ Від лат. comparativus - порівняльний.

⁶⁷ Гносеологія (від гр. §ю'8І8 - пізнання і... логія) - те саме, що й теорія
пізнання.

дослідженнях має соціокультурний підхід, що сприяє вияв-ленню взаємозв'язків архівної, бібліотечної, музейної справи, інформаційної діяльності, освіти. Методи проблемної хроно-логізації та персоналізації допомагають встановити структуру історіографічного комплексу, охарактеризувати персональний внесок в архівне будівництво відомих учених. При аналізі ак-туалізованої і неактуалізованої інформації джерельної бази застосовують методи джерелознавства (наукової евристики⁶⁸, класифікації і критики джерел тощо) та наукознавства (зокре-ма, бібліометричний аналіз), що сприяють вивченню кількіс-них параметрів архівознавчих видань.

Теоретичні дослідження мають перспективний характер та орієнтовані на розвиток загальної теорії. Їх здійснюють для ви-вчення закономірностей розвитку архівістики і створення тео-ретичного підґрунтя з конкретних проблем архівознавства, ар-хеографії, документознавства та інших споріднених дисциплін на основі новітніх наукових методів. До теоретичних належать методологічні та історичні праці як такі, що визначають за-гальні тенденції, формулюють теоретичні положення. У про-цесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є нова нау-ково-теоретична інформація, виявляють емпіричний⁶⁹ матеріал, проводять наукові експерименти, узагальнюють одержані дані, формулюють висновки. Це, зокрема, теоретич-ні дослідження механізму старіння документів, науково-мето-дичних основ публікаційної діяльності державних архівів, історії архівної справи в Україні, розроблення концепцій комп'ютеризації архівної справи, підготовки та післядиплом-ної освіти кадрів, забезпечення національних інтересів України в архівній справі.

Теоретичні дослідження в галузі архівної справи в Ук-раїні здійснюють наукові центри: Український науко-во-дослідний інститут архівної справи та документознав-ства, Інститут української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського Національної академії наук України, Інститут рукопису та Інститут архівознавства Національної бібліотеки України ім. В. Вернадського. Помітну роль у розвитку теорії архівознавства відіграють студії науковців

⁶⁸ Евристика (від гр. heurisko - відшукую, відкриваю) - 1) спеціальні
методи, що використовуються в процесі відкриття нового (евристичні
методи); 2) наука, що вивчає продуктивне творче мислення (евристична
діяльність).

⁶⁹ Емпіризм (від гр. empeiria - досвід) - філософський напрям, що
визнає чуттєвий досвід єдиним джерелом достовірного знання.

як одна з форм професійного спілкування представників ви-щих навчальних закладів (Київського національного університету ім. Т. Шевченка, Київського національного університету культури і мистецтв, Харківського національ-ного університету ім. В. Каразіна, Східноєвропейського університету ім. В. Даля), центральних і обласних держав-них архівів.

Головною науково-дослідною установою в системі Держав-ного комітету архівів є Український науково-дослідний інсти-тут архівної справи та документознавства. Його основні зав-дання полягають у дослідженні теоретичних і методичних проблем архівознавства, документознавства, археографії, створенні документних інформаційно-пошукових систем, про-веденні експериментальних робіт для вирішення проблем фізико-хімічних та біологічних умов зберігання документів і розробленні відповідних нормативів, наданні науково-мето-дичної допомоги з питань архівної справи та широкому опера-тивному інформуванні з основної діяльності державних архівних установ⁷⁰.

Прикладні дослідження необхідні для забезпечення на-самперед практичної діяльності державних архівів. Вони передбачають використання теоретичних положень і пози-тивного практичного досвіду для вирішення актуальних пи-тань архівного будівництва і спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних уста-нов за допомогою наукових методик. Результати приклад-них досліджень (нові методи роботи або технологічні проце-си, обґрунтування застосування нової техніки і технологій тощо) викладаються у вигляді нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій, науково-методич-них посібників (основних положень, методичних рекомен-дацій, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядах тощо), науково-інформаційних видань

⁷⁰ Результати таких досліджень протягом 1990-х років втілені в індивідуальних монографіях Г. Боряка, Л. Дубровіної, В. Шандри, С. Кулешова, І. Матяш та ін.; у колективних працях, зокрема: «Нариси історії архівної справи в Україні» (К., 2002), біобібліографічному довіднику «Архівісти України» (1998-2002), термінологічному словнику «Архівістика» (К., 1998) та ін. Докладніше див. -^ агсМуеб. £оу. иа.

