АИС ЗАГС

Автоматизированная Информационная Система органов регистрации актов гражданского состояния (АИС ЗАГС) служит для автоматизации всех операций, выполняемых работниками органов ЗАГС. АИС ЗАГС может использоваться как в территориальном органе ЗАГС (районный отдел ЗАГС), так и в подчиненных органах, уполномоченных осуществлять регистрацию актов гражданского состояния (сельские-поселковые бюро ЗАГС, сельские администрации, т.д.). Система также может использоваться в органах ЗАГС субъектов Федерации для работы с архивами данных. Система выполнена в соответствии с требованиями Федерального закона от 15 ноября 1997 года № 143-ФЗ “Об актах гражданского состояния” и действующим порядком оформления справок, извещений, списков, установленным нормативными актами, которые в частности определяют набор форм документов, передаваемых ОЗАГС в налоговую инспекцию, в отделы статистики, в отдел соцзащиты и др.

АИС ЗАГС разработана как составная часть ТИС административного управления, где участвует в формировании и корпоративном использовании единого Реестра Физических Лиц (РФЛ) совместно паспортно-визовой службой УВД и паспортными столами ЖЭКов. При этом для оформления актовых записей АИС ЗАГС использует все имеющиеся сведения о персоналиях из РФЛ, что уменьшает объем вводимой информации, повышает достоверность данных. При оформлении актовых записей также имеется возможность уточнить сведения о персоналии по предъявленным документам или ввести данные об отсутствующих в РФЛ персоналиях. Таким образом, наряду с вводом в РФЛ данных о родившихся или умерших гражданах, АИС ЗАГС в составе ТИС участвует в уточнении и пополнении РФЛ на основании сведений о всех гражданах, так или иначе обращающихся в ЗАГС.

В АИС ЗАГС имеются широкие возможности обмена данными с другими системами ТИС, в том числе с территориальным отделом ЗАГС или подчиненными органами ЗАГС, с помощью дискет или по модемным каналам.

Операционная среда автоматизированных рабочих мест (АРМ) АИС ЗАГС предоставляет широкие возможности для любых выборок данных, включая так называемые обратные выборки. То есть можно найти все актовые записи о рождении, в которых в качестве отца фигурирует человек с указанными ФИО, датой рождения и местом рождения (этого достаточно для однозначной идентификации человека).

АИС ЗАГС позволяет оформлять актовые записи, используя ввод данных через экранные формы компьютера, а также выводит все необходимые документы (включая документы на гербовых бланках) на бумажные носители с помощью лазерных, струйных и матричных принтеров. Для достижения высокого качества оформления документов на гербовых бланках в комплект поставки системы входят средства для настройки печати.

АИС ЗАГС автоматизирует следующие группы операций:

оформление актовых записей (ввод данных, печать актовых записей, свидетельств)

поиск архивных записей и оформление повторных актовых записей и свидетельств

подготовка и печать справок, извещений

учет за расходованием гербовых бланков, печать отчетов о расходовании бланков свидетельств

подготовка и печать данных по формам статистической отчетности: ведомость регистрации актов гражданского состояния, отчет о числе зарегистрировавших брак и зарегистрировавших развод

подготовка и печать списков (алфавитная книга по всем типам актовых записей, списки умерших для медицинских учреждений, для ВУС и по месту жительства умершего, списки родившихся для медицинских учреждений, органов социальной защиты и по месту жительства матери).

АИС ЗАГС представляет собой совокупность АРМ, решающих следующие автоматизированные задачи:

АРМ-регистрация актов гражданского состояния:

регистрация заключения брака;

регистрация расторжения брака;

регистрация рождения;

регистрация смерти;

регистрация усыновления (удочерения);

регистрация установления отцовства;

регистрация перемены имени;

список населения;

АРМ-регистрация актов гражданского состояния в бюро:

регистрация заключения брака;

регистрация расторжения брака;

регистрация рождения;

регистрация смерти;

регистрация установления отцовства;

список населения;

АРМ-списки:

заключение брака;

расторжение брака;

рождение;

смерть;

установление отцовства;

перемена фамилии;

усыновление;

изменение Ф.И.О. при регистрации АНС;

в собес о матерях-одиночках;

АРМ-учет корреспонденции:

регистрация входящей;

регистрация исходящей;

АРМ-статистические отчеты в бюро:

браки;

разводы;

ежемесячная сводка по а/з;

АРМ-учет гербовых бланков:

контроль учета;

учет бланков по ОЗАГС;

учет бланков в разрезе подразделений;

АРМ-настройка:

по умолчанию;

угловой штамп;

удаленный узел;

шаблоны;

учет гербовых бланков;

ввод мемо констант.

Ввод данных для актовых записей производится в экранные формы, которые воспроизводят структуру соответствующих форм документов на бумажном носителе. Для удобства работы оператора и сокращения количества ошибок используются словари, справочники, ввод данных по умолчанию и контроль вводимых данных (устранение пробелов, контроль дат, значений возраста и т.д.). Печать актовых записей осуществляется в точном соответствии с типографскими формами установленного образца. Печать свидетельств осуществляется на гербовых бланках. Печать имен собственных в свидетельствах производится с учетом склонений. Имеется возможность настройки положения печатаемого текста для точного попадания в структуру гербового бланка.

