Тема 19. Інформатизація архівної справи в Україні

Завдання для самостійної роботи

Запитання для самоперевірки

1. Що таке матеріальна основа документа та носій доку-
ментної інформації?

2. Які ознаки природного та біологічного старіння доку-
ментів?

3. Які є режими зберігання документів?

4. У чому полягає сутність реставрації?

1. Охарактеризувати вимоги до зберігання архівних доку-
ментів.

2. Визначити особливості забезпечення фізико-хімічної
збереженості різних видів архівних документів.

3. Розкрити методи відновлення механічної цілісності
документів.

Література: 46, 51, 52.

1. Інформатизація як комплексна система організаційних,
науково-методичних і технологічних заходів. Головні завдан-
ня інформатизації.

2. Об'єкти комп'ютеризації. Складові інформатизації
архівної справи.

3. Типи даних та інформаційних систем.

4. Рівні репрезентації архівних ресурсів в Інтернеті.

Ключові слова: інформатизація, комп'ютеризація, інфор-маційні технології, автоматизована інформаційно-пошукова система, база даних, інформаційна система.

Інформатизація архівної справи, спрямована на вдоскона-лення управління архівною справою, інтенсифікацію архівних технологій та удоступнення документної інформації, є важли-вим чинником розвитку культури й науки, входження України в міжнародний інформаційний простір.

Протягом 1990-х років в Україні було підготовлено ряд офі-ційних документів, що регулюють створення єдиного держав-ного інформаційного простору, користування документами та забезпечення їх збереженості: Закони України «Про інфор-мацію», «Про Концепцію Національної програми інформати-зації», «Про захист інформації в автоматизованих системах», Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 роки» як складової всесвітньої інформаційної прог-рами «Пам'ять світу». Найбільше значення для архівної галузі мають Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указ Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної ме-режі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» (2000) і Розпорядження Президента України «Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи» (2000).

Отже, інформатизацією архівної справи є комплексна си-стема організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечують розроблення на єдиних методологіч-них та методичних засадах взаємопов'язаних інформаційних технологій у галузі архівної справи, створення мережі локаль-них і централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи.

Інформатизація передбачає створення умов для заміни традиційних архівних технологій новими інформаційними з метою забезпечення раціонального, повного та своєчасного

використання інформаційного потенціалу архівних ресурсів. Заміна традиційних архівних технологій зумовлена потребою модернізації усталених процесів, упровадження новітніх форм роботи з документами і формування різнохарактерних елект-ронних інформаційних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її оперативного використання.

Головна мета інформатизації архівної справи полягає в опти-мізації формування Національного архівного фонду та зберіган-ня документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.

Процес інформатизації складається з:

- розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій
комплектування, експертизи документів, їх описування й облі-
ку, каталогізації та використання документної інформації,
створення страхового фонду;

- формування електронних архівних інформаційних ресур-
сів, створення локальних баз даних в архівних установах та
централізованих баз даних галузі, створення єдиної Національ-
ної архівної інформаційної системи;

- формування архівних web-ресурсів, включення їх у між-
народний інформаційний простір через систему Інтернет, ви-
користання архівних інформаційних ресурсів різних країн,
міжнародних товариств та організацій.

Інформатизація спрямована на розширення інтелектуально-го доступу до архівної інформації, її одержання без фізичного контакту з документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпечення збереженості архівної інфор-мації та захист національних інтересів в архівній справі завдя-ки створенню страхового фонду документів Національного архівного фонду.

Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливого значення при цьому набу-ває чіткість структури описування документів, справ, фондів, поєднання різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.

Головними завданнями інформатизації в архівній справі є:

- оптимізація традиційних технологій архівної справи:
експертизи, комплектування, описування та обліку фондів,
каталогізації;

- удосконалення системи управління архівною справою:
підвищення ефективності матеріально-технічного, фінансового
і кадрового забезпечення та управління інформаційними
ресурсами архівів;

- забезпечення широкого доступу до документної інформа-
ції завдяки створенню системи електронних архівних довідни-
ків, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних
баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати
інтегровані дані архівної документної інформації про склад
і зміст архівних фондів;

- вирішення проблеми забезпечення збереженості фондів
і зберігання інформації з використанням комп'ютерних техно-
логій, страхового копіювання, формування повнотекстових
баз даних, публікування документів, організації ринку інфор-
маційних продуктів і послуг, що передбачає безпосередній дос-
туп до архівних документів тощо.

