Тема 1. Подготовка к ведению переговоров

Переговоры – это средство общения между людьми, предназначенное для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Переговоры, как правило, направлены на заключение договоров, сделок, контрактов.

Любые переговоры включают подготовку и непосредственное проведение.

Подготовка к переговорам является одним из важнейших этапов, на котором закладывается успех предстоящих решений. Она включает следующие подэтапы:

- выявление области взаимных интересов;

- установление рабочих отношений с партнером;

- решение организационных вопросов (формирование делегации, определение места и времени встречи, утверждение повестки дня каждого заседания и т. д.);

- нахождение общего подхода к переговорам и подготовка переговорной позиции.

Данные подэтапы достаточно условны, поэтому их содержательная сторона будет рассмотрена комплексно посредством раскрытия следующих вопросов:

- анализ проблемы и интересов участников;

- формирование общего подхода к переговорам и собственной позиции на них;

- определение возможных вариантов решения проблемы.

При анализе проблемы обращается внимание на интересы сторон, что позволяет найти развязку оптимальным образом. Готовясь к переговорам, необходимо продумать, какие интересы сторон отражает выбранная позиция и как она их реализует.

При формировании общего подхода к переговорам определяются те задачи, которые будут решаться на переговорах, обсуждается вопрос о необходимости данных переговоров, об их возможных итогах и последствиях.

При определении возможных вариантов решения проблемы целесообразно ответить на следующие вопросы:

- какой из вариантов решения в наибольшей степени отвечает
интересам всех сторон;

- возможна ли корректировка варианта с тем, чтобы он был более приемлем;

- какие негативные и позитивные моменты несет в себе выбранный вариант.

При подготовке позиции участники переговоров должны продумать, какие предпочтения имеет тот или иной вариант решения, а также их тщательную аргументацию. Основные аргументы, подтверждающие позицию стороны, должны быть продуманы заранее. В случае необходимости на подготовительной стадии проводят научную, экономическую, правовую и другие экспертизы.

На подготовительном этапе важно определить основные аспекты переговоров. Помочь в этом может ряд методик и методов, одним из которых является метод, разработанный американскими исследователями Р. Фишером и У. Юри. Суть данного метода заключается в том, что на листе бумаги в две колонки записываются сведения о собственных интересах и интересах партнера, а также различные варианты решения. Напротив каждого из них отмечаются возможные положительные и отрицательные моменты его принятия.

Другим наиболее распространеннымметодом является «мозговой штурм», предполагающий коллективную подготовку решения. Участники подготовки переговоров предлагают максимальное количество возможных вариантов решения и записывают их. После этого идет обсуждение каждого варианта, определяются положительные и отрицательные моменты, связанные с принятием решения. В результате коллективного обсуждения принимается наиболее рациональный вариант.

Следует отметить, что в целях благополучного разрешения проблемы используются методы научного предвидения, в числе которых метод получения информации о будущем, основанный на использовании опыта
и интуиции специалистов, и метод, предусматривающий использование математического аппарата.

Также при решении проблем используются и неформальные методы, основанные на идеях и представлениях высококвалифицированных специалистов о том, как будут развиваться определенные события. Наиболее распространенными из таких методов являются разработка сценариев будущего, вариантов обстановки, деловые игры, метод экспертной оценки.

Разработка сценариев будущего является одним из методов подготовки информации о той обстановке, которая может сложиться в процессе переговоров. В сценарий включается описание всех существующих вариантов обстановки, на фоне которых будет производиться сравнительная оценка альтернатив. Наряду со словесным описанием происходящих событий сценарий содержит и различные числовые характеристики параметров обстановки,
необходимые для проведения количественной оценки альтернатив.

Разработка вариантов обстановки отличается от разработки сценариев тем, что в их описании отсутствует динамика развития событий. При выборе вариантов специалисты, занимающиеся обоснованием решения, акцентируют внимание на различных обстоятельствах и деталях обстановки, учет которых позволяет избежать неожиданностей.

Усложнение переговорного процесса, желание повысить его эффективность привели к использованию персональных компьютеров в процессе подготовки к переговорам. Они позволяют устанавливать связь с партнерами, согласовывать повестку дня, время и место переговоров, выбирать порядок и процедуры для принятия решений, определять степень риска, проводить моделирование процесса переговоров и т. д.