(збірників документів, архівних довідників), баз даних. Прик-ладні дослідження здійснюють усі державні архівні установи⁷¹.

Організація наукових досліджень передбачає чітке визна-чення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозу-вання та планування, систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень і впровадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінювання ефективності науково-дослідної роботи.

Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними устано-вами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку для поширення в масштабах держави інформації про пла-нові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних галузей знань і практичної діяльності. Це уможливлює проведення моніторингу⁷² розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та визна-чення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперу-вання співпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом за-мовлення звітної документації у відповідному інформаційному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видання в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, ус-танов, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів і поширення відповідної інформації здійснює Ук-раїнський інститут науково-технічної та економічної інформації.

⁷¹ За результатами прикладних досліджень протягом 1996-2001 років на базі Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства підготовлено галузеві стандарти «Документи на па-перових носіях: Правила зберігання. Технічні вимоги», «Фотодокументи: Правила зберігання. Технічні вимоги», «Кінодокументи: Правила збері-гання. Технічні вимоги», міжархівний довідник «Національний архів-ний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів», розроблено та видано методичні посібники «Система планування і звіт-ності державних архівних установ», «Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України», «Використання архівно-слідчих справ громадян, репресова-них у 1920—1950-ті роки: методичні рекомендації» (спільно з Централь-ним державним архівом громадських об'єднань України), «Методичні рекомендації з розробки і застосування примірних та типових номенклатур справ», «Організація комп'ютерного діловодства в установах: програмно-апаратне забезпечення» та ін.

⁷¹ Моніторинг - спостереження, оцінювання, прогнозування будь-чого.

Обов'язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установами наукові звіти, монографії, науково-довід-кові видання, збірники документів.

Архівні установи можуть самостійно проводити науко-во-дослідні роботи (як головна організація) або брати участь у розроблюваній кількома установами темі як співвиконавець. Колективні дослідження забезпечують єдність застосування ре-зультатів дослідження в усіх державних документосховищах (державних архівах, рукописних відділах бібліотек і музеїв). Го-ловна організація координує всю роботу за темою, розробляє ор-ганізаційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження, здійснює контроль за підготовкою співвико-навцями матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює й оформлює підсумкові матеріали з теми і складає науковий звіт.

Установа-співвиконавець бере участь у розробленні органі-заційно-методичних документів, досліджує відповідно до про-грами частину теми із самостійним науковим значенням або готує аналітичні матеріали (експериментальні дані) для голов-ної організації, залучається до обговорення, рецензування, експериментального впровадження результатів дослідження.

Здійснення наукових досліджень, як правило, включає такі етапи: вивчення стану досліджуваної проблеми; розроблення і затвердження організаційно-методичних документів; аналіз та узагальнення матеріалів, формулювання наукових вис-новків; обговорення, експериментальне впровадження резуль-татів та оформлення підсумкових документів.

Вивчаючи стан об'єкта дослідження, виконавці опрацьовують джерела і літературу, встановлюють міру розробленості теми, складають бібліографічний список. Висновки, зроблені на цьому етапі, використовують для підготовки організаційно-методичних документів: програми дослідження, плану-проспекту, коорди-наційного плану.

