Вступительная часть деловой беседы

Коммуникативный этап

(проведение деловой беседы)

Прежде всего надо договориться о встрече, позаботиться о соответствующем внешнем виде.

Разговор по телефону накануне встречи.

Возможны два варианта:

1) позвонить по телефону сразу;

2) сначала послать письмо или факс, а по телефону позвонить потом, когда потенциальный собеседник познакомится с информацией.

Во втором случае не исключено, что информация заинтересует партнера настолько, что он позвонит вам сам, а это позволит чувствовать вас хозяином положения.

В первом же случае, если необходим именно телефонный разговор, нужно позвонить в то время, когда есть вероятность застать нужного человека. К телефонному разговору следует тщательно готовиться. Прежде всего следует определить:

1. Фамилию, имя, отчество человека, с которым необходимо поговорить.

2. Наиболее удобное для звонков время.

3. Цель звонка.

4. О чем конкретно вы хотите договориться.

Если прошло несколько дней после предварительной договоренности по телефону, накануне встречи рекомендуется уточнить, не изменилось ли что-нибудь за это время. Прийти на встречу нужно не менее чем за 15 минут, чтобы успеть привести себя в порядок, узнать у секретаря о настроении партнера и подготовиться к разговору.

Входить в кабинет следует после осведомления «Можно?» Поздоровайтесь, когда подойдете поближе к хозяину кабинета.

Приветливая улыбка, прямой взгляд в большинстве случаев способствуют мгновенному установлению контакта. Не спешите садиться и начинать разговор. Поймайте ответный взгляд.

Если произошло вынужденное опоздание, следует извиниться и приступить к делу.

Хозяин кабинета, как правило, кивком или жестом указывает, куда сесть, если есть выбор. Лучше расположиться не напротив, а под углом к собеседнику. Это исключает конфронтацию и дает возможность жестикулировать, менять позу и т.п.

Успех деловой беседы зависит от вашего умения устанавливать отношения и убеждать, исходя из интересов и потребностей партнера. Вы учитывали их, готовясь к встрече. И теперь многое будет зависеть от того, сумеете ли вы установить контакт с собеседником, умело использовать подготовленные аргументы.

Собеседнику необходимо переключиться от дел, которыми он был занят, на разговор с вами, важно создать благоприятную атмосферу разговора. Для этого необходима вступительная часть деловой беседы, задачами которой являются:

1) привлечение внимания к себе;

2) установление контакта с собеседником;

3) пробуждение интереса к теме разговора.

Беседу приходится вести с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.

Важно быстро оценить психологическое состояние партнера, его реакцию на ваше появление, расположенность к общению с вами, готовность к немедленному началу разговора, выбрать соответствующий тон беседы.Поэтому можно предложить следующие варианты:

1. Если собеседник заговорит о своих проблемах и заботах, нужно дать ему возможность высказаться, не следует торопиться переходить к своему делу.

2. Если собеседник расположен к беседе, возможен прямой подход – напомнить ему о предмете предстоящего разговора.

3. В противном случае началом разговора может служить прием «снятия напряженности», когда беседа начинается с приятных фраз общего характера, тактичного комплимента (партнеру, интерьеру, организации работы и т.п.).

Установление контакта.

В начале беседы надо установить контакт с собеседником, создать благоприятный для беседы «климат отношений», рабочую атмосферу, привлечь внимание и интерес партнера, создать атмосферу взаимопонимания. При первых словах встречи желательно улыбаться, сказать несколько приятных слов личного характера, пошутить или использовать сравнение для краткого изложения ситуации.

Нужно продумать форму самопрезентации и разработать несколько вариантов установления контакта с партнером (в зависимости от возможной ситуации).

Для установления более тесного контакта с собеседником следует использовать метод снятия напряженности - теплые слова, личные обращения, комплименты, шутки.

От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Установлению контакта с партнером способствует также благоприятное впечатление, которое производит ваш внешний вид, манеры, проявление расположения к собеседнику, уважения к его интересам.

Дата добавления: 2014-11-29