Інформатизація архівної справи в науково-методичному плані поєднує і взаємоузгоджує весь цикл документотворення, документозберігання та використання документної інформації та базується на поєднанні методик архівознавства, археогра-фії, документознавства. Процес інформатизації архівної спра-ви має три взаємопов'язані складові:

- науково-архівознавчу - визначення об'єктів комп'ютери-
зації технологічних процесів архівної справи на етапах комп-
лектування, обліку, використання, зберігання документів,
розроблення методичних засад каталогізації та методики
архівного описування для комп'ютеризованих систем, створення
уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;

- інформаційно-технологічну - добір оптимального програм-
ного забезпечення та його раціональне пристосування до спе-
цифіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інфор-
маційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять
перед архівною справою, а також постійна підтримка
функціонування систем, захист інформації, оновлення облад-
нання та модифікація програмних рішень тощо;

- науково-організаційну та управлінську - організація ро-
боти та реалізація концепції інформатизації архівної справи,
вдосконалення системи управління архівною справою, прий-
няття оптимальних фінансово-економічних та організаційних
рішень для різних об'єктів комп'ютеризації.

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створен-ня архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. 1989 року Головне архівне управління України видало наказ «Про ство-рення автоматизованої інформаційної системи в Головному

архівному управлінні України» на базі Центрального фондового каталогу СРСР. Система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на основі облікової інформації фондового каталогу, що створю-вався традиційними технологіями протягом 50 років і сконцен-трував інформацію про понад 200 тис. архівних фондів. Авто-матизована інформаційна система, виконуючи функції державного обліку, зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, за предметно-тематичною ознакою, географічною назвою та прізвищем. Отже, система, що є зразком загально-системного централізованого рівня інформатизації, передба-чала й елементи науково-пошукових функцій.

Внутріархівні інформаційні бази даних фондового та подоку-ментного рівня з актуальних питань соціального розвитку відоб-ражають створення баз даних різної функціональної спрямова-ності окремих центральних та обласних архівів. Ця практика окреслила окремі актуальні аспекти, що випливають з функцій баз даних і визначають типи даних та інформаційних систем.

Перший тип - обліковий, зумовлений функцією управління інформацією та обліком, грунтується на створенні баз даних, ко-ли в основу опису покладено зведені облікові документи фондово-го рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є додатковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у Централь-ному державному архіві-музеї літератури і мистецтва України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину до-кументів становлять фонди особового походження діячів літера-тури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює од-ну предметну галузь і один тип фондів. Така база даних розрахо-вана на тривале використання і є перспективною з огляду на включення її ресурсів до зведених баз даних державного рівня.

Другий тип - тематичний, пов'язаний з необхідністю опера-тивного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку фор-муються тематичні бази даних інформації на основі міжфондо-вого або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує на-гальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внут-рішніх питань довідкового апарату архіву.

В Україні такий процес визначився наприкінці XX ст. і був обмежений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені для визначення соціальних і пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репресованих та осіб, вивезених під час Другої світової війни до Німеччини. Створення баз да-них тематичної інформації є трудомістким процесом і потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип - обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він харак-теризується послідовним описуванням і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа - архівного опису. Певний досвід поєднання подо-кументного обліку та видового описування фотодокументів як окремого різновиду документів має Центральний державний кінофотофоноархів ім. Г. Пшеничного.

Четвертий тип - пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутріархів-них довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідни-ки за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в мі-ру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно може мати електрон-ну форму і видаватися як традиційним способом, так і на ком-пакт-дисках.

Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить «Національна архівна інформаційна система «Архівна та руко-писна україніка», розроблення якої розпочалося 1992 року для створення єдиної інформаційної системи на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Україну) в архівосховищах світу. Об'єктом комп'ютеризації став опис групового рівня - пофондовий і за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям «україніка» не лише в рамках державної системи України, а й за її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у Центральному фондовому каталозі.