Програма дослідження (технічне завдання) акумулює коло питань, пов'язаних з організацією дослідження: йдеться про наукове обґрунтування необхідності розроблення теми та підстави для проведення роботи (назва державної програми чи проекту, вказівки на зведене замовлення та ін.), мету, завдання, методи, хронологічні межі дослідження, вимоги до розробки (предмет, об'єкт, робоча гіпотеза), основні параметри підсумко-вого документа (склад, зміст, очікуваний ефект), етапи роботи (в тому числі види контактів із співвиконавцями), терміни ви-конання. План-проспект розробляють у разі, коли результа-том наукових досліджень має бути монографія, науково-довід-кове видання, підручник, документальна публікація, правила

чи науково-методичний посібник. У плані-проспекті визначають основну концепцію дослідження і структуру роботи загалом, вказують етапи роботи, коротко розкривають основний зміст кожного розділу (етапу), визначають мету, завдання досліджен-ня, виконавця розділів і терміни їх виконання. Координаційний план розробляють на колективні теми, фіксуючи види роботи кожного співвиконавця із зазначенням термінів і відповідаль-них за виконання конкретних етапів дослідження.

Спрямованість наукових досліджень на підвищення якісного рівня роботи архівних установ передбачає експери-ментальне і практичне впровадження у практику одержаних результатів. Експериментальне (дослідне) впровадження здійснюється на стадії розроблення теми і є одним з його етапів. Практичне впровадження - повне або часткове вико-ристання положень і висновків теоретичних і прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівних установ - полягає у виданні праць, оформ-ленні за встановленими правилами наукових звітів, оприлюд-ненні документів конгресів, конференцій, «круглих столів», семінарів, введенні в дію державних стандартів, технічних умов, правил, затвердженні керівництвом архівних установ методичних посібників та використання їх у роботі тощо.

Наукові дослідження в галузі архівознавства, як правило, не мають прямого економічного ефекту, тому показником ефектив-ності таких робіт є міра їх впливу на розвиток архівної справи, підвищення наукового рівня виконуваних робіт. Науково-ефек-тивними вважають праці, що розвивають теорію, узагальнюють наукові знання з окремих напрямів діяльності, сприяють вияв-ленню нових методів, а також дослідження, висновки яких без-посередньо застосовують у роботі архівних установ.

Типова дослідницька тематика архівних установ, визначена їх специфікою як центрів зберігання документальної пам'яті народу, охоплює історичні, джерелознавчі, краєзнавчі, бібліо-графознавчі та інші теми (результатом таких розробок є, на-приклад, «Документи Михайла Грушевського у фондах Цент-рального державного історичного архіву України, м. Львів», «Музикалії у фондах Центрального державного історичного архіву України, м. Львів», «Каталог особових фондів україн-ських істориків, що зберігаються в Центральному державному історичному архіві України, м. Київ» та ін.).

Обговорення проблем науково-дослідної роботи архівних уста-нов проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних нап-рямів і підсумків наукової роботи та методичних питань архівної практики в державних архівних установах функціонують

відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Державному комітеті архівів України діють Наукова та Редакційно-видавнича ради; в галузевих науково-дослідних установах - вчені, у державних архівах - науково-методичні ради, що надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень, науково-видавничої та науково-організаційної роботи. Зокрема, до компе-тенції Наукової ради Державного комітету архівів входить роз-гляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи та діловодства; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; перспективне планування науково-дослідної та методичної робо-ти державних архівів; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства, документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; використання архівної інформації; вироблення концептуальних засад підготовки навчальних посібників, навчальних програм з архівознавчих документознавчих дисциплін; організації нау-кового співробітництва; висування профільних визначних нау-кових праць на здобуття державних і галузевих нагород. Редакційно-видавнича рада Державного комітету архівів розгля-дає питання рекомендації до друку та публікування рукописів збірників архівних документів, путівників, каталогів, описів та інших архівних довідників про склад і зміст Національного архівного фонду, документальних публікацій, продовжуваних видань, а також іншої науково-популярної, навчальної, довідко-вої і рекламно-інформаційної літератури; координує науково-ви-давничу роботу архівних установ України.

Вчена рада Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства розглядає основні напря-ми і проблематику наукових досліджень Інституту, питання планування науково-дослідної, методичної, науково-видавни-чої та організаційної роботи, а також питання, пов'язані з підготовкою та підвищенням кваліфікації наукових кадрів, конкурсним заміщенням вакантних посад, обговорює наукові доповіді з профілю роботи Інституту.

