Деловое совещание

Совещание представляет собой форму целенаправленного обсуждения производственных и социальных вопросов с активным участием специалистов и руководителей. Оно проводится, когда существует необходимость в обмене информацией и мнениями, анализе проблемных ситуаций, подготовке и принятию коллективного решения по сложным вопросам, разъяснении стоящих перед коллективом задач, подведении итогов работы за определенный период времен, принятия плана на будущее и т. д. В деловом совещании реализуется эффект группового мышления, когда специалисты сообща решают проблемные задачи, вырабатывают единую программу действий. В зависимости от целей и решаемых задач деловые совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные.

Проблемное совещание проводится в небольшом кругу компетентных специалистов. Его цель – найти оптимальное управленческое решение по проблемному вопросу. На таком совещании один из участников выступает с основным докладом, отвечает на вопросы; затем организуется обсуждение проблемного вопроса и выработка общего решения, которое принимается голосованием присутствующих.

Инструктивное совещание проводится с целью доведения до исполнителей общего задания, передачи распоряжений, необходимой информации по управленческой вертикали или горизонтали.

Оперативное совещание создается для получения информации о текущем состоянии дел в подразделениях предприятия (организации), о результатах их действий за определенное время, о задачах и планах работы персонала на ближайшее время.

В процессе подготовки деловых совещаний рекомендуется придерживаться следующей процедуры:

определить тему и цель совещания;

определить количество и персональный состав участников совещания;

определить количество и перечень вопросов, включаемых в повестку дня;

определить дату и время совещания;

назначить докладчика и содокладчика по каждому пункту повестки дня;

установить место проведения совещания;

назначить человека, ответственного за техническую подготовку совещания;

сообщить участникам совещания о теме и времени совещания, месте его проведения;

проверить выполнение решений или рекомендаций, принятых на предыдущем совещании;

размножить необходимые материалы;

подготовить в необходимых случаях решения или рекомендации совещания;

подготовить помещение для проведения совещания;

назначить лиц для ведения протокола.

Осуществляя подготовку деловых совещаний, необходимо обратить внимание на некоторые аспекты данного процесса. На деловые совещания должны выносится действительно важные вопросы, решение которых требует коллективного разума. Плохо, когда совещание созывается для распутывания неувязок, возникающих из-за того, что не отлажена работа самой системы управления.

Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в:

обмене информацией;

выявлении мнений;

анализе трудных ситуаций и проблем;

принятии решений по комплексным вопросам.

Участники делового совещания. Сужайте насколько возможно круг участников совещания. Приглашать надо тех, без кого нельзя обойтись и кто способен внести существенный вклад в решение рассматриваемой проблемы.

Основные критерии подбора участников совещания: компетентность в обсуждаемом вопросе; непосредственная связь с вопросом, рассматриваемом на совещании; заинтересованность; способность внести существенный вклад в решение проблемы; умение сотрудничать и учитывать интересы других при принятии решений; ответственность за надлежащее исполнение решений.

Повестка делового совещания. Важным моментом в процессе подготовки совещания является определение проблемы. Проблема (а их в повестке дня может быть несколько) – это предмет обсуждения. Чем точнее она сформулирована, тем больше шансов получить нужный результат. Нередко она определена так расплывчато, подразумевает столько аспектов, что после ее обсуждения у участников остается чувство неудовлетворенности. Кроме того, необходимо четко и однозначно определить какой результат необходим: принять соответствующее решение по той или иной проблеме, выработать рекомендации для принятия такого решения, проанализировать соответствующую проблему и найти альтернативные решения или же убедить присутствующих, что уже предпринятые вами шаги правильны. Лучше формулировать проблемы (темы, вопросы) конкретно и в активной форме. Например, вместо формулировки «Рост затрат в прошлом году (или квартале)» целесообразно записать: «Как снизить наши затраты?».

