Тема 7

ВИКОРИСТАННЯ ШАБЛОНІВ І МАЙСТРІВ У ПЕРЕКЛАДАЦЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

7.1. Основні відомості про шаблони.

7.2. Використання шаблонів у перекладацькій діяльності.

7.3. Створення електронних форм та шаблонів форми.

7.4. Стандартні шаблони текстового процесора Word.

7.5. Створення документів з використанням шаблонів.

7.6. Створення шаблонів документів.

7.7. Створення документів за допомогою майстрів.

7.1. Основні відомості про шаблони

Досить часто в процесі своєї професійної діяльності перекладач має справу із однотипними документами: листами, факсимільними повідомленнями, контрактами, звітами тощо. Всі ці документи, як правило, містять деякі текстові або графічні елементи – заголовки, реквізити, логотипи, текстові блоки, які повторюються з документа в документ.

Шаблон – це файл, який містить елементи, характерні для документів відповідного типу, наприклад ділового листа, звіту, факсимільного повідомлення тощо. Шаблон може включати текст, малюнки, діаграми, стилі, елементи автотексту, панелі інструментів, коди полів, призначені для користувача команди меню, комбінації клавіш та ін.

У шаблоні можна запам’ятати ті параметри текстового процесора Word, які часто використовуються. При створенні нового документа на основі шаблону весь уміст і засоби шаблону переносяться в цей документ, а сам шаблон залишається в пам’яті комп’ютера без змін.

Всі звичайні документи створюються у текстовому процесорі Word на основі вбудованого стандартного шаблону Normal.dot. Шаблон Normal.dot є глобальним, тобто параметри форматування, стилі, елементи автотексту та інші, збережені в шаблоні Normal.dot, доступні з будь-якого звичайного документа в будь-який час.

У шаблоні можуть зберігатися такі елементи: текст, колонтитули, виноски, малюнки; параметри сторінки; стилі; автотекст; макроси; меню і команди, призначені для користувача; панелі інструментів і кнопки; комбінації клавіш.

Шаблон, призначений певному документа, повинен містити тільки елементи, специфічні для документів цього типу.

Текстовий процесор Word зазвичай зберігає шаблони як файли з розширенням *.dot у папці Application Data\Microsoft\Templates, яка знаходиться в папці, що зберігає параметри робочого оточення для кожного користувача.

Шаблони зберігаються у визначеному місці, щоб вони були легко доступні незалежно від того, в якій папці працює користувач. Вкладки, які з’являються в діалоговому вікні Шаблоны, відповідають папкам, які знаходяться в папці Templates, а елементи цих вкладок відповідають файлам з розширенням *.dot.

Щоб змінити ці установки за умовчуванням:

1). Виберіть команду СервисÞПараметры, що відкриє діалогове вікно Параметры (мал. 7.1).

Мал. 7.1. Діалогове вікно Параметры

2). Відкрийте вкладку Росположение, виділіть елемент Шаблоны пользователя і натисніть кнопку Изменить.

3). З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно вказати нове розташування папки з шаблонами.

Word використовує формат зберігання шаблонів, сумісний з форматами попередніх версій.

7.2. Використання шаблонів у перекладацькій діяльності

Шаблони можна використовувати для спрощення перекладу будь-яких типових документів. Особливо корисні шаблони при перекладі таких документів як: замовлення і взагалі будь-яких стандартних форм на бланках; контрактів і звітів; оголошень і рекламних проспектів; листів і факсимільних повідомлень.

Застосування шаблонів для підготовки контрактів та звітів гарантує, що вони матимуть єдиний формат і вигляд. Форматування може бути наперед задане в шаблоні, а від користувача вимагається тільки заповнювати поля, причому поля значень (дати, часу, номера сторінки тощо) автоматично поновлюються.

Текстовий процесор Word має значну кількість шаблонів для підготовки публікацій, листів, факсів, звітів та інших документів. Ці шаблони можна модифікувати або створювати на їх основі свої.

Шаблони є основним інструментом для створення інтерактивних форм. Текстовий процесор Word дозволяє створювати форми з полями введення, списками, які розкриваються, та прапорцями, що встановлюються в певному стані. Оскільки форми використовуються багато разів, їх доцільно зберігати як шаблони. Користувачі відкривають нову форму і при цьому не потрібно турбуватися про те, що форма буде випадково зіпсована, оскільки початковий шаблон зберігається в пам’яті комп’ютера і залишається незмінним.

7.3. Створення електронних форм та шаблону форми

Форма – це документ із спеціальними зонами, які називаються полями форми, призначеними для введення даних.

За допомогою текстового процесора Word можна створити два види форм: друкарські й електронні.