Отже, в Україні апробовано різні об'єкти комп'ютеризації, здійснювалася міжфондова, пофондова, подокументна, пред-метно-тематична каталогізація груп документів, а також ство-рення національних, центральних і локальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика засвідчила, що подальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.

Кінець 1980 - початок 1990-х років виявився переломним не лише в суспільно-політичній галузі - він зумовив упровад-ження західної електронної техніки і технологій, значно ви-щих за своїм рівнем. Програмні продукти розширювали мож-ливості збільшення обсягів інформації та її класифікації, з'явилися методи інтелектуалізації систем, а отже, - мож-ливість врахування специфіки архівної інформації. Виникла потреба з нових позицій розглянути функції, завдання та прин-ципи побудови інформаційних масивів і систем; забезпечити розроблення єдиної державної та наукової, науково-ор-ганізаційної стратегії створення уніфікованих систем опису-вання та класифікації архівної інформації. Ця стратегія перед-бачала створення взаємоузгоджених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації в комп'ютерних системах різних рівнів, входження до сучасної інформаційної інфраструктури України та міжнародних комп'ютерних мереж.

Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов'язані із створенням 1994 року Українського науко-во-дослідного інституту архівної справи та документознавства, відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем якого протягом 1996-1998 років розробив концептуальні положення комп'ютеризації архівної справи та організував широке обгово-рення на спеціальних нарадах основних підходів до інформати-зації архівної справи в Україні.

Об'єктом комп'ютеризації було обрано окремі організацій-но-управлінські та технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) і довідковий апарат (описи, покажчики, каталоги).

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Державного комітету архівів здійснювалася за такими напря-мами: а) централізоване управління архівною справою (відпо-відно до матеріального, фінансового, кадрового стану та струк-тури системи) і створення локальних баз даних, не пов'язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівними інформаційними ресурсами через комп'ютеризацію основних функцій Державного комітету архівів у галузі централізованого обліку ресурсів архівів та їх використання, а також створення «Державного реєстру націо-нального культурного надбання».

Комп'ютеризація довідкового апарату архіву є другим ор-ганізаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апарату про склад і зміст фондів Національного архівного фонду та організацію

науково-публікаційної, а також науково-інформаційної діяль-ності архіву, яка ґрунтується на інших методичних і техноло-гічних засадах.

Необхідність представлення об'єкта в моделі даних вимагала уніфікації архівного описування різного рівня та стандартиза-ції технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень.

Моделі даних (форми опису) мають стандартизовану струк-туру описування архівної інформації і повинні стати обов'язко-вим нормативним документом для забезпечення взаємозв'язку різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація про-цесів комплектування та централізованого обліку на рівні Дер-жавного комітету архівів і окремого архіву - облікова інфор-мація рівня установ - джерел комплектування та рівня архівного фонду. Цей напрям реалізується в процесі створення інформаційної системи «Центральний фондовий каталог» та формуванням баз даних «Джерела комплектування».

Оскільки розгортання комп'ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її викорис-тання в комп'ютерних системах, важливим є завдання розроб-лення предметних рубрик класифікаційних схем за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічними найменуваннями, персоналіями, авторитетними базами даних (установ та імен). Основа покладена створенням термінологічного словника «Архівістика», підготовленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та його розробками нової схеми класифікації документної інформації в систематичних каталогах.

В умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципове значення має типологізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволяє ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національ-них, регіональних і локальних баз даних архівних установ.

Протягом 1999-2001 років питання координації інформати-зації та уніфікації дескриптивних⁶³ методик покладалися на Державний комітет архівів України, який розробив «Програ-му створення галузевої інформаційної системи». Реалізація програми розпочалася із заснування Центру інформаційних

⁶³ Дескриптор (від лат. descriptor - той, що описує) - лексична одиниця (слово, словосполучення) інформаційно-пошукової мови, що слугує для передавання основного смислового змісту документів.