Немаловажное значение на подготовительном этапе имеет установление рабочих отношений с партнером. Американский специалист
в области переговоров Дж. Браун выделяет пять основных правил установления отношений с партнером:

1) рациональность (нельзя чрезмерно проявлять свои эмоции, даже если противоположная сторона это делает; эмоциональность негативно влияет на принятие решения);

2) понимание (понимание точки зрения партнера позволяет выбрать взаимоприемлемые решения);

3) общение (проведение консультации с партнером; основной акцент делается на умение слушать партнера);

4) достоверность (наличие ложной информации затрудняет аргументацию и снижает доверие противоположной стороны);

5) тон переговоров (доброжелательность, избегание поучений, применение способов аргументированного убеждения).

В процессе подготовки к переговорам формируются представления
о другой стороне (при проведении торговых переговоров, к примеру, изучаются конъюнктура рынка, цены, потенциальные возможности стороны, конкурентоспособность фирмы и т. д.).

Важным моментом является также выработка социально-психоло-гической установки и стереотипов мышления участников переговоров. Следует попытаться поставить себя на место партнера, отбросив устоявшиеся стереотипы мышления, основываясь на объективных данных. В отдельных случаях стереотип мышления играет положительную роль, например, только одно название фирм «Мерседес», «Сони», «Ланком» уже гарантирует высокое качество продукции и надежность партнера.

При наличии отрицательных представлений о надежности, компетентности партнера рекомендуется не спешить с началом переговоров. Основная задача в этом случае состоит в снятии отрицательных эмоций,
а также привлечении посредников для проведения переговоров.

ЗАДАНИЕ И УПРАЖНЕНИЯ

Задание «Типы подчиненных»

При подготовке к переговорам очень важно сформировать такую команду, действия каждого члена которой были бы направлены на решение конструктивных вопросов и достижение желаемого для всех результата. На данном этапе одним из ведущих качеств выступает наблюдательность, которая поможет подобрать команду единомышленников.

Проанализируйте в группе, как эффективней использовать нижеперечисленные типы подчиненных при подготовке к переговорам.

Типы подчиненных:

«Универсал». Чувствует себя незаменимым. Соглашается подменять сотрудников, замещать другие должности. Чаще всего делает работу сверх своих обязанностей. Говорит, что может все, и этим гордится. Два раза просить не нужно – может обидеться. Понимает с полуслова, работает на опережение.

«Самовлюбленный». На первом месте собственное «я». Берется за дело только тогда, когда можно показать свое «я». Любит общественную работу. Нужно контролировать его работу. Из-за тщеславия может сделать любую работу.

«Деловой». Силен практицизмом. Может добиваться конечного результата любыми средствами. Все подчиняет пользе, но не способен соотносить цели своего участка работы с общими целями. В особом контроле нет необходимости, но перед ним обязательно нужно ставить цели и разъяснять их. Воспитывайте в нем привычку смотреть вперед, оглядываться назад и посматривать по сторонам.

«Увлекающийся». Развит избирательный интерес к деятельности:
он может работать только тогда, когда работа ему нравится. Быстро загорается и быстро остывает. Время от времени его необходимо «встряхивать» следующей фразой: «Слушайте внимательно, работа поручена вам, за ее выполнение отвечаете только вы. Об исполнении доложите. В противном случае будете иметь неприятности».

«Энергичный». Ему важна не работа, а ее видимость. Весь в общественных делах, вечно куда-то спешит, кому-то звонит, где-то заседает. Ему приятно представлять свой отдел в контактах с другими. К нему нужен особый подход: важно, чтобы кроме служебных обязанностей он занимался и общественной работой. Хорошо реагирует на слова: «Себя не щадите. Замотались совсем. И там, и здесь. Но выглядите хорошо. И не согласитесь ли вы нам немного помочь?».

«Моралист». Держится властно, любит всех поучать. Его не нужно воспитывать, лучше держать его в роли консультанта. Обращаться к нему следует очень уважительно: «Будьте любезны, подскажите нам, как лучше выполнить эту работу, как правильно распределить? У вас большой опыт...».

«Бюрократ». Все делает по инструкции. К нему обращайтесь за советом по поводу неясностей в документах, доверяйте их оформление. Доверяйте ему папки с входящими и исходящими документами, тогда работа его приобретает масштабность и смысл. Иначе он чувствует себя ненужным. Стиль общения с «бюрократом»: «Эти документы так к вам и просятся. Поработайте с ними, пожалуйста, чтобы нам никто не предъявлял претензий».

«Сомневающийся». Начинает выполнять любое задание после второго, третьего напоминания. Смысла в выполнении задания не видит. К нему индивидуальный подход не нужен. Обратной связи не ищет.

