Тема 21. Використання архівної інформації

Завдання для самостійної роботи

Запитання для самоперевірки

1. В чому полягає сутність науково-дослідної роботи дер-
жавних архівів?

2. Які основні напрями та форми науково-дослідної роботи?

3. В чому полягає різниця між теоретичними та приклад-
ними дослідженнями?

4. Який зміст організації наукових досліджень?

5. Яке призначення довідково-інформаційного фонду?

6. Які функції науково-дорадчих органів державних архів-
них установ?

1. Охарактеризувати систему науково-технічної інформації
в галузі архівної справи в Україні.

2. Визначити основні напрями методичної роботи регіо-
нальних науково-методичних центрів у галузі архівної
справи.

4. Скласти список архівних методичних посібників.

Література: 7, 18, 32, 36, 37.

1. Потреби в архівній інформації та групи її споживачів.

2. Основні напрями і форми використання архівної інфор-
мації.

3. Архівна евристика. Архівний маркетинг.

Ключові слова: ініціативне інформування, запити грома-дян, експозиція, архівна евристика, бар'єри неінформованості, архівний маркетинг.

До основних напрямів діяльності державних архівів нале-жить створення умов для всебічного використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду. Прийняття Верховною Радою Законів України «Про інформа-цію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про державну таємницю», «Про охорону авторських і суміж-них прав», «Про Національну програму інформатизації», Кон-ституції України створило підґрунтя для нових інформаційних відносин, у тому числі в галузі архівної справи. Було ліквідова-но обмеження, встановлені з політичних та ідеологічних мірку-вань, створено можливості вільного доступу громадян до ретро-спективної інформації, яку зберігають державні архіви.

Першим проявом демократизації архівної справи в Україні, наближення її до світових стандартів доступу та використання інформаційних ресурсів стало масове розсекречування архівних документів. Протягом 1989-1995 років було розсекречено понад 10 тис. фондів (близько 1 млн справ) усіх центральних та облас-них державних архівів. Серед них документи державних і партійних органів влади, фонди періоду української революції 1917-1921 років, нацистської окупації 1941-1944 років, уряду-вання інших держав (Австро-Угорщини, Чехо-Словаччини, Польщі, Росії, Румунії) на українській території. Для дослідників відкрилися фонди об'єднань та партій української еміграції, ка-рально-репресивних органів царської Росії, СРСР. Уперше дос-тупними стали архівні документи про найдраматичніші періоди історії України: колективізації, голодоморів 1932-1933, 1947 років, депортацій, масових репресій 1930-1940 років, особові фонди видатних діячів України - жертв тоталітарного режиму.

Крім того, збільшилась кількість звернень громадян до архі-вів. У зв'язку з реабілітацією незаконно засуджених громадян, вдосконалення соціального захисту учасників Другої світової війни та бойових дій, компенсацій примусово вивезеним на ро-боти до Німеччини, депортованим народам та окремим грома-дянам протягом 1991-2001 років було надано понад 2,5 млн довідок. Кількість дослідників, які працюють у читальних за-лах архівів, протягом 1990-х років перевищила 136 тис. осіб.

На початку XXI ст. змінилася проблематика використання Національного архівного фонду, що виявилось у дослідженні раніше заборонених або «неперспективних», «неактуальних» тем. Зріс інтерес до документів і фондів банків, приватних

підприємств, страхових компаній, нотаріатів, приватних повірених, що діяли до 1917-1920 років. Поряд із розширенням тематики звернень значних змін зазнала «географія» запитів. Так, залучення архівної інформації вимагали міждержавні уго-ди з Молдовою, Росією, Румунією, особливо з питань деліміта-ції - визначення положення та напряму державного кордону.

Підвищення інтересу до архівної інформації ініціювали й самі архіви, оприлюднюючи раніше закриті відомості на до-кументальних виставках, радіо і телебаченні, газетних шпаль-тах, у мережі Інтернет. Активніше включення до процесу по-ширення ретроспективної документної інформації стимулював XIV Міжнародний конгрес архівів у Севільї (2000), який конс-татував необхідність надання рівних прав і можливостей у ко-ристуванні документальною спадщиною всім громадянам.

Усе це вимагало від архівістів пильної уваги до потреб вико-ристання архівної інформації як працівниками архівів, так і науковцями, зацікавленими особами та пересічними грома-дянами, а також пошуків ініціативних форм використання до-кументної інформації, наполегливості у доведенні до спожи-вачів відомостей про потрібні їм архівні документи.