Друкарські форми роздруковуються і заповнюються на папері. Друкарська форма нічим не відрізняється від звичайного документа Word.

Електронні форми значно зручніші за свої друкарські аналоги, оскільки заповнюються прямо на комп’ютері, і тому ідеально підходять для поширення через електронну пошту або по мережі.

Електронні форми містять поля форми – місця, де розміщуються відомості певної категорії.

Розрізняють такі види полів форми: поля для введення даних; прапорці; поля зі списком для вибору значень.

Електронні форми дозволяють виконувати автоматичну перевірку введених даних, оновлення залежних полів (наприклад, полів міста і області при введенні поштового індексу), різні обчислення (наприклад, автоматичний розрахунок підсумкової суми). Для спрощення заповнення до полів форми звичайно додають підказки.

Багато форм складаються в основному з тексту з включеними в нього полями форми. У інших формах для задавання структури використовуються таблиці, комірки яких чудово підходять для розміщення інформаційних полів і їх міток. Такі можливості таблиць, як вирівнювання тексту, рамки для виділення заповнюваних полів, виділення кольором заголовків та інші спеціальні прийоми, роблять форму привабливішою і легшою у використанні.

Електронні форми дозволяють значно полегшити і прискорити введення даних. Проте наявність додаткових можливостей, які надаються формами, визначає низку особливостей у процесі їх створення.

Будь-яка електронна форма містить два типи елементів:

· текст або графічні об’єкти, які не можуть бути змінені користувачем, який заповнює форму. Ці елементи задаються розробником форми і включають питання, списки можливих відповідей, таблиці з даними тощо. Можна сказати це постійні елементи форми;

· поля форми – незаповнені зони, в які вводить дані особа, яка заповнює форму. Їх можна назвати змінними елементами форми.

Розробка починається з побудови структури форми, тобто із вибору взаємного розташування всіх постійних елементів форми. Потім відбувається вставка полів в ті місця, де при заповненні форми передбачене введення даних.

Щоб запобігти випадковим змінам постійних елементів форми і їх розміщення, електронну форму необхідно захистити (до тих пір, поки документ, який містить поля форми, не захищений, можна редагувати як сам документ, так і ці поля). У захищеному документі можна лише заповнювати поля форми, а сам документ редагувати не можна. При захисті форми можна використовувати пароль, тоді змінювати структуру форми зможе тільки її розробник або інший користувач, який знає пароль.

Шаблон форми нічим не відрізняється від шаблону звичного документа Word, тому для його створення використовується стандартна послідовність дій.

Щоб побудувати і зберегти структуру форми у вигляді шаблону необхідно:

1). У діалоговому вікні Шаблоны вибрати перемикач Шаблон у групі Создать і натиснути кнопку < ОК>;

2). Створити структуру форми;

3). Вибрати команду Файл Þ Сохранить, щоб зберегти шаблон. Увести ім’я шаблону в полі Имя файла і натиснути кнопку < ОК>. Залишити шаблон відкритим, щоб додати поля форми.

Форми створюються за допомогою панелі інструментів Формы (мал. 7.2).

Мал. 7.2. Панель інструментів Формы

Щоб додати поле форми у шаблон за допомогою панелі інструментів Формы необхідно:

1) помістити курсор в те місце, де повинне з’явитися поле форми;

2) натиснути одну з кнопок, поданих у табл. 7.1;

3) повторити кроки 1–2 для вставки інших полів форми у шаблон.

Під час створення полів форми можна застосовувати стандартні засоби форматування символів і абзаців. При цьому результати заповнення полів відображатимуться у вказаному форматі.

Ще одним засобом панелі інструментів Формы, якийдопомагає при роботі з полями, є кнопка Затенение полей формы. Якщо вона натиснута, поля форми відображаються у вигляді затінених прямокутників. При редагуванні форми зручно, щоб всі поля були виділені. Якщо кнопка Затенение полей формы не натиснута, поля затінюватися не будуть і форма, відображатиметься без затінення.

Таблиця 7.1.

Кнопки панелі інструментів Формы,

які використовуються для додавання полів

Кнопка	Опис
Текстовое поле (Text Form Field)	Додавання текстового поля. Для нього може бути задане значення за умовчуванням. При цьому користувачам, які заповнюють форму, не доведеться вводити найвірогідніший текст
Флажок (Check Box Form Field)	Додавання прапорця поряд з незалежним параметром, який має тільки два значення: встановлений/знятий. Прапорці можуть бути додані і до групи параметрів, які не є взаємовиключаючими
Поле со списком (Drop-Down Form Field)	Додавання поля зі списком можливих відповідей. Якщо список досить великий, користувач зможе перегортувати його для проглядання інших відповідей

Захист електронної форми – це останній етап її розробки. Він робить доступними команди переміщення між полями, а також відключає всі команди, за допомогою яких можуть бути змінені постійні елементи форми.