Повестка совещания – письменный документ, рассылаемый заблаговременно участникам совещания. Он включает в себя: проблему совещания; его цель; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; фамилии докладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос (это важно, т.к. отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов). Заранее разосланная, хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на самом совещании. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки.

Как принято в управленческом общении, следует начинать в точно назначенное время. Открывая деловое совещание, руководитель четко формулирует проблему, необходимость и значимость ее решения, определяет регламент (время, отводимое на прослушивание доклада, ответы на вопросы, обсуждение и т.д.), поручает одному из участников вести протокол; затем слово дается докладчику. В процессе обсуждения доклада (проблемы) каждый участник свободно высказывает свое мнение, вносит соответствующие предложения. Не рекомендуется критиковать мнение других. При необходимости обсуждение проблемы принимает форму дискуссии.

В конце заседания руководитель подводит итоги, отмечает наиболее активных и творчески мыслящих специалистов, реагирует на голословные утверждения и некорректное поведение отдельных участников (если такое имеет место). После принятия решения совещание завершается в назначенное время. В решение (постановление), записанное в протокол совещания, необходимо отметить отчет и последовательность работ, сроки их исполнения и ответственные исполнители. После окончания совещания протокол или выписки из него направляются исполнителям и отдельным работникам нижнего звена, которых затрагивает обсуждаемая проблема.

В конце совещания после принятия решения руководителю рекомендуется: кратко подвести итоги групповой работы; похвалить наиболее удачные предложения, деловые выступления; призвать всех к выполнению принятых решений; акцентировать внимание участников на самом важном решении, на значимость его выполнения; поблагодарить участников совещания за продуктивную работу.

В психологическом плане деловое совещание имеет большое значение в том случае, если оно тщательно подготовлено, проводится в непринужденной обстановке, по-деловому, оперативно, если допускаются дискуссии, создается атмосфера товарищества, гласности, критики и самокритики, соблюдается уважение к чужому мнению, не допускаются прямые выпады против оппонентов, если принимается конкретное решение с указанием исполнителей и сроков исполнения.

Наиболее важными причинами низкой эффективности совещаний являются:

плохая подготовка совещания;

отсутствие у участников совещания желания сотрудничать;

включение в повестку дня большого количества вопросов;

неумелое ведение совещания;

отстаивание групповых интересов, нежелание найти общий интерес, решить общие задачи;

попустительство к формальным и демагогическим выступлениям.

Невысокая эффективность традиционных совещаний заставила многие страны искать пути их совершенствования. Например, на японских предприятиях получили распространение «совещания без совещаний», суть которых состоит в следующем: 1. При возникновении проблемы, требующей коллегиального решения, первый руководитель формулирует ее в письменном виде; 2. Его секретарь подбирает список должностных лиц, которые должны принять участие в поиске наилучшего решения; 3. Руководитель рассматривает все эти материалы, вносит свои предложения, и затем секретарь письменно четко формулирует задачу, дает перечень материалов, которые нужны для решения проблемы, и предлагает работникам выбрать свою точку зрения и изложить ее; 4. Материалы размножаются и рассылаются лицам, которые должны принять решение; 5. Первый руководитель назначает одного из своих заместителей ответственным за сбор, обобщение, анализ подготовительных решений, который и готовит доклад руководителю по этому вопросу. Специалисты считают, что «совещания без совещаний» дают возможность в спокойной обстановке находить оптимальные решения, исключают конфликты, уменьшают потери рабочего времени.

В Западной Европе и США широко применяются телевизионные совещания, использующие внутриучрежденческие телевизионные сети. Качество решений, полученных на телесовещаниях, выше, чем на обычных, за счет предельной достоверности происходящего, общения «глаза в глаза» (крупные и средние планы позволяют детально анализировать душевное состояние каждого участника), быстрого предъявления на экране нужных документов, материалов, а также видео кадров производственных ситуаций.

Дата добавления: 2014-12-29