У процесі забезпечення суспільства ретроспективною доку-ментною інформацією виокремлюють три етапи. Сутність пер-шого - організації користування документами - полягає в тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, на-дають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами - їх перегляд, читання, прослуховування. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес одержання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. В такому випадку використання Національного архівного фон-ду переходить у третій етап - власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує одержану з архівних документів інформацію.

Для правильної організації цього процесу працівники архівів повинні постійно вивчати потреби в архівній інформації та орієнтуватися в її джерелах, що поділяються на три групи:

- документи про характер потреб в архівній інформації:
матеріали архівного обліку та статистики, різні запити;

- нормативні документи: закони України, укази Президента,
постанови Верховної Ради, акти Уряду, міждержавні угоди,
інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне
залучення архівної інформації;

- історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дис-
кусій і «круглих столів», що визначають невивчені пробле-

ми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вищих навчальних закладів тощо. Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поді-ляє на очевидні та приховані. Очевидні потреби - це чітко усві-домлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на опра-цювання конкретної архівної інформації. Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з певною інформацією. Перетворення прихованих потреб на очевидні відбувається в процесі виявлення загальних відомос-тей про склад і зміст архівних фондів, зокрема вивчення архівних довідників, аналізу інформації web-сайтів архівних установ, документальних експозицій, радіо- і телепередач, екс-курсій до архівів. Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за предметно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють потреби за такими додатковими ознаками:

- хронологічною (історичною), що характеризує потребу
в інформації певного історичного періоду, яка міститься
у документах відповідної історичної епохи;

- географічною, що відображає потребу в інформації про
певний регіон та в документах конкретних адміністратив-
но-територіальних одиниць;

- ієрархічною, пов'язаною з потребою в інформації різних
рівнів місцевих, регіональних та центральних органів,
структур, угруповань;

- галузевою, що окреслює потребу в інформації, яка нале-
жить до певних галузей державної, господарської, куль-
турної, громадської діяльності;

- адресною, що визначає потребу в інформації, яка характе-
ризує діяльність певного фондоутворювача (чи кількох
фондоутворювачів, якщо йдеться про об'єднаний або ро-
динно-фамільний фонд);

- матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка
міститься в документах залежно від способу закріплення
в них інформації.

Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме дер-жавні архіви, фонди, колекції, окремі документи користують-ся найбільшим попитом у споживачів, спрогнозувати викорис-тання документної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб в архівній інформації, вдоскона-лити користування документами Національного архівного фонду та довідковий апарат до них.

У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виокремлюють кілька напрямів використання архівної інформації.

У сфері управління ретроспективна документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи в минулому. Архівну інформацію використовують для розв'я-зання проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналізу динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реор-ганізації органів влади та управління, їх структури і функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, вико-ристовують у найхарактернішій для сфери управління формі: при складанні планів, доповідей, довідок, різних розрахунків.

У сфері економіки використання архівної інформації має пе-реважно прикладне значення: її застосовують під час рекон-струкції діючих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних ко-палин, прокладання шляхів сполучення, у будівництві, архітек-турі та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи - проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію насамперед на стадії про-ектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними за-писками і специфікаціями, заяви на винаходи, описання тощо).

У політичному житті ретроспективна інформація харак-теризує взаємини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, громадськими та політичними об'єднаннями, партіями. Такі відомості активно використову-ються в міжнародних відносинах та внутрішній політиці дер-жави. У цьому випадку інформація стає підґрунтям для книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо-і телепередач, документальних фільмів, документів диплома-тичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви).

У науковій діяльності ретроспективна документна інфор-мація використовується для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі продукують збірники документів, наукові монографії, дисертації, науково-популярні брошури, статті у наукових і популярних періодичних виданнях.

У культурно-духовному житті за допомогою ретроспективної інформації забезпечується популяризація знань у різних галузях освіти, культури і мистецтва, особливо у зв'язку з вивченням

історичних подій, біографій громадських, державних та інших діячів, історії установ освіти, науки і культури тощо. Інформація відтворюється споживачами у формі книг, статей, експозицій музеїв, документальних фільмів, теле- і радіопередач, творів літератури і мистецтва, проектів реставрації у галузі архітектури і прикладного мистецтва тощо.