технологій Державного комітету архівів, встановлення виділе-ного каналу доступу до мережі Інтернет, побудови першого сег-мента локальної мережі, введення в експлуатацію серверів Державного комітету архівів. Водночас було розроблено web-сайт Державного комітету архівів, що сконцентрував комп-лексні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльності архівів, хроніку подій, основні видання та ін. Обсяг web-сайту Державного комітету архівів склав 27 Мб, однак інтенсивність користування ним надзвичайна висока - кількість запитів до сайту, що надходять із США, Росії, Німеччини, Польщі, Франції, Сингапуру, Тайваню, Норвегії, Угорщини, Італії, Киргизстану та ін., варіюється від 50 до 450 на годину.

Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням концепції комп'ютеризації галузі стало створення можливос-тей доступу до інформації і представлення архівних ресурсів галузі в Інтернеті на кількох рівнях.

Інституційний рівень репрезентовано електронним довідни-ком «Архівні установи в Україні», що становить головне інфор-маційне ядро офіційного web-сайту Державного комітету архівів і налічує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих архівів, архівних установ Національної ака-демії наук України, наукових бібліотек і музеїв).

Пофондовий рівень репрезентовано інформаційною систе-мою «Центральний фондовий каталог». Облікові бази пофондо-вого рівня підтримуються в 14 архівах. Структурно практично всі вони базуються на основному обліковому документі архіву -аркуші фонду. Загалом на початок 2002 року в них представле-но близько 40 тис. фондів - до 20% загальної кількості фондів Національного архівного фонду України. Повні електронні по-фондові каталоги створені на документи Кам'янець-Подільсь-кого міського державного архіву і Державного архіву Київської області.

Третій, поглиблений рівень централізованої системи акуму-лює відомості про структурні частини фондів - описи (близько 600 тис. об'єктів описування). Наприкінці 2000 року прийнято програму підготовки анотованих реєстрів описів фондів -своєрідних путівників нового покоління. Важливе значення для цього рівня має створення, підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних баз даних⁶⁴, що з'явились у другій полови-ні 1990-х років. На початок 2002 року в 20 архівних установах

⁶⁴ Тематичні бази даних, створені державними архівами України див. відповідний розділ на web-сайті Державного комітету архівів ї. агсііі уе8. £оу. иа).

створено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млн записів. Це бази даних для задоволення за-питів соціально-правового характеру - на громадян, вивезених на примусові роботи під час Другої світової війни, репресованих і реабілітованих, «розкуркулених», загиблих під час війни, тих, які мешкали на окупованій території, а також бази даних метричних книг, що дозволяють здійснювати пошук за запитами генеалогічного характеру. В Інституті рукопису Національної бібліотеки України ім. В. Вернадського діє база даних «Кодекс», що включає кодикологічні⁶⁵ відомості про рукописну книгу ХІУ-ХУП ст. Бази даних рукописної книги є і в Інституті украї-нознавства ім. І. Крип'якевича (м. Львів) Національної академії наук України.

Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологій Державного комітету архівів розроблено програму створення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 ро-ки, що передбачає створення Центру web-ресурсів галузі в Дер-жавному комітеті архівів із побудовою локальної мережі, вве-дення в експлуатацію серверів для представлення центральних та інших архівів Києва в мережі Інтернет; впровадження пошто-вих web-серверів і серверів баз даних у регіональних архівах; побудова галузевої мережі передавання даних.

Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті ро-ки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити пе-реведення змісту документів з паперових на електронні версії за допомогою цифрових технологій, тисячократно прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформації з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітніх, розширивши можливості обігу інформації. Водночас техноло-гічно вирішена проблема класифікації інформації в інфор-маційних системах, яка становила практично неподоланний бар'єр на початок 1990-х років.

Запитання для самоперевірки

1. В чому полягає сутність інформатизації?

2. Яка мета інформатизації архівної справи?

3. Які завдання інформатизації архівної справи?

⁶⁵ Кодикологія - галузь вивчення давньої та середньовічної рукописної книги. Вивчає сучасний стан давньої книги, оправу (як правило, новішу), записи та бібліотекарські помітки, нумерацію зошитів й аркушів та інші надписи, що не стосуються тексту книги; розглядає книгу як об'єкт, що містить дані з її географії та історії.

Дата добавления: 2014-12-17