Користувач, який заповнює форму, може у будь-який момент відключити захист і змінити вміст форми. Тому для серйозного захисту електронної форми необхідно використовувати пароль. Для зняття захисту в цьому випадку потрібно буде ввести пароль.

Електронна форма створюється і зберігається у вигляді шаблону. Тому за умовчуванням вона зберігається в папці шаблонів користувача. Іноді для зберігання шаблонів вимагається використовувати іншу папку. В цьому випадку необхідно визначити папку для зберігання призначених для користувача шаблонів.

Для роботи з електронною формою необхідно створити новий документ на основі шаблону форми. При цьому сам шаблон не зміниться і може бути згодом використаний. Після закінчення роботи заповнену форму необхідно зберегти.

7.4. Cтандартні шаблони текстового процесора Word

Багато із стандартних шаблонів текстового процесора Word, доступ до яких можливий з папки Шаблоны, містять спеціальні елементи форматування, стилі, меню тощо, призначені для використання в різних процедурах. Щодо стилю оформлення вбудовані шаблони діляться на три категорії – стандартні, сучасні і вишукані.

У шаблонах кожної категорії використовуються схожі принципи оформлення. Можна вибрати відповідну категорію і, використовуючи шаблони цієї категорії, бути упевненим у тому, що різні документи матимуть узгоджене оформлення професійної якості.

Багато шаблонів включають інструкції з їх застосуванню, які дають можливість користувачу крок за кроком, створювати досить складні ефекти оформлення документа.

Вбудовані шаблони розбиті на декілька типів, відповідних вкладкам діалогового вікна Шаблоны. У таблиці 7.2 приведений список вбудованих шаблонів текстового процесора Word і їх опис.

Таблиця 7.2.

Стандартні шаблони

Тип	Шаблон	Опис
Общие (General)	Новый документ (Normal)	Шаблон звичайного документа, який використовується за умовчуванням (Normal.dot)
Web-станица (Web Page)	Шаблон, який використовується за умовчуванням для створення Web-сторінок
Сообщение электронной почты (E-mail message)	Шаблон, який використовується для підготовки електронної пошти
Письма и факсы (Letters & Faxes)	Стандартное письмо (Professional Letter)	Заготовка для листа. Докладні інструкції з використання шаблону приведені в самому шаблоні
Изысканное письмо (Elegant Letter)	Теж
Современное письмо (Contemporary Letter)	Теж
Стандартный факс (Professional Fax)	Заготовка для титульного аркушу факсимільного повідомлення. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Изысканный факс (Elegant Fax)	Теж
Современный факс (Contemporary Fax)	Теж
Записки (Memos)	Стандартная записка (Professional Memo)	Заготовка для службової записки. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Изысканная записка (Elegant Memo)	Теж
Современная записка (Contemporary Memo)	Теж
Отчеты (Reports)	Стандартный отчет (Professional Report)	Заготовка для звіту. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Изысканный отчет (Elegant Report)	Теж
Современный отчет (Contemporary Report)	Теж
Публикации (Publications)	Брошюра (Brochure)	Заготовка для кольорового ілюстрованого бюлетеня. Набір у три колонки. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Диссертация (Thesis)	Заготовка для тез дисертації. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Руководство (Manual)	Заготовка для керівництва користувача. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Справочник (Reference)	Заготовка для довідника. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Другие документы (Other Documents)	Стандартное резюме (Professional Resume)	Заготовка для особистого резюме. Докладні інструкції приведені в самому шаблоні
Изысканное резюме (Elegant Resume)	Теж
Современное резюме (Contemporary Resume)	Теж
Слияние (Mail Merge)	Простое составное письмо (Professional Merge Address List)	Заготовка для отримання документа злиття, який містить список адрес
Изысканный список адресов (Elegant Merge Address List)	Теж
Современный список адресов (Contemporary Merge Address List)	Теж
Простой составной письмо (Plain Merge Letter)	Заготовка для листа, призначеного для масової персоніфікованої розсилки
Стандартный составной письмо (Professional Merge Letter)	Теж
Изысканный составной письмо (Elegant Merge Letter)	Теж
Современный составной письмо (Contemporary Merge Letter)	Теж
Стандартный составной факс (Professional Merge Fax)	Заготовка для факсу, призначеного для масової персоніфікованої розсилки
Изысканный составной факс (Elegant Merge Fax)	Теж
Современный составной факс (Contemporary Merge Fax)	Теж

7.5. Створення документів з використанням шаблонів

Для створення нового документа на основі шаблону необхідно:

1). Вибрати команду Файл Þ Создать, після чого з’явиться Область задач, в якій буде відображена вкладка Создание документа (мал. 7.3);

2). Вибрати команду На моем компьютере в групі Шаблоны на вкладці Создание документа. З’явиться діалогове вікно Шаблоны (мал.7.4);

3). Розкрити вкладку Общие і виділити значок Новый документ. Цей значок відкриває шаблон звичайного документа (Normal.dot).

