Информационная поддержка управления

Информационная поддержка управления может базироваться только на актуализированной системе достоверных первичных информационных ресурсов. Для этого необходимо полностью автоматизировать все первичные регистрационно-учетные операции (выписка карточек, актов, свидетельств, оформление договоров, составление списков, отчетных форм и др.), выполняемые сотрудниками администрации, обеспечив, по возможности, выполнение принципа “единичного ввода” информации.

Для обеспечения контрольно-аналитических функций администраций и информационной поддержки принятия решений автоматизированные информационные системы в составе ТИС целесообразно внедрять комплексами.

Выделяются следующие комплексы управления в муниципальных образованиях:

· организационно-контрольный комплекс (ОКО);

· комплекс социально-гуманитарной сферы (СГС);

ü Организационно-контрольный комплекс базируется на системах:

модули “делопроизводство” в функциональных АИС.

Организационно–контрольный комплекс должен взаимодействовать со всеми функциональными АИС в составе ТИС.

Для работы комплекса необходимо формировать и использовать следующие блоки данных:

Реестр физических лиц – для учета поступающих обращений, для автоматизации при подготовке распорядительных документов персональной направленности (разрешения, постановления и др.), для кадрового учета и ведения единого реестра муниципальных и государственных служащих, работников бюджетной сферы;

Реестр юридических лиц – для учета служебной переписки, для автоматизации подготовки документов, в том числе для учета всей совокупности документов и решений по конкретным юридическим лицам, для учета публикаций в прессе, затрагивающих юридические лица;

Реестр нормативно–распорядительных документов для использования всеми подразделениями администрации, для автоматизации при подготовке к печати сборников.

Модуль делопроизводство, включенный во все регистрационно-учетные АИС (например, в АИС комитета управления имуществом), обеспечивает автоматизацию операций по подготовке документов (акты, договора, постановления и др.) за счет взаимодействия с соответствующими регистровыми базами данных объектов. Например, при оформлении договора аренды имущества необходимые сведения об арендаторе, об арендуемом имуществе должны автоматически переноситься в документ из регистровых баз данных.

Система “делопроизводство” является учетно-аналитической автоматизированной информационной системой, которая устанавливается на компьютерах пользователей (руководители, секретари, сотрудники управления делами) и позволяет автоматизировать следующие операции:

· учет всех типов документов и контроль их исполнения;

· присвоение учетных реквизитов документам;

· формирование поручений, контроль их исполнения;

· подготовка документов (постановления, исходящие, протоколы);

· кадровый учет и анализ загруженности исполнителей поручениями;

· учет публикаций в прессе по вопросам деятельности администрации и острым социально–политическим проблемам города;

· движение документов между подразделениями администрации;

· проблемный анализ вопросов в документах и обращениях как форма оперативного социологического мониторинга территории.

В зависимости от ролевых функций в составе системы, определяются следующие группы пользователей:

АИС позволяют формировать поручения по всем формам учета документов:

поручения по входящему документу (служебная переписка, заявления, постановления вышестоящих органов);

поручения по местным постановлениям, распоряжениям, протоколам совещаний;

прямые поручения руководителей – вводятся в реестр поручений, минуя учетную карточку документа самим руководителем, его секретарем на основании устного указания руководителя или самим исполнителем для использования возможностей АИС в целях самоконтроля.

В систему заложены функции, позволяющие автоматизировать работу по подготовке документов.

Исходящие письма готовятся в подразделениях как ответы на входящие, заявления или во исполнение отдельных поручений руководителей. Для этого на АРМ секретаря в том подразделении, где готовится исходящий документ, нужно завести карточку исходящего.

Используя данные в карточке исходящего документа можно автоматизировать следующие функции по подготовке документа:

формирование адреса и ФИО адресата на основе общего справочника адресатов (за достоверность справочника отвечает уд);

формирование списка рассылки на основании общего справочника;

использование шаблонов текстов документов;

использование шаблона при оформлении документа;

В АИС также введены функции для автоматизации подготовки текстов местных постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, которые могут использоваться на АРМ секретаря в подразделениях (при руководителях). При этом автоматически формируются учетные реквизиты, поручения по документам и фрагменты текстов. Окончательная редакция документов производится на этапе правки текстов документов в Word.