Науково-методичні ради державних архівів розглядають плани науково-дослідної роботи та плани впровадження норма-тивних і науково-методичних розробок архівів, обговорюють інформацію про їх виконання, ухвалюють рішення за результа-тами виконаних досліджень, затверджують експозиційні плани документальних виставок, висувають кращі роботи на кон-курс; визначають джерела комплектування державних архівних установ і склад документів, що підлягають зберіганню в цих архівах; здійснюють методичне керівництво діяльністю

експертних комісій установ, організацій і підприємств. Основні завдання рад полягають у вирішенні перспективних проблем наукової і методичної роботи всіх напрямів діяльності держав-них архівів, розгляді та оцінюванні результатів цієї роботи, сприянні підвищенню якості всіх видів архівних робіт.

При науково-дорадчих органах можуть створюватися мето-дичні комісії, експертні комісії, групи консультантів, рецен-зентів. Так, з 1993 року при Науковій раді Головного архівного управління (з 1999 року - Державного комітету архівів) діє мето-дична комісія, до компетенції якої входить розгляд нормативних документів з питань архівної справи загальногалузевого або міжгалузевого характеру, що підлягають розробленню або пере-робленню у зв'язку з прийняттям нових законодавчих актів.

Важливим чинником розвитку наукових досліджень і вдосконалення практичної діяльності в галузі архівної справи та документознавства є науково-технічна інформація. Сукуп-ність процесів з підготовки та надання науково-технічної інформації, необхідної для вирішення управлінських, науково-дослідних, методичних і практичних завдань, називають інфор-маційним обслуговуванням.

Інформаційне забезпечення науково-дослідної і методичної ро-боти, практичної діяльності архівів, а також поширення набутого досвіду в галузі архівної справи покладається на Галузеву службу науково-технічної інформації, до складу якого входять відповідні служби різного рівня (центрального галузевого органу науко-во-технічної інформації та служб науково-технічної інформації державних архівів) і довідково-інформаційних фондів при них.

Функції Галузевої служби науково-технічної інформації з кінця 1990-х років виконує сектор науково-технічної інфор-мації науково-інформаційного відділу Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства. Головні завдання сектору полягають у систематичному опрацю-ванні літератури з питань архівної справи і документознавства та неопублікованих документів, що входять до довідково-інформаційних фондів, і підготовка на їх основі аналітичної, реферативної, оглядової, бібліографічної інформації; забезпе-чення працівників державних архівних установ науковою інформацією з проблем архівної справи, документознавства та інших суміжних дисциплін; комплектування довідково-інфор-маційних фондів Галузевої служби науково-технічної інфор-мації профільними виданнями, підготовка неопублікованих до-кументів з питань основної діяльності установ архівної галузі; надання науково-методичної допомоги службам науково-тех-нічної інформації архівних установ, координація їх діяльності.

Основними завданнями служб науково-технічної інфор-мації державних архівів є:

- вивчення інформаційних потреб спеціалістів архіву;

- комплектування, зберігання, облік, опрацювання і систе-
матизація матеріалів довідково-інформаційних фондів;

- ведення довідково-пошукового апарату довідково-інфор-
маційних фондів, що забезпечує організацію інформації
про склад і зміст матеріалів фонду;

- регулярне інформування співробітників архіву про склад
і зміст матеріалів довідково-інформаційного фонду через
надання документів для користування, проведення днів
інформації, організацію виставок нових надходжень,
складання рекомендаційних списків літератури з темати-
ки наукових досліджень і основних напрямів практичної
роботи архіву та переліку чинних нормативних доку-
ментів та ін.;

- вивчення матеріалів науково-технічної інформації та уза-
гальнення даних про найважливіші українські і зарубіжні
досягнення науки і техніки та підготовка рекомендацій
для впровадження їх у практику роботи архіву;

- участь у реалізації проектів автоматизації інформаційно-
го забезпечення архівної галузі;

- регулярне і своєчасне направлення до центрального галу-
зевого органу завершених розробок, які мають загальнога-
лузеве значення;

- надання допомоги спеціалістам архіву в організації депо-
нування вузькоспеціальних рукописних робіт.

