Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Тема 16. Облік документів Національного архівного фонду




Завдання для самостійної роботи

1. Виявити характерні особливості різних видів архівного
описування.

2. Охарактеризувати основні правила для всіх видів
архівного описування.

3. Проаналізувати методи описування.

Література: 1, 37.


 


1. Облік архівних документів як комплекс контрольно-охо-
ронних заходів.

2. Вимоги до облікових документів. Принципи обліку.

3. Облікові документи архіву. Індивідуальний і сумарний облік.

Ключові слова: облік, облікові документи, індивідуальний і сумарний облік, одиниця обліку.

Облік архівних документів належить до основних функцій ар-хівної установи і передбачає виявлення кількості, складу і стану документів в одиницях обліку та відображення їх в облікових до-кументах. Державний облік архівних документів здійснюється:

- централізовано відповідними архівними установами та
власниками приватних архівів у межах повноважень, ви-
значених чинним законодавством;

- на рівні архіву (архівного відділу, підрозділу), приватного
архівного зібрання;

- певної адміністративно-територіальної одиниці;

- архівної системи.

Облік архівних документів - це комплекс контрольно-охо-ронних заходів/операцій, що фіксують наявність архівних документів та відомості про їх склад, обсяг і рух в одиницях обліку. Сутність обліку полягає у:

- визначенні одиниць обліку архівних документів і прин-
ципів систематизації облікових даних у системі спеціально
створених облікових форм;

- реєстрації в облікових документах фактів стану та руху
документів/груп документів;

- встановленні кількості документів/груп документів і змін,
що відбуваються у визначених одиницях обліку, та у відобра-
женні цих даних в обліковій документації;

- систематизації даних про обсяг, склад і рух документів архіву.


До обліку архівних документів висувають такі вимоги:

1. Облікові процеси не повинні порушувати структурну орга-
нізацію архівних документів, зафіксовану на етапі системати-
зації та фондування за принципом походження документів.
Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані
в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих
одиницях виміру - архівних фондах і одиницях зберігання -
фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому
полягає вимога єдності обліку зі структурною організацією
архівних документів.

2. Облік повинен відповідати тій структурній організації
архівних документів, що починається у процесі діловодства
і завершується в державних архівах. Облікові дані повинні
послідовно, як і самі документи, концентруватися по кожно-
му комплексу, починаючи з найменшого - справи, і далі уза-
гальнюватись у фонді, а потім в архіві. Дані архівів надходять
до Державного комітету архівів, де зосереджуються в Цент-
ральному фондовому каталозі. Завдяки цьому правилу забез-
печується наявність даних про обсяг і склад архівних зібрань
на всіх структурних рівнях Національного архівного фонду.
Концентрування даних обліку сприяє також закріпленню ор-
ганізації архівних документів в утворених комплексах і забез-
печує реалізацію принципу єдності обліку та системи
зберігання документів.

3. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві,
в тому числі неописані та непрофільні для певного архіву, копії
документів страхового фонду і копії фонду користування,
а також самі облікові документи.

Визначальними принципами обліку архівних документів є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.

Принцип централізації реалізується як взаємодія спів-робітників, відповідальних за облік в архіві, дотримання по-рядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Централізований державний облік на рівні всієї архівної системи контролює та здійснює Державний комітет архівів шляхом ведення Центрального фондового каталогу на основі відомостей про зміни в складі та обсязі фондів і карток фондів, що складаються архівними установами та власниками приватних архівних зібрань. Керівництво і контроль за станом державного обліку архівних документів у межах певної адміністративно-територіальної одиниці за місцем державної реєстрації доку-ментів здійснюють відповідні державні архіви.


 


 


У державному архіві облік архівних документів, їх описів, страхових копій і копій фонду користування здій-снюється централізовано окремим структурним підрозділом чи співробітником. Крім централізованого обліку по архіву загалом, облік документів ведеться також в кожному архівосховищі та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву.

Принцип уніфікації обліку забезпечується єдиним мето-дичним керівництвом, що сприяє наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами - у діловодстві, архівах (архівних підрозділах) установ та державних архівах - шля-хом суворої регламентації системи основних облікових доку-ментів та вимог до її ведення. Принцип уніфікації зумовлює стабільність облікових одиниць у масштабах Національного архівного фонду. Це полегшує розміщення та зберігання архівних документів, перевірку їх наявності. За основу виміру кількісного і якісного складу архівних зібрань взято головну класифікаційну одиницю - архівний фонд. До неї прирівняно архівну колекцію та об'єднаний архівний фонд. За допомогою архівного фонду як одиниці обліку представ-ляються дані про кількісний склад архіву, Національного архівного фонду. На нижчих рівнях обліку, наприклад на рівні архівного фонду, відповідна інформація відображаєть-ся за допомогою одиниці зберігання (справи, фотоальбому, карти, рулону плівки тощо). На рівні одиниці зберігання ме-жею точності є «аркуш», «документ», однак вони не вико-ристовуються у формах обліку на вищих за одиницю зберігання рівнях.

Принцип динамічності забезпечується оперативним вне-сенням необхідних змін до облікових документів і баз даних або своєчасним укладанням нових облікових документів. Не-своєчасний облік документа загрожує його втратою, тоді як оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

Принцип достеменності та повноти обліку гарантується проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення порядку ведення основних облікових документів і баз даних та відображення в них фак-тичної кількості, складу і стану документів, що зберігаються в архівній установі. Точність обліку забезпечується надійністю вихідних початкових даних, що переносять у форми обліку з первинних документів, а також чітким і розбірливим оформ-ленням документації при надходженні або вибуванні кожної одиниці обліку.


При фондовій організації архівних документів основними одиницями їх обліку, незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації, є архівний фонд, одиниця зберігання (справа). При обох (фондовій і нефондовій) систе-мах організації архівних документів документи зі спеціальни-ми носіями обліковуються також в одиницях обліку, за комп-лектами, видами; науково-технічні документи - за групами і комплексами.

Безпосередній державний облік архівних документів здійснюють державні архіви, а також юридичні чи фізичні особи в основних облікових документах архівної установи чи власника приватного архіву.

Інформація про стан архівних зібрань має динамічний характер: до архівів постійно надходять або вибувають з них документи, створюються нові архівні фонди, відбувається передавання документів з одних архівів і фондів до інших, вдосконалюється внутріфондова систематизація. Рух архівних документів, тобто, зміни, що відбуваються з ними, фіксується в облікових документах архіву.

Процес обліку проходить у два етапи: накопичення вихідних початкових даних та їх подальше оброблення з відображенням в облікових формах. На першому етапі реєструють виражені в кількісних або якісних показниках факти, взяті у статиці або в динаміці, і представляють, як правило, в актах. На основі актів формують і обробляють облікову інформацію та відображають у системі облікових документів, що є другим етапом обліку.

У документах встановленої форми - облікових документах архіву - фіксують обсяг, склад і рух архівних документів в одиницях обліку. Вони призначені для контролю за збере-женістю архівних документів і закріплення їх організації за певними групами (фондами, справами). Облікові документи визначають місцезнаходження архівних документів в архіві, забезпечуючи можливість їх адресного пошуку, і допомагають встановити сумарні дані обсягу архівного фонду, архіву, групи архівів, Національного архівного фонду. Статистичні дані про обсяг і склад архівних документів використовуються як інструмент управління і допомагають організувати планове, науково обґрунтоване комплектування архівів і всього Націо-нального архівного фонду, зберігання архівних документів і користування ними. Отже, облік архівних документів здійснює такі функції: функцію контролю, орієнтовану на організацію зберігання документів, визначення їх наявності і стану, та регулятивну, спрямовану на впорядкування архівних фондів та їх вдосконалення.


 


Облік документів у державному архіві забезпечується веден-ням основних і допоміжних облікових документів. Їх перелік визначають «Основні правила роботи державних архівів України» (К., 2004). Необхідність ведення допоміжних обліко-вих документів вирішується кожним архівом самостійно з ура-хуванням особливостей складу і змісту архівних документів, що зберігаються в ньому.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, їх облі-ковують у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання49, де вказують такі дані: коли, від кого і на підставі якого документа надійшли, їх назви, роки, обсяг і стан доку-ментів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду вони долучені). Записи в книзі дозволяють виявити, які документи надійшли до архіву, а також визначити їх сумарну кількість за певний хронологічний період. До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання заносять послідовно всі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти прий-мання або акти про виявлення необлікованих документів, що складаються окремо на документи кожного фонду.

До системи облікових документів належить список фондів архіву50, що складається для реєстрації прийнятих на постійне зберігання архівних фондів. Список фондів, яким є перелік назв архівних фондів, розташованих у порядку зростання їх номерів, призначений для обліку фондів архіву. До списку фондів архівний фонд записують лише один раз - при першому його надходженні до архіву. Йому присвоюється номер згідно зі списком фондів у порядку надходження до архіву. Номер, прис-воєний фонду за списком фондів, є його обліковим номером, який зберігається за ним в усіх облікових документах і є складо-вою архівного шифру одиниць зберігання цього фонду. Поряд-ковий номер ідентифікує кожен архівний фонд, і тому один і той самий номер не може бути присвоєний іншому, навіть у разі передавання або втрати фонду.

Для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні та унікальні документи, складають перелік фондів, що містять особливо цінні документи. В облі-кових документах і архівних шифрах фонди, описи, справи, які містять особливо цінні та унікальні документи, а також безпосередньо самі архівні документи, визнані особливо цінними


49 Форму книги обліку надходжень документів на постійне
зберігання - див.: Дод. 10.

50 Форму списку фондів - див.: Дод. 11.


та унікальними, позначають відповідно індексами «ОЦД» та «УД»51. На виявлені унікальні документи складається «Держав-ний реєстр національного культурного надбання. Унікальні документи Національного архівного фонду».

Після запису до книги надходжень і до списку фондів доку-менти кожного фонду обліковують в аркуші архівного фонду52, призначеному для сумарного обліку, що відображає рух докумен-тів та зміни кількісних і якісних характеристик. Аркуш фонду складається на кожен фонд і містить його назву та номер, катего-рію, вказує місце знаходження (архів), склад документів фонду, їх кількість у хронологічні межі, довідковий апарат до фонду.

Облік кількості аудіовізуальних документів певного виду, динаміку їх змін по кожному опису і фонду загалом, обліку й нумерації аудіовізуальних документів певного виду фіксують в аркуші обліку аудіовізуальних документів.

До системи облікових документів належить і архівний опис -архівний довідник, що виконує облікову та довідково-пошукову функції і призначений для поодиничного та сумарного обліку справ (одиниць зберігання, одиниць обліку, внесених до опису), а також закріплює порядок їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі. Як правило, окремі види документів включають-ся до різних описів (управлінської документації, документів з особового складу, різних груп науково-технічної документації, кіно-, фото-, фоно-, відео- та електронних документів). Виняток становлять описи документів особового походження, до складу яких включають різновидові документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації. Описам присвоюються номе-ри: в межах фонду - за аркушем фонду, а при нефондовій організа-ції - в межах створюваної за формальними ознаками сукупності документів за аркушем обліку. Наприкінці опису в усіх примірниках укладач ставить підсумковий запис, що фіксує кількість одиниць зберігання (одиниць обліку), внесених до опису.

Для поодинокого та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних документів склада-ють опис страхового фонду.

Облік описів здійснюють у реєстрі описів із зазначенням у відповідних графах дати реєстрації, назви фонду, назви опи-су, кількості внесених до нього справ та їх межових дат, кіль-кості аркушів в описі, а також номера фонду, номера опису, но-мера тому опису та інвентарного номера.


51 Форму переліку особливо цінних документів Національного архів-
ного фонду - див.: Дод. 12.

52 Форму аркуша архівного фонду - див.: Дод. 13.


 


Книгу обліку надходжень страхового фонду та фонду ко-ристування унікальних документів Національного архівного фонду застосовують для реєстрації кожного відповідного над-ходження. Справи, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності53, обліковуються у від-повідній книзі, призначеній для поодиничного та сумарного обліку кількості, стану і складу таких справ.

На кожен новостворений фонд заводиться справа фонду, якій присвоюється номер фонду, на який її заведено. Докумен-ти справи фонду мають постійний термін зберігання. До спра-ви фонду включають: історичну довідку, листування з фондо-утворювачем (власником архіву); акти й інші документи, що фіксують зміни у назві, складі та обсязі фонду; копії характе-ристики фонду, складені для путівника (довідника); робочі інструкції та методичні вказівки з удосконалення й перероб-лення описів фонду, з опрацювання документів фонду; схеми систематизації його документів; відомості про користування документами фонду; матеріали перевірок наявності доку-ментів, про віднесення документів до категорії особливо цінних і унікальних; акти про каталогізацію фонду та внесен-ня інформації до баз даних.

Документи справи фонду нумерують, складають аркуш-за-свідчувач та відповідно оформляють. На документи справи фонду складається внутрішній опис. Справи фондів зберіга-ються в порядку номерів фонду.

Для централізованого державного обліку архівних докумен-тів державні архіви складають такі документи:

- паспорт архіву - обліковий документ періодичної звітності,
що містить відомості про кількість, стан, умови зберігання
архівних документів та їх мікрокопій, склад довідкового
апарату і кадри архіву;

- «Державний реєстр національного культурного надбання»;

- відомості про зміни у складі та обсязі фондів;

- картка архівного фонду;

- картка обліку унікальних документів Національного архів-
ного фонду;

- картка централізованого державного обліку архівної
україніки54.


53 Форму інвентарної книги обліку надходжень документів, що мають
у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності -
див.: Дод. 14.

54 Форму картки централізованого державного обліку документів
зарубіжної архівної україніки - див.: Дод. 15.


Картка архівного фонду складається на кожен фонд, що вперше надійшов до архіву. Вона призначена для централізо-ваного обліку документів Національного архівного фонду і містить назву та номер архівного фонду, відомості про кількість і склад його одиниць зберігання, а також місце йо-го зберігання. Картка фонду заповнюється на підставі арку-ша фонду на 1 січня кожного року. Реєстрація змін у назві, складі та обсязі фондів ведеться в архівах протягом року. Раз на рік (до 1 березня поточного року) ця інформація подається архівному органу (до відома та для внесення змін у фондовий каталог) пофондово у «Відомостях про зміни у складі та об-сязі фондів на 01.01 поточного року» та по архіву - у паспорті архіву.

Загалом облік здійснюється на основі надання архівним доку-ментам облікових номерів. Облікові номери також надаються:

- архівним фондам;

- архівним описам, що розглядаються як сукупності доку-
ментів, до складу яких можуть входити цілісні архівні фон-
ди, нефондові документальні комплекси або їх частини;

- справам (одиницям зберігання, одиницям обліку) в межах
архівних описів;

- окремим документам у межах справ (одиниць зберігання,
одиниць обліку) за внутрішніми описами.

Таким чином, в архівних установах забезпечується облік архівних документів на різних рівнях комплексів у двох видах -індивідуальному і сумарному (див. табл. 1).

В облікових документах фіксують також усі вибуття доку-ментів з архіву та зменшення їх кількості внаслідок прове-дення окремих видів внутріархівних робіт (експертизи цінності, об'єднання справ у результаті перероблення описів, реставрації, розсекречення документів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання; зняття з обліку загублених, невиправно пошко-джених справ тощо). Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів: про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; про виявлення справ, що не належать до даного фонду, архіву; приймання-передавання документів до іншого архіву; описування документів, перероблення архівних описів; про технічні помилки в облікових докумен-тах; про невиявлення справ, шляхи розшуку яких вичерпано; про невиправні пошкодження справ.



 


Таблиця1 Індивідуальний і сумарний облік архівних документів

 

Рівень     Форми
комплексу Одиниці виміру облікової
документів     документації
Індивідуального обліку Сумарного обліку
Справа Кількість Внутрішній опис Підсумковий
  документів; документів запис справи
  кількість аркушів справи  
Архівний фонд Кількість Архівний опис; Засвідчуваль-
  одиниць інвентарна книга ний напис опи-
  зберігання обліку справ, су;
    що мають в картка фонду;
    оформленні аркуш фонду
    матеріальні  
    цінності  
Архів, Кількість Список фондів; Паспорт архіву;
група архівів, архівних фондів центральний паспорт архівів
Національний   фондовий каталог з перемінним
архівний фонд     складом

До допоміжних облікових документів належать: книги обліку приймання документів на тимчасове та депоноване зберігання; паспорт архівосховища для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їх стану в даному сховищі на 1 січня поточного року; книга обліку видавання одиниць зберігання з архівосховища; книга обліку видавання доку-ментів у тимчасове користування; книга і картотека обліку ви-буття документів; покажчик до аркушів фондів; книга обліку справ з особового складу; книга та картотека руху фондів, описів, справ (одиниць зберігання, одиниць обліку) та ін.

 

В архівній установі забезпечується повна збереженість облікових документів, для чого вони зосереджуються в ізольо-ваному приміщенні і перебувають у віданні спеціального підрозділу або у працівника архіву, який відповідає за облік. За обліковими документами перевіряють наявність справ згідно з їх описовими статтями і підсумковими записами в опи-сах, що є важливим елементом у забезпеченні збереженості архівних документів


 


55 Форму акта перевіряння наявності і стану документів - див.: Дод. 16. 172


Загалом система облікових документів дозволяє на різних рівнях комплексів документів послідовно розкривати склад і зміст архівних фондів. Облікова документація архівних уста-нов є створеним на єдиних науково-методичних засадах завер-шеним обліково-довідковим комплексом, що органічно входить до складу довідкового апарату державних архівів. Правильно організований облік забезпечує збереженість документів, закріплюючи їх систематизацію і зберігання за єдиними для всіх сховищ одиницями обліку. Відтворені в облікових формах склад, зміст і обсяг документів забезпечують їх адресний пошук, створюючи основу довідкового апарату архівної установи.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-12-17; Просмотров: 1526; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.041 сек.