У соціально-правовому напрямі інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси грома-дян: її використовують для підтвердження юридичних, майно-вих та спадкових прав, для встановлення пільг, нарахування пенсій, підтвердження факту переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається з різними листами, заявами, скаргами, запитами до держав-них установ, судових і правоохоронних органів.

Найпоширенішими формами використання документної інформації архівів є ініціативне інформування; виконання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запитів гро-мадян; експозиційна робота архіву; використання через засо-би масової інформації; користування документами в читаль-ному залі; публікування документів.

Ефективним засобом розкриття інформаційного потенціалу Національного архівного фонду є ініціативне інформування, за допомогою якого формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Особливість ініціативного інформування полягає у ви-переджальному задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, установ, організацій, окремих громадян. Для цього в архіві готують спеціальні інформаційні докумен-ти: інформаційні листи, довідки-орієнтувальники, тематичні інформаційні переліки, списки-довідники.

Інформаційний лист і довідка-орієнтувальник є офіційним зверненням архіву до будь-якого адресата (органу влади, наукової або проектної інституції, банку, страхової компанії) з коротким повідомленням про архівні документи, що можуть викликати його інтерес.

Тематичний перелік містить конкретні переліки заголовків справ, окремих документів з певної теми із зазначенням дат і пошукових даних. Він складається переважно на прохання зацікавлених споживачів, які вже отримали інформаційний лист архіву. Усталена форма тематичного переліку передбачає назву, короткий вступ з визначенням актуальності теми, спи-сок фондів, на підставі відомостей яких складено перелік, та

фондів, які містять додаткову інформацію, а також характерис-тику документів. При цьому вказуються їх дати, вид, автор, кореспондент, зміст (докладніше, ніж в опису), пошукові дані.

Специфічною формою ініціативного інформування є спи-сок-довідник, який містить відомості лише про корисні копа-лини (історію віднайдення та експлуатації) і надсилається гео-логічним організаціям для допомоги у вирішенні практичних питань розроблення покладів.

Формами ініціативного інформування вважають також рекла-ми, буклети, плакати, документальні фільми, фотоальбоми, що мають рекламно-довідкове значення і наближають інформацію Національного архівного фонду до потенційного користувача.

Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є вико-нання соціально-правових, генеалогічних і тематичних запи-тів громадян через надання архівних копій та довідок про тру-довий стаж, заробітну плату, освіту, перебування в армії, участь у бойових діях, нагородження, переслідування тоталітарним режимом, громадянський стан, майнові права, державну і громадську діяльність. Для одержання такої інфор-мації здійснюється широкий архівний пошук за багатьма фон-дами державних, адміністративних, освітніх та інших установ. Виконують соціально-правові запити в архівах, як правило, спеціальні довідкові підрозділи (довідковий стіл, група довідок), що приймають заяви від громадян, реєструють їх, на-дають необхідні консультації відвідувачам і видають архівні довідки. Для ефективного функціонування довідкового підрозділу необхідне забезпечення його загальною та спеціаль-ною довідковою літературою, спеціальними картотеками (пе-рейменувань установ і організацій, нагород, з особового складу). Основна робота працівників довідкового підрозділу полягає у точному визначенні архівних фондів з потрібними відомостя-ми, опрацюванні описів, довідкових картотек і поаркушного перегляду справ. Результати пошуку подають у вигляді архівної довідки - інформаційного документа, який має юри-дичну силу і містить повідомлення про наявність у фондах архіву відомостей, що відповідають змісту запиту, із посилан-ням на пошукові дані документів; архівної копії - письмового відтворення всього тексту документа, офіційно завіреного архівом; архівного витягу - дослівного відтворення частини тексту документа, що торкається певного питання, факту, осо-би, й офіційно завіреного архівом. Цей вид роботи архівних ус-танов має надзвичайно важливе значення, оскільки безпосе-редньо пов'язаний з виплатою пенсій, компенсацій, наданням пільг та іншими формами соціального захисту громадян.