Справки и извещения формируются автоматически в соответствии с установленными формами документов на основании данных, введенных при оформлении актовых записей. Печать имен собственных осуществляется с учетом склонений. Для выдачи справок или извещений по архивным данным можно использовать мощные средства электронного поиска данных.

Система формирует следующие виды справок и извещений:

справка о регистрации рождения для представления в органы социальной защиты,

справка о регистрации рождения мертворожденного или умершего на первой неделе жизни ребенка,

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта о рождении,

справка о регистрации смерти для получения пособия на погребение,

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта о смерти,

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта о заключении брака,

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта о расторжении брака,

извещение о расторжении брака,

извещение в архив о дополнении записи акта о расторжении брака,

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта об установлении отцовства,

извещение об установлении отцовства,

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта об усыновлении (удочерении),

извещение об усыновлении (удочерении),

справка о наличии в архивах органа ЗАГС записи акта о перемене имени,

извещение о перемене имени.

В системе имеется возможность изменять формы справок или извещений в процессе эксплуатации либо силами пользователей, используя дополнительные программные инструменты, либо привлекая разработчиков или специалистов по обслуживанию АИС других назначений, входящих в состав территориальной административной системы.

Система ведет автоматический подсчет количества выданных, испорченных, утерянных гербовых бланков свидетельств, при этом испорченные, утерянные и выданные повторно свидетельства учитываются особо.

Органы ЗАГС ежемесячно передают списки о людях, оформивших регистрацию актов гражданского состояния, в различные государственные учреждения (органы социального обеспечения, военно-учетный стол, медицинские учреждения и др.). Для подготовки и печати списков разработан специальный АРМ. Экранные формы для подготовки списков позволяют формировать выборку данных за определенный период (месяц или несколько месяцев), сортировать отобранные записи по любому полю списка, а созданные бланки–напечатать подготовленные документы.

В органы государственной статистики из отделов ЗАГС поступает статистическая информация о фактах смерти, рождения, заключения и расторжения браков. Настоящая система может подготовить необходимую информацию за указанный период времени, если необходимо, сделать возрастное распределение участников актовых записей и напечатать в виде соответствующего документа.

В АИС ЗАГС имеются функции автоматического создания архивов данных. Кроме того, конфигурация системы допускает выделение нескольких блоков данных, переключение между которыми производится на уровне интерфейса. Рекомендуется иметь три блока данных. Первый служит для текущей оперативной работы. Второй является общим накопителем данных–архив записей. Третий–резервный блок данных. С недельным интервалом данные из текущего блока передаются в архивный. Архивный блок используется для выдачи повторных документов и ответов на запросы других госорганов (например, на запросы УВД). Файлы архивного блока архивируются и записываются на резервные носители, что обеспечивает надежность сохранности информации. Поскольку данные в системе хранятся достаточно компактно, то возможностей современных накопителей (4-8 Гбайт) достаточно для обеспечения работы районного ЗАГС (на 200 тыс. чел. более чем в течение 25 лет), а за это время появятся еще более мощные компьютеры.

Особенностью этой системы является то, что все данные о человеке (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место жительства, сведения о документе, удостоверяющем личность) однажды вносятся в учетную карточку жителя, которая выполняет функции справочника, и могут многократно использоваться в разных актовых записях (о рождении, о браке, о разводе, о смерти), связанных с этим человеком. В процессе работы данные в учетной карточке можно дополнять или уточнять. Соответственно при заполнении актовой записи через экранную форму данные о персоналиях берутся из компьютера, что значительно сокращает объем информации, вводимой с клавиатуры.

Введенные данные могут быть напечатаны с помощью принтера в точном соответствии с типографскими формами актовых записей установленного образца, также осуществляется печать свидетельств на гербовых бланках.

Одна актовая запись в электронном виде занимает столь мало места, что в памяти одного компьютера могут храниться данные по району за 20 лет. При этом механизмы поиска позволят найти любую актовую запись по ее дате, номеру, месту регистрации (если регистрация производилась в бюро или сельских советах), фамилии регистратора или по любому признаку в учетной карточке жителя (фамилии, имени, отчеству, дате рождения, дате смерти, месту рождения, месту жительства). Для выбранной актовой записи всегда можно напечатать повторные свидетельства или справки.

При работе с АИС ЗАГС созданные в электронном виде актовые записи можно дополнять. Однако если при заполнении актовой записи на бумаге изменения вносились путем зачеркивания или дополнения, то в компьютере изменения вносятся в электронную копию первоначальной актовой записи. В этом случае, сравнивая первоначальную запись и копию, можно определить, какие изменения или дополнения проводились.

Составление списков и статистических отчетов займет немного времени, т.к. оператору нужно лишь указать, за какой временной период подготовить данные и в каком порядке они должны быть сортированы, а остальное компьютер сделает сам. Списки и статистические отчеты можно подготовить за любой месяц года или несколько месяцев сразу или, если необходимо, сделать накопление данных за несколько лет.

Номера выданных бланков гербовых свидетельств фиксируются во время заполнения актовой записи. По этим номерам компьютер подсчитает, сколько гербовых бланков разных типов было выдано в течение месяца, а после указания начального остатка и прихода-остаток на конец месяца.

Дата добавления: 2014-12-27