Обмен документами с удаленными узлами. После первичной регистрации карточек документа и формирования первичной резолюции и поручений по документу, учетные карточки документов группируются в пакеты по узлам исполнителей. Перемещение данных между узлами в Администрации осуществляется через локальную сеть. Для перемещения пакетов данных между территориально разнесенными узлами можно использовать электронную почту, прямую связь по модемному каналу или, как временную меру, дискеты.

Для всех узлов ТИС, включенных в систему “документооборот”, осуществляется поддержание единых реестров документов и поручений по документам. Это позволяет обеспечивать централизованный контроль за исполнением документов, поручений, распоряжений, постановлений, формировать статистические показатели по состоянию исполнительской дисциплины, по загруженности подразделений.

Использование системы в режиме “донесения”. Донесение–это оперативный документ, сформированный в форме доклада о каком либо событии или о группе событий или краткий отчет по заданной системе показателей (криминогенная, эпидемиологическая обстановка, чрезвычайные происшествия, состояние по занятости, состояние по выплате пенсий и пособий и др.). При подготовке донесения важно указать тему из общего рубрикатора тем, источник данных, о каких субъектах в донесении идет речь.

Для подготовки донесений используются автономные АРМ, установленные в соответствующих подразделениях органов власти и управления, либо используется технология заполнения данных в файл Excel-таблицы, которые затем объединяются в общей базе данных в АИС “делопроизводство”.

АРМ с функцией “донесения” может устанавливаться в подразделении, ответственном за работу со СМИ. Сотрудник должен просматривать публикации в прессе и в тех случаях, если публикация касается деятельности администрации, проблем города и района и других “чувствительных” проблем, сотрудник готовит карточку донесения.

При регистрации документов, заявлений, донесений, наряду с тематикой документа, фиксируется источник информации, его тип (например, группа учета для лиц, подавших заявление или отраслевая принадлежность юридического лица), или место возникновения информации. На основе данных регистрации документов можно построить тематические разрезы по любой группировке данных в интересах аналитических отчетов для руководителя. Руководителю можно подготовить сводку о наиболее актуальных проблемах по той или иной отрасли деятельности предприятий. Или сводку по наиболее актуальным проблемам для жителей того или иного микрорайона города, той или иной категории учета (для пенсионеров одни проблемы, для ветеранов – другие, для молодежи – третьи). В результате при подготовке встреч с населением, при подготовке заседаний по тем или иным вопросам промышленного развития руководитель получает наиболее оперативные и актуальные данные социологического мониторинга.

Регистрация посетителей. Функция учета посетителей, входящая в состав АИС “Делопроизводство”, позволяет использовать рабочее место “бюро пропусков - вахтер” как для упорядочивания посещений администрации, так и для оперативного мониторинга оценок населения по результативности посещения администрации.

При регистрации посетителя средствами системы учитываются фамилия, имя отчество, дата рождения, место проживания, цель посещения, к какому руководителю или в какое подразделение идет посетитель. При выходе посетителя фиксируется его оценка результативности посещения.

В состав АРМ также может быть включен справочник приемных дней и часов руководителей, и функция фиксирования прихода-ухода руководителей, для того, чтобы при проходе посетителя вахтеру знать, на месте ли в данный момент руководитель, к которому идет посетитель.

Если была предварительная договоренность посетителя о посещении, то ФИО посетителя заносится в список на посещение, который передается в АРМ-вахтера. Список посетителей готовят секретари через АИС. Во время вечернего сеанса обмена данными все списки объединятся на одном из АРМ на узле общего отдела. Данные об ожидаемых посетителях на дискете передают на узел вахтера.

Данные о посетителях, которые фиксируются в течение дня на узле вахтера, в конце дня записываются вахтером на дискету. Утром следующего рабочего дня эти данные передаются на узел УД, где формируется общая учетная база посетителей. Вечером при передаче на узел вахтера данных о посетителях, сотрудник УД удаляет данные о посетителях за прежний день. Таким образом на узле УД ведется база данных о всех посетителях, а на узле вахтера имеются данные не более, чем за два дня.