До форм використання архівної інформації належить і виконання генеалогічних запитів, на виконання яких архівні установи колишнього СРСР отримали дозвіл лише 1989 року. Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки у ланцюгу по-колінь, необхідні для складання родовідного дерева. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Як правило, до довідки додаються ксерокопії мет-ричних та інших документів, що цікавлять заявника. Потреба користувача знайти предків на глибину 3-7 поколінь чи побу-дувати генеалогічне дерево є надзвичайно складною науковою роботою, якою архіви практично не займаються⁷⁵. Для наве-дення такої довідки необхідні точні біографічні дані, назви ус-танов та організацій. Чіткість відомостей забезпечує правиль-ний пошук необхідної інформації і значно скорочує терміни виконання запиту. Значна частина негативних відповідей спричинена непоправними втратами Національного архівного фонду в період світових воєн XX ст., а також невирішеністю проблеми комплектування документами, що містять інфор-мацію особового характеру. Ситуацію ускладнює неповнота архівних фондів, прийнятих на державне зберігання, у частині інформації з особового складу установ, організацій і під-приємств, розпорошеність архівних документів про грома-дянський стан між державними архівами і архівами відділів РАГС (реєстрації актів громадянського стану), які зберігають їх протягом 75 років.

Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв. Вони потребують виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, пред-метно-тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Для складання довідки результати виявлення архівних доку-ментів фіксують на картках, які потім систематизують за хро-нологією. Відповіді на тематичний запит викладають у формі архівної довідки, архівного витягу, архівної копії, а також інформаційного листа, тематичного переліку.

Активною формою популяризації архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних ви-ставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів наочно ознайомитися з унікальними документами Національ-ного архівного фонду України. Для експонування відбирають

⁷⁵ Генеалогічні дослідження в Україні здійснює Український центр генеалогічних досліджень.

найцінніші та найцікавіші документи (писані, друковані, ілюстративні, фотографії, карти), які потім подають у зручній для сприймання пересічним глядачам формі.

Тематику виставок, як правило, пов'язують з громадсько-полі-тичним життям країни, присвячують історичним датам, ювілеям видатних державних, громадських діячів, іншим подіям, які ці-кавлять громадськість. Залежно від терміну проведення виставки поділяються на постійні (наприклад, з історії державотворення, архівної установи), експонати на яких періодично замінюються, і тимчасові, що діють від кількох днів до кількох місяців. Від-повідно до місця розташування виставки бувають стаціонарними і пересувними. Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщен-нях, обладнаних стендами, вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні розміщуються на пересувних стендах, щитах і експону-ють у зручних для цього місцях (палаци культури, кінотеатри, фойє установ, парки тощо). Успіх виставки залежить, як прави-ло, від використання всіх можливих експонатів, а не лише архівних документів, вдалого художнього оформлення, викорис-тання специфічних засобів (монтаж, колаж, освітлення).

Важливого значення набуває тиражування виставок (виго-товлення фотокомплектів, наборів ксерокопій), експонування їх за кордоном в українських дипломатичних і культурниць-ких установах. Це вимагає дбайливого ставлення до відбиран-ня документів, особливо до якості їх відтворення, видовищ-ності, перекладу на інші мови. Виставки значно розширюють кількість споживачів архівної інформації, особливо тоді, коли на їх базі проводяться наукові та культурницькі заходи. Новим видом експозиційної роботи є виставки на комерційній основі. Вони можуть готуватися на замовлення комерційних і підприємницьких структур, супроводжуватись отриманням плати за вхід, наданням різних платних послуг, зокрема про-дажем фото- та ксерокопій документів. За умови чіткої організації виставок, надання якісних послуг та широкої рек-лами такі експозиції дозволяють архівам активніше і різно-манітніше популяризувати документи архіву.

Документи Національного архівного фонду широко викорис-товуються через засоби масової інформації, зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретрос-пективної документної інформації про склад і зміст Національ-ного архівного фонду загалом, групи архівів, окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає. Для преси готуються добірки документів, документальні нариси, короткі інформації, статті або ж цілі газетні шпальти. У добірках документів відтворюють повністю або фрагментарно кілька

документів однієї тематики, під одним заголовком у предметно-му чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документів супроводжують пояснювальним текстом, що містить їх характе-ристику, описання історичної ситуації, часу створення тощо. До-кументальний нарис відтворює на підставі архівних документів конкретні історичні події чи діяльність історичних постатей. Те-матична шпальта є газетною сторінкою, що висвітлює певну тему (історичну подію, особу, окреме підприємство) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективність дося-гається при використанні різних видів документів: текстових, графічних, фото, карт, таблиць тощо. Позитивно впливає і періо-дичність архівних публікацій та їх тематичний зв'язок.