4). Якщо необхідно створити документ на базі будь-якого стандартного шаблону, відмінного від шаблону звичайного документа, необхідно розкрити потрібну вкладку і виділити значок шаблону. У групі Просмотр виводиться приклад документа, що створюється на базі виділеного шаблону.

5). У групі Создать встановити перемикач Документ.

6). Натиснути кнопку < ОК>.

		Мал. 7.4. Діалогове вікно Шаблоны
	Мал. 7.3. Вкладка Создание документа

7.6. Створення шаблонів документів

Хоча комплект поставки текстового процесора Word містить багато стандартних шаблонів, можуть знадобитися такі документи або форми, для яких жоден з цих шаблонів не підходить. Можна створити абсолютно новий шаблон на основі вже існуючого шаблону або звичайного документа.

Шаблони створюються майже так само, як і документи.Якщо вже є шаблон, який містить частину потрібних об’єктів, можна заощадити час, створюючи новий шаблон на основі вже існуючого.

Щоб створити шаблон на основі існуючого шаблону необхідно:

1). У діалоговому вікні Шаблоны вибрати перемикач шаблон;

2). Розкрити вкладку, яка містить шаблон, на основі якого необхідно створити новий;

3). Виділити потрібний шаблон або шаблон звичайного документа, якщо треба почати створення нового шаблону з пустого шаблону з параметрами за умовчуванням;

4). У групі Создать встановити перемикач Шаблон;.

5). Натиснути кнопку < ОК>.

Зверніть увагу, що за умовчуванням новому шаблону привласнюється ім’я „ Шаблон1 ” (мал.7.5).

Відформатуйте шаблон, як звичайний документ. Включіть текст і графіку, які повинні бути присутніми у всіх документах, що базуються на цьому шаблоні. Визначте стилі, елементи автотексту, нові команди, комбінації клавіш і кнопки на панелі інструментів.

Мал. 7.5. Вікно файла Шаблон1, створеного на базі шаблону звичайного документа

Щоб зберегти шаблон необхідно:

1). Вибрати команду Файл Þ Сохранить как;

2). Ввести ім’я шаблону в текстовому полі Имя файла. Розширення dot буде додане автоматично. Натиснути кнопку < ОК>.

Припустимо, що вже існує документ, який містить велику частину тексту, графіки і форматування, які потрібно перенести в шаблон. Текстовий процесор Word дозволяє створювати не лише документи на основі шаблонів, але і шаблони на основі звичайних документів.

Щоб створити шаблон на основі існуючого звичайного документа необхідно:

1). Відкрити документ, який потрібно використовувати як основу для нового шаблону;

2). Змінити документ потрібним чином, відредагувавши текст, додавши графіку, стилі, елементи автотексту або кнопки на панелі інструментів;

3). Вибрати команду Файл Þ Сохранить как. З’явиться діалогове вікно Сохранение документа (мал. 7.6);

4). У списку, що розкривається, Тип файла виділити елемент Шаблон документа;

5). Ввести ім’я шаблону в полі Имя файла. Розширення dot буде додане автоматично;

6). Натиснути кнопку < ОК>.

Мал. 7.6 Діалогове вікно Сохранение документа

7.7. Створення документів за допомогою майстрів

Майстри – це шаблони, які автоматизують процес створення документів. Майстри надають послідовність діалогових вікон, які допомагають оформити документ певного типу.

Процес створення документа за допомогою майстра полягає у тому, що користувач послідовно відповідає на питання і робить вибір з можливих варіантів.

Майстри Word можна використовувати для створення шаблонів. Це дозволить створити бланк документа, який можна буде використовувати надалі.

Деякі майстри, які входять до складу Word, спрощують підготовку простих документів типу службових записок і факсимільних повідомлень. Інші майстри набагато складніші і дозволяють створювати рекламні буклети, інформаційні бюлетені та інші документи із складним форматуванням.

У табл. 7.3 перераховані майстри, які входять до складу процесора Word. Категорія Майстра відповідає вкладці діалогового вікна Шаблоны.

Таблиця 7.3.

Дата добавления: 2014-11-29