Для задоволення інформаційних запитів працівників архіву та інших організацій служба науково-технічної інформації проводить систематичне і цілеспрямоване інформування працівників архіву шляхом вибіркового поширення інфор-мації, здійснює диференційоване забезпечення керівництва науково-технічною інформацією, організовує «дні інформації» та виставки нових надходжень, складає рекомендаційні та інформаційні списки літератури за тематикою наукових і ме-тодичних робіт, що виконуються в архіві, основних напрямів практичної роботи архіву, чинних нормативних документів.

Довідково-інформаційний фонд, як сукупність впорядковано-го масиву первинних і вторинних джерел інформації та довідко-во-пошукового апарату до них, призначений для оперативного довідкового та інформаційного забезпечення основних напрямів діяльності архіву. Відповідно до своїх основних функцій -довідкової та інформаційної, довідково-інформаційний фонд є на-дійною базою для інформаційного забезпечення організаційної,

практичної та наукової діяльності архівних установ. Довідко-во-інформаційний фонд державного архіву складається з фонду первинних матеріалів (друкованих, неопублікованих і таких, що не публікуються) та довідково-пошукового апарату. Фонд первин-них матеріалів концентрує інформацію багатоаспектного масиву даних з проблем архівної справи та суміжних галузей і включає:

- літературу з історії України і краєзнавства, документознав-
ства, архівознавства, археографії та інших спеціальних
галузей історичної науки;

- наукову літературу з питань управління, планування, нор-
мування, організації науково-інформаційної діяльності,
бібліотечної та видавничої справи;

- офіційні нормативні та науково-методичні видання,
довідкову літературу:

- нормативні і науково-методичні розробки з документо-
знавства, архівознавства, археографії та спеціальних істо-
ричних дисциплін;

- періодичні видання;

- неопубліковані розробки архіву та документи, які не
публікуються (інформаційні карти, переклади, депоновані
рукописи).

Матеріали довідково-інформаційного фонду залежно від рівня служби науково-технічної інформації можуть викорис-товуватися для:

- забезпечення інформативних потреб співробітників архів-
ної установи у вирішенні завдань управлінської діяльності,
у практичній і науково-дослідній роботі;

- задоволення запитів архівних установ галузі;

- забезпечення запитів відомчих архівів (установ - джерел
комплектування);

- забезпечення запитів на матеріали з документознавства та
архівної справи різних установ і організацій незалежно
від їх відомчої належності.

Використання матеріалів довідково-інформаційного фонду передбачає організацію різних видів інформаційного обслуго-вування (видавання матеріалів на абонемент та в читальний зал, виконання різних одиничних інформаційних запитів, вибіркове поширення інформації, диференційоване забезпечен-ня керівництва науково-технічною інформацією, організацію виставок нових надходжень) залежно від завдань найповнішого забезпечення запитів з профільної та суміжної проблематики.

Довідково-пошуковий апарат довідково-інформаційного фонду є системою каталогів (систематичного, алфавітного, предметного), картотек (у тому числі фактографічних, які

уможливлюють одержання безпосередньої відповіді на конкрет-ний запит) та бібліографічних посібників, довідкових видань, реферативних журналів, автоматизованих баз даних, що забез-печують інформування про склад і зміст матеріалів довідково-інформаційного фонду, а також про матеріали профільного для архіву характеру незалежно від місця їх зберігання.

Від удосконалення інформаційної служби в усіх установах галузі, застосування новітньої техніки і технологій для пошуку інформації залежить підвищення наукового рівня діяльності архівних установ.

На основі результатів наукових досліджень, вивчення й уза-гальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Мето-дична робота архівів полягає в розробленні та вдосконаленні архівних технологій і впровадженні у практику результатів наукових досліджень.

Основними формами методичної роботи є розроблення акту-альних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі методичних посібників; упровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ; обговорення та вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях науково-дорадчих органів, методичних нарадах; вив-чення й узагальнення набутого досвіду роботи в галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом публіку-вання оглядів і статей на сторінках архівознавчих періодичних видань, підготовки доповідей і повідомлень на конференціях, на-радах, семінарах; надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів. До методичної роботи належить і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди та ог-ляди робіт, підготовка повідомлень з методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ. Методичне керівництво роботою в архівах здійснюють директори архівів, їх заступники, завідувачі відділів, методисти, інформатори. Важли-ву роль у розробленні актуальних науково-методичних проблем та практичному вдосконаленні методів архівних робіт відіграють центральні державні архіви, де зосереджено не тільки найцінніші комплекси документів загальнодержавного значення, а й сконце-нтровано висококваліфіковані наукові кадри.