«Творец». Ему все интересно, работает умно, красиво, хочет сделать лучше, больше, быстрее. Уязвим, раним, не умеет и не хочет подлаживаться к окружающему порядку, уважает открытость отношений и честность. Нуждается в доброжелательной поддержке и признании. Обращайтесь к «творцу», подчеркивая его деловые достоинства: «Я хочу поручить вам одно важное дело, которое требует напряжения сил. Вы именно тот, кто не боится трудностей. Вы – тот самый человек, который может это сделать наиболее качественно». При колебании «творца» и его желании отказаться от работы: «Вы человек инициативный и ответственный. Кому же, как не вам, браться за это задание?».

Упражнение 1 «Начальник и секретарь», предназначено
для отработки задания «Типы подчиненных»

Пять – семь участников выходят за дверь, каждый из которых получает роль, исходя из предложенных в задании «Типы подчиненных». Затем по одному входят, исполняя свою роль в качестве секретаря. Начальник, принося очередную работу для перепечатывания секретарю, говорит о ее неудовлетворительном качестве и требует ее переделать. Задача секретаря – максимально выразительно играть свою роль, а начальника – бесконфликтно разрешить создавшуюся ситуацию. Группа внимательно наблюдает за происходящими диалогами и определяет типы подчиненных. Целесообразно провести анализ «позиций» взаимодействия, соблюдения рекомендаций поведения
в конфликтных ситуациях, исходов общения, будущих результатов работы подчиненного. В ходе обсуждения важно сделать акцент на проблеме совместимости в команде, которая занимается подготовкой переговоров.

Упражнение 2 «Мозговой штурм»

В рамках подготовки к переговорам необходимо решить проблему: страна А имеет богатые залежи нефти, страна В желает покупать эту нефть. Нефтепровод будет проходить через страну С. Три министра экономики (участники игры) должны решить эту проблему с большей выгодой для своей страны. Для этого министры сядут за стол переговоров. Команды, представляющие страны А, В, С, готовят свои предложения и взаимоприемлемые варианты развертывания событий. Как только команды выработают свои подходы по данной проблеме, начинается ее обсуждение на уровне министров. Предлагается высказывание точек зрения тремя участниками и выбор наиболее приемлемых вариантов.

Советы:

1. Страна А может изначально завышать цену (метод позиционного торга).

2. Страна С может хитрить, настаивая на том, чтобы нефтепровод проходил не напрямую, а огибал некоторые регионы по каким-либо причинам, вследствие чего общая протяженность канала будет больше, а значит, плата со стороны страны В будет выше и т. д.

3. Участники игры должны предложить как можно больше вариантов решения данной проблемы. В ходе переговоров помните о приемах, которые позволяют избежать спора.

Упражнение 3 «Деловые переговоры» (подготовительная часть)

Группа делится на две команды (фирмы). Одна фирма специализируется на выпуске промышленной продукции, другая – сельскохозяйственной. Нужно провести деловые переговоры о взаимных поставках продукции на взаимовыгодных условиях.

Советы:

1. До начала переговоров в качестве домашнего задания дайте ответы на следующие вопросы: Как вы распределите роли на предстоящих переговорах? Кто будет выступать в роли президента фирмы, специалиста по финансам, юриста, специалиста службы снабжения и сбыта? Возможно,
в команде должен быть и развлекатель-отвлекатель, который будет заполнять трудные моменты в переговорах. Нужен ли дипломат, экономист? Кто будет играть главную роль, а кто – второстепенные?

2. Не забудьте о культурно-развлекательной программе, без которой, как правило, не обходятся переговоры.

3. После переговоров можете начать обсуждение по командам, распределить роли и задачи, а затем продолжить подготовку дома. Возможно, вам что-то придется подготовить заранее.

4. В подготовительной части важно определить интересы противоположной стороны и при решении спорных вопросов стараться показать ее выгоду, не раскрывая свою.

«Деловые переговоры» (игровая часть)

Здесь предстоит решить сложнейшую финансовую проблему – взаимных поставок между двумя фирмами. От решения данного вопроса зависит финансовое благополучие фирм. Только общими усилиями можно достичь взаимопонимания сторон. Необходимо представить всех членов делегации команд-участниц переговоров, начиная с самых ответственных лиц и заканчивая наблюдателями. Хорошо, если бы каждый участник переговоров имел нагрудный знак с указанием его роли. После этого ведущий может начать игру.

Представителям делегаций необходимо сформулировать цели переговоров и основные условия. Наверняка никакие переговоры не обходятся без отступлений, тем более если они были заранее предусмотрены. Не забывайте о них и используйте все средства для достижения цели.

Ведущий подводит финансовые и организационные итоги сделки. Необходимо также подвести итоги зрительских симпатий. Кто из зрителей готов премировать участников переговоров?

Дата добавления: 2014-12-27