Архівні установи організовують також використання до-кументної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід, бесід-інтерв'ю, репортажів, прес-конфе-ренцій. Передачі можуть бути об'єднані у цикли, постійні рубрики. Велике значення мають творчі контакти з радіо і те-лестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі. За масовістю аудиторії ця форма викорис-тання архівної інформації має надзвичайне значення.

Традиційною формою використання Національного архів-ного фонду є користування документами у читальному залі, що діє при всіх державних архівах: центральних і галузевих, обласних, міських, багатьох архівах установ та організацій.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», до роботи з документами Національного архівного фонду допускаються громадяни України та іноземці на підставі особистої заяви і документа, що посвідчує особу. Дослідникам, які працюють у читальному залі, надається весь необхідний довідковий апарат: описи, каталоги, а також друко-вані видання (путівники, довідники, покажчики, огляди, збірники документів) у рамках тем, заявлених для дослідження.

До найефективніших засобів поширення архівної інфор-мації належить публікування документів, що здійснюється шляхом поєднання праці істориків, археографів, архівістів. Публікації документів стимулюють історичні дослідження. Прикладом такого впливу є 28 томів «Пам'ятки італійської історії» (1723-1738); велика колекція німецьких середньовіч-них джерел (близько 120 томів) «МопшпеігЬа Оегтапіае 111810-rika», започаткована 1826 року; 251 том «Серії сувоїв», вида-ний архівістами Державного архіву Великобританії протягом 1858-1911 років. В Україні вперше документи і літературні пам'ятки Правобережної і Західної України ХІV-ХVІІІ ст. почала публікувати Київська археографічна комісія (тимчасова

комісія для розгляду давніх актів). Починаючи з 1845 року вона видавала «Пам'ятки», протягом 1859-1914 років вийшло 35 томів праці «Архив Юго-Западной России». Археографічна комісія Наукового товариства ім. Т. Шевченка у Львові з кінця XIX ст. видавала започатковану М. Грушевським серію «Джерела з історії України-Руси». Першими суто архівними збірниками документів в Україні стали «Повстання декаб-ристів» та «Відозви до шевченківських роковин», опубліковані 1925 року. Загалом до 2002 року українськими архівістами під-готовлено 460 збірників документів і документальних видань.

Публікування архівних документів здійснюється в різних фор-мах і має кілька типів. Корпусне видання - публікація всіх доку-ментів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тема-тики з різних архівних сховищ. Серійні публікації передбачають подання якомога повнішого комплексу документів за однією те-мою на підставі однакових підходів і вимог, для чого залучають друковані джерела (листівки, газети, брошури). Поширеною фор-мою видання архівних документів є формалізоване викладення змісту архівних документів із збереженням особливостей мови і структури - регести. Як правило, таку форму застосовують для друкування великої кількості однотипних документів.

Типи документально-археографічних видань визначаються їх цільовим призначенням. Розрізняють науково-академічні публікації, що уможливлюють усебічне наукове дослідження (історичне, філологічне, текстологічне, палеографічне тощо) і подають текст у якомога більшій відповідності до оригіналу; науково-критичні, які не мають на меті повне відтворення оригіналу, а більше уваги звертають на історію джерела, на-явність різних його редакцій; видання популярного типу, що подають тільки найцікавіші та яскраві документи обраної тематики, відтворені за сучасним правописом і синтаксисом.

Особливою формою публікування джерел є видання окремої пам'ятки, тобто документа або групи документів, близьких за змістом: «Правда Русская», «Литовський статут», «Літопис гадяцького полковника Гр. Граб'янки», «Опис Київського намісництва XVIII ст.».

Крім звичайної текстової форми відтворення документа, використовують і публікації джерел у вигляді мікрофільмів і мікрофіш. Вигідність мікрофільмової публікації зумовлена її порівняно низькою вартістю, можливістю отримання точних копій з оригіналів документів, відсутністю потреби в їх архео-графічному опрацюванні.

Підготовка архівних документів до друку проводиться згідно з чинними правилами. В Україні такі нормативні

документи розробляють Інститут української археографії та джерелознавства ім. М. Грушевського Національної академії наук України та Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства.

Користування документами з плівковими, магнітними, а в ок-ремих випадках і з паперовими носіями, вимагає застосування спеціальних технічних засобів: кіно-, фото-, відео- і звуковідтво-рюючої апаратури, проекторів, кіномонтажних столів, читаль-них апаратів, комп'ютерів різних марок і типів. Оскільки дале-ко не всі архіви мають таке обладнання, можливе використання власних технічних засобів архіву, технічних засобів користу-вачів, або тих і тих на правах оренди. Все це враховується при складанні угоди про користування такими документами.

