Докоммуникативный этап

Как же правильно готовиться к деловой беседе и проводить ее?

Деловая беседа включает в себя несколько этапов: подготовительный этап, начало беседы, обсуждение проблемы (ознакомление с проблемой и ее изложение; уточнение фактов, влияющих на выбор решения), принятие решения (выбор решения; принятие решения и доведение его до собеседника), завершение беседы.

Рассмотрим каждый из этапов более подробно.

Этапы подготовки и проведения деловой беседы:

Докоммуникативный	Коммуникативный	Посткоммуникативный
1.Планирование, оценка собеседников и обстановки	1.Установление контакта	Анализ и письменная запись основных положений беседы
2.Сбор материала	2.Изложение и обоснование позиции
3.Анализ и редактирование материала, подготовка тезисов	3.Выяснение позиции собеседника
	4.Совместный анализ проблемы
	5.Принятие решений

Каждый из данных этапов рассмотрим отдельно.

(подготовка к предстоящей деловой беседе)

Подготовка к беседе предполагает, прежде всего, доскональное изучение вопроса. Нужно подготовить базу для ведения разговора, продумать ответы на следующие вопросы:

- В чем суть вашего предложения?

- Почему вы обращаетесь с данным предложением к этому лицу?

- Как связано ваше предложение с другими сторонами деятельности фирмы?

- Какие выгоды получит партнер от принятия вашего предложения?

- Каковы минусы этого предложения для партнера?

- Почему все же вы настаиваете на принятии своего предложения?

- В каком положении окажется фирма или партнер в случае, если по каким-то причинам реализация вашего предложения будет прервана? Что конкретно тогда нужно будет сделать?

Нельзя забывать, что вашим собеседником могут руководить не только интересы дела, но и личные. Успех во многом зависит от того, как подать предложение, а выбор формы подачи определяется особенностями тех, к кому оно обращено. Поэтому на следующем этапе подготовительной работы важно составить план, программу действий, разработать стратегию достижения целей, тактики ведения беседы и собрать все необходимые данные о потенциальном собеседнике.

Разработка стратегии ведения делового разговора предполагает определение главной цели разговора. Исходя из цели разговора, следует определить, чего именно вы хотите добиться в результате беседы. Необходимо заранее предусмотреть, какой исход беседы вас устроит, какой - не устроит, какой вариант вы посчитаете приемлемым для обеих сторон.

План беседы необходимо обязательно написать заранее, отработать наиболее важные формулировки.

При составлении плана беседы целесообразно продумать следующие вопросы:

1. Повод, целесообразность деловой беседы, ее тема и основная цель.

2. Конкретные задачи, относящиеся к предмету обсуждения.

3. Профессиональный уровень и психологические особенности будущих участников общения.

4. Что нужно предпринять, чтобы добиться цели (подготовка вопросов партнеру, определение речевых тактик, полемических приемов, уловок, доводов, трансактов, приемов привлечения внимания, речевых приемов, используемых в начале и конце беседы, методов изложения материала, которые наиболее эффективно использовать на каждом из этапов деловой беседы).

5. С какими аргументами, возражениями, противоположными интересами придется, возможно, столкнуться.

6. Как одолеть противостояние (подготовить ответы на вопросы партнера). Зная особенности характера партнера и специфику его работы, можно предположить, какие уточняющие вопросы он задаст и подготовить не только исчерпывающие ответы, но и определить конкретные речевые приемы, с помощью которых можно нейтрализировать возражения оппонента, склонить его мнение на свою сторону.

7. Какие преимущества /негативные моменты/ это принесет.

8. Различные варианты решения проблемы в зависимости от ожидаемой реакции собеседника.

Информацию о партнере можно получить от секретаря или сотрудника вашего будущего собеседника, если удастся познакомиться с ними и «разговорить» их. Наиболее оптимальный вариант – поговорить о вашем потенциальном партнере (вашем будущем собеседнике) с человеком, который ранее с ним сотрудничал, поскольку он является независимым источником информации, наиболее нейтральным лицом в данной ситуации, предоставит наиболее объективные и полные сведения. Следует выяснить следующее:

1. Компетентность партнера.

2. Что представляет собой фирма или организация, в которой работает партнер, какие в ней взаимоотношения.

3. Кто из ваших знакомых имел дело с этой фирмой или с этим человеком. Каковы их впечатления.

4. Чего опасаются в фирме, на что надеется партнер.

5. Предполагаемую позицию вашего будущего собеседника по данному вопросу. Знание ее позволяет тем или иным образом строить аргументацию. Например, если известно, что партнер против, нужно включить доводы, которые могли бы поколебать его позицию.

6. Особенности характера партнера, манера ведения разговора.

7. Жизненные установки и принципы партнера.

8. Потребности партнера. Знание стремлений и желаний партнера помогает оценить, насколько его может заинтересовать ваше предложение, и представить последнее в выгодном свете.

9. Возраст, семейное положение партнера, его увлечения, взгляды, образование и т.п.

Решение организационных вопросов предполагает:

- анализ условий, обстановки, определение времени проведения деловой беседы;

- подготовку необходимых материалов и документов;

- запись на прием.

Сбор, подготовка материалов и документов - трудоемкое дело, но это важнейшая стадия работы по подготовке будущего контакта. Целесообразно сразу же дополнить собранные материалы собственными примечаниями, затем систематизировать информацию и написать тезисы. Материалы и документы необходимы для введения собеседника в курс дела, успешной аргументации, придания веса вашим словам.

Следует заранее подготовить также заявление или договор. При благоприятном исходе разговора можно будет сразу предложить партнеру подписать документ.

Дата добавления: 2014-11-29