ü Экономико-имущественный комплекс. Экономико-имущественный комплекс (ЭИК) в ТИС формируется в результате автоматизации деятельности комитета по экономике, комитета муниципального имущества и департамента развития потребительского рынка и использования информационно-аналитических возможностей системы.

Функционирование экономико-имущественного комплекса будет опираться на автоматизацию работы следующих подразделений (конкретные названия подразделений могут различаться для разных муниципальных образований):

2. Департамент развития потребительского рынка;

4. Департамент архитектуры и строительства (отдел инженерного обеспечения геофонда и дежурного плана);

5. Департамент развития и инвестиционной политики;

6. Комитет программного и информационного обеспечения;

Функции экономико-имущественного комплекса

Подразделение	Функции в составе ТИС	Отвечают за ведение баз данных и реестров	Используют базы данных
Комитет по экономике	Готовит прогноз социально-экономических показателей. Готовит инвестиционный паспорт, организует подготовку бизнес-планов по инвестиционным проектам. Анализ эффективности хозяйственной деятельности предприятий. Формирование муниципального заказа. Учреждение и учет деятельности муниципальных предприятий. Локальная муниципальная статистика–через Excel-таблицы. Городской электронно-маркетинговый центр.	Реестр юридических лиц. Реестр ПБОЮЛ. Реестры муниципальных предприятий и учреждений. БД по финансово-экономическим показателям предприятий. База данных по продукции и услугам по предприятиям города.	Имущество на балансе предприятий
Департамент развития потребительского рынка	Учет показателей торговой деятельности, данные о регистрации. Дислокации торговых точек. Учет и контроль разрешительных документов временного действия. Учет торговых проверок и контроль исполнения предписаний по результатам проверок. Лицензирование торговли алкоголем.	Реестр субъектов торговой деятельности. Реестр лицензий и разрешений.	Реестр юр. лиц. Реестр ПБОЮЛ. Объекты недвижимости и земля под торговую деятельность.
Комитет по управлению имуществом	Ведет реестры муниципального имущества, земель, основных средств, ценных бумаг, долей участия, оформление по передаче с баланса на баланс. Оформление аренды и учет расчетов с арендаторами. Оформление сделок с муниципальным имуществом (приватизация). Анализ эффективности использования имущества.	Объекты недвижимости–муниципальное имущество. Основные средства. Пакеты ценных бумаг. Муниципальные земли.	Реестры зданий, сооружений, жилых-нежилых помещений. Реестр земельных участков. Реестры юр. лиц-балансодержателей.
Жилищно-коммунальный отдел	Описание конструктивных и технических характеристик жилого и нежилого фонда. Обеспечение актуализации и сверки данных. Планирование работ по текущему ремонту и по поддержанию жилого–нежилого фонда. Планирование технического переоснащения ЖКХ.	Реестры зданий и сооружений (жилой-нежилой). фонд, малоэтажный жилой фонд, палатки, павильоны, гаражи, ракушки Реестры строящихся зданий и сооружений, Реестр объектов незавершенного строительства. Реестры инженерных сетей, лифтов.	Реестры муниципальных предприятий. Реестр имущества на балансе предприятий. Реестр земельных участков. Реестр физических лиц. Реестр лицевых счетов из РКЦ.
Экономический отдел ЖКХ	Учет экономических показателей по деятельности ЖЭУ–учет договоров и расчетов с поставщиками услуг, показатели по расчетам с населением. Учет расчетов по обслуживанию нежилого фонда, сданного в аренду. Учет затрат по эксплуатации жилого фонда (от ДЭЗ). Анализ тарифов и тарифная политика в области ЖКХ.	База данных по договорам и расчетам с поставщиками услуг. Тарифный справочник на работы по эксплуатации жилого-нежилого фонда.	Реестры муниципальных предприятий. Реестр имущества на балансе предприятий. Реестры зданий и сооружений.
Отдел инженерного обеспечения геофонда и дежурного плана	Адресное пространство для города. Ведет дежурный план с использованием электронной карты, связанной с объектовой базой данных по недвижимости и земле.	Электронная карта–дежурный план города. Адресное пространство.	Реестры зданий и сооружений (жилой-нежилой) фонд, малоэтажный жилой фонд, палатки, павильоны, гаражи, ракушки. Строящиеся здания и сооружения. Учет незавершенного строительства. Реестр земельных участков.
Комитет программного и информационного обеспечения	Управление внедрением, производственной эксплуатацией и развитием системы. Системное администрирование. Системно-аналитическая работа по развитию информационных ресурсов и совершенствованию поддержки принятия решений.	Система справочников словарей классификаторов. Реестры информационных ресурсов города.	Все БМР.

