Создание новой сводной описи

При создании сводной описи по кнопке «Создать» в окне «Сводные описи» (рис. 4.24.) предварительно запрашиваются реквизиты создаваемой сводной описи (рис. 4.25.).

Рис. 4.25. Окно реквизитов создания сводной описи

Ввод данных в поля номера сводной описи, номера фонда и ее наименования обязателен. В поле «№ первой папки» вводится номер, с которого нумеруются папки, в которые вкладываются дела (по умолчанию предполагается 1). В поле подписи включаются текст с указанием числа включенных в опись дел, дополнительная информация, а также подписи лиц, участвующих в подготовке и сдаче сводной описи. Весь вводимый текст должен быть соответствующим образом отформатирован. Поле «Дата архивации» обычно заполняется позднее при передаче документов в архив.

Программа допускает включать в сводную опись внутренние описи, у которых не указан номер сводной описи. При установке соответствующего флажка все внутренние описи с пустым номером сводной описи будут включены в состав новой сводной описи. После сохранения результатов у оставшихся включенными внутренних описей будет установлен номер сформированной сводной описи.

После заполнения реквизитов сводной описи и «щелчка» по кнопке «Готово» в окне создания сводной описи (рис. 4.26.) будет выведен список внутренних описей отобранных по следующим условиям:

· в реквизитах внутренней описи указан данный номер сводной описи;

· в реквизитах внутренней описи отсутствует номер сводной описи, но дело, в которое списаны документы, должно сдаваться в фонд, выбранный для новой сводной описи.

Список выбранных внутренних описей (см. рис. 4.26) сортируется по индексу дела в порядке возрастания. При необходимости, его можно отсортировать и в другом порядке, «щелкнув» «мышью» по заголовку соответствующей колонки.

Рис. 4.26. Окно создания сводной описи

Для удаления из полученного списка какой-либо внутренней описи достаточно установить курсор на соответствующую строку и клавишей «Пробел» удалить флажок «Ö» в начале строки.

При формировании архива в каждое дело вкладывается одна или несколько внутренних описей с суммарным количеством листов до 250. Нумерация дел всегда начинается с 1. Сформированные дела вкладываются в папки таким образом, чтобы общее число листов документов в папке не превышало 1000.

При создании сводной описи в программе эта процедура разбиения внутренних описей по делам выполняется автоматически нажатием на кнопку «Формирование дел». При необходимости изменения условий разбиения можно у некоторых внутренних описей установить значение флажка «Новое дело» в состояние «ДА» и повторить процедуру по кнопке «Формирование дел». Если этого недостаточно, то можно проставить номера дел вручную.

После процедуры распределения внутренних описей по делам для сохранения сформированной сводной описи достаточно «щелкнуть» «мышью» по кнопке «Сохранить».

Дата добавления: 2014-12-26