КАТЕГОРИИ: Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748) |
Общие сведения об управленческой информации
Тема 7. Законы организации второго уровня 1. Общие сведения об управленческой информации 2. Закон информированности – упорядоченности 3. Закон единства анализа и синтеза. Следствия выполнения закона единства 4. Закон композиции и пропорциональности (гармонии) 5. Специфические законы социальной организации 6. Взаимосвязь законов организации В современных условиях следует различать понятия: данные, информация и управленческая информация. Данные – это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. Информация - данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решения. Управленческая информация - это часть данных, несущих в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного решения. Информацию разделяют на два больших класса: 1. Объективную, осуществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях). К ней относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости (например, информация о работнике: диплом об образовании, трудовая книжка и т.д.). 2. Субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции и т.д.). В зависимости от характера подготавливаемого решения информация может быть разделена по следующим группам: 1. По областям применения: управленческая, техническая, биологическая. 2. По функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая. 3. По направлению действия: внутренняя и внешняя. 4. По масштабам воздействия: общая и частная. 5. По уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая. 6. По характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная. 7. По времени действия: стратегическая, тактическая, оперативная. Основные характеристики информации: 1. Объем информации. Рассматривается с двух сторон: как объем символьной информации и как объем воспринимаемой информации. Для информационных систем более важное значение имеет объем символьной информации, который измеряется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в байтах, страницах, томах (например, объем документа 60 кбайт, 20 страниц и т.д.). Для социальных систем (персонала, компаний) основное значение имеет объем воспринимаемой информации, который характеризует необходимую полноту информации о каком-либо объекте управления. Объем воспринимаемой человеком информации зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук, изображение), сложности самой информации или алгоритма ее обработки, временного интервала на ее обработку, индивидуальных характеристик человека, текущего состояния объекта управления (стабильное, меняющееся, аварийное (паническое)). Выделяют три уровня объема воспринимаемой информации: информационная избыточность, субминимальный уровень, недостаток информации (информационный голод). Информационная избыточность необходима для подготовки особо ответственных решений. Информационная избыточность достигается в результате дублирования информации о каком-либо явлении или процессе, поступающей от разных источников. При этом качество решения повышается, однако увеличивается время на подготовку решения и общая стоимость информации. Недостаток информации получается из-за отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны явления или процесса, недостаточного профессионализма информационных работников, искусственной монополизации информации различными организациями (частная или государственная коррупция). Монополизация реализуется в засекречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимой информации, а также в стремлении отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения их социального и материального статуса. Недостаток информации увеличивает затраты времени и затрудняет выработку правильного решения, а также повышает неопределенность и риск. В то же время, как показывает практика, недостаток информации способствует активизации творческой мысли работников по поиску нестандартных решений. Иногда это приводит к положительным результатам, однако чаще — к отрицательным. Увеличению объема информации способствует процесс демократизации продвижения информационных потоков (internet, intranet и другие сети глобальной и локальной связи). При этом обеспечивается широкий доступ к интересующей информации всех заинтересованных лиц. Параметры объема управленческой информации являются, в общем случае, величиной субъективной. Один и тот же набор информации для одного специалиста может оказаться избыточным, а для другого — недостаточным. Поэтому часто в компаниях стремятся получить как можно больше информации («информация для дурака»). Общий объем информации обычно оценивается как избыточный. Субминимальный уровень - это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Этот уровень следует подстраивать под конкретного человека. Данный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на информацию и полученными результатами. 2. Достоверность информации – это процент реальных сведений к общему объему информации, рассматриваемый на трех уровнях: абсолютный, доверительный и негативный. Достоверность может быть повышена за счет: • создания системы оперативного получения информации от непосредственного источника ее создания или обработки; • формирования собственной системы информаторов; • повышения профессионализма информационных работников и сокращения количества людей, принимающих участие в ее передаче, обработке и хранении; • информационной избыточности сведений. 3. Ценность информации – характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний, высокий, сверхвысокий. Нулевому уровню соответствует искаженная, некачественная, ложная, неверная, недостаточная, неэффективная, ошибочная, повторяющаяся, противоречивая и фиктивная информация. Данный уровень переводит термин «информация» в термин «данные». Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решениям, наносящим ущерб компаниям. Среднему уровню соответствует информация, полученная от высокопрофессиональных специалистов компании, работающих в системе программно-целевого или регламентного управления. Ее наделяют такими характеристиками как доказательная, достоверная, качественная, лаконичная, материальная, необходимая, основная, полезная, своевременная, точная. К ней относятся рационализаторские предложения, новые проекты, товары и услуги, удовлетворяющие новый набор интересов человека или общества. Высокому уровню соответствует информация, созданная в научно-исследовательских учреждениях, венчурных компаниях, работающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, новые идеи, инновационные технологии, маркетинговые исследования, имитационные модели организаций, товары и услуги, удовлетворяющие новому актуализированному набору существующих потребностей или даже новым потребностям человека или общества. Сверхвысокому уровню соответствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдающаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). К ней относится информация, полученная в работах ряда Нобелевских лауреатов. Представленные уровни носят субъективный характер. Для одного специалиста поступившая информация может иметь нулевой уровень, а для другого — средний, в зависимости от квалификации специалиста и сложности порученного задания. 4.Насыщенность информации - характеризуется соотношением объема профессиональной, отражающей суть рассматриваемого задания, а также служащей для решения конкретных проблем управления или производства и фоновой (служащей для лучшего восприятия работником профессиональной информации) информации. Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений. Она отражает суть рассматриваемого задания и служит для решения конкретных проблем управления или производства. Например, бухгалтерский отчет для налоговой инспекции включает множество форм, заполненных по определенным правилам. Фоновая информация служит для лучшего восприятия работником профессиональной информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня или предварительной настройки внимания на заданную тему. Фоновую информацию необходимо готовить с такой же тщательностью как и профессиональную. Они должны гармонировать друг с другом. В состав фоновой информации можно включать: слова приветствия или участия; шутки или анекдоты, связанные с тематикой задания; сведения о материальном и моральном стимулировании; вспомогательную и вводную информацию. Отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости человека от профессиональной информации, поэтому она плохо воспринимается («сухая» информация). Например, многие люди быстро «уходят в себя» или засыпают при чтении очень серьезной книги или прослушивании слишком долгого доклада. Избыток фоновой информации может привести к отвлечению внимания работников от сути рассматриваемого вопроса, переключению его внимания на несущественные детали. Выделяют три уровня насыщенности: • высокий (около 100%) — фоновой информации практически нет, • нормативный ( около 70%) — объем профессиональной информации 70%, фоновой - 30%, • низкий (менее 50%) — объем профессиональной информации менее 50%, фоновой — более 50%. Большая часть деловой информации в компаниях пока имеет высокий уровень насыщенности — отчеты, реклама, собрания, приказы и т.д. Такой уровень постепенно исчерпывает себя в современном менеджменте. Нормативный уровень — это самый приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управленческой деятельности. 5. Открытость информации характеризует широту ее использования. Наличие конкурентной среды ставит перед руководителем две взаимоисключающие задачи: значительную часть информации надо скрывать от конкурентов, а для привлечения покупателей необходимо выдавать ее как можно больше в виде рекламы, прайс-листов, оферт и др. Как же следует поступать руководителю? Выделяют три уровня открытости информации: • секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности государства (в безопасности и стабильности, частично - в прибавочном продукте). Она имеет ограничения на использование. Степень секретности информации отражается в трех грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно. Работникам, которым доверена секретная информация, вменяются определенные требования и они должны получать дополнительное материальное вознаграждение. В компаниях, не имеющих специального государственного заказа, такой информации не должно быть. • конфиденциальная (служебная) — отражает корпоративные потребности и интересы формальных и неформальных организаций. Информация имеет ограничения на использование. Эти ограничения определяются руководством компании или лидерами неформальных образований. Например, в некоторых компаниях запрещены личные разговоры сотрудников разных подразделений. С этой целью составляется график непересекающихся обедов, общественных мероприятий на территории компании. Статья 139, пункт 1 ГК РФ гласит, что информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Обычно руководители компаний причисляют к конфиденциальной информацию с высоким уровнем ценности, в том числе: кадровый и профессиональный состав, сведения о партнерах и клиентах, инновационный задел, имущественное положение организации, инвестиционные программы и планы инвестиций, методы изучения рынка сбыта и продаж, способ производства продукции и.структура цены, условия сделок и контрактов, данные бухгалтерского учета. Считается, что утечка 20% конфиденциальной информации может привести организацию к краху. • публичная (открытая) - отражает разносторонние интересы общества и личности. Информация не имеет ограничений на использование. К ней относятся публикации в средствах массовой информации, сведения, полученные на публичных выставках презентациях, материалы лекций. Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет на другие. Например, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости. Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по двум вариантам: 1. По упреждению. Формирование информации требует хорошего набора стат. Данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие не сведены. 2. По результатам
Дата добавления: 2014-12-26; Просмотров: 1307; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы! Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет |