Тема 15. Архівне описування

1. Архівне описування: мета, функції та сутність.

2. Види описування та елементи описання. Принципи та
правила архівного описування.

3. Описова стаття як результат описування.

4. Описова стаття та зони описання.

Ключові слова: архівне описування, описова стаття, еле-менти описання, зони описання, одиниця описування, подоку-ментне, групове, багаторівневе описування.

Описування документів є предметом не однієї науки, а кіль-кох. Так, бібліографія складає правила описування друкова-них видань, археографія - публікації писемних пам'яток, ко-дикографія - рукописної книги. Архівознавство розробляє те-орію та методику описування документів, що утворились у діяльності підприємств, організацій, установ або окремих осіб і призначені для архівного зберігання.

Під архівним описуванням (описуванням архівних докумен-тів) розуміють процес створення вторинної документної інфор-мації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинної документної інформації та відбирання й відтворення в описовій статті інформаційних характеристик об'єкта описування.

Описування є важливою технологічною операцією, що вико-нує функції: закріплення організованих систем документів та їх ідентифікації; проведення облікових робіт; створення систем фізичного та інтелектуального доступу до архівних документів та інформації, що міститься в них.

Метою архівного описування є створення точних, адекват-них відображень інформації архівних документів з тим, щоб допомогти користувачеві з мінімальною сторонньою допомо-гою зрозуміти їх зміст і визначити місцезнаходження.

Термінами, що складають дефініцію «архівне описування», є «інформаційні характеристики», «об'єкт описування», «опи-сова стаття». Отже, групу документів або окремий документ у будь-якій фізичній формі, що є об'єктом окремого описуван-ня і розглядається як ціле, називають одиницею описування.

Основними одиницями описування є архівний фонд, одиниця зберігання, одиниця обліку, документ. Водночас об'єктами описування можуть бути група фондів, архівний опис, комплект документів, група документів, частина документа.

Елементами описання є відомості про об'єкт описування, необхідні для його репрезентації й ідентифікації. Наприклад, такі характеристики, як заголовок, номер фонду/справи, дата, зміст та форма документа, його географічна локалізація, обсяг і розміри, полегшують пошук необхідної інформації.

У практиці архівного описування вироблено багато елементів, за допомогою яких можна ідентифікувати архівні документи. Так, у «Загальному міжнародному стандарті архівного опису-вання» їх названо 26, у «Структурі стислого автоматизованого кодикологічного описування» (АІС «Кодекс») - 105 елементів описання для східнослов'янської рукописної книги. Ці елемен-ти, що містять характеристику складу та змісту одиниці опису-вання, у сукупності становлять описову статтю. Наприклад, описова стаття на групу документів, об'єднаних у справу, включає такі елементи: порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, вка-зівки на оригінальність документів, спосіб відтворення інфор-мації, міру повноти документів, зовнішні особливості справи, анотацію, межові дати документів у справі, кількість аркушів.

Описування одних і тих самих документів відбувається в архіві неодноразово і залежить від завдання, що виконує при цьому архівіст. Відповідно визначається вид описування. Ос-новним видом є описування архівних документів на першому етапі, коли визначають назву фонду, або заголовок справи, встановлюють дати створення та історію документів, їх просто-рові координати, форму передання запису інформації, джерело походження інформації. Фактично створюється описова мо-дель комплексу документів для його ідентифікації та надання інформаційних характеристик, які б допомогли виокремити його серед інших документів (первинне базове описання). Та-кому виду описування підлягають усі документи після їх згру-пування у справи - одиниці зберігання - і віднесення до конк-ретного архівного фонду як основної облікової одиниці Національного архівного фонду. Цей вид описування назива-ють ідентифікаційним, або основним, базовим. Саме на ньому ґрунтується описування архівних документів в облікових до-кументах архіву, а потім - в архівних довідниках.

Базове описування є найвідповідальнішою і найскладнішою роботою, від якості якої залежать усі інші види описувальних робіт архіву, якість довідкового апарату, ефективність вико-ристання документної інформації.

Найважливішим елементом описання є заголовок справи. Від точності, стислості і водночас необхідної повноти заголовка залежать усі інші види описувань. У ньому відображають склад

і зміст документів кожної одиниці зберігання та систему їх орга-нізації. До складових заголовка справи належать:

- назва виду справи (справа, журнал, книга) або виду доку-
ментів (листи, протоколи, накази, циркуляри);

- автор документів (назва установи, посада і прізвище особи,
яка створила документи);

- адресат або адресант (кому адресовані або від кого отримані
документи);

- питання або предмет, подія, факт, прізвища і т. д., що сто-
суються змісту документів справи;

- назва місцевості (території), з якою пов'язані зміст доку-
ментів справи;

- дати, до яких належать документи справи або викладені
в них події.

Серед елементів описання вирізняють, зокрема, такі: шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом); анотація документів; визначення оригінальності чи копійності документів, міра повноти («розрізнені аркуші», «без початку» тощо), способу відтворен-ня (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.); зовнішні особ-ливості справи і документа (матеріальна основа документів -шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки -шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів); назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи - фондоутворювача, його підпорядкованість, місце-перебування, хронологічні межі фонду; назва структурної час-тини установи); діловодний номер справи; межові дати доку-ментів справи; кількість аркушів.

Зразком первинного базового описання архівного фонду є картка фонду та аркуш фонду. Картка і аркуш фонду та справа є первинним джерелом для подальшого опрацювання архівної інформації і базою для створення вторинного рівня організації та узагальнення інформації для описових статей у довіднику або каталозі. Первинна описова стаття може не збігатись із вто-ринною, що залежить від мети і завдання (теми) певного виду довідкового апарату.

Другий, обов'язковий для всіх документів архіву, вид опису-вання пов'язаний з їх обліком і призначений для забезпечення контролю за наявністю документів. Саме тому об'єктами опи-сування на другому етапі є фонд як основна облікова одиниця і справа як основна одиниця зберігання. У списку фондів кожен архівний фонд отримує тільки йому належний номер - складову шифру як пошукового ключа документів, що стає одним з най-головніших елементів описання.

На цьому етапі описування складають архівний опис - голов-ний архівний довідник і обліковий документ архіву. Розкриваю-чи склад і зміст архівного фонду, він водночас закріплює його систематизацію і виконує облікову функцію. В описі реєструють кожну справу конкретного фонду і відтворюють основні елементи базового описання: заголовок справи, кількісну характеристику, межові дати документів тощо. Номер опису і порядковий номер справи за описом, разом з номером фонду, стають складовими архівного шифру.

Таким чином, на етапі описування в облікових документах одиниця описування одержує архівний шифр, який забезпечує доступ до необхідних документів, пошук документів або інфор-мації про них. Цей вид архівного описування в облікових доку-ментах архіву, на відміну від базового, називається реєстра-ційним, або обліковим.

Третій вид описування документів архіву є наступним етапом наукового опрацювання, що передбачає відтворення інформації в каталогах чи путівниках. Він є обов'язковим лише для тих документів, які важко відшукати за описами, або які становлять інтерес для користувачів. Цей вид описування надає допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Презентація об'єкта описування в архівному довіднику може здійснюватися шляхом подальшого згортання інформації, поданої у базовому описанні, або навіть зміною заголовка, чого не допускається в облікових документах. Тому описування доку-ментів спеціально для архівних довідників інформаційно-пошу-кового характеру називається спеціальним (презентаційним).

Якщо перший і другий види описування фіксують створені системи організації архівних документів і завершують техно-логічний цикл їх впорядкування, то третій вид розпочинає но-вий етап - роботу над архівною інформацією та організацію довідкового апарату.

Згідно з інформаційним підходом можна говорити про опи-сування документальних архівних систем двох рівнів:

- фондової системи як інформації первинного рівня, пред-
ставленої самими документами;

- інформаційної системи як інформації вторинного рівня,
репрезентовану описовими статтями.

Описування забезпечує доступ до архівних документів згідно з певними правилами й умовами. Для цього первинна інформація в документах за спеціальною методикою перероб-люється, спрощується, згортається. Так утворюється вторин-ний рівень інформації як основа для укладання архівних довідників.

Виявити інформацію про документи, а також самі докумен-ти допомагають пошукові дані: назви, ключові слова, рубрики, архівні шифри. Створюється система авторитетного контролю за правильним застосуванням стандартних визначень термінів, що означають назви (персоналій, колективів чи географічні) і використовуються як пошукові засоби.

При описуванні архівних документів архівісти користуються певними правилами, головні з яких набувають характеру ме-тодологічних принципів. Найголовнішим серед них є принцип адекватності, або відповідності інформації об'єкту, що опису-ється. Сутність цього принципу полягає в тому, що описання в усіх його видах має достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації, забезпечуючи науковість описання, оскільки архівне описан-ня - це не рекомендаційний перелік спеціально дібраних доку-ментів. Його завдання - орієнтувати у складі та змісті реально-го матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності й історизму.

Принцип наступності та уніфікації в організації й опису-ванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.

Принципи всебічності та комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу та виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення струк-турно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплекс-ності вимагає взаємодії цих самих довідників у межах пошуко-вих систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - структури та функції пошуку.

При створенні та розвитку довідкового апарату застосову-ють і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням їх інформативності, тобто здатності за-довольняти потреби в різноманітній і повній інформації.

Відтворити всю первинну документну інформацію в довідко-вому апараті однаковою мірою повноти неможливо. Тому в архівній практиці вироблено спеціальні методики для визна-чення доцільності складу та наповнення архівних довідників та покажчиків, встановлення черговості й обсягів робіт з розкрит-тя фондів залежно від їх значущості та характеру документів. Архівні фонди, залежно від їх інформативності й інтенсивності користування ними, можна умовно поділити на три категорії:

1) фонди, що мають особливу науково-історичну цінність і потребують такого довідкового апарату, інформаційний

рівень якого забезпечить інтенсивне користування документами (фонди вищих органів влади та управління, губернських управ-лінь, місцевих рад);

2) фонди, що містять інформацію в межах одного напряму
діяльності суспільства, рівень інформативності довідкового
апарату яких обмежений (фонди галузевих відділів обласних
виконавчих комітетів, вищих навчальних закладів, духовних
консисторій);

3) документи малоінформативні, обмежені однією темою
(фонди сільських рад, колгоспів, міських міщанських управ),
як правило, їх використовують зрідка, а тому вони не потребують
складного довідкового апарату.

Отже, диференціація за мірою інформативної значущості архівних документів має необхідний мінімум вимог до інфор-маційного рівня довідників відповідних категорій (описів, каталогів, путівників).

Спільними для всіх видів описування є ще й такі правила:

- мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при
мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких
ідентифікується документ чи група документів. Це правило
реалізується як прагнення до повноти інформації й економності
її відображення мінімальними (але доступними для розуміння)
мовними засобами;

- багатофункціональності описання, а саме неодноразового
використання визначених у базовому первинному описанні
інформаційних характеристик (в обліковій документації, на
картках каталогів, в архівних довідниках);

- ієрархічності, або багаторівневості, описування як роз-
криття інформації на певному рівні організаційної структури
Національного архівного фонду (документа, групи документів,
фонду, групи фондів, архіву, групи архівів).

Деякі правила застосовуються лише для окремих видів опи-сування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцприн-цип («поваги до фонду», неподільності фонду), є обов'язковим для реєстраційного описування, коли закріплюється система-тизація архівних документів, але не може бути таким при спе-ціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група доку-ментів або справ, навіть з різних архівних фондів.

Серед головних методів описування виокремлюють: метод інформаційного аналізу та синтезу і номенклатурний метод. Пер-ший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувались, але починається з описування справ і складан-ня описів. Другий охоплює лише справи й описи. При цьому опи-сові статті наближаються до формулювань номенклатури справ.

Науковий метод описування передбачає аналіз представле-ного в одиниці описування певного обсягу інформації та на-ступне її згортання в узагальнюючу характеристику - описову статтю. Основою наукового описування є метод аналітико-син-тетичної обробки інформації, що передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових до-кументів і даних на інші документи, суттєво відмінні від попе-редніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.

Процес перетворення документної інформації на описову статтю архівного довідника може бути поділений на такі етапи (стадії): аналітичний, на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта; науковий синтез в опи-совій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.

Предметом аналізу під час архівного описування є:

- джерело походження документної інформації або автор
документа/масиву документів; це поняття пов'язане з по-
няттям походження документів і фондоутворювача;

- зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний
зміст групи документів, виражений у заголовку документа
(справи, фонду);

- часові координати (дати створення документів);

- просторові координати (географічна локалізація документа);

- форми передання інформації (матеріальні носії і засоби
передання - мовні, звукові, графічні, комп'ютерні та ін.
обсяги);

- евристична зона - координати зберігання та історія доку-
ментів.

Система структурування інформації в процесі її передаван-ня має важливе значення для створення описання, для побудо-ви описової статті, що ідентифікує комплекси документів та обліку. На третьому, спеціальному рівні описування з метою репрезентації документної інформації в довіднику (каталозі, путівнику, базі даних) описова стаття набуває характеру інформаційної моделі об'єкта описання і виконує інфор-маційно-пошукові функції.

Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа над аналізом, оцінюванням, зіставлен-ням й узагальненням документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, що об'єднують кілька елементів.

Так, «Загальний міжнародний стандарт архівного описання» включає шість інформаційних зон:

- ідентифікації даних - найважливіша інформація для іден-
тифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок,
дати створення документів, вид описування, обсяг);

- контексту - інформація про походження і зберігання оди-
ниці описування (назва фондоутворювача, його історія,
межові дати накопичення документів, історія зберігання,
основне джерело комплектування);

- змісту та структури - інформація про тему і систему орга-
нізації одиниці описування (анотація, оцінювання інфор-
мації; її систематизація);

- умов доступу та використання - інформація про форму
власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний
стан документів;

- інформації про споріднені документи - відомості про доку-
менти, що мають суттєве відношення до об'єкта описування
(місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про
наявність публікацій з використанням даних документів);

- приміток - додаткова інформація, неприйнятна для жодної
іншої зони.