Найважливіше значення для ефективного виявлення архів-них документів та організації використання ретроспективних відомостей має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності форму-вання документів фондоутворювачем, історія самих фондоутво-рювачів та системи державних і громадських установ; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та ін.

Як спеціальна історична дисципліна про шляхи та засоби пошуку архівної інформації архівна евристика своїм головним завданням визначає пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористовуваної або маловикористовуваної інформації, за-лучення її до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підвищення ефективності використання Національного архівного фонду. Архівний пошук має супроводжуватися дже-релознавчим аналізом виявлених документів, який, одночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства, дозволяє повніше задовольнити духовні і наукові потреби як споживачів документної інформації, так і самих архівістів.

У дослідженнях з архівної евристики виокремлюють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша з цих особли-востей є ще відносно малодослідженим творчим процесом, який має індивідуальний, специфічний характер і залежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідника, вчено-го, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у ви-значенні та поясненні зв'язків між явищами (затребуваною ретроспективною інформацією; архівними документами, в яких вона міститься; окремими фактами як складовими цієї

інформації). Іншою особливістю є технічний процес пошуку архівної інформації, що полягає в методичній підготовці, вив-ченні бібліографії, збиранні різної інформації, зокрема роботі з архівними документами. При цьому провідну роль відіграє пошук архівних документів.

Так званий перехресний пошук дозволяє повніше викорис-товувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників - однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Перехресний пошук включає одночасний пошук за генетичною (що спирається на пофондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду: описів, оглядів, різних покажчиків) та логічною горизонталлю, що спирається на систему міжфондових архівних довідників (каталогів, тематичних оглядів, автоматизованих пошукових систем) і дозволяє знаходити документи, що безпосередньо стосуються досліджуваної проблеми.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з подоланням різних труднощів, до яких належать бар'єри не-інформованості, зокрема матеріальний, мовний та ін. Бар'єр неінформованості виникає не тільки внаслідок відсутності в даний момент у користувача інформації про архівні докумен-ти як результат відносної недоступності архівних довідників (обмежений наклад, відсутність реклами) чи недостатньої ін-формаційної культури користувача, а й через брак інформації про архівні документи, обмеження технічного характеру або як наслідок штучних ідеологічних обмежень минулих років.

Матеріальний бар'єр є серйозною перепоною для архівних розвідок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими державними архівами або загальноукраїнської бази даних за-важає користувачеві оперативно одержувати інформацію за своєю пошуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, значних втрат часу або, навпаки, до неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Мовний бар'єр характерний для архівів західного та півден-ного регіонів України, які зберігають документи, складені лати-ною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврей-ською мовами. Для користувача це створює додаткові труднощі, вимагаючи володіння цими мовами. Певним бар'єром є також наявність галузевих архівних установ, які здійснюють довго-тривале зберігання специфічних архівних документів. Фактич-но дослідник ще не має жодних довідників про зміст цих доку-ментів і не має відомостей про те, яка архівна інформація може там міститися.

Ефективність використання Національного архівного фонду має не лише внутріархівне значення, а й винятково важлива в умовах інформатизації суспільства, оскільки відоб-ражає рівень сприймання ретроспективної документної інформації споживачами, результативність використання інформації в галузях політики, господарства, культури, науки, в яких вони функціонують. Ефективність організації вико-ристання відображає результативність діяльності архівної установи з надання суспільству архівної інформації. Отже, ви-сока ефективність організації використання - це максимальне задоволення архівістами всіх вимог суспільства у ретроспек-тивній документній інформації за оптимального використан-ня інформаційних ресурсів. Під вимогами суспільства розуміють не тільки ті потреби, що знайшли своє втілення в реальному попиті, а й потенційні інформаційні потреби, виявлені архівною установою на перспективу. До показників ефективності належать:

- співвідношення кількості виданих для використання
справ і загальної кількості справ, які зберігаються в архіві, або
кількісний показник включення інформаційних ресурсів
архіву до процесу активного використання;

- співвідношення кількості справ, якими активно користу-
валися (з яких користувачі зробили витяги, зняли копії), та за-
гальної кількості виданих справ;

- результативність інформаційних заходів архіву, яку ви-
значають шляхом зіставлення тематики ініціативної інфор-
мації архіву і тематики звернень до архіву.