Центральні державні архіви є науково-методичними центра-ми в галузі архівної справи, тобто установами, які проводять нау-ково-дослідну і методичну роботу з профільних питань, зокрема, координують наукові дослідження їх компетенції, готують

збірники документів і довідники про склад і зміст профільних для архіву документів, організовують методичну і консультативну до-помогу установам з питань архівної справи, беруть участь у підго-товці та впровадженні нормативних і методичних документів га-лузевого значення, проводять методичні наради, семінари.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей України є регіональними науково-методичними центрами. Вони надають методичну і консультативну допомогу міським і районним архівам, установам, організаціям, навчальним зак-ладам з питань архівної справи. На базі регіональних науко-во-методичних центрів проводяться курси для завідувачів архівних відділів районних державних адміністрацій, держав-них міських архівів, укладаються методичні посібники для працівників державних і відомчих архівів області, розробля-ються інструкції з комплектування архівних відділів район-них виконавчих комітетів, міських архівів документами осо-бового походження та наукового описування цих документів. Крім того, державні архіви областей України співпрацюють із середніми та вищими навчальними закладами.

Найпоширенішою формою методичної роботи є підготовка різних типів прикладних методичних посібників, які склада-ють державні архіви на основі нормативних і методичних до-кументів Державного комітету архівів, наукових розробок Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства та інших архівних установ за окремими напрямами і видами робіт. У цих виданнях конкретизуються загальні методичні положення і визначаються особливості ро-боти відповідно до специфіки профільних для архіву доку-ментів з урахуванням наявного досвіду роботи.

Видами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна ознака всіх видів методичних посібників - їх практична спрямованість. Методичні рекомендації укладають для галузевого (внут-рішнього) і позагалузевого (зовнішнього) використання. Вони репрезентують ефективні форми організації праці та нові тех-нології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивченні досвіду роботи архівних та інших установ. Мето-дичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні устано-ви на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу й узагальнення практичної діяльності, обґрунтовуючи

нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт і виконання технологічних процесів. Пам'ятка як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального описування окремих операцій і прийомів праці і може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документа. Інструкція регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи з конк-ретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду. Як правило, інструкція містить такі розділи: мета і завдання роботи, склад матеріалів, за якими вона проводиться, організація роботи (в тому числі послідовність проведення), методичні вказівки для виконання кожного виду робіт. Додатками до інструкції можуть бути роз-рахункова частина, довідки, схеми, таблиці. Схема кла-сифікації документної інформації є методичним посібником для систематизації документної інформації в систематичних каталогах у вигляді переліку класифікаційних ділень, розта-шованих у логічній послідовності, що має задовольняти вимоги науковості, історизму, повноти архівного фонду, за-вершеності справ, групування документів від загального до часткового. Методичні листи розробляють з конкретних пи-тань з метою обґрунтування необхідності проведення певного виду роботи. Номенклатура справ є затвердженим у встанов-леному порядку систематизованим, проіндексованим спис-ком назв справ, що заводяться у діловодстві установи або її структурного підрозділу. Історична довідка до фонду містить відомості з історії (біографії) фондоутворювача, його архівно-го фонду, коротку характеристику складу і змісту документів архівного фонду та довідкового апарату до нього.

Необхідна вимога до всіх методичних посібників - чіткість формулювань, використання загальновживаної термінології, відсутність повторень і загальних суджень. Обов'язковими реквізитами і структурними компонентами методичного посіб-ника є назва, анотація, загальні положення (вступ), основні розділи, список використаних джерел; у разі необхідності -додатки. Назва має бути інформативною і повністю відображати зміст посібника, підзаголовок - вказувати на його вид. В анота-ції стисло передають зміст, формулюють мету, визначають цінність посібника, подають рекомендації до його застосування. Вступ коротко висвітлює досвід роботи з цього питання, резуль-тати аналізу нормативно-методичних документів й опрацюван-ня літератури з певної проблеми, обґрунтування запропонованої

методики роботи, мету і завдання посібника. Важливим є також чітке визначення послідовності проведення робіт і складу вико-навців.