У кожній зоні репрезентовано від чотирьох до шести еле-ментів описання. Наприклад, перша зона ідентифікації даних складається з довідкового коду, заголовка, дати створення до-кумента в одиниці описування, рівня описування та місткості одиниці описування (кількості, обсягу, розміру).

Під час облікового описування використовують такі елемен-ти: порядковий номер справи, діловодний індекс, або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність докумен-та, спосіб відтворення інформації, міра повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, межові дати документів у справі, кількість аркушів у справі.

Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Обов'язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування із зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що вхо-дять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи становлять основу описової статті для довідників міжнародного характеру.

Архівознавство розглядає описові статті як початкові і умов-но неподільні елементи архівних довідників і систем архівних довідників різних рівнів. Рівень згортання й узагальнення інфор-мації в описовій статті залежить від обсягу групи документів,

що складають одиницю описування: він тим вищий, чим об'ємніший об'єкт описування. Природно, що це визначає тип довідника. Схематично це виглядає так:

Одиниця описування	Тип довідника	Рівень згортання первинної інформації	Назва описової статті
Документ	Каталог	Найнижчий	Запис на ката-ложній картці
Справа	Опис	Значний	Заголовок справи
Група справ	Анотований реєстр описів	Значніший	Описова стаття
Фонд	Путівник по архіву; корот-кий довідник по фондах архіву	Високий, вищий	Анотація фонду
Фонди державного архіву	Довідник по архівах	Найвищий	Анотація фондів одного архіву

Особливості описової статті залежать від того, що є об'єктом або одиницею описування: документ, група документів, справа, фонд. У зв'язку з цим розглядають подоку ментне і групове описування. Якщо одиницею описування є документ або його частина, ведеться подокументне описування; одиницею групо-вого описування можуть бути різні групи документів. Якщо описують справу або фонд - це групове поодиничне описування, оскільки об'єкти описування є відповідно одиницями зберігання та обліку. Архівний опис як зразок групового описання водночас поодинично розкриває склад і зміст фонду. В тематичних путівниках та оглядах архівних документів одиницею опису-вання часто є тематичні комплекси документів, справ, фондів, тому цей підвид групового описування називають предметно-тематичним. У практиці створення довідкового апарату по-ширенішим є не подокументне, а групове описування (справ, колекцій, тематичних груп, фондів).

Структурування архівної інформації за рівнями під час опи-сування одержало назву багаторівневого описування, що пе-редбачає розкриття інформації в описових статтях різного рівня узагальнення та згортання інформації. Описання справи

та фонду є первинним джерелом як для опрацювання інформації на інших рівнях, так і для складання комп'ютерного варіанта описань для довідкового апарату.

В архівній практиці зарубіжних країн діють різні правила архівного описування: місцеві або загальнонаціональні, у вигля-ді інструкцій, рекомендацій, методичних посібників, що форма-лізують інформацію про одиницю описування, виокремлюють найнеобхідніші інформаційні характеристики, за допомогою яких її можна ідентифікувати. Правила оформляють у стандарти, якими послуговуються архівісти однієї країни (національні) або багатьох (міжнародні).

Для полегшення пошуку та обміну архівною інформацією на міжнародному рівні та поєднання описів з різних сховищ у за-гальну інформаційну систему Міжнародна рада архівів організу-вала розроблення важливих документів, зокрема «Правил архівного описування» (1990), «Загального міжнародного стан-дарту архівного описання» (1994-2000), які є теоретичним під-ґрунтям для створення стандартів описання, що, в свою чергу, сприяють уніфікації правил описування, створенню, поряд із традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних. Прийняття єдиних норма-тивів описування сприяє комп'ютеризації архівної справи та комп'ютерному обміну інформацією на національному та міжна-родному рівнях, створює перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.

Таким чином, архівне описування закладає підвалини досту-пу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає вирішувати важливе соціальне завдання суспільства - реалізувати права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворення в описовій статті таких характеристик документа, які сприяли б користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької ро-боти, архівне описування допомагає ідентифікувати документну інформацію та визначати місцезнаходження документів і вико-ристовувати відомості, що містяться в них.

Запитання для самоперевірки

1. Які основні одиниці описування?

2. Що таке описова стаття?

3. Які є види описування?

4. Які правила архівного описування?

5. Що є предметом аналізу під час архівного описування?

6. Які є інформаційні зони описання?

Дата добавления: 2014-12-17