Для работы ЭИК необходимо вести следующие связанные между собой базовые муниципальные реестры, образующие первичное “объектовое пространство” города:

реестр предприятий и учреждений на базе реестра юридических лиц;

реестры недвижимости: жилой-нежилой фонд, земельные участки;

реестр основных средств, инженерных сетей и коммуникаций;

реестр финансовых вложений и нематериальных активов.

Необходимо обеспечить связанность и непротиворечивость данных в муниципальных реестрах и в реестрах регистрационно-учетных органов–регистрационная палата, БТИ, земельный комитет.

Необходимо автоматизировать все операции по учету имущества на балансе предприятий, по передаче с баланса на баланс, вести реестры имущества на балансе предприятий и организаций.

В рамках ЭИК необходимо автоматизировать операции по аренде муниципального имущества и земель (оформление документов, расчет величин арендных платежей, учет расчетов по договорам аренды с арендаторами, учет переписки с арендаторами) и по оформлению сделок с имуществом.

Для того, чтобы использовать ЭИК для поддержки принятия решений, для содействия развитию предпринимательской деятельности и инвестициям, в состав модулей ЭИК необходимо ввести модуль учета производственно-предпринимательской деятельности, включающий следующие блоки:

контроль документов торговой деятельности;

Оперативную информацию о финансовой и хозяйственной деятельности предприятий можно получать с использованием технологии сбора оперативного муниципального статистического наблюдения в виде Excel-таблиц. Для этого составляются формы оперативного статистического муниципального наблюдения, содержащие те показатели, которые нужны для анализа в рамах ЭИК. Введение форм муниципального оперативного статистического наблюдения можно осуществить распоряжением главы администрации города (по крайней мере, в отношении муниципальных предприятий, учреждений и организаций). На основе утвержденных форм статнаблюдения создаются файлы в формате Excel-таблиц. Эти файлы передаются всем предприятиям для ввода данных. Поскольку Excel имеется в каждом персональном компьютере, то нет никаких “форматных” препятствий к выполнению такой операции. В каждый файл вводятся данные от одного предприятия (учреждения) за фиксированный период (месяц, квартал). Такие данные ежемесячно (ежеквартально) передаются на сервер ЭИК, где средствами АИС вносятся в единую базу данных показателей для последующего анализа.

ü Комплекс Социально-гуманитарной сферы (СГС). Комплекс социально-гуманитарной сферы (СГС) в составе ТИС формируется в результате автоматизации деятельности комитета социальной защиты населения (отдел льгот и привилегий, отдел назначения и выплаты детских пособий, отдел помощи семье и детству, отдел адресной социальной защиты, отдел выплат), отдела жилищных субсидий и использования информационно-аналитических возможностей системы.

Функционирование комплекса социально-гуманитарной сферы базируется на использовании реестра физических лиц, на использовании базовых муниципальных реестров, содержащих сведения об объектах территории, о правах на объекты, о предпринимательской и хозяйствующей деятельности на территории и на учете обращений граждан.

Главными задачами комплекса социально-гуманитарной сферы в составе ТИС являются:

учет социально незащищенных слоев населения;

обеспечение оказания адресной социальной помощи;

контроль правомочности при назначении социальных выплат и субсидий;

планирование расходов на социальные выплаты и программы;

мониторинг социально-гуманитарных проблем территории и участие в разработке и реализации программ социального развития территории.

Учет социально-незащищенных слоев населения, производимых выплат или субсидий ведется на основе единого реестра населения города, сведений о совместно проживающих членах семьи из лицевых счетов и сведений о правах субъектов на недвижимость (одна или несколько квартир или домов), сведений о субъектах предпринимательской деятельности. Это позволит контролировать все изменения, определяющие условия для назначения социальных выплат или субсидий (изменение состава семьи вследствие смерти кого-либо из членов семьи, регистрации брака, рождения, убытия или прибытия новых членов семьи, постоянно зарегистрированных на жилой площади и др.) и обеспечивать действительно правомерную адресную помощь населению. С другой стороны, на основе анализа баз данных можно будет выявлять всех жителей, имеющих право на получение социальных выплат (так как часть населения временно не обращается), и планировать необходимые затраты в бюджете.

Использование сведений из баз данных по жилому фонду позволит повысить точность бухгалтерских расчетов при определении размера субсидии, так как для этого будут использоваться выверенные базы данных об истинном числе проживающих и размерах жилой площади, а за счет автоматизации расчетов и операций по внутреннему контролю расчета снизится вероятность расчетной ошибки. Использование сведений из лицевых счетов по проживающим, сведений о демографической обстановке (новые браки, разводы, рождение детей) и сведений по миграции позволит планировать естественное высвобождение жилья, оценивать потребности в новом или дополнительном жилье, оценивать миграционные потоки и связанные с этим необходимые изменения в области детских дошкольных учреждений, школ, медицинских учреждений и др.

Использование единого реестра населения позволит учитывать всю совокупность обращений каждого человека (семьи) за социальными выплатами и данные о произведенных выплатах и использовать эти сведения для уточнения совокупного дохода семьи при начислении жилищных субсидий.

ü Реестр населения. Реестр населения формируется в результате автоматизации работы органа ЗАГС (родившиеся-умершие), паспортисток ЖЭК и органов ПВС УВД (прибывшие-убывшие, временно пребывающие, мигранты). Все изменения о населении, фиксируемые в этих органах постоянно сравниваются с текущим муниципальным реестром населения, в который вносятся соответствующие обновления. Для этого все сведения об изменениях данных о жителях из ЗАГС и ПВС должны ежедневно передаваться на сервер Администрации, где поддерживается и обновляется общий реестр населения.

Рекомендуется вести два или три реестра. В одном вести полную базу о населении, содержащую все сведения о живущих, убывших, умерших и сведения по изменениям учетных данных (изменения фамилии). Во втором вести только актуализированные на текущий момент данные. В третьем дополнительно вести учет всех временно зарегистрированных персоналий. Такой подход к построению реестра населения позволит с одной стороны иметь данные о населении с архивом по учету всех изменений, а другой стороны использовать единый текущий реестр во всех службах.

Поскольку для хранения данных о 100 тыс жителях достаточно 70-110 Мб памяти (в зависимости от объема данных о человеке, которые нужно хранить в реестре), то при современных возможностях персональных компьютеров и с учетом тенденций роста объемов памяти, размещение таких массивов данных не будут представлять трудностей в течение времени работоспособности используемых компьютеров. В будущем через 3-5 лет, когда объем реестра вырастет и когда нужно будет менять компьютеры, ожидаемые характеристики компьютеров в том же ценовом классе с избытком перекроют потребности в работе с возросшими массивами данных.

При формировании реестра населения важно работать в едином адресном пространстве города, формирование которого описывалось выше.

Более 80% сведений об изменении учета населения можно получить из паспортных столов ЖЭКов. Поэтому в рамках ТИС важно совместить функции паспортистки ЖЭКа по регистрации пребывания, с ведением лицевых четов, то есть с полным учетом данных о жилой пощади, проживающих постоянных членах семьи и временно зарегистрированных, с регистрацией данных о льготах проживающих членов семьи.

Социальный мониторинг. Важной частью комплекса социально-гуманитарной сферы является блок социального мониторинга. Этот блок должен обеспечивать анализ проблем, с которыми население обращается в администрацию города, в другие учреждения, в ДЭЗы, а также анализ публикаций в печати. Информационные технологии для обеспечения решения этой задачи уже рассматривались в разделе о системе Делопроизводства.

Для расширения форм информационного взаимодействия администрации с населением можно использовать технологию “пейджер мэра”, “сайт мэра”, технологии оперативного социологического опроса населения, используя компьютеры в школах, медицинских учереждениях, в органах внутренних дел, в Интернет-кафе, в компьютерных клубах. Нужно объяснять посетителям, каким образом они могут сделать “электронное заявление” с оценкой работы того или иного органа, с изложением проблем и предложений, в том числе и анонимно. Важно обеспечить полный сбор и последующий анализ всей информации.