Підготовка методичних посібників включає такі етапи: роз-роблення плану, підготовка проекту, рецензування та обговорен-ня на засіданні науково-дорадчого органу, доопрацювання проек-ту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної устано-ви. Проекти підготовлених методичних посібників обговорюють на засіданнях методичних комісій або на методичних нарадах. Така форма методичної роботи поширена в державних архівних установах. На методичних нарадах, практичних заняттях з під-вищення кваліфікації роз'яснюють основні положення впрова-джуваних методик, визначають сфери їх застосування та можли-вості використання. Аналогічні семінари, наради і консультації проводять також для співробітників відомств.

Проекти нормативно-правових актів, наукових звітів, пра-вил, концепцій, положень, методичних рекомендацій та інших методичних документів загально- та міжгалузевого значення обговорюються на засіданнях Методичної комісії Державного комітету архівів, що є дорадчим органом для розгляду методич-них документів з архівної справи, діловодства та інших питань діяльності архівних установ і рекомендування розглянутих до-кументів до впровадження згідно із спеціальним планом. Норма-тивні документи і методичні посібники вважаються впровадже-ними, якщо відповідно до них проводиться практична робота⁷³.

Значну роль у вирішенні питань організації та удосконален-ні методики роботи архівних установ, узагальнення і поширен-ня передового досвіду відіграють періодичні видання. Науково-практичний журнал «Архіви України», науковий щорічник

⁷³ Протягом 1959-1965 років архівами видано 105 праць, 64 з яких -документальні збірники. Найбільше архівні установи створили методич-них посібників протягом 1976-1980 років, коли їх було підготовлено 522, що відображали особливості складу, змісту фондів, упорядкування й опи-сування документів, умови та організацію роботи архівних установ. 79 з них було присвячено забезпеченню збереженості документів, 82 — їх відбору на державне зберігання, експертизі цінності, фондуванню, 163 -створенню й удосконаленню науково-довідкового апарату, 67 - викорис-танню документів, 22 - організації роботи і плануванню, здійсненню контролю за виконанням планових завдань, звітності тощо. Протягом 1991-1997 років державні архівні установи України підготували 82 ме-тодичні посібники, зокрема 27 інструкцій, 28 пам'яток, 8 аналітичних оглядів, 13 номенклатур справ та інших науково-методичних видань з актуальних проблем архівістики.

Українського наукового-дослідного інституту архівної справи та документознавства «Студії з архівної справи та документо-знавства» публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ. Питання методики висвітлюються і в регіональних виданнях архівів Автономної Республіки Крим, Донецької, Херсонської та За-карпатської областей, що сприяє розв'язанню ряду науково-методичних проблем, забезпеченню нормативно-методичними документами районних і міських архівів.

Однією з важливих ділянок науково-дослідної та методич-ної роботи є підготовка і проведення науково-теоретичних кон-ференцій, семінарів, читань, «круглих столів», що сприяють підвищенню фахового рівня архівних працівників, надаючи їм можливість краще опанувати методи наукових досліджень, одержати цінну інформацію з конкретних питань, налагодити корисні наукові контакти.

Залежно від концепції та якісного складу учасників, конфе-ренції бувають міжнародними, всеукраїнськими, міжгалузевими, міськими і в межах окремого архіву. Запорукою успіху наукової конференції є детально розроблена програма і тематика виступів, своєчасне інформування зацікавлених організацій, установ та ок-ремих науковців про її проведення. Заявка про участь (з відомостя-ми про автора), тексти доповідей, повідомлень, виступів надсила-ються заздалегідь до організаційного комітету конференції. На підставі отриманих документів організаційний комітет формує програму і в міру можливостей забезпечує широке ознайомлення (через видання збірників матеріалів чи електронні публікації) з текстами виступів для їх обговорення під час роботи конференції.