Ефективне використання Національного архівного фонду досягається шляхом інтеграції усіх головних ділянок роботи архіву: експертизи цінності документів Національного архівно-го фонду, комплектування ними архівних установ, забезпечен-ня збереженості документів, їх обліку та створення досконало-го довідкового апарату. У цьому контексті всю роботу архівних установ спрямовано на всебічне розкриття й оптимізацію інформаційного потенціалу Національного архівного фонду, за-безпечення правових, економічних, фінансових, організацій-них, технічних, наукових умов організації користування архів-ними документами й архівною інформацією.

Функціонування Національного архівного фонду як інфор-маційної системи вимагає комплексного розв'язання багатьох проблем, зокрема всебічного правового регулювання суспіль-них відносин, що виникають у зв'язку з архівними документа-ми та архівною інформацією. Правового захисту вимагає інформація, що створюється під час функціонування архівних

автоматизованих систем, процедури інформаційного забезпе-чення споживачів і їх прав. Важливим комплексним завдан-ням є підготовка масиву архівних документів Національного архівного фонду та документної інформації, що міститься в них, до активного використання суспільством. Це пов'язане з усуненням необгрунтованих обмежень стосовно користуван-ня документами, інтенсифікацією роботи із створення страхо-вого фонду та фонду користування, забезпеченням необхідних реставраційних робіт, удосконаленням режимів зберігання документів і сучасним технічним забезпеченням роботи як архівів, так і користувачів.

Ефективність використання архівної інформації має і ма-теріально-грошовий вимір. Збільшення спектра платних пос-луг у цій галузі та зростання вартості інформації наприкінці 1990-х років зумовили необхідність в архівному маркетингу, здійснення якого спеціальною соціологічно-консалтинговою службою має на меті забезпечення зв'язків архівних установ та споживачів архівної інформації, створення ринку архівних послуг і визначення вартості інформаційної роботи. Соціо-логічну частину архівного маркетингу становить вивчення і певною мірою формування кола реальних і потенційних спо-живачів ретроспективної документної інформації, досліджен-ня мотивів звернення споживачів і збільшення їх кількості; стимулювання попиту на архівну інформацію і накопичення відомостей про споживачів, їх цілі та характер зацікавленості; дослідження їх потреб, що задовольняються наданням архівної інформації, рекламування інформаційних послуг архівів і вивченням наслідків їх надання; вироблення перспек-тивних рекомендацій з тематики і форм організації викорис-тання архівної інформації. Консалтингово-фінансовий бік цієї справи полягає у визначенні конкретних цін на інфор-маційні послуги, відстежуванні ефективності форм надання архівної інформації, відповідності встановлених цін на послу-ги архівних установ реальному попиту на них і стимулювання цього попиту.

Доцільність створення такої служби при центральному ор-ганові управління архівною справою в Україні на початку XXI ст. стала потребою часу, зумовленою необхідністю розроб-лення рекомендацій, організації заходів з підвищення інфор-маційної культури потенційних споживачів ретроспективної документної інформації та архівістів, вироблення критеріїв оцінювання архівних послуг з метою створення в архівах умов для вироблення вторинної інформації, безпосереднього надан-ня інформаційних послуг.

Під час визначення вартості архівної інформації слід врахо-вувати загальновизнаний архівною громадськістю світу і вне-сений до основних рекомендаційних документів міжнародних організацій принцип безкоштовного користування архівами. Безкоштовно виконуються запити українських та іноземних громадян про стаж роботи, нагородження, життя, навчання, участь у війнах та військових конфліктах, репресії і депор-тації. Відповіді на ці запити потрібні для соціального захисту громадян відповідно до законодавства України. Так само без-коштовно виконуються запити органів влади, судових і слід-чих органів, державних установ і консультування дослідника в читальному залі. Оплату передбачено лише за додаткові пос-луги - копіювання документів технічними засобами, перек-лад, розшифрування текстів, їх завірення, консультування із складних проблем. На платній основі надаються генеалогічні довідки приватним особам.

Таким чином, організація використання архівної інфор-мації є інтеграційним фактором усіх інших напрямів роботи архівних установ, зближуючи архіви усіх типів і рівнів, підви-щуючи їх роль в усіх сферах суспільного життя.

Дата добавления: 2014-12-17