Для поліпшення науково-дослідної роботи, її організації і методичного забезпечення важливе значення мають інструктивні наради, науково-практичні семінари, збори ус-танов-співвиконавців конкретної наукової теми. На таких на-радах визначають актуальність кожної з розроблюваних тем, окреслюють завдання і методику виконання досліджень.

Ефективною формою широкого залучення співробітників архівних установ до науково-дослідної і методичної роботи, активного обміну думками і новою інформацією є науково-ме-тодичні семінари. До роботи семінару, як правило, залучають усіх спеціалістів архівів. Кожен учасник розробляє тему чи пи-тання, пов'язане з профілем його роботи. На засіданнях семі-нару, куди можуть бути запрошені співробітники інших уста-нов або навчальних закладів, заслуховують повідомлення про нові дослідження і методичні розробки, обговорюють акту-альні проблеми архівної галузі.

Архівні установи України мають певний досвід морального і матеріального стимулювання працівників, які займаються дослідницькою роботою. Протягом 1971-1990 років в Україні щорічно проводився конкурс на кращі наукові праці та мето-дичні розробки з питань архівознавства, діловодства та спеціальних історичних дисциплін, підготовлені співробітни-ками архівних установ. З метою піднесення творчої ініціативи архівістів у вирішенні важливих наукових проблем галузі бу-ло встановлено заохочувальні грошові премії. Наприкінці 90-х років таку практику було відновлено: з 2000 року галузеву премію ім. В. Веретенникова присуджують за кращі наукові дослідження в галузі архівної справи та документознавства.

Вагоме значення у поширенні наукових ідей у галузі архівної справи, вирішенні питань організації та методики ро-боти архівних установ, узагальнення і поширення набутого досвіду належить архівній періодиці⁷⁴. Перший спеціальний архівний часопис в Україні - науковий (згодом - науково-попу-лярний) журнал «Архівна справа» - було засновано 1925 року. До 1930 року він висвітлював питання теорії і практики архівно-го будівництва в Україні, друкував статті архівознавчого харак-теру, відомості з історії архівних установ в Україні та за кордо-ном, огляди документів центральних і місцевих архівів, рецензії на архівознавчу літературу. Одночасно робилися спро-би видавати довідково-інформаційні бюлетені з питань поточно-го архівного будівництва на місцях: «Червоний архівіст» (Київський губернський архів, 1924), «Архівний робітник» (Луганський окружний архів, 1926-1927). На початку 1930-х років періодичні видання Українського центрального архіву (часопис «Радянський архів» у 1931-1932 роках замінив «Архівну справу») було реорганізовано і злито в єдиний орган наукової публікації документів з теорії і практики архівного будівництва - «Архів Радянської України» (1932- 1933). Після тривалої перерви з виходом 1947 року першого числа «Нау-ко-во-інформаційного бюлетеня АУ УРСР» (з 1965 року - науково-інформаційний бюлетень «Архіви України», з 1991 року - нау-ково-практичний журнал) архівну періодику відновлено. На початку 1970-х років Донецький обласний виконавчий комітет ор-ганізував видання тематичного архівознавчого бюлетеня (1971-1973), присвяченого науковим і методичним питанням у га-лузі архівної справи. У 1980-х роках аналогічний інформаційно-

⁷⁴ Публікації на сторінках сучасних галузевих періодичних видань -див. у розділі «Публікації на сайті» web-сайту Державного комітету архівів України (М1;р://лулулу.агс1ііуе8.£оу.иа).

методичний бюлетень започаткував архівний відділ Кримського облвиконкому. У другій половині 1990-х років поряд з єдиним галузевим науково-практичним журналом «Архіви України» було засновано (з 1996 року) науковий щорічник Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документозна-вства «Студії з архівної справи та документознавства».

Отже, науково-дослідна та методична робота відіграє важ-ливу роль у діяльності усіх установ архівної галузі. Науко-во-теоретичні та науково-методичні розробки становлять під-ґрунтя для реформування архівної системи, впровадження новітніх технологій і методик в архівну справу, узагальнення і використання українського і зарубіжного досвіду.

Дата добавления: 2014-12-17